Lista kontrolna dokumentacji dla małych firm: niezbędne formularze

Wprowadzenie

Kiedy rozpoczynasz działalność gospodarczą, uwagę przyciąga marketing. To formalności decydują o tym, czy firma może funkcjonować. Pominięcie złożenia dokumentów może opóźnić otwarcie konta bankowego, wybór opcji podatkowej lub uzyskanie licencji nawet o kilka tygodni.

Większość tych formalności można obecnie załatwić online. Niektóre z nich jednak nadal wymagają tradycyjnego podejścia i właśnie na nich nowi właściciele tracą czas. Niniejsza lista kontrolna obejmuje formularze, z którymi ma do czynienia mała firma w Stanach Zjednoczonych w pierwszym roku działalności, oraz opisuje, jak przebiega proces ich wypełniania.

Zacznij od sposobu dostarczenia każdego formularza

Zanim zaczniesz cokolwiek wypełniać, przeczytaj ostatnią stronę instrukcji. Znajdziesz tam informacje o tym, w jaki sposób urząd przyjmuje formularz. Istnieją cztery typowe sposoby.

Pierwszym z nich jest portal internetowy. Drugim – adres pocztowy. Trzecim jest e-mail, który w przypadku podpisanych formularzy jest rzadszy, niż się powszechnie uważa. Czwartym jest numer faksu.

Ta ostatnia opcja zaskakuje osoby, które nigdy nie posiadały faksu. Nie jest on jednak konieczny. Faks można wysłać online za pomocą przeglądarki, korzystając z pliku PDF i karty. W serwisie Fax for Agents cena za wysłanie do 5 stron do Stanów Zjednoczonych i Kanady wynosi 2,49 USD.

Znajomość kanału dostarczenia pozwala zaoszczędzić zmarnowane popołudnie. Formularz podpisany atramentem i przeznaczony do wysłania pocztą przygotowuje się inaczej niż ten, który ma zostać przesłany na portal.

Formularze, o których warto wiedzieć w pierwszym roku

Na pierwszym miejscu jest numer identyfikacyjny pracodawcy, ponieważ banki o niego proszą. Urząd Skarbowy (IRS) umożliwia większości firm złożenie wniosku online. Te, które nie mogą tego zrobić, powinny złożyć wniosek telefonicznie, faksem lub pocztą, a formularzem jest SS-4.

Następnie może nastąpić wybór opcji podatkowej. Spółka, która chce być opodatkowana jako spółka typu S, składa formularz 2553. Strona IRS przeznaczona do składania tego formularza zawiera adres pocztowy lub numer faksu, w zależności od stanu.

Trzecim dokumentem jest pełnomocnictwo. Gdy księgowy kontaktuje się w Twoim imieniu z urzędem skarbowym, urząd ten wymaga najpierw podpisanej autoryzacji w aktach.

Kolejną kategorią są formularze bankowe. Dodanie osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów, zmiana adresu lub autoryzacja przelewu często wiąże się z wypełnieniem formularza, na którego górze wydrukowany jest numer faksu.

Potem są formularze lokalne. Zezwolenie na prowadzenie działalności, zezwolenie na podatek od sprzedaży i aneks do umowy najmu – każdy z nich ma swój własny urząd i własny kanał komunikacji.

Zapisz je w postaci listy z trzema kolumnami: formularz, urząd i kanał, przez który można go złożyć. Sporządzenie listy zajmuje dziesięć minut, a dzięki niej nie trzeba co roku odpowiadać od nowa na te same pytania. Przechowuj ją w miejscu widocznym zarówno dla księgowego, jak i dla Twojego doradcy podatkowego.

Dlaczego niektóre urzędy nadal korzystają z faksu

Łatwo jest uznać numer faksu za oznakę, że urząd jest przestarzały. Powód jest jednak bardziej praktyczny. Faks to połączenie między dwoma urządzeniami, a urządzenie odbierające potwierdza każdą stronę.

Dzięki temu nadawca otrzymuje potwierdzenie z datą i liczbą stron. Wiele zasad archiwizacji zostało opracowanych w oparciu o ten zapis. Biuro nie ma powodu, by je zmieniać ze względu na kilku wnioskodawców rocznie, którzy woleliby skorzystać z innej metody.

Lista kontrolna dla każdego formularza z terminem składania

Przede wszystkim przeczytaj instrukcje dotyczące kanału przesyłania.

Wypełnij formularz na komputerze, jeśli to możliwe, i podpisz go. Zeskanuj podpisane strony do jednego pliku PDF, w kolejności podanej w formularzu.

Adres lub numer należy pobrać z aktualnych instrukcji. Urzędy zmieniają zarówno adres, jak i numer, a dane kontaktowe zapisane w zeszłym roku mogą być nieprawidłowe.

Na pierwszej stronie wpisz nazwę firmy, numer podatkowy lub numer konta oraz numer telefonu.

Wyślij formularz wcześnie w ciągu dnia roboczego, zgodnie ze strefą czasową urzędu. Jeśli linia jest zajęta lub portal nie działa, nadal masz kilka godzin, aby spróbować ponownie.

Zachowaj potwierdzenie. Portal wyświetla stronę potwierdzenia, poczta wydaje pokwitowanie, a faks – raport o dostarczeniu.

Jakie potwierdzenie ma wartość

Potwierdzenie wysłania to element, który właściciele często pomijają, a to właśnie ono rozstrzyga spory. Gdy urząd twierdzi, że formularz nigdy nie dotarł, rozmowa przybiera inny obrót, gdy tylko zdołasz podać datę, godzinę i numer referencyjny.

Przeczytaj dowód i zwróć uwagę na to, co zawiera. Raport o doręczeniu oznacza, że urządzenie odbiorcze przyjęło strony. Nie oznacza to jednak, że ktoś je przetworzył. W przypadku formularza z terminem należy zadzwonić do urzędu i zapytać.

Przechowuj dowód wraz z kopią formularza. Używaj jednego folderu na rok, nazwanego według formularza i daty.

Wyrób sobie ten nawyk raz na zawsze

Nie jest to trudne. Jest to rutyna, którą większość właścicieli wprowadza dopiero po zaginięciu jednego dokumentu. Wprowadź ją wcześniej. Sprawdź kanał przesyłki, przygotuj jeden uporządkowany plik, wyślij go z wyprzedzeniem i zachowaj potwierdzenie.

Formularze będą się zmieniać z roku na rok. Rutyna pozostaje taka sama.