Dlaczego doskonalenie procesów jest niezbędne dla rozwoju agencji?

Intro

Rozwijanie agencji SEO nie jest łatwe. Ale jeśli w Twojej firmie brakuje usprawnionego przepływu pracy, to nie tylko płyniesz pod prąd, ale masz przywiązane ciężarki do ołowiu.

Usprawnianie procesów jest niezbędne dla rozwoju każdego biznesu. Jednak w przypadku SEO jest ono jeszcze ważniejsze.

Twój zespół jest twoim największym zasobem (i kosztem) jako organizacja świadcząca usługi profesjonalne. Jeśli nie masz systemów, które usprawnią przepływy pracy w zakresie SEO, to przepracujesz całą swoją dolną granicę, próbując wyprodukować zasoby dla klientów.

W tym poście omówimy rzeczywiste koszty nieefektywnych procesów w Twojej agencji SEO i co możesz zrobić, aby usprawnić przepływ pracy już dziś.

Prawdziwy koszt nieefektywnych procesów w Twojej agencji SEO

Koszty nieefektywnych procesów podkradają się do Ciebie.

Pracownicy wydają średnio:

• 1,8 godziny dziennie na szukanie dokumentów
• 30 godzin miesięcznie na spotkaniach (lub 1,2godziny dziennie)
• 4,1 godziny każdego dnia w skrzynce odbiorczej

Yikes.

Nie powinno być więc szokiem, że przeciętny pracownik biurowy ma dziennie około 2 godzin i 53 minut produktywności.

Czas na szybką matematykę, aby sprawdzić, ile to kosztuje Twoją agencję.

Według Indeed, średnie wynagrodzenie specjalisty SEO wynosi 54 579 dolarów. Zakładając, że są oni produktywni tylko przez 3 z 8 godzin każdego dnia (37,5%), tracisz około 34 111,87 dolarów rocznie w produktywności na jednego pracownika.

Pracować z wykonawcami zamiast z pracownikami?

Załóżmy, że Twoi kontrahenci pracują 30 godzin tygodniowo po 50 dolarów za godzinę (dolna granica stawek dla SEO). Ale są oni produktywni tylko przez 37,5% czasu.

Wtedy tracisz 45 000 dolarów rocznie (30 godzin tygodniowo X 50 dolarów za godzinę X 48 tygodni daje 72 000 dolarów X .625 za procent zmarnowanego czasu).

Przyznaję, że są to przybliżone szacunki.

To jednak pokazuje, jak wiele czasu i pieniędzy pochłaniają prace administracyjne i inne zadania, które nie przynoszą klientom bezpośrednich rezultatów. Innymi słowy, praca, która jest poza zakresem.

Nieefektywne procesy wypalają pracowników

Koszty są wyższe także w inny sposób. W wyniku nieefektywnych procesów Twoi pracownicy są mniej wydajni i bardziej zestresowani.

To negatywnie wpływa na Twój biznes. Zestresowani pracownicy zasypani górą zadań administracyjnych nie mają czasu na skupienie się na osiąganiu wyników dla swoich klientów.

Co gorsza, Twój zespół będzie zazwyczaj pracował poza zakontraktowanymi godzinami, aby zarządzać zadaniami i nadrabiać zaległości.

Chociaż możesz odzyskać część pieniędzy, które tracisz na nieefektywne procesy w ten sposób, będzie Cię to kosztować więcej w dłuższej perspektywie. Twoi pracownicy będą mieli do Ciebie pretensje. Jakość ich pracy spadnie. I będą mniej podekscytowani pracą w Twojej agencji.

W końcu opuszczą Twoją organizację na rzecz bardziej efektywnej agencji.

To niszczy kulturę Twojego miejsca pracy. Wypaleni pracownicy mają tendencję do ściągania na siebie innych pracowników. W rezultacie, Twoje miejsce pracy może stać się toksyczne.

Zarządzanie rotacją pracowników jest również bardzo kosztowne. Zazwyczaj wymiana pracownika kosztuje około 1,5x - 2x pensji pracownika.

Należy pamiętać, że pomija to koszty wynikające z negatywnego wpływu na kulturę miejsca pracy, istniejących klientów i ogólną markę.

Prawdziwy powód, dla którego Twoja agencja ma wysoką rotację pracowników

Z "Wielką rezygnacją", "Inflacją" i "Cichym odchodzeniem" na czele wiadomości, można łatwo wywnioskować, że wszyscy są wszędzie niezadowoleni z pracy.

To jednak nie do końca tak jest.

Choć istnieje wiele sposobów na poprawę kultury pracy (lepsza komunikacja, więcej pochwał, wyższe wynagrodzenie, lepsze świadczenia), wszystkie one ignorują prawdziwą przyczynę niezadowolenia. Ludzie odchodzą z niepotrzebnie stresujących miejsc pracy, w których brak struktury i wskazówek sprawia, że prosta praca staje się znacznie bardziej skomplikowana.

SEO wymaga czasu.

Potrzebujesz czasu na badania, tworzenie i optymalizację zasobów. Niezwykle łatwo jest też powiązać wyniki z wysiłkami zespołu za pomocą analityki. Ta presja na osiąganie wyników poprzez tor przeszkód w postaci nieefektywności może szybko wypalić Twój zespół.

Dlatego właśnie przepływy pracy są podstawą sukcesu Twojej firmy.

Bez jasno zdefiniowanych procesów wspieranych przez szablony, narzędzia i standardowe procedury operacyjne (SOP), Twój zespół będzie miał trudności z szybkim dostarczeniem produktów.

Zamiast tego, wpadną w kalejdoskop męskich zadań, które zżerają ich dni, podczas gdy terminy i konieczność osiągania wyników stresują ich.

W końcu będą mieli dość i odejdą.

Jak usprawnić procesy w Twojej agencji SEO (5 kroków)

Jeśli problemem są nieefektywne procesy, rozwiązaniem jest ich doskonalenie.

Bądź przygotowany. Zmiany są trudne.

A jako właściciel agencji SEO, będziesz musiał włożyć dodatkowy czas i pracę z góry. To nie będzie łatwe. Ale będzie warto.

Wykonaj te pięć kroków, aby usprawnić procesy w swojej agencji.

1. Opracuj mapę swoich przepływów pracy

Nie możesz naprawić procesów, dopóki nie nakreślisz, jakie procesy już masz.

Możesz użyć tablicy, karteczek post-it, papieru z notatnika lub aplikacji takich jak LucidChart czy Creately. Nie potrzebujesz wymyślnych technologii. Jednak aplikacje są lepsze dla agencji zdalnych, ponieważ ułatwiają współpracę.

Przykładowy przebieg procesu przyjęcia klienta odwzorowany w Lucid Charts

Wybierz obszar problemowy w swojej firmie i zacznij mapować przepływy pracy. Chcesz być tak szczegółowy, jak to tylko możliwe.

Może to być coś małego, jak znalezienie wad w twoim procesie optymalizacji istniejących postów. Albo może to być bardziej złożony przepływ pracy, jak próba optymalizacji procesu onboardingu dla nowych klientów.

Kiedy już wyróżnisz kroki w każdym procesie, zaproś swój zespół do współpracy i przeglądu. Upewnią się, że niczego nie przeoczyłeś.

2. Identyfikacja nieefektywności

Bardzo łatwo jest dostrzec problemy, gdy już wszystko zmapujesz.

Zauważysz wąskie gardła, zwolnienia i inne spowolnienia. Podkreśl te obszary i przedyskutuj, czy są one konieczne dla Twojego zespołu.

3. Znajdź rozwiązania

Masz trzy ścieżki, które możesz obrać, aby poprawić przepływy pracy:

• Eliminuj: Usuń wszystkie zbędne procesy.
• Konsolidacja: Połączenie zbędnych procesów.
• Usprawnij: Korzystaj z narzędzi, szkoleń i szablonów, aby usprawnić procesy.

Większość czasu spędzisz na usprawnianiu procesów. Ale jest kilka ważnych punktów, na które należy zwrócić uwagę, zanim przyjmiesz jakiekolwiek rozwiązanie.

Na początek, przed przyjęciem jakichkolwiek nowych narzędzi, porozmawiaj ze swoim zespołem. Mogą mieć inne zalecenia. Lub, mogą nie lubić narzędzia, które wybierzesz. Chcesz, aby zainwestowali w każdą nową platformę. W przeciwnym razie, będziesz marnować pieniądze na narzędzia, których nikt nie używa.

Również szkolenia i szablony wymagają czasu i zasobów, aby stworzyć. Jednak w ostatecznym rozrachunku opłaca się to. Zamiast zaczynać od zera za każdym razem, Twój zespół może wykonać pracę za pomocą kilku kliknięć.

Co najważniejsze, twórz filmy instruktażowe dla złożonych procesów. Spisane SOP są pomocne, ale filmy wideo jasno przedstawiają kroki, które musi wykonać Twój zespół. Pozwoli to wszystkim zaoszczędzić czas i frustrację.

4. Unowocześnij swoje procesy

Zacznij najpierw od najbardziej problematycznego (nieefektywnego) przepływu pracy. Wykorzystaj dane zebrane z pierwszych kroków do usprawnienia swoich procesów.

SEO obejmuje serię procesów z dokładnymi instrukcjami na każdym kroku. Chcesz mieć jasno zdefiniowane SOP i video walkthroughs dla złożonych kroków. Dla prostych zadań, będziesz potrzebował szczegółowych instrukcji.

Każdy człowiek inaczej przetwarza informacje. Im więcej szczegółów, komunikacji i wskazówek dostarczysz, tym łatwiej będzie Twojemu zespołowi wykonać zadania szybko i dokładnie.

A jeśli wprowadzasz nowe platformy, musisz również stworzyć procesy związane ze szkoleniem zespołu w zakresie tych narzędzi.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, ważne jest, aby ktoś bezpośrednio związany z przepływem pracy uzupełniał procesy. To maksymalizuje wydajność i zapewnia, że Twój zespół podąża za procesem.

Jest to proces wymagający czasu i zasobów. Może być frustrujący i przyprawić o ból głowy. Ale inwestujesz w przyszły sukces swojej firmy. To jest tego warte.

5. Śledzenie wyników i refleksje

Po wprowadzeniu nowego procesu należy śledzić wyniki i zastanawiać się nad przebiegiem pracy. Po wykonaniu zadania należy poprosić każdego członka zespołu o refleksję nad przebiegiem pracy.

Zadaj swojemu zespołowi te pytania dotyczące doskonalenia procesów:

• Co się udało?
• Co się nie udało?
• Co można by poprawić?
• A czy ty byś ją poprawił?
• Czy jest coś jeszcze na temat tego procesu, czym chciałbyś się podzielić?

Jeśli jeszcze tego nie robisz, powinieneś śledzić czas swojego zespołu na zadaniach.

Musisz być z tym ostrożny, aby nie wyszło to na mikrozarządzanie. Zamiast tego wyjaśnij swojemu zespołowi, że śledzenie czasu jest sposobem na zidentyfikowanie miejsc, w których "czas jest do bani". W ten sposób można ustalić priorytety, które przepływy pracy powinny być zoptymalizowane w następnej kolejności.

Bez śledzenia czasu nie można mieć pewności, czy zmiany poprawiają przepływ pracy.

Wreszcie, powinieneś ustalić regularne spotkania w celu przeglądu procesów i wdrożenia nowych sugestii od zespołu. To zapewni, że Twoja agencja SEO pozostanie sprawna.

Nie zapomnij o tym krytycznym zadaniu usprawnienia procesu

Nie można poprawić niczego w swojej agencji SEO bez wsparcia ze strony kierownictwa. Kluczowe jest, aby postrzegać doskonalenie procesów jako inwestycję w swoją organizację.

Rozwijasz inteligentne sposoby pracy, aby zapewnić lepsze wyniki swoim klientom, zmniejszyć stres dla zespołu i lepiej wynagradzać wszystkich. W końcu nie da się pozyskać nowych klientów i zwiększyć marży, jeśli tonie się w pracy administracyjnej.

Mimo to rozpadnie się bez kontynuacji ze strony przywódców.

Musisz wspierać i napędzać zmiany. Słuchaj frustracji swojego zespołu i klienta. Spraw, aby wszyscy byli podekscytowani. Podkreśl, jak te usprawnienia procesów sprawią, że praca będzie mniej stresująca i przyjemniejsza.

Z odpowiednim nastawieniem, podejściem i konsekwencją możesz stworzyć przyjemniejsze miejsce pracy i sprawniejszą, bardziej dochodową agencję SEO.