Como escolher o gerenciador de canais certo para o seu negócio de aluguel por temporada

Introdução

A gestão de um imóvel para aluguel por temporada se torna muito mais complicada no momento em que você começa a anunciar o mesmo imóvel em várias plataformas de reserva.

O Airbnb pode atrair um tipo de hóspede, o Booking.com outro, enquanto o Vrbo pode ajudar a alcançar famílias e viajantes que fazem estadias mais longas. Estar presente em vários canais pode aumentar a visibilidade e reduzir a dependência de uma única plataforma, mas também cria um problema operacional: todas as configurações de calendário, tarifas e disponibilidade precisam permanecer precisas em todos os lugares.

Se um hóspede reservar três noites pelo Airbnb, essas datas precisam ser removidas imediatamente do Booking.com e do Vrbo. Se você aumentar sua tarifa de fim de semana, provavelmente não vai querer acessar quatro painéis diferentes para fazer a mesma alteração.

É aí que o software de gerenciamento de canais se torna essencial.

A dificuldade é que muitos produtos parecem quase idênticos à primeira vista. Todos prometem sincronização de calendário, conectividade entre canais e gestão mais fácil do imóvel. As diferenças muitas vezes só ficam evidentes depois que o operador começa a lidar com reservas reais, alterações de tarifas, cancelamentos e um portfólio cada vez maior.

Veja o que os operadores de aluguel por temporada devem realmente comparar antes de escolher uma plataforma.

O que um gerenciador de canais de aluguel por temporada faz?

Um gerenciador de canais conecta seu inventário de aluguel por temporada aos sites onde os hóspedes fazem reservas.

Em vez de gerenciar o Airbnb, o Booking.com, o Vrbo e outros canais de forma independente, os operadores podem controlar informações importantes a partir de um único sistema central. Dependendo do software, isso pode incluir:

• Disponibilidade
• Reservas
• Tarifas por noite
• Estadias mínimas
• Restrições de reserva
• Informações sobre a propriedade
• Taxas e impostos
• Dados do hóspede

A função mais importante é a sincronização.

Quando uma reserva chega por meio de uma plataforma, o gerenciador de canais deve atualizar automaticamente a disponibilidade nos outros canais conectados. Isso reduz drasticamente o risco de dois hóspedes reservarem a mesma propriedade para as mesmas datas.

Um bom gerenciador de canais de aluguel por temporada deve, portanto, ser avaliado com base em mais do que apenas o número de logotipos exibidos em sua página de integrações. Os operadores precisam analisar como essas conexões funcionam, quais dados são sincronizados e com que rapidez as alterações são repassadas entre os sistemas.

Essa distinção se torna cada vez mais importante à medida que o volume de reservas cresce.

Priorize conexões diretas com os principais canais de reserva

A primeira pergunta a se fazer é simples:

O software se conecta diretamente às plataformas de reservas que geram suas reservas?

Para a maioria das empresas de aluguel por temporada, os canais prioritários provavelmente incluem alguma combinação dos seguintes:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vacation Rentals
• Plataformas de reservas regionais ou de nicho

No entanto, simplesmente dizer que uma plataforma “é compatível” com o Airbnb ou o Booking.com não necessariamente fornece informações suficientes.

Algumas integrações são muito mais profundas do que outras.

Uma conexão direta robusta pode permitir que reservas, preços, disponibilidade, restrições e outras informações sejam transferidas automaticamente entre o gerenciador de canais e a OTA. Uma conexão mais limitada pode sincronizar apenas calendários.

Isso é importante porque a sincronização apenas de calendários ainda exige um trabalho manual significativo.

Se a disponibilidade for atualizada automaticamente, mas as tarifas e os requisitos de estadia mínima não forem, os operadores ainda podem precisar gerenciar painéis individuais das OTAs sempre que houver mudanças na estratégia de preços.

Antes de assinar, verifique exatamente quais informações podem ser enviadas e recebidas por meio de cada integração.

Procure por sincronização bidirecional em tempo real

A velocidade de sincronização é uma das maiores diferenças práticas entre os gerenciadores de canais.

Imagine que uma propriedade esteja disponível para uma noite popular de sexta-feira e sábado.

Às 18h03, alguém faz a reserva da propriedade pelo Booking.com.

Às 18h05, outro viajante encontra as mesmas datas disponíveis no Airbnb.

Se os sistemas não tiverem se sincronizado com rapidez suficiente, ambas as reservas podem ser aceitas.

Agora, o operador tem um problema.

É preciso entrar em contato com alguém, talvez seja necessário cancelar uma reserva e o desempenho do imóvel na plataforma de reservas pode ser afetado. Mais importante ainda, a experiência do hóspede começa com uma decepção que poderia ter sido evitada.

É por isso que os operadores devem buscar uma sincronização bidirecional que ocorra o mais próximo possível do tempo real.

Sincronização bidirecional significa que as informações fluem nos dois sentidos.

Por exemplo:

Booking.com → Gerenciador de canais → Airbnb

e

Airbnb → Gerenciador de canais → Booking.com

A plataforma central passa a ser a fonte por meio da qual a disponibilidade é coordenada em toda a rede de distribuição.

Os operadores devem, portanto, perguntar aos possíveis fornecedores:

• Com que rapidez as novas reservas são sincronizadas?
• Os cancelamentos são atualizados automaticamente?
• As alterações nas tarifas são sincronizadas entre os canais?
• As regras de estadia mínima são sincronizadas?
• O que acontece quando a conexão falha?
• O operador receberá um alerta se a sincronização for interrompida?

Essas perguntas são mais úteis do que simplesmente perguntar se o produto “se integra ao Airbnb”.

Pense em como o software lidará com o crescimento

O software que funciona para um apartamento pode não ser o ideal quando se trata de gerenciar 30 propriedades.

No início, pode ser tentador escolher a ferramenta mais barata capaz de sincronizar alguns calendários. Isso pode ser perfeitamente adequado inicialmente, mas trocar de sistema operacional mais tarde pode causar transtornos.

Pense em onde o negócio poderá estar daqui a dois ou três anos.

Se o portfólio se expandir, você pode precisar:

• Atualizações em massa de tarifas
• Painéis para várias propriedades
• Acesso do proprietário
• Permissões da equipe
• Mensagens automatizadas
• Atribuição de tarefas
• Gerenciamento de limpeza
• Integrações de gestão de receitas
• Relatórios por imóvel
• Integrações contábeis
• Várias contas de usuário

Gerenciar esses requisitos manualmente se torna cada vez mais difícil à medida que o número de imóveis aumenta.

Um único responsável pode perceber imediatamente quando algo parece errado em um calendário. Uma equipe que gerencia 50 imóveis não pode contar com alguém para inspecionar manualmente cada anúncio todos os dias.

Portanto, escalabilidade significa mais do que apenas se o software permite, tecnicamente, adicionar mais propriedades. Significa perguntar se a gestão dessas propriedades adicionais continua sendo viável.

Verifique como ele se integra ao restante da sua operação

Um gerenciador de canais raramente opera isoladamente.

Empresas de aluguel por temporada podem contar com um conjunto crescente de softwares que abrangem preços, comunicação com hóspedes, contabilidade, limpeza, pagamentos e acesso às propriedades.

Integrações típicas podem incluir:

• Sistemas de gestão de imóveis
• Ferramentas de precificação dinâmica
• Plataformas contábeis
• Processadores de pagamentos
• Fechaduras inteligentes
• Software de gerenciamento de limpeza
• Ferramentas de mensagens para hóspedes
• Sistemas de gestão de receitas
• Sites de reservas diretas

Antes de escolher um software, mapeie os sistemas que você já utiliza.

Em seguida, determine qual plataforma precisa estar no centro da operação.

Por exemplo, uma ferramenta de precificação pode calcular a tarifa ideal por noite com base na demanda local. Essa tarifa precisa então chegar ao gerenciador de canais, que a distribui para o Airbnb, Booking.com e Vrbo.

Se esses sistemas não se integrarem adequadamente, a equipe pode ter que transferir as informações de preços manualmente.

O mesmo problema se aplica aos dados dos hóspedes.

Uma reserva confirmada pode precisar acionar tarefas de limpeza, fluxos de trabalho de pagamento, instruções de check-in e mensagens automatizadas. Quanto menos transferências manuais forem necessárias entre os sistemas, mais fácil será escalar a operação.

Decida se você precisa de um gerenciador de canais ou de um PMS completo

Outra distinção importante é entre um gerenciador de canais dedicado e um sistema completo de gerenciamento de propriedades.

Um gerenciador de canais concentra-se principalmente na distribuição do inventário e na sincronização dos canais de reserva.

Um sistema de gerenciamento de propriedades, ou PMS, normalmente abrange uma gama mais ampla de tarefas operacionais.

Dependendo do provedor, um PMS pode incluir:

• Gerenciamento de reservas
• Comunicação com hóspedes
• Serviço de limpeza
• Pagamentos
• Relatórios
• Reservas diretas
• Extratos do proprietário
• Gestão de equipe
• Gerenciamento de canais

Para operadores menores, uma plataforma “tudo em um” pode ser atraente, pois há menos sistemas separados que precisam ser conectados.

Empresas maiores ou mais especializadas podem preferir ferramentas dedicadas para diferentes funções.

Não existe uma configuração universalmente correta.

O importante é entender exatamente qual problema você está tentando resolver. Pagar por um PMS robusto quando tudo o que você precisa é de uma sincronização confiável dos canais pode adicionar complexidade desnecessária. Escolher um gerenciador de canais básico quando, na verdade, você precisa de um software operacional abrangente pode criar o problema oposto.

Preste atenção ao gerenciamento de tarifas e restrições

A sincronização de disponibilidade recebe a maior parte da atenção porque as reservas duplicadas são muito problemáticas, mas o gerenciamento de tarifas é quase igualmente importante.

Os preços dos aluguéis por temporada mudam constantemente.

Os operadores podem ajustar as tarifas com base em:

• Fins de semana
• Feriados
• Eventos locais
• Demanda sazonal
• Disponibilidade de última hora
• Duração da estadia
• Ocupação
• Com quanto tempo de antecedência os hóspedes fazem a reserva

Alterar essas regras manualmente em várias plataformas é demorado e propenso a erros.

Um gerenciador de canais eficaz deve facilitar a atualização centralizada das tarifas e das restrições de reserva.

Por exemplo, um operador pode decidir que, durante um grande evento local:

• A tarifa por noite deve aumentar em 25%
• A estadia mínima deve passar de duas noites para três
• As reservas para o mesmo dia devem ser desativadas

Idealmente, essas regras podem ser alteradas uma única vez e distribuídas para todos os canais de reserva relevantes.

Quanto mais fácil for controlar os preços de forma centralizada, menos tempo os operadores precisarão dedicar à manutenção de contas individuais em OTAs.

Teste o painel antes de confirmar

Os recursos são importantes, mas a usabilidade também.

Um software pode ter uma lista impressionante de integrações e, mesmo assim, ser frustrante de usar no dia a dia.

Lembre-se de que o sistema pode acabar se tornando o painel que sua equipe abre em primeiro lugar todas as manhãs.

Observe atentamente com que rapidez você consegue:

• Veja as chegadas e partidas de hoje
• Encontrar uma reserva
• Bloquear datas
• Ajustar uma tarifa
• Alterar a estadia mínima
• Identifique a origem de uma reserva
• Visualizar a disponibilidade em várias propriedades
• Detectar erros de sincronização

Se tarefas rotineiras exigirem navegar por vários menus, esse atrito vai se acumulando.

Isso é particularmente importante se funcionários, assistentes virtuais ou gerentes de imóveis também forem usar a plataforma.

Um sistema deve reduzir as necessidades de treinamento, em vez de criar outro processo complicado que apenas uma pessoa entenda.

Não subestime o suporte ao cliente

O software de gerenciamento de canais fica diretamente entre seu inventário e as plataformas que geram sua receita.

Quando algo deixa de funcionar, o suporte se torna extremamente importante.

Imagine descobrir, na sexta-feira à noite, que a disponibilidade no Airbnb parou de ser sincronizada para dez imóveis.

Enviar um e-mail e receber uma resposta na segunda-feira provavelmente não é suficiente.

Antes de se comprometer, verifique:

• Horário de atendimento
• Disponibilidade do chat ao vivo
• Tempos de resposta
• Suporte por telefone
• Atendimento nos finais de semana
• Documentação
• Assistência na integração
• Suporte à migração

Você também deve descobrir como o provedor lida com problemas de integração envolvendo uma OTA.

Às vezes, o próprio software pode estar funcionando corretamente, enquanto uma plataforma de reservas externa está enfrentando um problema. Uma boa equipe de suporte deve, mesmo assim, ser capaz de identificar o problema e explicar quais medidas o operador precisa tomar.

É fácil ignorar o suporte durante o processo de compra, pois tudo está funcionando normalmente. Seu valor fica claro quando algo dá errado.

Compare os preços com base em todo o portfólio

Os modelos de preços dos gerenciadores de canais variam consideravelmente.

Os provedores podem cobrar:

• Por imóvel
• Por reserva
• Uma porcentagem da receita
• Assinatura mensal
• Por número de canais
• Por número de usuários
• Por meio de planos escalonados

Uma plataforma que parece barata para duas propriedades pode se tornar cara quando chega a 20.

O contrário também pode ser verdade. Uma assinatura mensal mais alta pode acabar saindo mais barata para um operador de maior porte se incluir reservas ilimitadas ou propriedades adicionais a um baixo custo marginal.

Calcule o custo usando seu portfólio real, em vez de comparar apenas os preços iniciais anunciados.

Verifique também se recursos importantes estão incluídos.

Um plano de baixo custo pode se tornar muito mais caro quando você adicionar:

• Canais adicionais
• Automação
• Funcionalidade de reserva direta
• Usuários extras
• Relatórios
• Acesso à API
• Suporte premium

A comparação mais útil é o custo operacional total, e não simplesmente a mensalidade anunciada.

Compare gerenciadores de canais lado a lado

Uma das dificuldades na escolha desse tipo de software é que os sites dos fornecedores tendem a descrever seus produtos usando uma linguagem semelhante.

Quase todos oferecem integrações.

Quase todos prometem automação.

Quase todos afirmam que seu sistema é fácil de usar.

As diferenças significativas geralmente estão nos detalhes: métodos de sincronização, recursos suportados para cada OTA, preços à medida que o portfólio cresce, qualidade do suporte e profundidade da integração.

É por isso que faz sentido comparar lado a lado as melhores opções de gerenciadores de canais para aluguéis de férias antes de se comprometer com uma plataforma.

Crie uma lista de finalistas com base em suas necessidades operacionais reais, em vez de simplesmente escolher o provedor com a lista de recursos mais extensa.

Uma comparação simples pode ser assim:

Requisito	Provedor A	Provedor B	Provedor C
Conexão direta com o Airbnb	Sim	Sim	Sim
Conexão com o Booking.com	Sim	Sim	Sim
Conexão com o Vrbo	Sim	Limitada	Sim
Sincronização bidirecional de tarifas	Sim	Sim	Sim
Disponibilidade em tempo real	Sim	Limitada	Sim
Integração de preços dinâmicos	Sim	Não	Sim
Ferramentas para várias propriedades	Forte	Básico	Avançado
Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana	Sim	Não	Não
Preços para 20 imóveis	$$$	$$	$$$

Os critérios exatos dependerão do seu negócio, mas o exercício o obriga a comparar o que realmente importa, em vez de confiar em alegações de marketing.

Faça um teste prático

Sempre que possível, use uma versão de teste gratuita ou uma demonstração antes de migrar todo o seu portfólio.

Não se limite a clicar aleatoriamente no painel.

Teste situações que ocorrem durante as operações normais.

Por exemplo:

1. Altere a tarifa por noite e verifique se ela é atualizada nos canais conectados.
2. Reserve uma data e verifique se a disponibilidade desaparece nos outros calendários.
3. Faça uma reserva de teste e verifique com que rapidez os calendários são atualizados.
4. Cancele uma reserva e certifique-se de que as datas sejam reabertas corretamente.
5. Altere uma regra de estadia mínima.
6. Adicione outro membro da equipe e teste as permissões.
7. Entre em contato com o suporte ao cliente com uma dúvida realista.

Um teste em condições reais revela diferenças que são difíceis de identificar apenas na página de preços.

O software certo deve eliminar trabalho, não adicionar mais

O objetivo de um software de gerenciamento de canais não é simplesmente conectar o maior número possível de sites de reservas.

Ele deve facilitar a gestão do negócio.

Um sistema robusto dá aos operadores a confiança de que a disponibilidade é precisa, as tarifas são distribuídas corretamente e as reservas de diferentes plataformas estão sendo gerenciadas a partir de um único lugar.

A melhor escolha, portanto, depende da estrutura do negócio.

Um anfitrião com duas propriedades pode priorizar a simplicidade e o preço. Um gerente de propriedades com 50 anúncios pode se preocupar muito mais com gerenciamento em massa, automação, integrações e suporte.

O que importa é olhar além da lista de recursos.

Avalie a qualidade das conexões, a velocidade da sincronização, como a plataforma se integra ao restante do seu software e se ela poderá continuar apoiando o negócio à medida que o portfólio se expande.

Quando esses elementos estiverem em ordem, a publicação de imóveis em vários canais de reserva deixa de gerar trabalho administrativo extra e passa a cumprir o que deveria fazer desde o início: gerar mais reservas.