Como otimizar os gastos com SaaS em 2023

Introdução

Um estudo recente da BetterCloud revelou que o uso de aplicativos SaaS aumentou 18%, com uma média de 130 aplicativos sendo usados, em comparação com 110 aplicativos em 2022.

Os gastos com software tornaram-se o terceiro maior gasto em uma organização, ao lado dos gastos com funcionários e aluguel de escritórios. Isso mostra que as empresas estão adotando aplicativos SaaS pela facilidade de uso e adaptabilidade.

No entanto, um relatório da Flexera afirmou que cerca de 29% dos gastos com software SaaS são subutilizados pela equipe, levando a um ROI ruim.

Considerando a desaceleração econômica em 2023, agora é o momento de se concentrar na otimização dos gastos com SaaS antes que seja tarde demais.

Neste artigo, exploraremos como as organizações gastam demais com SaaS e como otimizar os gastos com software e aumentar o ROI.

O que é otimização de gastos com SaaS?

Aotimização de gastos com SaaS refere-se às etapas coletivas que as equipes de TI e finanças de uma organização adotam para reduzir os custos de software SaaS. Trata-se de um processo contínuo que se concentra na análise do uso de aplicativos, na utilização de licenças, na TI invisível, no acompanhamento de renovações etc., com o objetivo final de obter o valor máximo de cada aplicativo.

Mas antes de discutir maneiras de reduzir os gastos com software, é preciso identificar onde está gastando demais.

Cinco maneiras pelas quais você está gastando demais com SaaS

Shadow IT ou compras

Refere-se ao ato de comprar um aplicativo SaaS pelos funcionários usando um cartão de crédito corporativo sem a aprovação das equipes de TI ou financeira. O estudo da Gartner relatou que 30% a 40% dos gastos com software em uma organização resultam da TI invisível devido a renovações perdidas e custos ocultos.

(Fonte)

Comprando além da necessidade

Todas as organizações tendem a prever seu crescimento e a comprar licenças excedentes além de suas necessidades. No fim das contas, a maioria das licenças não será utilizada, resultando em um ROI ruim e desperdício de gastos.

Falta de visibilidade das aplicações e dos gastos

O principal motivo pelo qual as empresas acabam gastando demais com SaaS é que elas não têm visibilidade total dos aplicativos que usam e dos gastos com cada aplicativo. Estamos em 2023 e algumas equipes ainda usam planilhas para gerenciar os aplicativos de SaaS.

Renovações perdidas

A falta de visibilidade dos gastos e o acompanhamento baseado em planilhas levam à perda de renovações, e os fornecedores de SaaS aproveitarão a oportunidade e cobrarão mais. Aplicativos de TI obscuros geralmente resultam em renovações automáticas, levando a um aumento dos gastos.

A equipe financeira não conseguirá identificar esse aumento de gastos porque não sabe que o aplicativo existe em sua pilha de SaaS.

Falta de benchmarking de preços

Você pode pagar a mais pelas assinaturas se não souber quanto seus colegas estão pagando por aplicativos semelhantes. Se você não estiver ciente dos últimos benchmarks de preços, os fornecedores de SaaS aproveitarão e cobrarão mais pelos aplicativos, levando a gastos excessivos.

Otimizando seus gastos com SaaS em 2023

Agora você sabe como as organizações estão gastando demais com SaaS, mas sabia que tudo o que você precisa é de uma solução para otimizar seus gastos com SaaS?

Sim, você só precisa de uma plataforma de gerenciamento de gastos de SaaS para cortar custos com aplicativos de SaaS e otimizar seu portfólio de SaaS.

Veja como isso acontece:

Obtenha visibilidade completa do SaaS

As plataformas de gerenciamento de despesas SaaS têm uma extensa biblioteca de integração para se conectar aos sistemas SSO, financeiro e HRIS de uma organização. Essas integrações permitirão que a plataforma forneça 100% de visibilidade dos aplicativos SaaS, dos fornecedores e das respectivas despesas de cada usuário, departamento e centros de custos.

Quando as equipes de TI obtêm visibilidade centralizada do portfólio de SaaS, fica mais fácil gerenciar os aplicativos e identificar os aplicativos de TI secundários e os aplicativos duplicados. Todos os aplicativos não autorizados na pilha podem ser eliminados, o que resulta em mais economia.

As equipes financeiras também poderão ver quanto cada departamento está gastando em aplicativos SaaS. Elas podem usar os dados de gastos, compará-los com os dados de uso e tomar as decisões corretas de otimização de custos.

Dica profissional: use uma plataforma de gerenciamento de SaaS que abranja todo o ciclo de vida do SaaS, desde a aquisição e as negociações até o provisionamento, o gerenciamento e as renovações.

Analise os dados de uso do seu aplicativo

As plataformas de gerenciamento de SaaS podem se integrar diretamente aos aplicativos de SaaS por meio de APIs e fornecerão informações precisas sobre o uso. As equipes financeiras podem analisar esses dados de uso para identificar aplicativos subutilizados e calcular o ROI com base nos gastos.

Os insights de uso mostrarão os requisitos da equipe, como eles usam o aplicativo e quantas licenças estão sendo utilizadas. É possível aproveitar as licenças não utilizadas e realocá-las para os usuários que precisam delas ou dimensionar corretamente o número de licenças durante as negociações de renovação e otimizar os gastos com SaaS.

A análise dos dados de uso e o dimensionamento correto das licenças o ajudarão a obter o máximo valor de um aplicativo e a aumentar seu ROI.

Consolidar aplicativos ou fornecedores

A consolidação de aplicativos ou fornecedores tornou-se a tática preferida dos CFOs e dos chefes de compras corporativas para reduzir os gastos com SaaS. A consolidação de aplicativos é um processo em que você identifica aplicativos redundantes ou de alto gasto que servem a propósitos semelhantes e os consolida em uma única solução.

Para ilustrar, vamos considerar um cenário em que sua equipe de vendas usa o Salesloft para capacitação de vendas, a equipe de marketing usa o Mailchimp para marketing por e-mail e a equipe de clientes utiliza o Hubspot para fins de CRM.

A consolidação do fornecedor refere-se à fusão das funcionalidades do Salesloft e do Mailchimp no Hubspot, que oferece recursos abrangentes de capacitação de vendas, marketing por e-mail e CRM.

(Fonte)

Ao consolidar essas ferramentas, sua organização pode otimizar as operações, simplificar o gerenciamento de SaaS e aumentar a economia com SaaS.

Dica profissional: certifique-se de que você não está consolidando os aplicativos de seus fornecedores confiáveis e de longo prazo.

Automatize as renovações de contratos

Livre-se de suas planilhas. Elas não enviarão alertas proativos sobre as próximas renovações. Você precisa de um sistema de gerenciamento de renovação automatizado para ficar à frente das renovações. Felizmente, uma plataforma de gerenciamento SaaS pode ajudá-lo a automatizar as renovações de contratos.

As renovações automáticas podem ser um incômodo. Uma plataforma de gerenciamento de renovação criará um calendário de renovação com base na data do contrato e iniciará fluxos de trabalho 90 dias antes do prazo final, ajudando a evitar as renovações automáticas.

As plataformas de gerenciamento de SaaS, como o CloudEagle, podem se integrar ao Slack e enviar alertas automáticos de renovação 90 dias antes da data de renovação. Isso lhe dará tempo suficiente para analisar o uso do seu aplicativo e preparar uma estratégia de negociação para dimensionar corretamente suas licenças e otimizar seus gastos.

Lembre-se de que as negociações de renovação permitem que você negocie com o fornecedor a eliminação de licenças não utilizadas, o rebaixamento dos planos de preços com base no uso e a consolidação de fornecedores.

Dica profissional: se você planeja renegociar o contrato, inicie suas negociações com antecedência ou informe aos fornecedores sua escolha antes do término do período de aviso prévio.

Seja um ás em suas negociações com referências de preços

As negociações com os fornecedores desempenham um papel importante no sucesso do seu processo de otimização de gastos com SaaS. Negociações hábeis podem levar a uma maior economia de custos de SaaS, enquanto negociações inadequadas podem aumentar os gastos de forma não intencional.

As negociações de renovação permitirão que você dimensione corretamente suas licenças, elimine aplicativos redundantes com base no escopo e renegocie com um fornecedor para obter um desconto ou um termo de preço favorável.

Mas antes de entrar em negociações com os fornecedores de SaaS, analise as referências de preços para ver quanto seus colegas pagam por um aplicativo semelhante. Use as referências como vantagem para negociar preços favoráveis, descontos ou recursos adicionais.

Em alguns casos, sua equipe de compras pode estar sobrecarregada com tarefas estratégicas e não ter tempo para negociar com os fornecedores. Não se preocupe; você pode terceirizar suas negociações com especialistas em compras de SaaS.

Esses compradores assistidos atuarão como sua equipe de compras estendida. Eles analisarão suas necessidades e o uso do aplicativo, realizarão pesquisas de mercado, identificarão os mais recentes benchmarks de preços e negociarão com os fornecedores em seu nome para garantir os melhores termos de preços e descontos.

Dica profissional: os fornecedores de SaaS são espertos; evite entrar em negociações despreparado, pois você pode ser facilmente induzido a pagar mais do que o necessário. Prepare uma estratégia de negociação clara e depois prossiga.

Bônus

Orçamento de SaaS

Discutimos as cinco maneiras de otimizar os gastos com SaaS. Podemos garantir essas táticas porque CFOs, chefes de compras e gerentes de operações de todo o mundo as utilizam.

Mas a prática recomendada é manter a pilha de SaaS e os gastos otimizados, em vez de se esforçar no último minuto para reduzir os gastos depois de perder o controle sobre eles.

Dica profissional: Concentre-se na excelência operacional em vez de na melhoria contínua

Para alcançar a excelência operacional, você precisa enfatizar o orçamento de SaaS. Obtenha visibilidade total, analise o uso, entenda os requisitos e aloque seu orçamento de acordo com os aplicativos e as equipes que precisam.

• Definir limites orçamentários para cada departamento.
• Realizar auditorias orçamentárias regulares
• Aproveitar e realocar orçamentos sempre que necessário.

Ainda assim, você precisará de uma plataforma de gerenciamento de SaaS para analisar o uso, os gastos e alocar orçamentos, portanto, não deixe de selecionar a plataforma certa.

Dica profissional: reúna todas as partes interessadas para entender os requisitos antes de alocar o orçamento para evitar ineficiências.

Conclusão

Considerando a desaceleração econômica em 2023, é hora de as organizações se concentrarem em otimizar seus gastos com SaaS em vez de comprar aplicativos ou licenças excedentes, prevendo o crescimento potencial.

Saber onde você está gastando demais facilitará o processo de otimização de custos de SaaS. Neste artigo, fornecemos dicas práticas que as equipes de finanças e TI podem usar para obter controle total sobre seus gastos com SaaS.

Lembre-se de que a otimização dos gastos com SaaS nunca termina; é um processo cíclico e, com a plataforma de gerenciamento de SaaS certa, como o CloudEagle, você pode alcançar a excelência operacional e aumentar seus resultados.