Lista de verificação de documentação para pequenas empresas: formulários essenciais

Introdução

O marketing chama a atenção quando você abre uma empresa. A papelada determina se a empresa está autorizada a operar. Uma falha na apresentação de documentos pode atrasar a abertura de uma conta bancária, a escolha do regime tributário ou a obtenção de uma licença por semanas.

Atualmente, a maior parte dessa burocracia já é feita on-line. Uma parte teimosa ainda não é, e é nessa parte que os novos proprietários perdem tempo. Esta lista de verificação abrange os formulários que uma pequena empresa nos Estados Unidos precisa preencher no primeiro ano e como cada um deles é processado.

Comece verificando como cada formulário deve ser entregue

Antes de preencher qualquer coisa, leia a última página das instruções. Ela informa como o órgão aceita o formulário. Existem quatro respostas comuns.

Um portal online é a primeira. Um endereço para correspondência é a segunda. E-mail é a terceira, e é mais raro do que as pessoas imaginam para formulários assinados. A quarta é um número de fax.

Essa última opção surpreende quem nunca teve um aparelho de fax. Você não precisa de um. É possível enviar fax online a partir de um navegador, usando um PDF e um cartão. No site Fax for Agents, o preço é de US$ 2,49 para até 5 páginas enviadas para os EUA e o Canadá.

Saber antecipadamente qual é o canal de envio evita que você perca uma tarde inteira. Um formulário assinado a tinta para envio pelo correio é preparado de maneira diferente daquele enviado para um portal.

Os formulários que vale a pena conhecer no primeiro ano

O número de identificação do empregador vem em primeiro lugar, porque os bancos o solicitam. A Receita Federal permite que a maioria das empresas faça a solicitação on-line. Aquelas que não podem devem solicitar por telefone, fax ou correio, e o formulário a ser preenchido é o SS-4.

Em seguida, pode ser necessária uma opção tributária. Uma empresa que deseja ser tributada como uma “S corporation” preenche o Formulário 2553. A página de envio do IRS para esse formulário indica um endereço para correspondência ou um número de fax, dependendo do estado.

A procuração é o terceiro passo. Quando um contador lida com a Receita Federal em seu nome, a Receita precisa primeiro de uma autorização assinada em seus arquivos.

Os formulários bancários vêm em seguida. Adicionar um signatário, alterar um endereço ou autorizar uma transferência bancária geralmente implica preencher um formulário com um número de fax impresso na parte superior.

Depois vêm os formulários locais. Uma licença comercial, uma autorização para cobrança de imposto sobre vendas e um adendo ao contrato de locação têm, cada um, seu próprio órgão e seu próprio canal.

Anote tudo isso em uma lista com três colunas: o formulário, o órgão e o canal de envio aceito. A lista leva dez minutos para ser feita e evita que a mesma pergunta tenha que ser respondida do zero todos os anos. Guarde-a em um local onde tanto o contador quanto o responsável pela contabilidade possam vê-la.

Por que alguns órgãos ainda usam fax

É fácil interpretar um número de fax como um sinal de que um órgão está desatualizado. O motivo é mais prático. Um fax é uma comunicação entre duas máquinas, e a máquina receptora confirma cada página.

Isso fornece ao remetente um registro com a hora e a contagem de páginas. Muitas regras de arquivamento foram elaboradas com base nesse registro. Um escritório tem poucos motivos para reescrevê-las para os poucos candidatos por ano que prefeririam outro meio de envio.

Uma lista de verificação para qualquer formulário com prazo

Leia as instruções sobre o canal de envio antes de mais nada.

Preencha o formulário no computador, se possível, e assine-o. Digitalize as páginas assinadas em um único PDF, na ordem em que o formulário as lista.

Pegue o endereço ou o número nas instruções atuais. Os órgãos alteram ambos, e um contato salvo do ano passado pode estar errado.

Insira o nome da empresa, o número de identificação fiscal ou de conta e um número de telefone na primeira página.

Envie logo no início do dia útil, no fuso horário do órgão. Se a linha estiver ocupada ou o portal estiver fora do ar, você ainda terá algumas horas para tentar novamente.

Guarde o comprovante. Um portal fornece uma página de confirmação, os correios emitem um recibo e o fax gera um relatório de entrega.

Qual comprovante é válido

O comprovante de envio é a parte que os proprietários costumam ignorar, e é justamente ela que resolve disputas. Quando um órgão afirma que um formulário nunca chegou, a conversa muda assim que você puder citar uma data, um horário e uma referência.

Leia o comprovante com atenção. Um relatório de entrega significa que a máquina receptora recebeu as páginas. Isso não significa que alguém as tenha processado. Para um formulário com prazo, ligue para a agência e pergunte.

Arquive a prova junto com sua cópia do formulário. Use uma pasta para cada ano, nomeada de acordo com o formulário e a data.

Crie esse hábito de uma vez por todas

Nada disso é difícil. É uma rotina que a maioria dos empresários só cria depois que um documento se perde. Crie-a antes disso. Verifique o canal, prepare um arquivo organizado, envie com antecedência e mantenha o registro.

Os formulários mudam de ano para ano. A rotina, não.