Cum să alegi managerul de canale potrivit pentru afacerea ta de închirieri de vacanță

Introducere

Gestionarea unei închirieri de vacanță devine mult mai complicată în momentul în care începi să publici aceeași proprietate pe mai multe platforme de rezervare.

Airbnb poate atrage un anumit tip de oaspeți, Booking.com altul, în timp ce Vrbo te poate ajuta să ajungi la familii și la turiști care stau mai mult timp. Prezența pe mai multe canale poate crește vizibilitatea și reduce dependența de o singură platformă, dar creează și o problemă operațională: fiecare setare de calendar, tarif și disponibilitate trebuie să rămână exactă peste tot.

Dacă un oaspete rezervă trei nopți prin Airbnb, acele date trebuie să dispară imediat de pe Booking.com și Vrbo. Dacă crești tariful pentru weekend, probabil că nu vrei să te conectezi la patru panouri de control diferite pentru a face aceeași modificare.

Aici intervine software-ul de gestionare a canalelor, care devine esențial.

Dificultatea constă în faptul că multe produse par aproape identice la prima vedere. Toate promit sincronizarea calendarului, conectivitatea între canale și o gestionare mai ușoară a proprietății. Diferențele devin adesea evidente abia după ce un operator începe să se ocupe de rezervări reale, modificări de tarife, anulări și un portofoliu în creștere.

Iată ce ar trebui să compare de fapt operatorii de închirieri de vacanță înainte de a alege o platformă.

Ce face un manager de canale pentru închirieri de vacanță?

Un manager de canale conectează inventarul dvs. de închirieri de vacanță cu site-urile web pe care oaspeții fac rezervări.

În loc să gestioneze Airbnb, Booking.com, Vrbo și alte canale în mod independent, operatorii pot controla informațiile importante dintr-un singur sistem central. În funcție de software, acestea pot include:

• Disponibilitate
• Rezervări
• Tarife pe noapte
• Durata minimă a sejurului
• Restricții de rezervare
• Informații despre proprietate
• Taxe și impozite
• Detalii despre oaspeți

Cea mai importantă funcție este sincronizarea.

Când se primește o rezervare printr-o platformă, managerul de canale ar trebui să actualizeze automat disponibilitatea pe celelalte canale conectate. Acest lucru reduce semnificativ riscul ca doi oaspeți să rezerve aceeași proprietate pentru aceleași date.

Un manager de canale bun pentru închirieri de vacanță ar trebui, prin urmare, să fie evaluat pe baza mai multor criterii decât numărul de logo-uri afișate pe pagina sa de integrări. Operatorii trebuie să analizeze modul în care funcționează aceste conexiuni, ce date sunt sincronizate și cât de repede se transmit modificările între sisteme.

Această distincție devine din ce în ce mai importantă pe măsură ce volumul rezervărilor crește.

Acordați prioritate conexiunilor directe cu principalele canale de rezervare

Prima întrebare pe care trebuie să v-o puneți este simplă:

Software-ul se conectează direct la platformele de rezervare care generează rezervările dvs.?

Pentru majoritatea afacerilor de închirieri de vacanță, canalele prioritare includ probabil o combinație dintre:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Închirieri de vacanță Google
• Platforme regionale sau de nișă pentru rezervări

Cu toate acestea, simpla mențiune că o platformă „suportă” Airbnb sau Booking.com nu vă oferă neapărat suficiente informații.

Unele integrări sunt mult mai profunde decât altele.

O conexiune directă puternică poate permite ca rezervările, prețurile, disponibilitatea, restricțiile și alte informații să fie transferate automat între managerul de canale și OTA. O conexiune mai limitată ar putea sincroniza doar calendarele.

Acest aspect este important, deoarece sincronizarea doar a calendarelor implică în continuare o muncă manuală semnificativă.

Dacă disponibilitatea se actualizează automat, dar tarifele și cerințele privind durata minimă a sejurului nu se actualizează, operatorii ar putea fi nevoiți să gestioneze în continuare panourile de control individuale ale OTA de fiecare dată când se modifică strategia lor de stabilire a prețurilor.

Înainte de a vă abona, verificați exact ce informații pot fi trimise și primite prin fiecare integrare.

Căutați sincronizarea bidirecțională în timp real

Viteza de sincronizare este una dintre cele mai mari diferențe practice dintre managerii de canale.

Imaginați-vă că o proprietate este disponibilă pentru o noapte populară de vineri și sâmbătă.

La ora 18:03, cineva rezervă proprietatea prin Booking.com.

La ora 18:05, un alt călător găsește aceleași date disponibile pe Airbnb.

Dacă sistemele nu s-au sincronizat suficient de repede, ambele rezervări pot fi acceptate.

Acum, operatorul se confruntă cu o problemă.

Trebuie contactat cineva, s-ar putea să fie necesară anularea unei rezervări, iar performanța proprietății pe platforma de rezervări ar putea fi afectată. Mai important, experiența oaspetelui începe cu o dezamăgire care putea fi evitată.

De aceea, operatorii ar trebui să opteze pentru o sincronizare bidirecțională care să se realizeze cât mai aproape de timp real.

Sincronizarea bidirecțională înseamnă că informațiile circulă în ambele sensuri.

De exemplu:

Booking.com → Manager de canale → Airbnb

și

Airbnb → Manager de canale → Booking.com

Platforma centrală devine sursa prin care disponibilitatea este coordonată în întreaga rețea de distribuție.

Prin urmare, operatorii ar trebui să pună următoarele întrebări potențialilor furnizori:

• Cât de repede se sincronizează noile rezervări?
• Anulările sunt actualizate automat?
• Modificările tarifelor se sincronizează pe toate canalele?
• Sunt sincronizate regulile privind durata minimă a sejurului?
• Ce se întâmplă când o conexiune eșuează?
• Operatorul va primi o alertă dacă sincronizarea se oprește?

Aceste întrebări sunt mai utile decât simpla întrebare dacă produsul „se integrează cu Airbnb”.

Gândiți-vă la modul în care software-ul va gestiona creșterea

Software-ul care funcționează pentru un singur apartament s-ar putea să nu fie cel potrivit atunci când gestionați 30 de proprietăți.

La început, poate fi tentant să alegeți cel mai ieftin instrument capabil să sincronizeze câteva calendare. Acest lucru poate fi perfect adecvat inițial, dar schimbarea sistemelor operaționale ulterior poate deveni perturbatoare.

Gândiți-vă unde ar putea ajunge afacerea în doi sau trei ani.

Dacă portofoliul se extinde, s-ar putea să aveți nevoie de:

• Actualizări în bloc ale tarifelor
• Tablouri de bord pentru mai multe proprietăți
• Accesul proprietarului
• Permisiuni pentru echipă
• Mesagerie automatizată
• Alocarea sarcinilor
• Gestionarea serviciilor de curățenie
• Integrări pentru gestionarea veniturilor
• Raportare pe proprietate
• Integrări contabile
• Conturi de utilizator multiple

Gestionarea manuală a acestor cerințe devine din ce în ce mai dificilă pe măsură ce numărul de proprietăți crește.

Un singur administrator ar putea observa imediat când ceva nu este în regulă cu un calendar. O echipă care gestionează 50 de proprietăți nu se poate baza pe faptul că cineva va verifica manual fiecare anunț în fiecare zi.

Prin urmare, scalabilitatea înseamnă mai mult decât faptul că software-ul vă permite din punct de vedere tehnic să adăugați mai multe proprietăți. Înseamnă să vă întrebați dacă gestionarea acelor proprietăți suplimentare rămâne fezabilă.

Verificați cum se integrează cu restul operațiunilor dvs.

Un manager de canale funcționează rareori izolat.

Companiile de închirieri de vacanță se pot baza pe o gamă tot mai largă de programe software care acoperă stabilirea prețurilor, comunicarea cu oaspeții, contabilitatea, curățenia, plățile și accesul la proprietăți.

Integrările tipice pot include:

• Sisteme de gestionare a proprietăților
• Instrumente de stabilire dinamică a prețurilor
• Platforme de contabilitate
• Procesatori de plăți
• Încuietori inteligente
• Software de gestionare a serviciilor de curățenie
• Instrumente de comunicare cu oaspeții
• Sisteme de gestionare a veniturilor
• Site-uri de rezervare directă

Înainte de a alege un software, faceți o listă a sistemelor pe care le utilizați deja.

Apoi, stabiliți care platformă trebuie să se afle în centrul operațiunilor.

De exemplu, un instrument de stabilire a prețurilor poate calcula tariful ideal pe noapte pe baza cererii locale. Acest tarif trebuie apoi să ajungă la managerul de canale, care îl distribuie către Airbnb, Booking.com și Vrbo.

Dacă aceste sisteme nu se integrează corespunzător, personalul ar putea fi nevoit să transfere manual informațiile privind tarifele.

Aceeași problemă se aplică și datelor oaspeților.

O rezervare confirmată poate necesita declanșarea sarcinilor de curățenie, a fluxurilor de lucru pentru plăți, a instrucțiunilor de check-in și a mesajelor automate. Cu cât sunt necesare mai puține transferuri manuale între sisteme, cu atât operațiunea devine mai ușor de scalat.

Decideți dacă aveți nevoie de un manager de canale sau de un PMS complet

O altă distincție importantă este cea dintre un manager de canale dedicat și un sistem complet de gestionare a proprietății.

Un manager de canale se concentrează în principal pe distribuirea inventarului și sincronizarea canalelor de rezervare.

Un sistem de gestionare a proprietății, sau PMS, acoperă de obicei o gamă mai largă de sarcini operaționale.

În funcție de furnizor, un PMS poate include:

• Gestionarea rezervărilor
• Comunicarea cu oaspeții
• Servicii de menaj
• Plăți
• Raportare
• Rezervări directe
• Situații financiare pentru proprietari
• Gestionarea echipei
• Gestionarea canalelor

Pentru operatorii mai mici, o platformă „all-in-one” poate fi atractivă, deoarece necesită conectarea unui număr mai mic de sisteme separate.

Întreprinderile mai mari sau mai specializate pot prefera instrumente dedicate pentru diferite funcții.

Nu există o configurație universal corectă.

Important este să înțelegeți exact ce problemă încercați să rezolvați. Achiziționarea unui PMS complex atunci când aveți nevoie doar de o sincronizare fiabilă a canalelor poate adăuga o complexitate inutilă. Alegerea unui manager de canale de bază atunci când aveți nevoie, de fapt, de un software operațional cuprinzător poate crea problema opusă.

Acordați atenție gestionării tarifelor și restricțiilor

Sincronizarea disponibilității primește cea mai mare atenție deoarece rezervările duble sunt extrem de perturbatoare, dar gestionarea tarifelor este aproape la fel de importantă.

Prețurile pentru închirierile de vacanță se schimbă constant.

Operatorii pot ajusta tarifele în funcție de:

• Zile de weekend
• Zile de sărbătoare
• Evenimente locale
• Cerere sezonieră
• Disponibilitate de ultim moment
• Durata sejurului
• Gradul de ocupare
• Cu cât timp în avans fac oaspeții rezervările

Modificarea manuală a acestor reguli pe mai multe platforme este atât lentă, cât și predispusă la greșeli.

Un manager de canale util ar trebui să faciliteze actualizarea centralizată a tarifelor și a restricțiilor de rezervare.

De exemplu, un operator ar putea decide că, în timpul unui eveniment local important:

• Tariful pe noapte ar trebui să crească cu 25%
• Durata minimă a sejurului ar trebui modificată de la două nopți la trei
• Rezervările pentru aceeași zi ar trebui dezactivate

În mod ideal, aceste reguli pot fi modificate o singură dată și distribuite către toate canalele de rezervare relevante.

Cu cât este mai ușor să se controleze centralizat prețurile, cu atât mai puțin timp trebuie să aloce operatorii pentru întreținerea conturilor individuale de pe OTA.

Testați tabloul de bord înainte de a vă angaja

Funcționalitățile sunt importante, dar și ușurința de utilizare contează.

Un software poate avea o listă impresionantă de integrări, dar poate fi totuși frustrant de utilizat în fiecare zi.

Rețineți că sistemul poate deveni, în cele din urmă, tabloul de bord pe care echipa dvs. îl deschide în fiecare dimineață.

Analizați cu atenție cât de repede puteți:

• Vedeți sosirile și plecările de astăzi
• Găsiți o rezervare
• Blocați date
• Modificați un tarif
• Modificați durata minimă a sejurului
• Identificați locul de origine al unei rezervări
• Vizualizați disponibilitatea pentru mai multe proprietăți
• Identificarea erorilor de sincronizare

Dacă sarcinile de rutină necesită navigarea prin mai multe meniuri, această fricțiune se acumulează.

Acest aspect este deosebit de important dacă platforma va fi utilizată și de angajați, asistenți virtuali sau administratori de proprietăți.

Un sistem ar trebui să reducă cerințele de instruire, în loc să creeze un alt proces complicat pe care doar o singură persoană îl înțelege.

Nu subestimați importanța serviciului de asistență pentru clienți

Software-ul de gestionare a canalelor se află direct între inventarul dvs. și platformele care generează veniturile.

Când ceva nu mai funcționează, asistența devine extrem de importantă.

Imaginați-vă că descoperiți vineri seara că sincronizarea disponibilității pe Airbnb s-a oprit pentru zece proprietăți.

Probabil că nu este suficient să trimiți un e-mail și să primești un răspuns luni.

Înainte de a te angaja, informează-te:

• Programul de asistență
• Disponibilitatea chatului live
• Timp de răspuns
• Asistență telefonică
• Acoperire în weekend
• Documentație
• Asistență la integrare
• Asistență pentru migrare

Ar trebui, de asemenea, să aflați cum gestionează furnizorul problemele de integrare care implică o platformă OTA.

Uneori, este posibil ca software-ul în sine să funcționeze corect, în timp ce o platformă externă de rezervări se confruntă cu o problemă. O echipă de asistență de calitate ar trebui să fie în măsură să identifice problema și să explice ce măsuri trebuie să ia operatorul.

Asistența este ușor de ignorat în timpul procesului de achiziție, deoarece totul funcționează normal. Valoarea acesteia devine evidentă atunci când ceva nu merge bine.

Comparați prețurile pe baza întregului portofoliu

Modelele de tarifare ale managerilor de canale diferă considerabil.

Furnizorii pot percepe:

• Pe proprietate
• Pe rezervare
• Un procent din venituri
• Un abonament lunar
• În funcție de numărul de canale
• În funcție de numărul de utilizatori
• Prin planuri diferențiate

O platformă care pare ieftină pentru două proprietăți poate deveni scumpă la 20.

Poate fi valabil și invers. Un abonament lunar mai mare ar putea fi mai ieftin pentru un operator mai mare dacă include rezervări nelimitate sau proprietăți suplimentare la un cost marginal redus.

Calculați costul pe baza portofoliului dvs. real, în loc să comparați prețurile de pornire afișate.

Verificați, de asemenea, dacă sunt incluse funcționalități importante.

Un plan cu preț redus poate deveni mult mai scump odată ce adăugați:

• Canale suplimentare
• Automatizare
• Funcționalitate de rezervare directă
• Utilizatori suplimentari
• Raportare
• Acces la API
• Asistență premium

Cea mai utilă comparație este costul operațional total, nu doar tariful lunar afișat.

Comparați managerii de canale unul lângă altul

Una dintre dificultățile legate de alegerea acestui tip de software este faptul că site-urile furnizorilor tind să-și descrie produsele folosind un limbaj similar.

Aproape toți oferă integrări.

Aproape toți promit automatizare.

Aproape toți afirmă că sistemul lor este ușor de utilizat.

Diferențele semnificative se regăsesc de obicei în detalii: metodele de sincronizare, funcționalitățile suportate pentru fiecare OTA, prețurile pe măsură ce portofoliile cresc, calitatea asistenței și gradul de integrare.

De aceea, este recomandabil să comparați cele mai bune opțiuni de channel manager pentru închirieri de vacanță înainte de a vă angaja pe o anumită platformă.

Creați o listă scurtă pe baza cerințelor dvs. operaționale reale, în loc să alegeți pur și simplu furnizorul cu cea mai lungă listă de funcționalități.

O comparație simplă ar putea arăta astfel:

Cerință	Furnizorul A	Furnizorul B	Furnizorul C
Conexiune directă cu Airbnb	Da	Da	Da
Conexiune cu Booking.com	Da	Da	Da
Conectare la Vrbo	Da	Limitat	Da
Sincronizare bidirecțională a tarifelor	Da	Da	Da
Disponibilitate în timp real	Da	Limitată	Da
Integrare cu prețuri dinamice	Da	Nu	Da
Instrumente pentru mai multe proprietăți	Puternic	De bază	Avansat
Asistență 24/7	Da	Nu	Nu
Prețuri pentru 20 de proprietăți	$$$	$$	$$$

Criteriile exacte vor depinde de afacerea dumneavoastră, dar acest exercițiu vă obligă să comparați ceea ce contează cu adevărat, în loc să vă bazați pe afirmațiile de marketing.

Efectuați un test în condiții reale

Dacă este posibil, folosiți o versiune de încercare gratuită sau o demonstrație înainte de a migra întregul portofoliu.

Nu vă limitați la a da clic pe diverse elemente din panoul de control.

Testați situațiile care apar în timpul operațiunilor normale.

De exemplu:

1. Modificați tariful pe noapte și verificați dacă acesta se reflectă în canalele conectate.
2. Rezervați o dată și verificați dacă disponibilitatea dispare în celelalte calendare.
3. Creați o rezervare de test și verificați cât de repede se actualizează calendarele.
4. Anulează o rezervare și asigură-te că datele devin din nou disponibile corect.
5. Modificați o regulă privind durata minimă a sejurului.
6. Adăugați un alt membru al echipei și testați permisiunile.
7. Contactați serviciul de asistență pentru clienți cu o întrebare realistă.

Un test în condiții reale scoate la iveală diferențe greu de descoperit pe o pagină de prețuri.

Software-ul potrivit ar trebui să elimine munca, nu să o sporească

Scopul software-ului de gestionare a canalelor de vânzare nu este doar să conecteze cât mai multe site-uri de rezervări.

Acesta ar trebui să faciliteze gestionarea afacerii.

Un sistem performant le oferă operatorilor încrederea că disponibilitatea este exactă, că tarifele sunt distribuite corect și că rezervările de pe diferite platforme sunt gestionate dintr-un singur loc.

Prin urmare, cea mai bună alegere depinde de structura afacerii.

Un gazdă cu două proprietăți ar putea acorda prioritate simplității și prețului. Un administrator de proprietăți cu 50 de oferte ar putea acorda o importanță mult mai mare gestionării în bloc, automatizării, integrărilor și asistenței.

Ceea ce contează este să priviți dincolo de lista de funcționalități.

Evaluează calitatea conexiunilor, viteza de sincronizare, modul în care platforma se integrează cu restul software-ului tău și dacă poate continua să susțină afacerea pe măsură ce portofoliul se extinde.

Când aceste elemente sunt la locul lor, publicarea anunțurilor de proprietăți pe mai multe canale de rezervare nu mai generează muncă administrativă suplimentară și începe să îndeplinească rolul pentru care a fost concepută inițial: atragerea unui număr mai mare de rezervări.