Lista de verificare a documentelor administrative pentru întreprinderile mici: formulare esențiale

Introducere

Marketingul atrage atenția atunci când începi o afacere. Documentația decide dacă afacerea poate funcționa. O depunere omisă poate bloca deschiderea unui cont bancar, alegerea regimului fiscal sau obținerea unei licențe timp de săptămâni întregi.

În prezent, majoritatea acestor formalități se pot efectua online. O parte dintre ele nu se poate realiza online, iar această parte este cea care le face pe noii proprietari să piardă timp. Această listă de verificare cuprinde formularele cu care se confruntă o mică companie din Statele Unite în primul său an de activitate și modul în care se procesează fiecare dintre ele.

Începeți cu modul în care se depune fiecare formular

Înainte de a completa orice formular, citiți ultima pagină a instrucțiunilor. Aceasta vă indică modul în care autoritatea competentă acceptă formularul. Există patru modalități comune.

Primul este un portal online. Al doilea este o adresă poștală. Al treilea este e-mailul, care este mai rar utilizat decât se așteaptă oamenii pentru formularele semnate. Al patrulea este un număr de fax.

Această ultimă opțiune îi surprinde pe cei care nu au avut niciodată un aparat de fax. Nu aveți nevoie de unul. Puteți trimite un fax online dintr-un browser, folosind un fișier PDF și o carte de vizită. La Fax for Agents, prețul este de 2,49 dolari pentru până la 5 pagini către SUA și Canada.

Cunoașterea canalului de livrare din timp vă scutește de o după-amiază pierdută. Un formular semnat cu cerneală pentru poștă se pregătește diferit de unul încărcat pe un portal.

Formularele pe care merită să le cunoașteți în primul an

Numărul de identificare al angajatorului este primul pe listă, deoarece băncile îl solicită. Serviciul Fiscal Federal (IRS) permite majorității întreprinderilor să depună cererea online. Cele care nu pot face acest lucru sunt îndrumate să depună cererea prin telefon, fax sau poștă, iar formularul de cerere este Formularul SS-4.

Poate urma o opțiune fiscală. O societate care dorește să fie impozitată ca societate de tip S depune formularul 2553. Pagina de depunere a IRS pentru acest formular indică o adresă poștală sau un număr de fax, în funcție de stat.

A treia este procura. Atunci când un contabil se ocupă de relația cu administrația fiscală în numele dvs., aceasta are nevoie mai întâi de o autorizație semnată în dosar.

Urmează formularele bancare. Adăugarea unui semnatar, schimbarea unei adrese sau autorizarea unui transfer bancar implică adesea un formular cu o linie de fax tipărită în partea de sus.

Urmează apoi formularele locale. O autorizație de funcționare, un permis de taxă pe vânzări și un aneks la contractul de închiriere au fiecare propriul birou și propriul canal de depunere.

Notați-le sub forma unei liste cu trei coloane: formularul, instituția și canalul de comunicare acceptat de aceasta. Întocmirea listei durează zece minute și vă scutește de a răspunde la aceeași întrebare de la zero în fiecare an. Păstrați-o într-un loc vizibil atât pentru contabilul dvs., cât și pentru cel care se ocupă de evidența contabilă.

De ce unele birouri încă mai folosesc faxul

Este ușor să interpretezi un număr de fax ca pe un semn că o instituție este învechită. Motivul este însă unul mai practic. Un fax este o comunicare între două aparate, iar aparatul receptor confirmă fiecare pagină.

Astfel, expeditorul primește o confirmare cu ora și numărul de pagini. Multe reguli de arhivare au fost elaborate pe baza acestei confirmări. Un birou nu are motive să le modifice pentru cei câțiva solicitanți pe an care ar prefera o altă modalitate de transmitere.

O listă de verificare pentru orice formular cu termen limită

Citiți mai întâi instrucțiunile privind canalul de transmitere.

Completați formularul pe computer, acolo unde este posibil, și semnați-l. Scanați paginile semnate într-un singur fișier PDF, în ordinea în care sunt enumerate în formular.

Preluați adresa sau numărul din instrucțiunile actuale. Birourile le modifică pe amândouă, iar un contact salvat de anul trecut poate fi greșit.

Treceți denumirea firmei, codul fiscal sau numărul de cont și un număr de telefon pe prima pagină.

Trimiteți formularul devreme în ziua lucrătoare, în fusul orar al biroului respectiv. Dacă linia este ocupată sau portalul nu funcționează, mai aveți câteva ore la dispoziție pentru a încerca din nou.

Păstrați dovada. Un portal oferă o pagină de confirmare, oficiul poștal o chitanță, iar un fax un raport de livrare.

Ce valoare are dovada

Dovada expedierii este partea pe care proprietarii o omit, iar aceasta este cea care soluționează disputele. Când o instituție susține că un formular nu a ajuns niciodată, conversația se schimbă odată ce puteți menționa o dată, o oră și o referință.

Citiți dovada așa cum este formulată. Un raport de livrare înseamnă că aparatul de recepție a preluat paginile. Nu înseamnă că cineva le-a procesat. Pentru un formular cu termen limită, sunați la oficiu și întrebați.

Arhivați dovada împreună cu copia formularului. Folosiți un dosar pentru fiecare an, denumit după formular și dată.

Formați-vă acest obicei o dată

Nimic din toate acestea nu este dificil. Este o rutină pe care majoritatea proprietarilor o adoptă abia după ce un dosar se pierde. Adopt-o înainte de asta. Verifică canalul de comunicare, pregătește un dosar ordonat, trimite-l din timp și păstrează dovada.

Formularele se vor schimba de la an la an. Rutina rămâne aceeași.