Ako si vybrať správny kanálový manažér pre vaše podnikanie v oblasti prenájmu dovolenkových ubytovaní

Úvod

Správa rekreačného ubytovania sa výrazne skomplikuje v okamihu, keď začnete ponúkať tú istú nehnuteľnosť na viacerých rezervačných platformách.

Airbnb môže prilákať jeden typ hostí, Booking.com iný, zatiaľ čo Vrbo môže pomôcť osloviť rodiny a cestovateľov s dlhším pobytom. Prítomnosť na viacerých kanáloch môže zvýšiť viditeľnosť a znížiť závislosť od akejkoľvek jednej platformy, ale zároveň vytvára prevádzkový problém: každé nastavenie kalendára, cien a dostupnosti musí byť všade presné.

Ak si hosť rezervuje tri noci cez Airbnb, tieto termíny musia okamžite zmiznúť z Booking.com a Vrbo. Ak zvýšite víkendovú sadzbu, pravdepodobne sa nechcete prihlasovať do štyroch rôznych riadiacich panelov, aby ste vykonali tú istú zmenu.

Práve v tomto bode sa stáva softvér na správu kanálov nevyhnutným.

Problémom je, že mnohé produkty sa na prvý pohľad zdajú takmer identické. Všetky sľubujú synchronizáciu kalendára, prepojenie kanálov a jednoduchšiu správu nehnuteľností. Rozdiely sa často prejavia až vtedy, keď prevádzkovateľ začne riešiť skutočné rezervácie, zmeny cien, zrušenia a rozrastajúce sa portfólio.

Tu je zoznam toho, čo by prevádzkovatelia rekreačných prenájmov mali skutočne porovnať pred výberom platformy.

Čo robí správca kanálov pre prenájmy dovolenkových ubytovaní?

Správca kanálov prepojí vašu ponuku dovolenkových prenájmov s webovými stránkami, kde si hostia rezervujú ubytovanie.

Namiesto toho, aby prevádzkovatelia spravovali Airbnb, Booking.com, Vrbo a ďalšie kanály samostatne, môžu dôležité informácie riadiť z jedného centrálneho systému. V závislosti od softvéru to môže zahŕňať:

• Dostupnosť
• Rezervácie
• Ceny za noc
• Minimálna dĺžka pobytu
• Obmedzenia rezervácií
• Informácie o ubytovaní
• Poplatky a dane
• Údaje o hosťovi

Najdôležitejšou funkciou je synchronizácia.

Keď príde rezervácia cez jednu platformu, správca kanálov by mal automaticky aktualizovať dostupnosť na ostatných prepojených kanáloch. To výrazne znižuje riziko, že si dvaja hostia rezervujú tú istú nehnuteľnosť na rovnaké termíny.

Dobrý channel manager pre rekreačné ubytovanie by sa preto nemal hodnotiť len na základe počtu log na stránke s integráciami. Prevádzkovatelia musia zistiť, ako tieto prepojenia fungujú, aké údaje sa synchronizujú a ako rýchlo sa zmeny prenášajú medzi systémami.

Toto rozlíšenie nadobúda čoraz väčší význam s rastúcim objemom rezervácií.

Uprednostňujte priame prepojenia s hlavnými rezervačnými kanálmi

Prvá otázka, ktorú si treba položiť, je jednoduchá:

Pripája sa softvér priamo k rezervačným platformám, ktoré generujú vaše rezervácie?

Pre väčšinu podnikov v oblasti prenájmu dovolenkových ubytovaní budú medzi prioritnými kanálmi pravdepodobne figurovať niektoré z nasledujúcich kombinácií:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vacation Rentals
• Regionálne alebo špecializované rezervačné platformy

Avšak samotné tvrdenie, že platforma „podporuje“ Airbnb alebo Booking.com, vám nemusí nutne poskytnúť dostatočné informácie.

Niektoré integrácie sú oveľa hlbšie ako iné.

Silné priame prepojenie môže umožniť automatický prenos rezervácií, cien, dostupnosti, obmedzení a ďalších informácií medzi správcom kanálov a OTA. Obmedzenejšie prepojenie môže synchronizovať len kalendáre.

Toto je dôležité, pretože synchronizácia iba kalendárov stále vyžaduje značné množstvo manuálnej práce.

Ak sa dostupnosť aktualizuje automaticky, ale ceny a požiadavky na minimálnu dĺžku pobytu nie, prevádzkovatelia môžu aj naďalej musieť spravovať jednotlivé riadiace panely OTA vždy, keď sa zmení ich cenová stratégia.

Pred registráciou si presne overte, ktoré informácie je možné prostredníctvom jednotlivých integrácií odosielať a prijímať.

Hľadajte obojsmernú synchronizáciu v reálnom čase

Rýchlosť synchronizácie je jedným z najväčších praktických rozdielov medzi správcami kanálov.

Predstavte si, že ubytovacie zariadenie je voľné na obľúbený piatok a sobotu večer.

O 18:03 si niekto rezervuje ubytovanie cez Booking.com.

O 18:05 iný cestovateľ zistí, že na Airbnb sú voľné termíny v rovnakých dňoch.

Ak sa systémy nesynchronizovali dostatočne rýchlo, obe rezervácie môžu byť prijaté.

Teraz má prevádzkovateľ problém.

Je potrebné kontaktovať niektorého z hostí, rezerváciu možno bude treba zrušiť a výkon ubytovacieho zariadenia na rezervačnej platforme by to mohlo negatívne ovplyvniť. Ešte dôležitejšie je, že zážitok hosťa začína sklamaním, ktorému sa dalo predísť.

Preto by prevádzkovatelia mali hľadať obojsmernú synchronizáciu, ktorá prebieha čo najbližšie k reálnemu času.

Obousmerná synchronizácia znamená, že informácie prúdia v oboch smeroch.

Napríklad:

Booking.com → Channel manager → Airbnb

a

Airbnb → Správca kanálov → Booking.com

Centrálna platforma sa stáva zdrojom, prostredníctvom ktorého sa koordinuje dostupnosť v celej distribučnej sieti.

Prevádzkovatelia by sa preto mali potenciálnych poskytovateľov opýtať:

• Ako rýchlo sa synchronizujú nové rezervácie?
• Aktualizujú sa zrušenia automaticky?
• Synchronizujú sa zmeny cien naprieč kanálmi?
• Synchronizujú sa pravidlá minimálnej dĺžky pobytu?
• Čo sa stane, ak zlyhá pripojenie?
• Dostane operátor upozornenie, ak sa synchronizácia zastaví?

Tieto otázky sú užitočnejšie než jednoduchá otázka, či sa produkt „integruje s Airbnb“.

Zamyslite sa nad tým, ako softvér zvládne rast

Softvér, ktorý funguje pre jeden byt, nemusí byť tým správnym riešením, ak spravujete 30 nehnuteľností.

Na začiatku môže byť lákavé vybrať si najlacnejší nástroj, ktorý dokáže synchronizovať niekoľko kalendárov. Spočiatku to môže byť úplne postačujúce, ale neskoršia zmena operačných systémov môže spôsobiť narušenie chodu.

Zamyslite sa nad tým, kde by sa vaše podnikanie mohlo nachádzať o dva alebo tri roky.

Ak sa portfólio rozšíri, budete možno potrebovať:

• Hromadné aktualizácie cien
• Dashboardy pre viaceré zariadenia
• Prístup vlastníka
• Oprávnenia tímu
• Automatické zasielanie správ
• Pridelenie úloh
• Správa upratovania
• Integrácie pre správu príjmov
• Vytváranie správ podľa nehnuteľností
• Integrácie s účtovníctvom
• Viac používateľských účtov

Ručné spravovanie týchto požiadaviek sa s rastúcim počtom nehnuteľností stáva čoraz náročnejším.

Jeden správca si môže okamžite všimnúť, keď sa v jednom kalendári niečo nezdá. Tím, ktorý spravuje 50 nehnuteľností, sa nemôže spoliehať na to, že niekto bude každý deň ručne kontrolovať každý záznam.

Škálovateľnosť preto znamená viac než len to, či vám softvér technicky umožňuje pridávať ďalšie nehnuteľnosti. Znamená to zvážiť, či prevádzka týchto dodatočných nehnuteľností zostane zvládnuteľná.

Skontrolujte, ako sa integruje s ostatnými časťami vašej prevádzky

Channel manager zriedka funguje izolovane.

Spoločnosti zaoberajúce sa prenájmom dovolenkových ubytovaní sa môžu spoliehať na rastúcu ponuku softvéru, ktorý pokrýva cenotvorbu, komunikáciu s hosťami, účtovníctvo, upratovanie, platby a prístup k nehnuteľnostiam.

Typické integrácie môžu zahŕňať:

• Systémy správy nehnuteľností
• Nástroje na dynamické stanovovanie cien
• Účtovné platformy
• Služby spracovania platieb
• Inteligentné zámky
• Softvér na riadenie upratovania
• Nástroje na komunikáciu s hosťami
• Systémy riadenia tržieb
• Webové stránky pre priame rezervácie

Pred výberom softvéru si zmapujte systémy, ktoré už používate.

Potom určite, ktorá platforma by mala byť stredobodom vašej prevádzky.

Napríklad nástroj na stanovenie cien môže vypočítať ideálnu cenu za noc na základe miestneho dopytu. Táto cena sa potom musí dostať do správcu kanálov, ktorý ju distribuuje na Airbnb, Booking.com a Vrbo.

Ak tieto systémy nie sú správne integrované, zamestnanci môžu byť nútení prenášať informácie o cenách ručne.

To isté platí aj pre údaje o hosťoch.

Potvrdená rezervácia môže vyžadovať spustenie úloh upratovania, platobných postupov, pokynov na registráciu a automatických správ. Čím menej manuálnych prenosov je potrebných medzi systémami, tým ľahšie sa dá prevádzka škálovať.

Rozhodnite sa, či potrebujete správcu kanálov alebo komplexný systém PMS

Ďalším dôležitým rozdielom je rozdiel medzi špecializovaným správcom kanálov a komplexným systémom správy ubytovacích zariadení.

Channel manager sa zameriava predovšetkým na distribúciu voľných kapacít a synchronizáciu rezervačných kanálov.

Systém na správu ubytovacích zariadení (PMS) zvyčajne pokrýva širšiu škálu prevádzkových úloh.

V závislosti od poskytovateľa môže PMS zahŕňať:

• Správa rezervácií
• Komunikácia s hosťami
• Údržba
• Platby
• Vytváranie správ
• Priame rezervácie
• Výpisy pre majiteľov
• Riadenie tímu
• Správa kanálov

Pre menších prevádzkovateľov môže byť atraktívna platforma typu „všetko v jednom“, pretože je potrebné prepojiť menej samostatných systémov.

Väčšie alebo špecializovanejšie podniky môžu uprednostňovať špecializované nástroje pre rôzne funkcie.

Neexistuje žiadne univerzálne správne nastavenie.

Dôležité je presne pochopiť, aký problém sa snažíte vyriešiť. Platenie za rozsiahly systém PMS, keď všetko, čo potrebujete, je spoľahlivá synchronizácia kanálov, môže zbytočne skomplikovať situáciu. Výber základného manažéra kanálov, keď v skutočnosti potrebujete komplexný prevádzkový softvér, môže spôsobiť opačný problém.

Venujte pozornosť správe cien a obmedzení

Synchronizácii dostupnosti sa venuje najviac pozornosti, pretože dvojité rezervácie sú veľmi rušivé, ale správa cien je takmer rovnako dôležitá.

Ceny za prenájom dovolenkových ubytovaní sa neustále menia.

Prevádzkovatelia môžu ceny upravovať na základe:

• Víkendy
• Sviatky
• Miestne podujatia
• Sezónny dopyt
• Dostupnosť na poslednú chvíľu
• Dĺžka pobytu
• Obsadenosť
• Ako dlho vopred si hostia rezervujú ubytovanie

Ručné upravovanie týchto pravidiel na viacerých platformách je pomalé a náchylné na chyby.

Dobrý správca kanálov by mal uľahčiť centrálnu aktualizáciu cien a obmedzení rezervácií.

Napríklad prevádzkovateľ sa môže rozhodnúť, že počas významnej miestnej udalosti:

• Cena za noc by sa mala zvýšiť o 25 %
• Minimálna dĺžka pobytu by sa mala zmeniť z dvoch nocí na tri
• Rezervácie na ten istý deň by mali byť deaktivované

V ideálnom prípade je možné tieto pravidlá zmeniť jednorazovo a distribuovať ich do všetkých relevantných rezervačných kanálov.

Čím jednoduchšie je centrálne riadiť ceny, tým menej času musia prevádzkovatelia venovať správe jednotlivých účtov na OTA.

Vyskúšajte riadiaci panel pred jeho zavedením

Funkcie sú dôležité, ale dôležitá je aj použiteľnosť.

Softvér môže mať pôsobivý zoznam integrácií, ale jeho každodenné používanie môže byť aj tak frustrujúce.

Nezabudnite, že tento systém sa môže nakoniec stať riadiacim panelom, ktorý váš tím každé ráno otvorí ako prvý.

Pozorne si všimnite, ako rýchlo dokážete:

• Zobraziť dnešné príchody a odchody
• Vyhľadajte rezerváciu
• Zablokovať termíny
• Upraviť cenu
• Zmeňte minimálnu dĺžku pobytu
• Zistite, odkiaľ pochádza rezervácia
• Zobraziť dostupnosť vo viacerých zariadeniach
• Zistiť chyby synchronizácie

Ak rutinné úlohy vyžadujú prechádzanie viacerými ponukami, táto záťaž sa kumuluje.

To je obzvlášť dôležité, ak budú platformu používať aj zamestnanci, virtuálni asistenti alebo správcovia nehnuteľností.

Systém by mal znižovať potrebu školení, a nie vytvárať ďalší zložitý proces, ktorému rozumie len jedna osoba.

Nepodceňujte zákaznícku podporu

Softvér na správu kanálov sa nachádza priamo medzi vaším inventárom a platformami, ktoré generujú vaše tržby.

Keď niečo prestane fungovať, podpora sa stáva mimoriadne dôležitou.

Predstavte si, že v piatok večer zistíte, že sa prestala synchronizovať dostupnosť na Airbnb pre desať nehnuteľností.

Poslať e-mail a dostať odpoveď v pondelok pravdepodobne nestačí.

Predtým, ako sa zaviažete, zistite si nasledujúce informácie:

• Prevádzkové hodiny
• Dostupnosť živého chatu
• Doba odozvy
• Telefonická podpora
• Pokrytie cez víkend
• Dokumentácia
• Pomoc pri začatí používania
• Podpora pri migrácii

Mali by ste sa tiež informovať, ako poskytovateľ rieši integračné problémy súvisiace s OTA.

Niekedy môže softvér sám o sebe fungovať správne, zatiaľ čo externá rezervačná platforma má nejaký problém. Dobrý tím podpory by mal byť aj tak schopný identifikovať problém a vysvetliť, aké kroky musí prevádzkovateľ podniknúť.

Podporu je ľahké prehliadnuť počas nákupného procesu, pretože všetko funguje normálne. Jej hodnota sa prejaví až vtedy, keď niečo nefunguje.

Porovnajte ceny na základe celého portfólia

Cenové modely kanálových manažérov sa značne líšia.

Poskytovatelia môžu účtovať:

• Na jednu nehnuteľnosť
• Za rezerváciu
• Percentuálny podiel z tržieb
• Mesačné predplatné
• Podľa počtu kanálov
• Podľa počtu používateľov
• Prostredníctvom viacúrovňových balíkov

Platforma, ktorá sa zdá byť lacná pre dve nehnuteľnosti, sa môže stať drahou pri 20 nehnuteľnostiach.

Môže platiť aj opak. Vyššie mesačné predplatné môže byť pre väčšieho prevádzkovateľa lacnejšie, ak zahŕňa neobmedzený počet rezervácií alebo ďalšie ubytovacie zariadenia za nízke marginálne náklady.

Náklady si vypočítajte na základe vášho skutočného portfólia, namiesto porovnávania základných počiatočných cien.

Skontrolujte tiež, či sú zahrnuté dôležité funkcie.

Lacný balík sa môže stať oveľa drahším, keď pridáte:

• Ďalšie kanály
• Automatizácia
• Funkcia priamej rezervácie
• Ďalší používatelia
• Vytváranie správ
• Prístup k API
• Prémiová podpora

Najužitočnejším porovnaním sú celkové prevádzkové náklady, nie len inzerovaný mesačný poplatok.

Porovnajte správcov kanálov vedľa seba

Jednou z ťažkostí pri výbere tohto typu softvéru je, že webové stránky poskytovateľov majú tendenciu opisovať svoje produkty podobným jazykom.

Takmer všetci ponúkajú integrácie.

Takmer všetci sľubujú automatizáciu.

Takmer všetci tvrdia, že ich systém je jednoduchý na používanie.

Významné rozdiely sa zvyčajne nachádzajú v detailoch: metódy synchronizácie, podporované funkcie pre každú OTA, cenotvorba v závislosti od veľkosti portfólia, kvalita podpory a hĺbka integrácie.

Preto má zmysel porovnať si vedľa seba najlepšie možnosti správcov kanálov pre rekreačné prenájmy, než sa rozhodnete pre konkrétnu platformu.

Vytvorte si užší výber na základe vašich skutočných prevádzkových požiadaviek, namiesto toho, aby ste si jednoducho vybrali poskytovateľa s najdlhším zoznamom funkcií.

Jednoduché porovnanie by mohlo vyzerať takto:

Požiadavka	Poskytovateľ A	Poskytovateľ B	Poskytovateľ C
Priame pripojenie k Airbnb	Áno	Áno	Áno
Prepojenie s Booking.com	Áno	Áno	Áno
Prepojenie s Vrbo	Áno	Obmedzené	Áno
Obousmerná synchronizácia cien	Áno	Áno	Áno
Dostupnosť v reálnom čase	Áno	Obmedzená	Áno
Integrácia dynamického cenotvorenia	Áno	Nie	Áno
Nástroje pre viacero nehnuteľností	Silné	Základné	Pokročilé
Podpora 24/7	Áno	Nie	Nie
Ceny pri 20 nehnuteľnostiach	$$$	$$	$$$

Presné kritériá budú závisieť od vášho podnikania, ale tento postup vás prinúti porovnať to, na čom skutočne záleží, namiesto toho, aby ste sa spoliehali na marketingové tvrdenia.

Vykonajte test v reálnych podmienkach

Ak je to možné, pred presunom celého portfólia využite bezplatnú skúšobnú verziu alebo ukážku.

Nestačí len kliknúť na ovládacom paneli.

Otestujte situácie, ktoré sa vyskytujú počas bežnej prevádzky.

Napríklad:

1. Zmeňte cenu za noc a overte, či sa táto zmena premietla do prepojených kanálov.
2. Zarezervujte si termín a overte si, či sa voľné miesta inde zrušia.
3. Vytvorte testovaciu rezerváciu a skontrolujte, ako rýchlo sa kalendáre aktualizujú.
4. Zrušte rezerváciu a uistite sa, že sa termíny opäť správne sprístupnia.
5. Zmeňte pravidlo minimálnej dĺžky pobytu.
6. Pridajte ďalšieho člena tímu a otestujte oprávnenia.
7. Obráťte sa na zákaznícku podporu s realistickou otázkou.

Test v reálnych podmienkach odhalí rozdiely, ktoré je ťažké zistiť na stránke s cenami.

Správny softvér by mal znížiť pracovnú záťaž, nie ju zvyšovať

Cieľom softvéru na správu kanálov nie je len prepojiť čo najviac rezervačných webových stránok.

Mal by uľahčiť prevádzku podniku.

Silný systém dáva prevádzkovateľom istotu, že informácie o dostupnosti sú presné, ceny sú správne nastavené a rezervácie z rôznych platforiem sa spravujú z jedného miesta.

Najlepšia voľba preto závisí od štruktúry podniku.

Prevádzkovateľ s dvoma zariadeniami môže uprednostňovať jednoduchosť a cenu. Správca zariadení s 50 ponukami môže klásť oveľa väčší dôraz na hromadnú správu, automatizáciu, integrácie a podporu.

Dôležité je pozrieť sa za zoznam funkcií.

Zhodnoťte kvalitu prepojení, rýchlosť synchronizácie, to, ako platforma zapadá do zvyšku vášho softvéru, a či bude môcť naďalej podporovať vaše podnikanie aj pri rozširovaní portfólia.

Keď sú tieto prvky na mieste, zverejňovanie nehnuteľností cez viaceré rezervačné kanály prestane vytvárať dodatočnú administratívnu prácu a začne plniť to, čo malo robiť od začiatku: prinášať viac rezervácií.