Kontrolný zoznam administratívnych povinností pre malé podniky: nevyhnutné formuláre

Úvod

Keď začínate podnikať, pozornosť sa sústreďuje na marketing. O tom, či môže firma fungovať, rozhoduje byrokracia. Jedno opomenuté podanie môže na týždne zdržať zriadenie bankového účtu, daňové rozhodnutie alebo vydanie licencie.

Väčšina týchto administratívnych úkonov sa dnes vybavuje online. Niektoré z nich však stále nie sú dostupné online a práve na nich noví majitelia strácajú čas. Tento kontrolný zoznam obsahuje formuláre, s ktorými sa malá spoločnosť v Spojených štátoch stretáva v prvom roku svojej existencie, a popisuje, ako sa každý z nich vybavuje.

Začnite tým, ako sa každý formulár odovzdáva

Než niečo vyplníte, prečítajte si poslednú stranu pokynov. Tam sa dozviete, akým spôsobom úrad formulár prijíma. Existujú štyri bežné možnosti.

Prvým je online portál. Druhým je poštová adresa. Tretím je e-mail, ktorý je však v prípade podpísaných formulárov menej bežný, než by ľudia očakávali. Štvrtým je faxové číslo.

Tá posledná možnosť prekvapuje ľudí, ktorí nikdy nevlastnili fax. Fax však nepotrebujete. Fax môžete odoslať online z prehliadača pomocou súboru PDF a karty. Na stránke Fax for Agents je cena 2,49 USD za odoslanie až 5 strán do USA a Kanady.

Ak vopred viete, akým spôsobom budete formulár odosielať, ušetríte si zbytočne premárnené popoludnie. Formulár podpísaný atramentom a určený na zaslanie poštou sa pripravuje inak ako ten, ktorý sa nahraje na portál.

Formuláre, ktoré stojí za to poznať v prvom roku

Na prvom mieste je identifikačné číslo zamestnávateľa, pretože ho vyžadujú banky. Daňový úrad (Internal Revenue Service) umožňuje väčšine podnikov podať žiadosť online. Tým, ktorí to nemôžu urobiť, sa odporúča podať žiadosť telefonicky, faxom alebo poštou, pričom ide o formulár SS-4.

Môže nasledovať voľba daňového režimu. Spoločnosť, ktorá chce byť zdanená ako spoločnosť typu S, podá formulár 2553. Na stránke IRS určenej na podávanie tohto formulára je uvedená poštová adresa alebo faxové číslo, v závislosti od štátu.

Tretím krokom je splnomocnenie. Ak za vás komunikuje s daňovým úradom účtovník, úrad najprv potrebuje mať v spise podpísané splnomocnenie.

Ďalej nasledujú bankové formuláre. Pridanie ďalšieho podpisujúceho, zmena adresy alebo povolenie na prevod peňazí často znamená formulár s faxovým číslom vytlačeným v hornej časti.

Potom nasledujú miestne formuláre. Obchodná licencia, povolenie na daň z predaja a dodatok k nájomnej zmluve majú každý svoj vlastný úrad a svoj vlastný kanál.

Zapíšte si ich do zoznamu s tromi stĺpcami: formulár, úrad a spôsob, akým ho prijímajú. Vytvorenie zoznamu trvá desať minút a zabráni tomu, aby ste každý rok museli odpovedať na tú istú otázku od začiatku. Uložte ho na miesto, kde ho uvidia účtovník aj váš daňový poradca.

Prečo niektoré úrady stále používajú fax

Faxové číslo sa ľahko považuje za znak toho, že úrad je zastaraný. Dôvod je však praktickejší. Fax je spojenie medzi dvoma zariadeniami a prijímajúce zariadenie potvrdzuje každú stranu.

Vďaka tomu má odosielateľ záznam s časom a počtom strán. Na základe tohto záznamu bolo vypracovaných mnoho pravidiel archivácie. Úrad nemá dôvod ich prepisovať kvôli niekoľkým žiadateľom ročne, ktorí by uprednostnili iný spôsob.

Kontrolný zoznam pre každý formulár s termínom

Najskôr si prečítajte pokyny týkajúce sa spôsobu doručenia.

Formulár vyplňte na počítači, ak je to možné, a podpíšte ho. Naskenujte podpísané stránky do jedného súboru PDF v poradí, v akom sú uvedené vo formulári.

Adresu alebo číslo si zistite z aktuálnych pokynov. Úrady menia oboje a kontaktné údaje uložené z minulého roka môžu byť nesprávne.

Na prvú stranu uveďte názov firmy, daňové alebo účtovné číslo a telefónne číslo.

Odosielajte čo najskôr v pracovný deň, v časovom pásme príslušného úradu. Ak je linka obsadená alebo portál nefunguje, máte ešte niekoľko hodín na to, aby ste to skúsili znova.

Uložte si potvrdenie. Portál poskytuje potvrdzovaciu stránku, pošta potvrdenku a fax správu o doručení.

Čo má dôkaz hodnotu

Dôkaz o odoslaní je časť, ktorú majitelia často vynechávajú, a práve táto časť rieši spory. Keď úrad tvrdí, že formulár nikdy nedorazil, rozhovor sa zmení, akonáhle môžete uviesť dátum, čas a referenčné číslo.

Prečítajte si dôkaz tak, ako je napísaný. Správa o doručení znamená, že prijímajúci stroj stránky prijal. Neznamená to, že ich niekto spracoval. V prípade formulára s termínom zavolajte na úrad a opýtajte sa.

Dôkaz uložte spolu so svojou kópiou formulára. Použite jednu zložku na rok, pomenovanú podľa formulára a dátumu.

Zvyknite si na to hneď

Nič z toho nie je ťažké. Je to rutina, ktorú si väčšina majiteľov osvojí až potom, čo sa jeden dokument stratí. Osvojte si ju skôr. Skontrolujte kanál, pripravte jeden prehľadný spis, pošlite ho včas a uchovajte záznam.

Formuláre sa budú z roka na rok meniť. Rutina však zostane rovnaká.