Avtomatizacija zagotavljanja storitev UC: Kaj morate vedeti?

Uvod

V različnih panogah se podjetja zanašajo na platforme za poenoteno komunikacijo (UC) z različnimi funkcijami. Te vključujejo glasovne klice, videokonference in takojšnje sporočanje za nemoteno sodelovanje. Pomaga tudi povečati produktivnost delovne sile in voditi posle prek poenostavljenega vmesnika.

Za zaposlene je izkušnja enostavna, saj imajo na voljo prava orodja in naprave. Zanje je vse na svojem mestu, vendar tega ne morete trditi za ekipo UC. Ekipa UC je odgovorna za ročno zagotavljanje in spremljanje teh orodij.

Ročno zagotavljanje UC je vse prej kot lahkotno in osebje IT za to porabi nešteto ur. Poleg tega ob vsaki zaposlitvi zaposlenega odstranijo in spremljajo starejša orodja in storitve UC. To storijo tudi, ko zaposleni zamenja vlogo, zapusti podjetje ali ima težave s podporo.

Od uvedbe hibridnih delovnih modelov so ekipe UC še dodatno obremenjene. Zato so se velika podjetja preusmerila na platforme za avtomatizacijo, da bi zagotovila koristi tudi za svoje ekipe UC. Oglejmo si, kako je UC nastal in kako njegova avtomatizacija prinaša koristi vsem vpletenim stranem.

Kaj je zagotavljanje enotnih komunikacij (UC)?

Zagotavljanje in sledenje UC je postopek, ki zagotavlja, da orodja UC delujejo z optimalno zmogljivostjo. Spremljanje njihove uporabe pogosto izvaja osebje IT ali ponudniki storitev UC. Ti pomagajo zagotoviti, da so aplikacije UC vedno na voljo in v najboljši prodajni kondiciji. Glede na to, koliko podjetij ga je uporabljalo, si lahko predstavljate, kako zaposleno je postalo osebje IT v hibridnih delovnih okoljih.

Programska oprema za zagotavljanje uporabnikov pomaga podjetjem pri upravljanju in sledenju uporabniških računov pri upravljanju UC. Uporablja se skupaj z drugo programsko opremo in vključuje sisteme za upravljanje identitet in nadzor dostopa. Programska oprema lahko podjetjem pomaga avtomatizirati postopek revidiranja uporabniških računov.

Ta postopek pomaga osebju IT prihraniti čas in napor ter poveča produktivnost in čas delovanja. Zato se imenuje avtomatizirano zagotavljanje uporabnikov, saj jim ni treba ročno preverjati posameznih računov. Osebju IT so na voljo natančni podatki o tem, kaj mora odpraviti, zato mora pomagati le pri nujnih zadevah.

Programska oprema podjetjem pomaga tudi izboljšati varnost in pomaga pri odpravljanju težav, povezanih z uporabniki. Zato lahko podjetja pridobijo dragocen vpogled v dejavnosti uporabnikov, kar jim pomaga pri trženjskih strategijah.

Kakšna je zgodovina poenotenih komunikacij?

(Vir: Pexels)

Z razumevanjem njegove zgodovine boste lažje izvedeli več o njegovem pomenu in etimologiji. Tudi orodja imajo svoj izvor in kako so pripomogla k uspehu neke industrije. Pravijo, da so besede nastale samovoljno, kako je torej nastal izraz "poenotene komunikacije"?

V osemdesetih letih prejšnjega stoletja je večina podjetij uporabljala telefonski sistem PBX (Private Branch Exchange). Lokalna telefonska podjetja so jih ponujala in upravljala z analognimi linijami, ki so usmerjale klice iz centralne pisarne do stranke.

V devetdesetih letih prejšnjega stoletja se je elektronska pošta razširila, podjetja pa so se odločila za omrežja, ki temeljijo na internetnem protokolu (IP). Prav tako se je razvila glasovna tehnologija, znana kot telefonski sistemi VoIP (Voice over IP). Znani so po tem, da prenašajo govorni promet prek podatkovnih omrežij. Njihova priljubljenost in stroškovna učinkovitost sta povzročili zaton tradicionalnih sistemov PBX.

Razvoj telefonije IP je omogočil, da so telefoni delovali v istem omrežju kot računalniki, kar je odprlo več možnosti. Razmišljanje o naprednem povezovanju računalnikov in telefonov je pripeljalo do zamisli o "enotnem sporočanju". To vključuje poenostavljeno glasovno pošto, elektronsko pošto in druge sisteme besedilnih sporočil.

Leta 2000 je povpraševanje po IP-telefoniji povzročilo spremembo tradicionalnih telefonskih sistemov PBX. Izdelani so bili paketi vezij, ki so lahko telefonski sistem povezali z omrežjem IP. Drugi so izdelali opremo, ki je omogočala, da so se glasovni klici v omrežjih podjetij povezali na več lokacij. Na neki točki so se rešitve UC razvile z vključevanjem komunikacijskih storitev v realnem času.

Do leta 2010 je Microsoft izdal glavnega igralca na področju poslovnih komunikacij, Lync. Na voljo je bilo veliko možnosti, vendar se je Lync najbolje povezal z okoljem, ki ga je uporabljala večina podjetij.

Razvile so se tehnologije v oblaku in pojavil se je nov model, imenovan Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS je postal bolj razširjen, zagotavljanje storitev UC pa se je preselilo v oblak. UCaaS v oblaku zmanjšuje investicijske izdatke, povezane z uvajanjem tradicionalnih sistemov VoIP.

Na tej točki so sistemi UC postali avtomatizirani, kar pomeni, da osebju IT ni treba vsega upravljati ročno. Sistem lahko poskrbi za večino osnovnih nalog in zaposlenim, ki delajo od doma, zagotovi nemoteno delo. Osebje IT pa je potrebno le za odpravljanje težav, ki se pojavijo v sistemu.

6 prednosti avtomatiziranega poenotenega komuniciranja

(Vir: Pexels)

1. Avtomatizacija je stroškovno učinkovita

Podjetje bo vedno našlo načine in priložnosti za zmanjšanje stroškov. Eno od teh področij je avtomatizacija sistemov UC. Z avtomatizacijo zagotavljanja in sledenja sistemov UC lahko prihranijo več denarja. S tem bo odpravljena možnost človeških napak in potreba po ročnih postopkih.

Že prej smo omenili, da je bilo osebje IT preobremenjeno z upravljanjem sistemov UC zaradi spremembe delovnih okolij. Kot podjetje morate plačati osebje IT in povečati njihove ugodnosti. Na ta način bodo ustrezno plačani za vse težave, ki jih upravljajo za vas. Z avtomatizacijo zagotavljanja storitev UC pa jim olajšate delovno obremenitev, kar vam prihrani stroške.

2. Izboljša učinkovitost in produktivnost podjetja

Avtomatizacija je v zadnjem času vroča tema v različnih panogah, ki jo spremljajo številna vprašanja. Ali bo avtomatizacija nadomestila delavce ali bo le olajšala delovno obremenitev? Na področju SEO so na voljo iskalniki ključnih besed in pregledovalniki SERP, ki jim pomagajo pri njihovem delu. Ko se ukvarjajo s povratnimi povezavami, pa imajo na voljo programe za preverjanje in spremljanje povratnih povezav.

Nekaj je gotovo: orodja in avtomatizacija bodo izboljšala učinkovitost in produktivnost na delovnem mestu. Avtomatizacija je privlačna predvsem zato, ker podjetjem pomaga povečati njihove poslovne rezultate.

Z avtomatizacijo procesov lahko podjetja sprostijo dragocene vire, ki jih lahko dodelijo drugam. Tako se lahko osredotočite na izboljšanje izdelkov in storitev podjetja. Ker ima vaše osebje več časa, se lahko na primer sestane in predlaga izboljšave. Poleg tega lahko proces do njegove uresničitve umestite v svoje urnike.

Ne glede na to je avtomatizacija preizkušena rešitev, ki lahko vašemu podjetju pomaga prihraniti in konkurirati na trgu. To so storila podjetja v različnih panogah, zato ne bo škodilo, če jo preizkusite tudi vi.

3. Pridobili boste večjo prepoznavnost v svojem omrežju

Tradicionalno spremljanje UC omogoča ločene poglede na aplikacije, vendar je sodobno spremljanje drugačno. Njene platforme omogočajo IT-osebju celosten pogled na okolje UC. Tako bolje razumejo splošno stanje svojih sistemov. Če morate preveriti stanje SEO svojega podjetja, vam Ranktracker ponuja orodje, ki vam bo pomagalo.

Na tej točki se lahko poglobijo v različne aplikacije, pisarniške lokacije in posamezne zaposlene. Nato lahko avtomatizirajo poročanje in na podlagi teh podatkov ugotavljajo trende. Ta zmožnost je koristna pri načrtovanju zmogljivosti in pravilni določitvi velikosti licenc za programsko opremo.

Vaše podjetje je na primer ugotovilo, da lahko zmanjša število telekomunikacijskih linij v svojih pisarnah. To pa zato, ker se je več zaposlenih odločilo za delo od doma, kar pa pomeni, da morate povečati število licenc. Prav tako boste morali v tej postavitvi povečati zmogljivost za zunanji dostop.

4. Avtomatizacija vam lahko pomaga pri povečevanju

Za rast v poslovnem svetu je ključnega pomena sposobnost povečevanja obsega. Avtomatizacija je eden od najučinkovitejših načinov za to. Kot smo že omenili, avtomatizacija procesov pomaga podjetjem sprostiti vire. Ta sredstva lahko namenijo drugam, kar jim omogoča, da jih izboljšajo.

Avtomatizacija zagotavljanja storitev podjetjem pomaga tudi pri izenačevanju procesov, ki so najprimernejši za poslovanje. Ta lahko obsega od preprostih opravil do zapletenih procesov, kot sta vnos podatkov in trženje. Skorajda ni pomembno, za katero področje poslovanja gre, saj je zdaj mogoče avtomatizirati skoraj vse. To pa pomeni, da je na voljo še več načinov, ki vam lahko pomagajo pri doseganju vaših ciljev.

5. Avtomatizacija zmanjšuje tveganje in zmanjšuje število napak

Pri tradicionalnem zagotavljanju obstaja velika verjetnost, da bo osebje IT naredilo napake pri ročni konfiguraciji. Prav tako lahko pomotoma izberejo napačne nastavitve, če je v kompleksnih platformah veliko korakov.

Ekipe UC pa lahko to izkušnjo poenostavijo in ustvarijo standardizirane politike z avtomatizacijo UC. Te politike pomagajo preprečevati človeške napake in spodbujajo doslednost med vlogami zaposlenih. Zagotavljajo tudi, da so naprave pravilno opremljene z ustreznimi aplikacijami in orodji.

Zmožnost zmanjševanja tveganja je pomembna v javnem sektorju in drugih strogo reguliranih panogah. Finančne storitve in zdravstvo morajo na primer izpolnjevati stroge standarde skladnosti. Navsezadnje je lahko zagotovitev napačnega dostopa zaposlenemu ali nekdanjemu zaposlenemu v teh panogah pogubna.

6. Avtomatizacija izboljšuje izkušnje zaposlenih

Razmah hibridnega dela pomeni, da vse več zaposlenih dela zunaj pisarne, kar zahteva orodja UC. V nasprotnem primeru sodelovanje na daljavo ne bo nemoteno, zaposleni pa bodo imeli manj kakovostno izkušnjo. Z večjo preglednostjo in samodejnim poročanjem pa lahko osebje IT spremlja ta orodja.

Spremljajo lahko strojno opremo in hipervizorje ter tako zagotavljajo stalno kakovost glasovnih in video klicev. S tem bodo preprečili motnje pri nalogah in izkušnjah digitalnih zaposlenih. Če pa gre kaj narobe, sodobne platforme za spremljanje UC ekipi olajšajo odpravljanje težav.

Osebje IT lahko na primer izvede test sintetičnega prometa, da simulira dejavnost zaposlenih. Na ta način lahko določijo vir težave, ne glede na to, ali gre za pasovno širino ali zakasnitev. Poleg navedenih primerov lahko ugotovijo še veliko drugih težav.

Zaključek

Zamisel o enotnem komunikacijskem sistemu sega daleč nazaj in se je razvila do današnje oblike. Zaradi tehnološkega razvoja so orodja vedno boljša, življenje zaposlenih pa bolj udobno. Preden so hibridni delovni prostori postali norma, osebje IT ni imelo težav z vzdrževanjem priročnikov za določbe UC. Zdaj pa je ročno upravljanje vsega izjemno stresno, zato se je začela uporabljati avtomatizacija.

Avtomatizirano zagotavljanje uporabnikov in celotna programska oprema za zagotavljanje prinaša številne prednosti. Na primer, je stroškovno učinkovita ter povečuje učinkovitost in produktivnost pri delu. Prav tako boste imeli boljši vpogled v svoje omrežje, kar pomaga zmanjšati tveganje napak. Vse to pa pomaga izboljšati digitalno izkušnjo zaposlenih, tako da bo njihovo delo potekalo nemoteno. Ob vsem tem avtomatizacija pomaga pri povečevanju obsega rasti vašega podjetja in zagotavlja, da boste v koraku s konkurenco.