Kako izbrati pravega upravitelja kanalov za vaše podjetje za oddajo počitniških najemov

Uvod

Upravljanje počitniškega najema postane veliko bolj zapleteno v trenutku, ko začnete isto nepremičnino oglaševati na več platformah za rezervacije.

Airbnb lahko privabi eno vrsto gostov, Booking.com drugo, medtem ko Vrbo pomaga doseči družine in popotnike, ki ostanejo dlje. Prisotnost na več kanalih lahko poveča prepoznavnost in zmanjša odvisnost od posamezne platforme, vendar ustvarja tudi operativni problem: vsaka nastavitev koledarja, cene in razpoložljivosti mora biti povsod točna.

Če gost rezervira tri nočitve prek Airbnb, morajo ti datumi takoj izginiti iz Booking.com in Vrbo. Če zvišate ceno za vikend, verjetno ne želite vstopiti v štiri različne nadzorne plošče, da bi izvedli isto spremembo.

Tu postane programska oprema za upravljanje kanalov nepogrešljiva.

Težava je v tem, da se mnogi izdelki na prvi pogled zdijo skoraj identični. Vsi obljubljajo sinhronizacijo koledarja, povezljivost kanalov in lažje upravljanje nepremičnin. Razlike se pogosto pokažejo šele potem, ko upravljavec začne obravnavati dejanske rezervacije, spremembe cen, odpovedi in naraščajoči portfelj.

Tukaj je, kaj bi morali upravljavci počitniških najemov dejansko primerjati, preden izberejo platformo.

Kaj počne upravitelj kanalov za najem počitniških nepremičnin?

Upravitelj kanalov poveže vašo ponudbo počitniških najemov s spletnimi stranmi, na katerih gostje opravljajo rezervacije.

Namesto da bi upravljali z Airbnb, Booking.com, Vrbo in drugimi kanali ločeno, lahko upravljavci nadzorujejo pomembne informacije iz enega centralnega sistema. Glede na programsko opremo to lahko vključuje:

• Razpoložljivost
• Rezervacije
• Cene na noč
• Minimalno trajanje bivanja
• Omejitve rezervacij
• Informacije o nastanitvi
• Pristojbine in davki
• Podatki o gostu

Najpomembnejša funkcija je sinhronizacija.

Ko pride rezervacija prek ene platforme, mora upravitelj kanalov samodejno posodobiti razpoložljivost na drugih povezanih kanalih. To bistveno zmanjša tveganje, da bi dva gosta rezervirala isto nepremičnino za iste datume.

Dober upravitelj kanalov za počitniške najeme se zato ne sme ocenjevati zgolj na podlagi števila logotipov, prikazanih na strani z integracijami. Upravljavci morajo preveriti, kako te povezave delujejo, kateri podatki se sinhronizirajo in kako hitro se spremembe prenašajo med sistemi.

Ta razlika postaja vse pomembnejša, saj se obseg rezervacij povečuje.

Dajte prednost neposrednim povezavam z glavnimi kanali za rezervacije

Prvo vprašanje, ki si ga morate zastaviti, je preprosto:

Ali se programska oprema neposredno povezuje s platformami za rezervacije, prek katerih prejemate rezervacije?

Za večino podjetij, ki se ukvarjajo z oddajanjem počitniških najemov, bodo prednostni kanali verjetno vključevali kombinacijo naslednjih:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vacation Rentals
• Regionalne ali nišne platforme za rezervacije

Vendar pa zgolj navedba, da platforma »podpira« Airbnb ali Booking.com, še ne pomeni dovolj.

Nekatere integracije so veliko globlje od drugih.

Močna neposredna povezava lahko omogoča, da se rezervacije, cene, razpoložljivost, omejitve in druge informacije samodejno prenašajo med upraviteljem kanalov in spletno potovalno agencijo (OTA). Omejena povezava pa morda sinhronizira le koledarje.

To je pomembno, saj sinhronizacija, ki zajema le koledarje, še vedno zahteva precej ročnega dela.

Če se razpoložljivost posodablja samodejno, cene in zahteve glede minimalnega trajanja bivanja pa ne, bodo upravljavci morda še vedno morali upravljati posamezne nadzorne plošče OTA vsakič, ko se spremeni njihova cenovna strategija.

Preden se naročite, natančno preverite, katere informacije se lahko pošiljajo in prejemajo prek posamezne integracije.

Iščite dvosmerno sinhronizacijo v realnem času

Hitrost sinhronizacije je ena največjih praktičnih razlik med upravitelji kanalov.

Predstavljajte si, da je nastanitev na voljo za priljubljeni petek in soboto zvečer.

Ob 18:03 nekdo rezervira nastanitev prek Booking.com.

Ob 18:05 drug popotnik na Airbnb ugotovi, da so isti datumi na voljo.

Če se sistemi niso sinhronizirali dovolj hitro, se lahko sprejmeta obe rezervaciji.

Zdaj ima upravljavec problem.

Nekoga je treba obvestiti, morda bo treba rezervacijo preklicati, kar bi lahko vplivalo na uspešnost nastanitve na platformi za rezervacije. Še pomembneje pa je, da se izkušnja gosta začne z razočaranjem, ki bi se mu dalo izogniti.

Zato bi morali upravljavci poskrbeti za dvosmerno sinhronizacijo, ki poteka čim bližje realnemu času.

Dvosmerna sinhronizacija pomeni, da informacije tečejo v obe smeri.

Na primer:

Booking.com → Upravitelj kanalov → Airbnb

in

Airbnb → Upravitelj kanalov → Booking.com

Osrednja platforma postane vir, prek katerega se usklajuje razpoložljivost v celotnem distribucijskem omrežju.

Upravljavci bi zato morali potencialnim ponudnikom zastaviti naslednja vprašanja:

• Kako hitro se sinhronizirajo nove rezervacije?
• Ali se odpovedi posodabljajo samodejno?
• Ali se spremembe cen sinhronizirajo med kanali?
• Ali se pravila o minimalnem trajanju bivanja sinhronizirajo?
• Kaj se zgodi, če pride do motnje v povezavi?
• Ali bo operater prejel opozorilo, če se sinhronizacija ustavi?

Ta vprašanja so bolj koristna kot zgolj vprašanje, ali se produkt »integrira z Airbnb«.

Premislite, kako bo programska oprema obvladovala rast

Programska oprema, ki deluje za eno stanovanje, morda ni tista, ki jo potrebujete za upravljanje 30 nepremičnin.

Na začetku je lahko vabljivo izbrati najcenejše orodje, ki omogoča sinhronizacijo nekaj koledarjev. To je morda na začetku povsem ustrezno, vendar lahko kasnejša zamenjava operativnih sistemov povzroči motnje.

Premislite, kje bo podjetje čez dve ali tri leta.

Če se portfelj razširi, boste morda potrebovali:

• Množične posodobitve cen
• Nadzorne plošče za več objektov
• Dostop lastnika
• Dovoljenja za ekipo
• Avtomatizirano pošiljanje sporočil
• Dodeljevanje nalog
• Upravljanje čiščenja
• Integracije za upravljanje prihodkov
• Poročanje po nepremičninah
• Integracije računovodstva
• Več uporabniških računov

Ročno upravljanje teh zahtev postaja vse težje, ko se število nepremičnin povečuje.

Posameznik morda takoj opazi, če je z enim koledarjem nekaj narobe. Ekipa, ki upravlja 50 nepremičnin, se ne more zanašati na to, da bo nekdo vsak dan ročno pregledoval vsak oglas.

Skalabilnost torej pomeni več kot le to, ali vam programska oprema tehnično omogoča dodajanje novih nepremičnin. Pomeni vprašanje, ali bo upravljanje teh dodatnih nepremičnin ostalo obvladljivo.

Preverite, kako se integrira z ostalim delovanjem vašega podjetja

Upravitelj kanalov redko deluje samostojno.

Podjetja za najem počitniških nepremičnin se lahko zanašajo na vedno večjo zbirko programske opreme, ki pokriva oblikovanje cen, komunikacijo z gosti, računovodstvo, čiščenje, plačila in dostop do nepremičnin.

Tipične integracije lahko vključujejo:

• Sistemi za upravljanje nepremičnin
• Orodja za dinamično oblikovanje cen
• Računovodske platforme
• Ponudniki plačilnih storitev
• Pametne ključavnice
• Programska oprema za upravljanje čiščenja
• Orodja za sporočanje gostom
• Sistemi za upravljanje prihodkov
• Spletne strani za neposredne rezervacije

Preden izberete programsko opremo, naredite pregled sistemov, ki jih že uporabljate.

Nato določite, katera platforma mora biti v središču poslovanja.

Na primer, orodje za določanje cen lahko izračuna idealno ceno za nočitev na podlagi lokalnega povpraševanja. Ta cena mora nato priti do upravitelja kanalov, ki jo posreduje platformam Airbnb, Booking.com in Vrbo.

Če ti sistemi niso pravilno integrirani, bo osebje morda moralo podatke o cenah prenesti ročno.

Enako velja za podatke o gostih.

Potrjena rezervacija mora morda sprožiti naloge čiščenja, plačilne postopke, navodila za prijavo in avtomatizirana sporočila. Čim manj je potrebnih ročnih prenosov med sistemi, tem lažje je poslovanje prilagoditi obsegu.

Odločite se, ali potrebujete upravitelja kanalov ali celovit sistem za upravljanje nepremičnin (PMS)

Druga pomembna razlika je med namenskim upraviteljem kanalov in celovitim sistemom za upravljanje nepremičnin.

Upravitelj kanalov se osredotoča predvsem na razporeditev razpoložljivosti in sinhronizacijo kanalov za rezervacije.

Sistem za upravljanje nastanitvenih objektov (PMS) običajno pokriva širši spekter operativnih nalog.

Odvisno od ponudnika lahko sistem PMS vključuje:

• Upravljanje rezervacij
• Komunikacija z gosti
• Gospodinjstvo
• Plačila
• Poročanje
• Neposredne rezervacije
• Poročila za lastnike
• Upravljanje ekipe
• Upravljanje kanalov

Za manjše ponudnike je lahko privlačna platforma »vse v enem«, saj je treba povezati manj ločenih sistemov.

Večja ali bolj specializirana podjetja morda raje uporabljajo namenska orodja za različne funkcije.

Ni univerzalno pravilne rešitve.

Pomembno je, da natančno razumete, kateri problem poskušate rešiti. Plačevanje za obsežen sistem PMS, ko potrebujete le zanesljivo sinhronizacijo kanalov, lahko povzroči nepotrebno zapletenost. Izbira osnovnega upravitelja kanalov, ko v resnici potrebujete celovito operativno programsko opremo, pa lahko povzroči nasprotni problem.

Bodite pozorni na upravljanje cen in omejitev

Sinhronizacija razpoložljivosti pritegne največ pozornosti, saj so dvojne rezervacije zelo moteče, vendar je upravljanje cen skoraj enako pomembno.

Cene najema počitniških objektov se nenehno spreminjajo.

Ponudniki lahko cene prilagajajo na podlagi:

• Vikendi
• Prazniki
• Lokalni dogodki
• Sezonsko povpraševanje
• Razpoložljivost v zadnjem trenutku
• Dolžina bivanja
• Zasedenost
• Kako dolgo vnaprej gostje rezervirajo

Ročno spreminjanje teh pravil na več platformah je počasno in nagnjeno k napakam.

Uporaben upravitelj kanalov bi moral omogočati enostavno centralno posodabljanje cen in omejitev rezervacij.

Na primer, upravljavec se lahko odloči, da bo med večjim lokalnim dogodkom:

• Cena za nočitev naj se poveča za 25 %
• Minimalno bivanje naj se spremeni z dveh noči na tri
• Rezervacije za isti dan bi morale biti onemogočene

V idealnem primeru se ta pravila spremenijo enkrat in se razširijo na vse ustrezne kanale za rezervacije.

Lažje kot je centralno upravljati cene, manj časa morajo ponudniki porabiti za vzdrževanje posameznih računov pri spletnih potovalnih agencijah (OTA).

Preizkusite nadzorno ploščo, preden se odločite

Funkcije so pomembne, vendar je pomembna tudi uporabnost.

Programska oprema lahko ponuja impresiven seznam integracij, a je kljub temu vsakodnevna uporaba lahko frustrirajoča.

Ne pozabite, da bo sistem sčasoma postal nadzorna plošča, ki jo bo vaša ekipa vsako jutro odprla kot prvo.

Natančno preverite, kako hitro lahko:

• Oglejte si današnje prihode in odhode
• Poiščite rezervacijo
• Blokirajte datume
• Prilagodite ceno
• Spremenite minimalno dolžino bivanja
• Ugotovite, kje je bila rezervacija opravljena
• Pregled razpoložljivosti v več objektih
• Odkrivanje napak pri sinhronizaciji

Če rutinske naloge zahtevajo navigacijo skozi več menijev, se ta trenja kopičijo.

To je še posebej pomembno, če bodo platformo uporabljali tudi zaposleni, virtualni asistenti ali upravitelji nepremičnin.

Sistem bi moral zmanjšati potrebe po usposabljanju, namesto da ustvarja še en zapleten proces, ki ga razume le ena oseba.

Ne podcenjujte podpore strankam

Programska oprema za upravljanje kanalov se nahaja neposredno med vašim inventarjem in platformami, ki ustvarjajo vaš prihodek.

Ko nekaj preneha delovati, postane podpora izjemno pomembna.

Predstavljajte si, da v petek zvečer ugotovite, da se razpoložljivost na Airbnb-ju za deset nepremičnin ne sinhronizira več.

Pošiljanje e-pošte in prejem odgovora v ponedeljek verjetno ne bo zadostovalo.

Preden se odločite, preverite:

• Delovni čas podpore
• Razpoložljivost klepeta v živo
• Čas odziva
• Telefonska podpora
• Pokritost ob vikendih
• Dokumentacija
• Pomoč pri vključevanju
• Podpora pri migraciji

Prav tako morate ugotoviti, kako ponudnik rešuje težave z integracijo, povezane z OTA.

Včasih se lahko zgodi, da programska oprema sama deluje pravilno, medtem ko ima zunanja platforma za rezervacije težave. Dobra ekipa za podporo uporabnikom bi morala kljub temu biti sposobna ugotoviti težavo in pojasniti, kakšne ukrepe mora sprejeti ponudnik.

Podporo je med nakupnim postopkom enostavno spregledati, saj vse deluje normalno. Njena vrednost postane jasna šele takrat, ko pride do težav.

Primerjajte cene na podlagi celotnega portfelja

Cenovni modeli za upravitelje kanalov se med seboj precej razlikujejo.

Ponudniki lahko zaračunavajo:

• Na nepremičnino
• Na rezervacijo
• Odstotek prihodkov
• Mesečna naročnina
• Po številu kanalov
• Po številu uporabnikov
• Prek večstopenjskih paketov

Platforma, ki se zdi poceni za dva objekta, lahko postane draga pri 20 objektih.

Velja pa tudi obratno. Višja mesečna naročnina se lahko za večjega ponudnika izkaže za cenejšo, če vključuje neomejeno število rezervacij ali dodatne nepremičnine po nizkih mejnih stroških.

Stroške izračunajte na podlagi svojega dejanskega portfelja, namesto da primerjate zgolj navedene začetne cene.

Preverite tudi, ali so vključene pomembne funkcije.

Cenovno ugoden paket se lahko znatno podraži, ko dodate:

• Dodatni kanali
• Avtomatizacija
• Funkcija neposredne rezervacije
• Dodatni uporabniki
• Poročanje
• Dostop do API-ja
• Premium podpora

Najbolj koristna primerjava so skupni operativni stroški, ne le oglaševana mesečna naročnina.

Primerjajte upravitelje kanalov drug ob drugem

Ena od težav pri izbiri te vrste programske opreme je, da spletne strani ponudnikov svoje izdelke običajno opisujejo s podobnim besedilom.

Skoraj vsi ponujajo integracije.

Skoraj vsi obljubljajo avtomatizacijo.

Skoraj vsi trdijo, da je njihov sistem enostaven za uporabo.

Pomembne razlike se običajno skrivajo v podrobnostih: načinih sinhronizacije, podprtih funkcionalnostih za posamezne OTA-je, cenah ob rasti portfelja, kakovosti podpore in globini integracije.

Zato je smiselno, da pred odločitvijo za določeno platformo natančno primerjate najboljše možnosti za upravljanje kanalov za najem počitniških nepremičnin.

Ustvarite ožji izbor na podlagi vaših dejanskih operativnih zahtev, namesto da preprosto izberete ponudnika z najdaljšim seznamom funkcij.

Preprosta primerjava bi lahko izgledala takole:

Zahteva	Ponudnik A	Ponudnik B	Ponudnik C
Neposredna povezava z Airbnb	Da	Da	Da
Povezava z Booking.com	Da	Da	Da
Povezava z Vrbo	Da	Omejena	Da
Dvosmerna sinhronizacija tarif	Da	Da	Da
Razpoložljivost v realnem času	Da	Omejena	Da
Integracija dinamičnega določanja cen	Da	Ne	Da
Orodja za upravljanje več nepremičnin	Močna	Osnovno	Napredna
Podpora 24/7	Da	Ne	Ne
Cene za 20 nepremičnin	$$$	$$	$$$

Natančna merila bodo odvisna od vašega podjetja, vendar vas ta vaja prisili, da primerjate tisto, kar dejansko šteje, namesto da se zanašate na tržne trditve.

Opravite test v realnem okolju

Če je mogoče, pred selitvijo celotnega portfelja izkoristite brezplačno preizkusno obdobje ali predstavitev.

Ne klikajte le po nadzorni plošči.

Preizkusite situacije, ki se pojavljajo med običajnim delovanjem.

Na primer:

1. Spremenite ceno za nočitev in preverite, ali se ta prikaže na povezanih kanalih.
2. Zavzemite datum in preverite, ali se razpoložljivost drugje izključi.
3. Ustvarite testno rezervacijo in preverite, kako hitro se koledarji posodobijo.
4. Prekličite rezervacijo in se prepričajte, da se datumi pravilno ponovno odprejo.
5. Spremenite pravilo o minimalnem trajanju bivanja.
6. Dodajte še enega člana ekipe in preizkusite dovoljenja.
7. Obrnite se na podporo strankam z realističnim vprašanjem.

Test v realnem okolju razkrije razlike, ki jih je težko odkriti na strani s cenami.

Prava programska oprema naj zmanjša delo, ne pa ga poveča

Cilj programske opreme za upravljanje prodajnih kanalov ni zgolj povezati čim več spletnih strani za rezervacije.

Poslovno vodenje mora olajšati.

Zanesljiv sistem ponudnikom daje zaupanje, da so podatki o razpoložljivosti točni, cene pravilno razporejene, rezervacije z različnih platform pa se upravljajo z enega mesta.

Najboljša izbira je zato odvisna od strukture podjetja.

Lastnik z dvema nastanitvama bo morda dal prednost enostavnosti in ceni. Upravitelj z 50 nastanitvami pa bo morda veliko več pozornosti namenil upravljanju v večjem obsegu, avtomatizaciji, integracijam in podpori.

Pomembno je, da pogledate onkraj seznama funkcij.

Ocenite kakovost povezav, hitrost sinhronizacije, kako se platforma prilega preostali programski opremi ter ali bo lahko še naprej podpirala poslovanje, ko se bo portfelj širil.

Ko so ti elementi na mestu, oglaševanje nepremičnin prek več rezervacijskih kanalov ne povzroča več dodatnega administrativnega dela in začne opravljati tisto, kar naj bi počelo že od začetka: prinašati več rezervacij.