Usmerjanje po prihodnji pokrajini avtomatizacije v financah

Uvod

V današnjem hitrem poslovnem okolju ohranjanje konkurenčnosti pomeni sprejemanje tehnološkega napredka. Eno od področij, kjer je tehnologija prinesla pomembne izboljšave, je avtomatizacija finančnih procesov (FPA).

Ocenjuje se, da je mogoče avtomatizirati približno 80 % finančnih procesov. Hkrati pa le približno tretjina podjetij trdi, da je del dejavnosti v njihovih finančnih oddelkih popolnoma avtomatiziran.

V tem prispevku bomo razložili, kaj pomeni avtomatizacija finančnih procesov, kakšne so njene prednosti, katere procese je mogoče avtomatizirati in kako začeti izvajati avtomatizacijo finančnih procesov v svojem podjetju.

Kaj se razume pod sodobno avtomatizacijo finančnih procesov?

Avtomatizacija finančnih procesov je uporaba tehnologije za avtomatizacijo ključnih nalog, povezanih s financami. Pri tem se uporabljajo programska orodja, ki lahko opravljajo ponavljajoče se in dolgotrajne naloge brez človeškega posredovanja, s čimer se povečata učinkovitost in natančnost.

Cilj FPA ni nadomestiti finančnih strokovnjakov, temveč jim omogočiti, da se osredotočijo na bolj strateške naloge in jih razbremenijo rutinskega dela. Prednosti tega pristopa so navedene v spodnjem razdelku.

Kakšne so prednosti avtomatizacije financ?

Avtomatizacija v finančnih storitvah je za podjetje in zaposlene koristna na več načinov. Tu so glavni izmed njih:

• Večja učinkovitost. Avtomatizacija znatno pospeši finančne transakcije in zmanjša ročne postopke, kar omogoča hitrejšo obdelavo računov, plač in finančnih poročil.
• Natančnost in skladnost. Avtomatizirani sistemi zmanjšujejo število človeških napak in zagotavljajo zanesljivejše finančne evidence. Pomagajo tudi pri usklajevanju z zapletenimi finančnimi predpisi.
• Zmanjšanje stroškov. Avtomatizacija na področju financ zmanjšuje potrebo po obsežni ročni obdelavi, kar zmanjšuje stroške dela in preprečuje drage napake.
• Izboljšano sprejemanje odločitev. Dostop do finančnih podatkov in analitike v realnem času podjetjem omogoča hitro sprejemanje dobro informiranih odločitev.
• Skalabilnost. Avtomatizirani sistemi se zlahka prilagodijo povečanim delovnim obremenitvam, kar podjetjem omogoča rast brez ustreznega povečanja števila finančnega osebja.
• Večje zadovoljstvo zaposlenih. Pravzaprav le malo zaposlenih uživa v opravljanju dolgočasnih nalog, ki jim ne omogočajo, da bi izrazili svoje najboljše strokovno znanje ali ustvarjalnost. Izločitev takšnih procesov lahko pozitivno vpliva na duševno stanje zaposlenih.

Skratka, avtomatizacija finančnih procesov ni le operativna nadgradnja, temveč strateška potreba za ohranjanje konkurenčnosti v današnjem poslovnem okolju.

Če nimate lastne ekipe razvijalcev programske opreme fintech, boste za izkoriščanje vseh prednosti avtomatizacije verjetno potrebovali zunanjo pomoč. Zaupanja vreden ponudnik razvoja programske opreme fintech po meri vam lahko svetuje in izvede potrebne raziskave, načrtovanje in izvajanje. Zahteva po zunanjem izvajalcu storitev razvoja fintech je prava odločitev za večino podjetij, ki iščejo razširljiv in investicijsko učinkovit razvoj finančne programske opreme, ki ne moti obstoječih procesov, temveč jih izboljša.

Sedaj pa si oglejmo, katere procese lahko v veliki meri avtomatizirate s tehnikami in orodji za avtomatizacijo financ. Pomembno je opozoriti, da morda ne bo mogoče popolnoma odpraviti človeške vpletenosti v vse te postopke. Vendar pa lahko že zmanjšanje števila napornih procesov, pri katerih prihaja do človeških napak, prinese pomembne prednosti. ~~ ~~

Kaj je mogoče avtomatizirati na področju financ?

V financah je več ključnih področij, na katerih je lahko avtomatizacija zelo koristna. Med njimi so:

• Obdelava računov. Avtomatizacija lahko pomaga pri upravljanju celotnega življenjskega cikla računa od prejema do plačila, kar skrajša čas obdelave in zmanjša število napak.
• Upravljanje izdatkov. Avtomatizirani sistemi lahko racionalizirajo postopke poročanja, odobritve in povračila stroškov, kar zagotavlja spoštovanje pravilnikov in hitrejšo obdelavo.
• Proračunsko načrtovanje in napovedovanje. Orodja za avtomatizacijo lahko zbirajo podatke iz več virov za natančnejše in pravočasnejše načrtovanje proračuna in napovedovanje. To vključuje tudi napovedno analizo za predvidevanje prihodnjih finančnih razmer in trendov.
• Finančno poročanje. Avtomatizacija lahko hitro ustvari izčrpne finančne izkaze in poročila, ki ponujajo ključen vpogled v finančno stanje podjetja.
• Izpolnjevanje davčnih predpisov. Avtomatizacija zagotavlja natančne davčne izračune in pravočasne prijave ter zmanjšuje tveganje za kazni. Računovodjem je lahko v veliko pomoč pri vsakodnevnih opravilih.
• Obdelava plač. Avtomatizacija obračuna plač zagotavlja natančna in pravočasna nadomestila zaposlenim, ustrezne davčne odtegljaje in skladnost z delovnopravno zakonodajo.
• Upravljanje sredstev: Sledenje in upravljanje sredstev, katerih podatki so shranjeni v več dokumentih, postaneta z avtomatizacijo učinkovitejša, kar zagotavlja optimalno izkoriščenost in prihranek stroškov.
• Upravljanje tveganj in skladnost: Avtomatizirani sistemi lahko na podlagi preteklih podatkov spremljajo in poročajo o tveganjih za poslovne procese ter zagotavljajo skladnost z različnimi regulativnimi zahtevami.

Avtomatizacija teh in morebitnih drugih procesov lahko močno poenostavi delo finančnega oddelka in poveča njegovo učinkovitost.

Primeri programskih rešitev, ki jih je mogoče uporabiti za avtomatizacijo finančnih delovnih tokov, so prikazani na spodnji sliki:

Vir slike: https: //www.scnsoft.com/financial-management/automation

Če vas zanima raziskovanje sodobnih programskih rešitev za ekipe SEO, preberite še en prispevek na našem blogu.

Kako začeti s finančno avtomatizacijo?

Ne glede na postopek, ki ga nameravate avtomatizirati, ali programsko rešitev, ki jo boste uporabili za avtomatizacijo financ, morate opraviti poseben postopek, da bi ta poseg opravili pravilno. Tukaj je postopek po korakih za izvajanje avtomatizacije v finančnem oddelku:

1. Ugotovite, kateri so vaši trenutni postopki. Najprej ocenite svoje trenutne finančne procese in odkrijte področja, kjer prihaja do neučinkovitosti ali napak. Ta ocena vam bo pomagala določiti dejavnosti, ki jim bo avtomatizacija najbolj koristila.
2. Opredelite jasne cilje za predvideno avtomatizacijo financ. Določite konkretne cilje, kaj želite doseči z avtomatizacijo, bodisi zmanjšanje stroškov, večjo natančnost ali boljšo skladnost.
3. Izbira ustreznih programskih rešitev. Preučite in izberite orodja za avtomatizacijo finančnih procesov, ki ustrezajo vašim poslovnim potrebam. Ključni vidiki morajo vključevati razširljivost, združljivost z obstoječimi sistemi, prijaznost do uporabnika in podporo prodajalca.
4. Vlagajte v usposabljanje. Izobražujte svojo ekipo o novih sistemih. Prilagojeno digitalno izobraževanje in usposabljanje osebja je ključnega pomena za nemoten prehod in polno izkoriščanje prednosti avtomatizacije. Ta faza projekta bo verjetno potekala vzporedno z izvajanjem.
5. Načrtujte integracijo in jo izvajajte postopoma. Zagotovite možnost nemotene integracije orodij za avtomatizacijo z vašimi trenutnimi sistemi, kot je ERP ali programska oprema za avtomatizacijo računovodstva, da se izognete motnjam v delovanju. Nato začnite z avtomatizacijo nekaj procesov in jih postopoma razširite. Ta postopen pristop omogoča vaši ekipi, da se udobno prilagodi novi tehnologiji.
6. Spremljajte in se prilagodite. Neprestano ocenjujte delovanje svojih avtomatiziranih sistemov in jih po potrebi prilagodite. To vam bo pomagalo bolje prilagoditi delovanje sprejete programske opreme vašim procesom in zagotoviti visoko učinkovitost ekip, ki z njo delajo.

V spodnji infografiki se lahko seznanite z eno od programskih zasnov po meri izdelane visoko integrirane finančne aplikacije za avtomatizacijo:

Vir slike: https: //www.scnsoft.com/financial-management/automation

Obstaja še vrsta drugih možnih pristopov k izvajanju finančne avtomatizacije v digitalni infrastrukturi. Če nimate lastnega strokovnega znanja in izkušenj, se boste morali verjetno obrniti na ponudnika razvojnih storitev fintech, da bo vse skupaj vzpostavil.

Končni pogled

Sprejetje avtomatizacije finančnih procesov je skoraj strateški imperativ za podjetja, ki si prizadevajo za učinkovitost, natančnost in rast. Z avtomatizacijo rutinskih finančnih opravil lahko podjetja preusmerijo svojo pozornost in vire v strateško načrtovanje in pobude za rast.

Z določitvijo ključnih procesov, ki jih je treba avtomatizirati, razvojem in integracijo ustrezne programske rešitve ter usposabljanjem ekip za delo z njo lahko podjetja dosežejo novo raven učinkovitosti v svojih finančnih oddelkih.