Seznam za urejanje dokumentacije v malih podjetjih: nujni obrazci

Uvod

Ko začnete s podjetništvom, je v središču pozornosti marketing. Dokumentacija pa odloča, ali lahko podjetje sploh deluje. Zamujena vloga lahko za več tednov zadrži odprtje bančnega računa, izbiro davčnega režima ali izdajo dovoljenja.

Večina te dokumentacije je zdaj na voljo na spletu. Nekateri deli pa še vedno niso, in prav pri teh novi lastniki izgubljajo čas. Ta seznam zajema obrazce, s katerimi se majhno podjetje v Združenih državah Amerike sreča v prvem letu delovanja, ter potek obdelave vsakega od njih.

Začnite s tem, kako se posamezni obrazec predloži

Preden karkoli izpolnite, preberite zadnjo stran navodil. Tam je navedeno, kako urad sprejema obrazec. Obstajajo štiri pogosta navodila.

Prva možnost je spletni portal. Druga možnost je poštni naslov. Tretja možnost je e-pošta, ki je za podpisane obrazce redkejša, kot ljudje pričakujejo. Četrta možnost je številka faksa.

Ta zadnja možnost preseneča ljudi, ki še nikoli niso imeli faksa. Tega ne potrebujete. Faks lahko pošljete prek spleta iz brskalnika, s PDF-datoteko in kartico. Pri storitvi »Fax for Agents« cena znaša 2,49 dolarja za do 5 strani v ZDA in Kanado.

Če vnaprej poznate način pošiljanja, si prihranite izgubljeno popoldne. Obrazec, podpisan s črnilom za pošiljanje po pošti, se pripravi drugače kot tisti, ki se naloži na portal.

Obrazci, ki jih je vredno poznati v prvem letu

Najprej je potrebna identifikacijska številka delodajalca, saj jo zahtevajo banke. Davčna uprava (Internal Revenue Service) večini podjetij omogoča spletno vlogo. Tistim, ki tega ne morejo storiti, je treba vlogo oddati po telefonu, faksu ali pošti, pri čemer gre za obrazec SS-4.

Sledi lahko davčna izbira. Družba, ki želi biti obdavčena kot družba tipa S, vloži obrazec 2553. Na strani IRS za vložitev tega obrazca je naveden poštni naslov ali številka faksa, odvisno od zvezne države.

Tretji korak je pooblastilo. Ko računovodja v vašem imenu komunicira z davčnim uradom, mora urad najprej imeti v evidenci podpisano pooblastilo.

Naslednji so bančni obrazci. Dodajanje podpisnika, sprememba naslova ali pooblastilo za elektronski prenos sredstev pogosto pomeni obrazec, na vrhu katerega je natisnjena številka faksa.

Nato sledijo lokalni obrazci. Poslovna licenca, dovoljenje za prometni davek in dodatek k najemni pogodbi imajo vsak svoj urad in svoj kanal.

To si zapišite v obliki seznama s tremi stolpci: obrazec, urad in kanal, prek katerega se sprejema. Priprava seznama traja deset minut, s tem pa se izognete temu, da bi vsako leto znova odgovarjali na isto vprašanje. Shranite ga na mesto, kjer ga lahko vidita tako knjigovodja kot vaš računovodja.

Zakaj nekateri uradi še vedno uporabljajo faks

Faksno številko je enostavno razumeti kot znak, da je urad zastarel. Razlog je bolj praktičen. Faks je povezava med dvema napravama, pri čemer sprejemna naprava potrdi vsako stran.

To pošiljatelju zagotovi evidenco z časom in številom strani. Na podlagi te evidence je bilo oblikovanih veliko pravil za arhiviranje. Urad nima veliko razlogov, da bi jih spreminjal zaradi nekaj prosilcev na leto, ki bi raje izbrali drugo pot.

Seznam za preverjanje za vsak obrazec z rokom

Najprej preberite navodila za način pošiljanja.

Obrazec izpolnite na računalniku, kjer je to mogoče, in ga podpišite. Podpisane strani skenirajte v en PDF-datoteko v vrstnem redu, kot so navedene na obrazcu.

Naslov ali številko vzemite iz trenutnih navodil. Uradi spreminjajo oboje, zato je lahko shranjen kontakt iz lanskega leta napačen.

Na prvo stran vpišite ime podjetja, davčno številko ali številko računa ter telefonsko številko.

Pošljite ga zgodaj v delovnem dnevu, v časovnem pasu urada. Če je linija zasedena ali portal ne deluje, imate še nekaj ur časa, da poskusite znova.

Shranite dokazilo. Portal prikaže potrditveno stran, pošta izda potrdilo o prejemu, faks pa poročilo o dostavi.

Kateri dokaz je pomemben

Dokazilo o pošiljanju je tisti del, ki ga lastniki pogosto spregledajo, a prav ta del rešuje spore. Ko urad trdi, da obrazec ni nikoli prispel, se pogovor obrne, ko lahko navedete datum, uro in sklicno številko.

Preberite, kaj dokaz dejansko navaja. Poročilo o dostavi pomeni, da je sprejemni stroj sprejel strani. To ne pomeni, da jih je kdo obdelal. Pri obrazcu z rokom pokličite urad in se pozanimajte.

Dokaz shranite skupaj s svojo kopijo obrazca. Uporabite eno mapo za leto, poimenovano po obrazcu in datumu.

Vzpostavite navado enkrat

Nič od tega ni težko. Gre za rutino, ki jo večina lastnikov vzpostavi šele potem, ko se en dokument izgubi. Vzpostavite jo že prej. Preverite pot pošiljanja, pripravite en urejen fascikel, pošljite pravočasno in hranite evidenco.

Obrazci se bodo spreminjali iz leta v leto. Rutina pa ostaja enaka.