Nasveti in napotki za izboljšanje pisnih veščin za uspešno vlogo v kadrovski službi

Uvod

Morda menite, da so pisne spretnosti za vodje kadrovskih služb manj pomembne kot komunikacijske in medosebne spretnosti. Vendar je ustvarjanje dobro strukturirane in izčrpne vsebine enako pomembno kot reševanje sporov med sodelavci ali vodenje prepričljivega razgovora za službo.

Nedvomno se vsakdo ne rodi s pisateljskim talentom. Večina nas mora trdo delati, da bi izboljšala svoje pisateljske sposobnosti. Če želite svoje pisanje dvigniti na višjo raven, boste v tem članku našli številne praktične nasvete. Najprej pa na hitro preglejmo razloge, zakaj boste morda morali kot vodja kadrovske službe izboljšati svoje pisateljske sposobnosti.

Zakaj so veščine pisanja pomembne za kadrovske funkcije?

Slika: Polina Zimmerman iz Pexels

Svoje pisne spretnosti uporabljate vsak dan, začenši z zaposlitvijo na področju človeških virov, ko morate v življenjepis vključiti osebno izjavo, in končajoč z vsakodnevnimi elektronskimi sporočili in mesečnimi predstavitvami. Nič čudnega, da kandidati za zaposlitev pogosto uporabljajo storitev pisanja osebne izjave, da pripravijo informativen in zapomljiv odstavek o svojih dosežkih in ključnih razlogih, zakaj so idealni za delovno mesto. Izkušen pisec vam lahko pomaga pri oblikovanju kratkega opisa, ki bo pritegnil pozornost bralca.

Dobre pisne sposobnosti so bistvenega pomena za zagotavljanje verodostojnosti in strokovnosti na področju človeških virov. Vaše pisanje je pogosto prvi vtis, ki ga kandidat ali zaposleni dobi o vas in kadrovski službi. Z eno besedo, jasno, jedrnato in brez napak pisanje kaže, da ste pozorni na podrobnosti in da svoje delo jemljete resno. Tukaj je še nekaj razlogov, da razmislite o izboljšanju svojih pisnih spretnosti.

* Jasni in prepričljivi opisi delovnih mest

Za pripravo opisov, ki pritegnejo kvalificirane kandidate in jih seznanijo z delovnim mestom, so bistvenega pomena dobre pisne sposobnosti.

* Učinkovita komunikacija

Kadroviki nenehno komunicirajo z zaposlenimi, vodji in vodstvenimi delavci. Pisati morajo jasna, jedrnata in informativna elektronska sporočila, poročila in druge dokumente.

* Skladnost s predpisi

Številni kadrovski dokumenti, kot so pravilniki in postopki, morajo biti skladni z zakonodajo. Kadrovski strokovnjaki morajo znati napisati dokumente, ki so jasni in jedrnati ter izpolnjujejo vse zakonske zahteve.

* blagovna znamka delodajalca

Kot kadrovik ste lahko odgovorni za pisanje vsebin za spletno stran podjetja ali družbene medije, kot so karierne strani ali objave delovnih mest. Zato mora vsebina, ki jo ustvarite, natančno odražati kulturo podjetja.

* Usposabljanje in razvoj

Morda boste sodelovali pri pripravi gradiva za usposabljanje zaposlenih. Prizadevate si, da so jasna, jedrnata in razumljiva.

Najboljši nasveti za kadrovske strokovnjake za izboljšanje veščin pisanja

Slika by tirachard kumtanom iz Pexels

Naslednji učinkoviti nasveti in napotki vam bodo pomagali izboljšati vaše pisne spretnosti z vzpostavljanjem trdne komunikacije z vodstvom in zaposlenimi v podjetju.

Veliko in redno berite.

Ljudje se pogosto učijo z opazovanjem mojstrov pri delu. Naučijo se lahko novih tehnik in se prepojijo z modrostjo strokovnjakov. Če želite izpopolniti svoje pisateljske sposobnosti, se potopite v dobro pisanje. Bodite pozorni na to, kako avtorji oblikujejo stavke, odstavke in argumente. Za učenje potrebne terminologije lahko izberete ustrezno literaturo za svoje področje. Ta pristop bo izboljšal vaše razumevanje slovnice, sloga in tona.

Načrtujte in organizirajte

Preden začnete pisati, si vzemite nekaj časa za načrtovanje misli in urejanje vsebine. Pogosto se dobro literarno delo začne s podrobnim načrtom. Tudi pri pisanju preprostega elektronskega sporočila si vzemite dovolj časa, da ga dobro premislite. Ta strategija vam bo pomagala napisati bolj osredotočeno in koherentno delo.

Praksa

Več ko boste pisali, bolje vam bo šlo. Vsak dan ali teden si vzemite čas za pisanje, tudi če gre le za kratek zapis v dnevnik. Pri tem vam bo morda prišel prav uporabniku prijazen program za beleženje časa. Lahko se poglobite v kreativno pisanje ali pa se osredotočite na strokovni sleng in vadite pisanje elektronskih sporočil, poročil itd. To je tudi odlična priložnost, da izboljšate svoje organizacijske sposobnosti. Najti dovolj časa za to dejavnost je lahko izziv, vendar vam bo zagotovo koristila.

Udeležite se tečaja pisanja

Številni tečaji pisanja so na voljo prek spleta in osebno. Takšni tečaji vam lahko pomagajo izboljšati vaše pisne spretnosti v strukturiranem okolju in so še posebej koristni za tiste, ki sami težko organizirajo študijski proces. Poleg tega lahko to priložnost izkoristite za spoznavanje podobno mislečih in navezovanje stikov.

Poiščite svoj glas

Ena od nalog učinkovitega vodje kadrovske službe je spodbujati razvoj zaposlenih in zagotoviti, da ima vsakdo priložnost pokazati svoje sposobnosti in talente. Z enakimi tehnikami si pomagajte pri oblikovanju strokovnega in avtentičnega sloga pisanja. Čeprav morate pri komuniciranju uporabljati formalni jezik, to še ne pomeni, da ga ne morete prilagoditi svoji osebnosti.

Uporabite močne glagole

Glagoli so delovni konji stavkov. Izberite močne glagole, ki natančno izražajo vaš pomen in dodajajo moč vašemu pisanju. Poskrbite, da ne boste ustvarjali stavkov, ki imajo dvojni pomen in lahko zmedejo vaše občinstvo. Uporabljajte tudi aktivni glas, saj je na splošno bolj jedrnat in lažje razumljiv. To pravilo je še posebej pomembno pri pisanju e-pošte, saj želite, da imajo prejemniki jasno predstavo o tem, kaj želite, da storijo s prejetimi informacijami.

Različna struktura stavka

Naj vaši stavki ne postanejo monotoni. Mešajte dolžino in strukturo stavkov, da ustvarite bolj zanimivo bralno izkušnjo. Preberi jih na glas, da odkriješ morebitne nedoslednosti. Strategija uporabe samo dolgih stavkov je lahko neuspešna, saj lahko zlahka zmedete svoje bralce. Če pa boste pisali samo v kratkih stavkih, bo občinstvo težko prebralo celotno delo, saj se bo spotaknilo ob nenadno zaključene misli.

Spoznajte svoje občinstvo

Tako kot tržniki uporabljajo različne strategije za razumevanje namena uporabnika in ustvarjanje privlačne vsebine, tudi vodje kadrovskih služb s podobnimi pristopi oblikujejo vsako e-poštno sporočilo in vsako poročilo. Vsebino prilagodite določenemu občinstvu, pri čemer upoštevajte njegove potrebe in ozadje. Upoštevajte njihovo raven znanja in katere informacije potrebujejo. Poskrbite za več podrobnosti o obravnavani temi za občinstvo, ki je morda ne pozna.

Skrbno preberite

Vedno skrbno preverite svoje delo, preden ga pošljete. Tipkarske in slovnične napake lahko na bralce naredijo neprijeten vtis. Za brskalnik lahko uporabite dodatke priljubljenih orodij, kot je Grammarly, da odkrijete vse morebitne napake. Številni programi za preverjanje slovnice so na voljo na spletu in v programih za urejanje besedil. S temi orodji si pomagajte pri odkrivanju napak, vendar se nanje ne zanašajte v celoti. Analizirajte napake, ki ste jih naredili, da se jim v prihodnje izognete. V nasprotnem primeru ne boste izboljšali svojih pisnih spretnosti.

Uporaba predlog

Veliko kadrovskih dokumentov, kot so opisi delovnih mest in pisma s ponudbami, je mogoče oblikovati po predlogi. Ta pristop vam lahko prihrani čas in zagotovi doslednost. Prilagojene predloge lahko ustvarite s pomočjo primerov, ki jih najdete na spletu ali pri profesionalni pisarniški službi. Tem zgledom dodajte posebne podrobnosti o kulturi vašega podjetja in svoj osebni pisateljski glas, da bodo postali edinstveni.

Ohranite zakonitost

Pri pisanju kadrovskih dokumentov upoštevajte pravna vprašanja. Če imate kakršnakoli vprašanja, se posvetujte z odvetnikom, da se prepričate, da ste vse naredili prav. Po potrebi se lahko udeležite ustreznega tečaja pisanja, ki obravnava pravna vprašanja pisnih gradiv vodij kadrovskih služb.

Kako uporabiti pisne spretnosti za strokovni razvoj

Potrebujete močno motivacijo, da boste dovolj časa namenili izboljšanju svojih pisnih spretnosti. Vaš poklicni razvoj je lahko eden od glavnih motivacijskih dejavnikov, ki vas spodbudi, da svoje pisateljske spretnosti postavite pred druge dejavnosti na vašem natrpanem urniku. Razmislite o naslednjih načinih uporabe svojih pisateljskih talentov, ki vam bodo pomagali pri vzpenjanju po poklicni lestvici.

Ustvarjanje vsebine

S pisanjem prispevkov na blogih o kadrovskih temah se uveljavite kot idejni vodja. S tem lahko pokažete svoje strokovno znanje in izkušnje ter se potegujete za govore ali priznanja v panogi. Usmerite se lahko v panožne publikacije ali celo ustanovite svoj blog. Začnite z rednim pisanjem prispevkov na platformah, kot je LinkedIn, in povečajte svoje občinstvo.

Notranja komunikacija

Prostovoljno pišite notranja sporočila za kadrovski oddelek ali celotno podjetje. Ta dejavnost lahko vključuje glasila za zaposlene, posodobitve pravil ali gradiva za usposabljanje. S tem lahko pokažete svojo sposobnost prilagajanja komunikacije različnim občinstvom.

Razvijanje močnih predlogov

Če vaša vloga vključuje predlaganje novih kadrovskih pobud, uporabite svoje pisateljske sposobnosti za pripravo prepričljivih in dobro strukturiranih predlogov. Ustvarjanje prepričljive vsebine vam bo pomagalo doseči največ za vaš oddelek in rasti v organizaciji.

Prispevek k industrijskim virom

Modrost pride z izkušnjami. Napišite študije primerov ali bele knjige, povezane z uspešnimi kadrovskimi praksami v vašem podjetju (če to dopušča zaupnost). Z deljenjem svojih ugotovitev in vpogledov krepite svoj ugled in se v kadrovski skupnosti predstavljate kot vir informacij.

Oblikovanje portfelja

Nikoli ne veš, kaj te čaka v prihodnosti. Vedno je dobro imeti portfelj svojih najboljših vzorcev pisanja s področja kadrovskih zadev. Vanj vključite opise delovnih mest, gradiva za usposabljanje ali celo uspešne interne komunikacije. S tem boste potencialnim delodajalcem pokazali svoje izjemne pisateljske sposobnosti in izkušnje.

Mreženje s kadrovskimi strokovnjaki

Številni kadrovski strokovnjaki se prek spleta povezujejo na forumih ali v skupinah družbenih medijev. Sodelujte v razpravah in delite svoja pisna spoznanja. S tem pristopom se boste uveljavili kot kompetentni sogovornik in navezali strokovne stike.