Länkarbete: Hur redaktörer läser dina e-postmeddelanden

Inledning

Kallkontakt ser väldigt olika ut beroende på vilken sida av inkorgen du befinner dig på.

För avsändaren kan ett försäljningsförslag innebära research, prospektering, skrivande och flera minuter ägnade åt att hitta rätt kontaktperson. För en redaktör är det helt enkelt ytterligare ett meddelande som konkurrerar med interna e-postmeddelanden, deadlines, nyhetsbrev, PR-förslag och dussintals andra förfrågningar.

Denna skillnad förklarar varför en kontaktförfrågan som verkar helt rimlig för avsändaren kan försvinna utan svar.

Redaktörer letar efter tecken på att avsändaren förstår publikationen, har något relevant att erbjuda och kan förmedla idén utan att skapa extra arbete.

En bra kontaktförfrågan handlar därför mindre om smarta mallar och mer om att göra det enkelt att snabbt kontrollera trovärdigheten.

Här är vad en redaktör faktiskt lägger märke till.

Inkorgen avgör mer än du tror

Innan en redaktör läser förslaget ser hen avsändarens namn, e-postadress, ämnesraden och en kort förhandsvisning av inledningsmeningen.

Det första intrycket besvarar redan flera frågor.

Är det en riktig person? Verkar domänen rimlig? Är ämnet relevant för publikationen? Ser förhandsvisningen ut som ett personligt meddelande eller ett massutskick?

Avsändarens identitet spelar roll här. Samma information bör vara konsekvent när meddelandet öppnas. En enkel sidfot med riktigt namn, roll, företag och webbplats gör det enkelt för redaktören att verifiera personen bakom förslaget.

För team som skickar ut kontakter från flera konton kan en e-postsignaturgenerator hjälpa till att hålla den grundläggande avsändarinformationen konsekvent. Den behöver inte vara avancerad. Faktum är att en ren signatur oftast är mer övertygande än en sidfot full av banners, utmärkelser, ikoner och reklamtext.

Redaktören ska kunna se vem du är utan att behöva undersöka saken närmare.

Varför de två första raderna sänker så många försäljningsförsök

En generisk inledning är lätt att känna igen.

”Hej, jag upptäckte nyligen er fantastiska webbplats och älskade ert innehåll” kunde ha skickats till nästan vilken publikation som helst på internet.

Redaktörer ser variationer av detta hela tiden.

Detsamma gäller meddelanden där man använder fel namn, nämner en artikel som inte finns eller går direkt till ”Kan du lägga till min länk?” innan mottagaren har fått någon anledning att bry sig.

En effektiv kontakt börjar med att visa att webbplatsen valdes ut medvetet. Vår guide till att bygga en strategi för gästinläggsförfrågningar poängterar samma sak: att välja relevanta kandidater och anpassa kontakten är viktigare än att bara kontakta så många webbplatser som möjligt.

Du behöver inte skriva en hel paragraf med beröm för att bevisa att du har gjort din research. En träffsäker mening räcker.

Svag pitch

Hej,

jag hittade er webbplats när jag surfade och tyckte verkligen om era fantastiska artiklar. Jag är professionell innehållsförfattare och skulle gärna bidra med ett gästinlägg av hög kvalitet till er blogg.

Får jag skicka några ämnesförslag? Jag skulle också vilja ha en dofollow-länk till vår webbplats.

Meddelandet saknar vinkel, bevis på att avsändaren känner till publikationen och någon uppenbar fördel för redaktören.

Jämför nu med detta:

Bättre förslag

Hej Maya,

Jag har lagt märke till att du har skrivit om att söka efter gästbloggare och länkkvalitet, men det finns mindre innehåll som visar hur redaktören går tillväga.

Skulle du vara intresserad av en praktisk artikel om hur redaktörer utvärderar förslag om länkbyggande, inklusive exempel på e-postmeddelanden före och efter samt ett enkelt ramverk för uppföljning?

Jag skickar gärna en disposition om vinkeln passar.

Den här versionen är inte mycket längre. Den besvarar helt enkelt de frågor som redaktören redan ställer sig.

Ge redaktören en idé, inte ytterligare en uppgift

Ett vanligt misstag i ett e-postmeddelande om länkbyggande är att be redaktören att göra det strategiska arbetet.

”Kan jag bidra med något om SEO?” är egentligen inte ett förslag.

Redaktören måste nu bestämma vilket ämne som är lämpligt, kontrollera om det redan har behandlats, hitta en vinkel och förklara vad hen vill ha.

Ett bra förslag gör det arbetet innan e-postmeddelandet skickas.

Istället för att föreslå en bred kategori, ge ett specifikt ämne och en anledning till varför det hör hemma på just den webbplatsen.

Till exempel:

Ämne: outreach för länkbyggande.

Vinkel: hur redaktörer bedömer spontana förslag innan de svarar.

Format: praktisk guide med omskrivna exempel och råd för uppföljning.

Det ger redaktören något konkret att godkänna, avvisa eller justera.

Samma regel gäller för ett e-postförslag om gästbloggning. Redaktörer behöver sällan ytterligare en generisk artikel om ”SEO-trender” eller ”varför bakåtlänkar är viktiga”. De lägger snarare märke till en användbar vinkel som tillför något som deras befintliga innehåll inte redan täcker.

Detta blir särskilt viktigt när volymen av kontakter ökar. Vår guide till att skala upp gästbloggning och bygga fler länkar visar varför en repeterbar process är viktig, men att skala upp prospekteringen bör inte innebära att man offrar relevansen.

Se till att förslaget är lätt att överblicka

Ett kallt förslag behöver inte berätta hela din yrkesmässiga livshistoria.

Redaktörer behöver vanligtvis fem saker: varför du valde just deras webbplats, vad du vill skriva om, vad som gör vinkeln användbar, om du kan leverera det och vad du vill att de ska göra härnäst.

Det ryms i ett kort e-postmeddelande.

Om du har relevanta publicerade arbeten, bifoga ett eller två exempel. Skicka inte en portfölj med tolv länkar.

Om din yrkesbakgrund stöder ämnet, nämn det i en mening.

Och avsluta med en enda fråga.

”Skulle den här vinkeln vara användbar för er blogg?” räcker.

Undvik att avsluta med en lista över frågor om ordantal, publiceringsdatum, bakåtlänkar, författarbiografier, deadlines och redaktionella riktlinjer innan redaktören ens har visat intresse.

Ju enklare beslutet är, desto enklare blir svaret.

Förtroende byggs även utanför själva texten

Bra skrivande kan inte helt kompensera för en misstänksam avsändare.

Redaktörer gör ofta snabba bakgrundskontroller innan de går med på att samarbeta med någon de inte känner.

En riktig företagsdomän är ett av de enklaste tecknen på förtroende. Ett e-postmeddelande från [email protected] är lättare att koppla till en legitim organisation än en oberoende gratis e-postadress.

Den tekniska konfigurationen spelar också roll.

SPF, DKIM och DMARC hjälper mottagande e-postsystem att verifiera att meddelanden är auktoriserade och kopplade till den domän de påstår sig komma ifrån. De minskar också risken för att legitima utskick behandlas som misstänkta innan en redaktör ens hinner se dem.

Avsändarens namn, domän, webbplats och signatur bör ge en enhetlig bild.

Detta blir allt viktigare ju större en e-postkampanj med kallkontakt blir. Små inkonsekvenser är lätta att förbise när man skickar tio e-postmeddelanden manuellt. När det gäller hundratals meddelanden kan de få legitima kontakter att verka slarviga eller automatiserade.

En redaktör ska inte behöva undra om ”Alex från BrightSEO” verkligen arbetar på BrightSEO.

Anpassa anledningen, inte varje mening

Anpassning missförstås ofta.

Det innebär inte att man lägger till ett stycke om redaktörens senaste inlägg på LinkedIn, hemstad, favoritfotbollslag och universitet.

Det kan kännas mer konstigt än en mall.

Den användbara typen av anpassning är professionell och relevant för förslaget.

Visa att du förstår vad publikationen handlar om. Nämn en relaterad artikel när den verkligen har en koppling till din idé. Kontrollera om det ämne du föreslår redan finns. Se till att målgruppen är lämplig.

Vår analys av varför länkbyggnadskampanjer misslyckas är en bra påminnelse om att outreach bara är en del av processen. Dålig målgruppsinriktning och svaga värdeerbjudanden kan inte åtgärdas genom att bara skicka fler e-postmeddelanden.

Ett bra test är enkelt.

Ta bort publikationens namn från ditt e-postmeddelande.

Skulle exakt samma förslag kunna skickas till 200 andra bloggar utan att ändra någonting?

Om svaret är ja, behöver den förmodligen bearbetas ytterligare.

Följ upp, men vet när du ska sluta

Ett uteblivet svar är inte nödvändigtvis ett nej.

Redaktörer öppnar meddelanden under möten, markerar dem för senare läsning, blir distraherade eller tappar helt enkelt bort dem bland nyare e-postmeddelanden. En uppföljning är normalt.

Misstaget är att förvandla ett förslag till en rad allt mer besvärande påminnelser.

När det gäller redaktionell kontakt är ett praktiskt tillvägagångssätt att skicka det ursprungliga meddelandet, följa upp efter ungefär fyra till sju dagar och skicka ett sista meddelande ungefär en vecka senare om möjligheten är viktig.

Därefter går du vidare.

Ett andra försök kan göra en betydande skillnad. En uppföljning kan vara extremt kort:

Hej Maya,

Jag vill bara lyfta fram den här idén igen så att den hamnar högst upp i din inkorg. Jag kan också bifoga en kort checklista för redaktörer samt exempel på förslag före och efter.

Jag skickar gärna en översikt om det är till hjälp.

Lägg märke till vad som saknas: skuldkänslor, påhittad brådska och ”Såg du mina tre tidigare e-postmeddelanden?”

Mät svar och placeringar

Öppningsfrekvensen kan hjälpa till att utvärdera ämnesrader eller leveransbarhet, men den bör inte vara det viktigaste måttet för en länkbyggnadskampanj.

Det resultat du egentligen vill uppnå kommer först långt senare.

Spåra först svarsfrekvensen. Separera sedan positiva svar från avslag och automatiska svar.

Viktigast av allt är att spåra placeringsgraden: hur många förslag som till slut leder till en publicerad artikel eller en bakåtlänk.

Det hjälper till att upptäcka problem i olika skeden.

Om genomslaget är bra men responsen är svag, behöver målgruppsanpassningen eller säljargumenten troligen förbättras.

Om svaren är positiva men få ämnen godkänns kan idéerna vara för allmänna.

Om många förslag godkänns men artiklarna sällan publiceras ligger problemet troligen efter utskicket – innehållskvalitet, handläggningstid eller bristande efterlevnad av redaktionella krav.

Det är mer värdefullt att titta på hela processen än att glädja sig åt en ovanligt hög öppningsfrekvens.

Skapa en process utan att det låter som en process

Att skala upp kontakterna kräver system. Det kräver inte att varje mottagare ska känna sig som en rad i ett kalkylblad.

Prospektundersökningar kan standardiseras. Kvalificering kan standardiseras. Påminnelser om uppföljning kan standardiseras. Avsändaruppgifter och e-postformatering kan standardiseras.

Ett team kan också använda Stripo.email som en del av sin bredare process för att skapa e-postmeddelanden när det är viktigt med enhetlighet mellan meddelandena.

Det som inte får försvinna är anledningen till att just den här publikationen får just det här förslaget.

Innan du skickar, kontrollera om redaktören kan förstå meddelandet på några sekunder: vem du är, varför du kontaktade dem, vad det föreslagna ämnet är, varför det passar deras målgrupp och vad de bör göra härnäst.

Om svaren är uppenbara fyller e-postmeddelandet sin funktion.

Om de är begravda under en lång inledning, generiska lovord eller flera konkurrerande förfrågningar kommer inte mer automatisering att lösa problemet.

Bra kontaktförsök är sällan imponerande ur redaktörens perspektiv.

Den är specifik, trovärdig, kortfattad och lätt att besvara.

Och i en överfylld inkorg räcker det ofta för att sticka ut.