Hur man utformar en inkluderande mötesmiljö som engagerar alla

Intro

Det finns ett stort värde i att ta tillvara på hela teamets talang. Men för att göra det måste du skapa en mötesmiljö som uppmuntrar alla teammedlemmar att delta. Det kan du göra genom att främja inkludering i dina möten.

I den här artikeln diskuterar vi hur man utformar en inkluderande mötesmiljö som uppmuntrar hela teamet att delta. Vi går igenom grunderna i inkluderande möten och varför du vill skapa en inkluderande miljö. Därefter dyker vi ner i några konkreta tips för att främja inkludering på din arbetsplats.

Inkluderande mötesmiljöer: Grunderna

Inkluderande mötesmiljöer är avgörande för att engagera alla teammedlemmar och uppmuntra till praktiskt deltagande över hela linjen.

Hela teamet ska känna sig bekvämt och uppmuntras att delta i en inkluderande mötesmiljö. Nya idéer bör övervägas och människor bör ges möjlighet att tänka utanför ramarna. Idéer ska inte avfärdas, även om de är okonventionella.

Dessutom bör inkluderande mötesmiljöer kännas som trygga platser för alla inblandade. Åtminstone ska människors föredragna pronomen respekteras och diskriminerande beteende är inte tillåtet. Alla dina teammedlemmar ska känna sig bekväma, oavsett hur de identifierar sig.

Inkludering i möten innebär också att man erbjuder anpassningar för att göra miljön lämplig för personer med funktionshinder eller funktionsnedsättningar.

Varför använda en inkluderande mötesmiljö?

Du kan höja din organisations resultat och produktivitet genom att låta hela teamet glänsa i en inkluderande mötesmiljö. Genom att ta tillvara på allas styrkor kan ni arbeta bättre som ett team.

Att skapa inkluderande mötesmiljöer bidrar dessutom till att skapa en arbetsplatskultur som generellt är mer inkluderande och positiv. Detta är bra för att hålla moralen hög och ditt team motiverat.

Så skapar du en inkluderande mötesmiljö

Nu när du förstår värdet av att utforma ett inkluderande mötesupplägg ska vi titta på några sätt att omsätta detta i praktiken.

1. Sätt upp grundregler

Det är viktigt att utforma dina möten så att alla kan bidra. För att göra detta måste du fastställa vissa grundregler som garanterar psykologisk säkerhet.

En viktig grundregel för att skapa en positiv möteskultur är att kräva respekt för varje medarbetare. Utveckla en policy för nolltolerans mot diskriminering och trakasserier. Skapa ett kontrollsystem som håller ledare och alla andra teammedlemmar ansvariga för sina handlingar för att säkerställa att enbart respektfulla interaktioner är en kulturell norm på din arbetsplats.

När du fastställer grundreglerna bör du också ange förväntningarna. I många typer av möten kan vissa personer naturligt känna sig som observatörer när de inte har något specifikt att presentera. Men om du vill att dessa personer ska komma till tals ska du uttryckligen tala om för dem att du vill att de ska göra det, oavsett om det handlar om att ge sin åsikt eller presentera en handlingsplan.

2. Erbjud hjälpmedel för tillgänglighet

I många team ingår personer med funktionshinder och funktionsnedsättningar. Att erbjuda hjälpmedel för tillgänglighet är mycket viktigt för att effektivt ta tillvara dessa personers talanger och idéer.

Om en medlem i ditt team till exempel är hörselskadad är det viktigt att underlätta kommunikationen på möten på ett sätt som är tillgängligt. I många fall kan detta åstadkommas genom att använda konferensprogramvara med direkttextning. På så sätt kan den hörselskadade teammedlemmen läsa vad andra säger i realtid.

Anta att du har en synskadad medarbetare. I så fall kan du göra dina möten mer tillgängliga genom att noggrant förklara grafik i presentationer eller använda bilder med hög kontrast som de kanske kan se.

Dessa exempel gäller naturligtvis inte för alla team. Som teamledare är det upp till dig att bedöma teamets behov och ge den hjälp som behövs.

3. Bjud in människor att bidra

Vi talade om att ställa förväntningar när du vill att människor ska bidra. Med det i åtanke bör du ta detta vidare genom att aktivt skapa möjligheter för människor att bidra till samtalet. Detta kommer att se olika ut i olika mötesformat eller diskussioner.

Låt oss säga att du ska fatta ett viktigt beslut som påverkar en stor del av ditt team. Det är värt att gå runt i rummet och uttryckligen be om varje persons åsikt. Det här är så direkt som det kan bli.

När du diskuterar mindre viktiga frågor kan du öppna upp för frågor, kommentarer och farhågor. Det är här det är praktiskt att ha en stark företagskultur som ger människor möjlighet att veta att deras röst är viktig så att de kommer att tala i ett öppet forum som detta.

För att effektivisera möten med stora grupper av människor behöver inte nödvändigtvis alla deltagare i samtalet tala verbalt om en fråga. I ett virtuellt möte kan du istället be deltagarna att lämna sina tankar i chatten, och sedan kan ledarna i samtalet snabbt gå igenom svaren och bekräfta dem på lämpligt sätt.

4. Låt en person prata i taget

Du bör skapa en möteskultur som förhindrar att man talar i munnen på varandra. När människor blir överröstade kan de bli frustrerade, tappa tråden i sina tankar och känna sig avskräckta från att säga något.

Det är förstås lätt att prata över någon av misstag, men som mötesledare är det din uppgift att förhindra att det händer. Det låter enkelt, men om någon redan håller på att tala och en annan person talar över den andra, be den andra personen att vänta tills den första personen har pratat klart.

Genom att hålla koll på detta kan du skapa en kultur som prioriterar att låta människor tala utan avbrott.

5. Uppmuntra människor att "räcka upp handen"

(Bild tillhandahållen av författaren)

Ibland kan det vara svårt att hitta en chans att prata under ett konferenssamtal eftersom de signaler du använder för att säga något under ett personligt möte inte alltid är lika tydliga när du är på distans. Som tur är har videokonferensverktyg som Zoom ett alternativ där deltagarna kan "räcka upp handen" för att visa att de har något att säga.

Även om den här funktionen finns tillgänglig är det inte alltid folk använder den. Därför är det viktigt att påminna ditt team om var knappen finns och uppmuntra dem att använda den när de vill bidra till konversationen.

6. Registrera mötesprotokoll

Att föra detaljerade mötesanteckningar är en utmärkt taktik för att hålla alla engagerade och uppmuntra till delaktighet under mötena. Det bidrar till att säkerställa att alla får en chans att tala och att deras ord registreras korrekt. Detta uppmuntrar till samarbete, ökar deltagandet och förbättrar ansvarsskyldigheten.

Att ha tydliga mötesprotokoll är dessutom ett bra sätt att spåra vilka som brukar delta och bidra. På så sätt kan du också identifiera vilka som tenderar att hålla tyst under mötena, så att du kan prioritera att skapa utrymme för dessa personer att komma till tals.

Appar för mötesprotokoll är ett bra sätt att effektivisera denna process. Den här tekniken håller alla detaljer organiserade och tillgängliga för hela ditt team.

(Bildkälla)

7. Bli smart med hybridmöten

Om du erbjuder hybrid- eller distansarbetsscheman är det viktigt att skapa en hybrid mötesstruktur för att underlätta effektiv kommunikation mellan de som arbetar på kontoret och de som arbetar hemma.

I samband med detta bör du se till att deltagare på distans får komma till tals, eftersom det kan vara svårt att säga något när den fysiska delen av teamet pratar.

Om du för närvarande inte erbjuder hybrid- eller distansarbetsalternativ bör du överväga det. Hybridarbete är ett mer tillgängligt alternativ för många människor eftersom det gör det möjligt för dem att arbeta i en miljö som är mer bekväm och lämplig för deras behov.

8. Utnyttja en-till-en-uppföljningar

Vissa människor är naturligt blyga och kan vara mindre benägna att uttrycka sina tankar i en grupp. Med detta i åtanke kan du använda enskilda uppföljningsmöten för att ge dessa personer en mer bekväm miljö där de kan tycka till om ett ämne.

Genom att träffas i en mer privat miljö kan mer reserverade personer känna sig mer bekväma med att tala ut och dela med sig av sina idéer. När deras idéer har bekräftats eller utvecklats i enrum kan de känna sig tillräckligt säkra för att dela med sig av dem i en större grupp.

9. Skapa en dagordning

För att skapa en inkluderande mötesmiljö krävs genomtänkta förberedelser och tillgängligt material så att alla deltagare känner sig engagerade och uppskattade. Inkluderande ledare gör klokt i att skapa en agenda så att alla vet vad de kan förvänta sig och kan förbereda sina egna tankar och anteckningar därefter.

Att använda en PDF-redigerare från Smallpdf kan bidra till detta mål. Inför möten kan facilitatorer till exempel använda det här verktyget för att ändra PDF-filer genom att lägga till anteckningar, kommentarer eller markeringar för att betona viktiga punkter, vilket gör det lättare för deltagarna att följa med.

(Bildkälla)

Om du dessutom ger deltagarna ifyllningsbara PDF-filer eller gör det möjligt för dem att lägga till anteckningar direkt i dokumentet uppmuntrar du till aktivt engagemang, särskilt för dem som bearbetar information bättre visuellt eller föredrar interaktiva format.

Anta att en teammedlem har en synnedsättning. Du kan använda det här verktyget för att förstora text, justera kontrast eller lägga till beskrivningar som överensstämmer med riktlinjerna för tillgänglighet, vilket skapar en mer inkluderande upplevelse.

Slutsats

Det finns många sätt att skapa en inkluderande miljö för dina teammöten. Genom att göra det kan du engagera dina medarbetare mer och förbättra verksamheten. Dessutom bidrar det till att främja en inkluderande kultur i hela organisationen.

Hur ska du göra dina möten inkluderande?