Checklista för pappersarbete i småföretag: Viktiga blanketter

Inledning

Marknadsföring får uppmärksamheten när man startar ett företag. Pappersarbetet avgör om företaget får bedriva verksamhet. En utebliven ansökan kan fördröja öppnandet av ett bankkonto, ett skatteval eller en licens i flera veckor.

Det mesta av pappersarbetet sköts numera online. En del av det går dock inte att sköta digitalt, och det är just där nya företagare förlorar tid. Denna checklista täcker de blanketter som ett litet företag i USA stöter på under sitt första år, och hur varje blankett ska hanteras.

Börja med hur varje blankett ska lämnas in

Innan du fyller i något, läs den sista sidan i instruktionerna. Där står det hur myndigheten tar emot blanketten. Det finns fyra vanliga svar.

En onlineportal är det första. En postadress är det andra. E-post är det tredje, och det är mer sällsynt än vad folk tror när det gäller undertecknade blanketter. Det fjärde är ett faxnummer.

Det sista alternativet överraskar ofta dem som aldrig har ägt en faxmaskin. Du behöver inte ha någon. Du kan skicka fax online via en webbläsare, med en PDF-fil och ett kort. Hos Fax for Agents kostar det 2,49 dollar för upp till 5 sidor till USA och Kanada.

Att veta vilken leveranskanal som ska användas i förväg sparar en bortkastad eftermiddag. Ett formulär som ska undertecknas med bläck och skickas med posten förbereds på ett annat sätt än ett som laddas upp till en portal.

De blanketter som är värda att känna till under det första året

Arbetsgivaridentifikationsnumret kommer först, eftersom bankerna begär det. Internal Revenue Service låter de flesta företag ansöka online. De som inte kan göra det uppmanas att ansöka via telefon, fax eller post, och ansökan görs med formulär SS-4.

Därefter kan ett skatteval följa. Ett aktiebolag som vill beskattas som ett S-bolag lämnar in formulär 2553. På IRS:s inlämningssida för det formuläret anges en postadress eller ett faxnummer, beroende på delstat.

En fullmakt är det tredje. När en revisor sköter kontakterna med skattemyndigheten åt dig måste myndigheten först ha en undertecknad fullmakt i sina register.

Därefter kommer bankformulär. Att lägga till en undertecknare, ändra en adress eller godkänna en banköverföring innebär ofta ett formulär med en faxrad tryckt högst upp.

Sedan kommer de lokala blanketterna. Ett näringsbrev, ett tillstånd för omsättningsskatt och ett tillägg till hyresavtalet har var och en sin egen myndighet och sin egen kanal.

Skriv ner dessa i en lista med tre kolumner: formuläret, myndigheten och den kanal som godtas. Listan tar tio minuter att göra och gör att du slipper svara på samma frågor från grunden varje år. Förvara den där både bokföraren och din revisor kan se den.

Varför vissa kontor fortfarande använder fax

Det är lätt att tolka ett faxnummer som ett tecken på att en myndighet är omodern. Anledningen är mer praktisk. Ett fax är en överföring mellan två maskiner, och den mottagande maskinen bekräftar varje sida.

Det ger avsändaren en bekräftelse med tidpunkt och sidantal. Många arkiveringsregler har utformats utifrån den bekräftelsen. Ett kontor har få skäl att skriva om dem för de få sökande per år som skulle föredra en annan väg.

En checklista för alla formulär med en tidsfrist

Läs instruktionerna för inlämningskanalen innan du gör något annat.

Fyll i formuläret på en dator där det är möjligt och underteckna det. Skanna de undertecknade sidorna till en PDF-fil, i den ordning som formuläret anger.

Hämta adressen eller numret från de aktuella anvisningarna. Myndigheterna ändrar både adress och nummer, och en kontaktuppgift som sparats från förra året kan vara felaktig.

Ange företagsnamn, skatte- eller kontonummer och ett telefonnummer på första sidan.

Skicka tidigt under arbetsdagen, enligt kontorets tidszon. Om linjen är upptagen eller portalen är nere har du fortfarande flera timmar på dig att försöka igen.

Spara beviset. En portal ger en bekräftelsessida, postkontoret ett kvitto och en fax en leveransrapport.

Vad beviset är värt

Bevis på avsändning är den del som ägare ofta hoppar över, och det är just den delen som avgör tvister. När ett kontor hävdar att ett formulär aldrig kommit fram förändras samtalet så fort du kan ange ett datum, en tidpunkt och ett referensnummer.

Läs beviset för vad det säger. En leveransrapport innebär att mottagarmaskinen tog emot sidorna. Det betyder inte att någon har behandlat dem. För ett formulär med en tidsfrist, ring kontoret och fråga.

Arkivera beviset tillsammans med din kopia av formuläret. Använd en mapp per år, namngiven efter formulär och datum.

Skapa vanan en gång

Inget av detta är svårt. Det är en rutin som de flesta företagare först inför efter att en ansökan har försvunnit. Inför den innan det händer. Kontrollera kanalen, förbered en snygg ansökan, skicka i god tid och spara kvittot.

Formulären kommer att ändras från år till år. Rutinen gör det inte.