Küçük İşletmeler İçin Evrak Kontrol Listesi: Temel Formlar

Giriş

Bir iş kurduğunuzda dikkatler genellikle pazarlamaya yönelir. Ancak işin devam edebilmesi, evrak işlerine bağlıdır. Bir evrakın eksik bırakılması, banka hesabı açılmasını, vergi seçimini veya lisans alınmasını haftalarca geciktirebilir.

Bu evrak işlerinin çoğu artık çevrimiçi olarak yapılmaktadır. Ancak hâlâ çevrimiçi olmayan bir kısmı vardır ve yeni işletme sahipleri bu kısımda zaman kaybederler. Bu kontrol listesi, Amerika Birleşik Devletleri’ndeki küçük bir şirketin ilk yılında karşılaşacağı formları ve her birinin nasıl işleme alındığını kapsamaktadır.

Her bir formun nasıl teslim edileceğinden başlayın

Herhangi bir şeyi doldurmadan önce, talimatların son sayfasını okuyun. Bu sayfada, ilgili kurumun formu nasıl kabul ettiği belirtilir. Dört yaygın seçenek vardır.

Birincisi, çevrimiçi bir portaldır. İkincisi, bir posta adresidir. Üçüncüsü e-postadır ve imzalı formlar için insanların beklediğinden daha nadir kullanılır. Dördüncüsü ise bir faks numarasıdır.

Bu son seçenek, hiç faks makinesine sahip olmamış kişileri şaşırtabilir. Faks makinesine ihtiyacınız yoktur. Bir tarayıcıdan, PDF dosyası ve kart kullanarak çevrimiçi olarak faks gönderebilirsiniz. Fax for Agents'ta ABD ve Kanada'ya 5 sayfaya kadar gönderim ücreti 2,49 dolardır.

Teslimat kanalını önceden bilmek, boşa harcanacak bir öğleden sonrayı önler. Posta için mürekkeple imzalanmış bir form, bir portala yüklenen formdan farklı şekilde hazırlanır.

İlk yıl bilinmesi gereken formlar

İşveren kimlik numarası ilk sırada gelir, çünkü bankalar bunu ister. İç Gelir İdaresi (IRS), çoğu işletmenin çevrimiçi başvuru yapmasına izin verir. Çevrimiçi başvuru yapamayan işletmelerin telefon, faks veya posta yoluyla başvurması istenir ve başvuru Form SS-4 ile yapılır.

Bunu bir vergi seçimi izleyebilir. S şirketi olarak vergilendirilmek isteyen bir şirket, Form 2553'ü doldurur. Bu form için IRS'nin başvuru sayfasında, eyalete bağlı olarak bir posta adresi veya faks numarası yer alır.

Üçüncü adım ise vekaletnamedir. Bir muhasebeci sizin adınıza vergi dairesiyle işlem yapacağı zaman, dairenin öncelikle dosyada imzalı bir yetki belgesine ihtiyacı vardır.

Sırada banka formları gelir. İmza yetkisi eklemek, adresi değiştirmek veya havale yetkisi vermek genellikle üst kısmında faks numarası yazılı bir form doldurulmasını gerektirir.

Ardından yerel formlar gelir. İşletme ruhsatı, satış vergisi izni ve kira sözleşmesi eki için her birinin kendi ilgili kurumu ve kendi başvuru kanalı vardır.

Bunları üç sütunlu bir liste halinde yazın: form, ilgili kurum ve kabul ettiği kanal. Bu listeyi hazırlamak on dakika sürer ve her yıl aynı sorunun sıfırdan cevaplanmasını önler. Listeyi, muhasebecinizin ve muhasebecinizin ikisinin de görebileceği bir yerde saklayın.

Neden bazı ofisler hâlâ faks kullanıyor?

Bir faks numarasını, o kurumun modası geçmiş olduğunun bir işareti olarak görmek kolaydır. Bunun nedeni daha pratiktir. Faks, iki makine arasındaki bir bağlantıdır ve alıcı makine her sayfayı onaylar.

Bu, gönderene saat ve sayfa sayısını içeren bir kayıt sağlar. Birçok dosyalama kuralı bu kayıt temel alınarak yazılmıştır. Bir ofisin, yılda başka bir yol tercih eden az sayıdaki başvuru sahibi için bu kuralları yeniden yazması için pek bir neden yoktur.

Son başvuru tarihi olan her form için bir kontrol listesi

Her şeyden önce, teslimat kanalıyla ilgili talimatları okuyun.

Mümkünse formu bilgisayarda doldurun ve imzalayın. İmzalı sayfaları, formda listelendiği sırayla tek bir PDF dosyasına tarayın.

Güncel talimatlardan adresi veya numarayı alın. Ofisler her ikisini de değiştirir ve geçen yıldan kaydedilmiş bir iletişim bilgisi yanlış olabilir.

İlk sayfaya işletme adını, vergi veya hesap numarasını ve bir telefon numarasını yazın.

Ofisin saat diliminde, iş gününün erken saatlerinde gönderin. Hat meşgulse veya portal çalışmıyorsa, tekrar denemek için hala saatleriniz vardır.

Kanıtı saklayın. Portal bir onay sayfası, postane bir makbuz ve faks bir teslim raporu verir.

Hangi kanıt önemlidir

Gönderim kanıtı, işletme sahiplerinin genellikle atladığı bir konudur ve anlaşmazlıkları çözüme kavuşturan unsurdur. Bir kurum, bir formun hiç ulaşmadığını söylediğinde, tarih, saat ve referans numarasını belirtmeniz durumunda konuşmanın gidişatı değişir.

Kanıtta yazanları dikkatlice okuyun. Teslimat raporu, alıcı makinenin sayfaları aldığını gösterir. Bunun, birinin bunları işleme koyduğu anlamına gelmez. Son teslim tarihi olan bir form için ofisi arayıp bilgi alın.

Kanıtı, formun kopyasıyla birlikte dosyalayın. Her yıl için, formun adı ve tarihine göre adlandırılmış tek bir klasör kullanın.

Bu alışkanlığı bir kez kazanın

Bunların hiçbiri zor değil. Bu, çoğu işletme sahibinin ancak bir dosya kaybolduktan sonra oluşturduğu bir rutindir. O durumdan önce bu alışkanlığı edinin. Kanalı kontrol edin, düzenli bir dosya hazırlayın, erken gönderin ve kayıt tutun.

Formlar yıldan yıla değişecektir. Rutin ise değişmez.