Süreç İyileştirme Ajansın Büyümesi İçin Neden Hayati Önem Taşır?

Giriş

Bir SEO ajansını büyütmek kolay değildir. Ancak işletmenizde akıcı iş akışlarından yoksunsanız, sadece akıntıya karşı yüzmüyorsunuz, üzerinizde kurşun ağırlıklar var demektir.

Süreç iyileştirme, her işletmenin büyümesi için hayati önem taşır. Ancak SEO için daha da önemlidir.

Bir profesyonel hizmet kuruluşu olarak ekibiniz en büyük kaynağınızdır (ve masrafınızdır). SEO iş akışlarınızı düzene sokacak sistemlere sahip değilseniz, müşteriler için varlık üretmeye çalışırken kâr hanenizi yakarsınız.

Bu yazı, SEO ajansınızdaki verimsiz süreçlerin gerçek maliyetini ve bugün iş akışlarını kolaylaştırmak için neler yapabileceğinizi ele alacaktır.

SEO Ajansınızdaki Verimsiz Süreçlerin Gerçek Maliyeti

Verimsiz süreçlerin maliyeti sizi sinsice yakalar.

Ortalama olarak, çalışanlar harcama yapıyor:

• Günde 1,8 saat belge aramak
• Toplantılarda ayda 30 saat (veya günde 1,2 saat)
• Her gün gelen kutularında 4,1 saat

Vay be.

Dolayısıyla, ortalama bir ofis çalışanının günlük üretkenliğinin yaklaşık 2 saat 53 dakika olması şaşırtıcı olmamalıdır.

Bunun ajansınıza ne kadara mal olduğunu görmek için hızlı bir hesap yapmanın zamanı geldi.

Indeed'e göre, bir SEO uzmanının ortalama maaşı 54.579 $'dır. Her gün 8 saatin yalnızca 3'ünde (%37,5) üretken olduklarını varsayarsak, çalışan başına yıllık yaklaşık 34.111,87 $ üretkenlik kaybediyorsunuz.

Çalışanlar yerine yüklenicilerle mi çalışıyorsunuz?

Diyelim ki yüklenicileriniz haftada 30 saat ve saati 50 dolardan (SEO ücretleri için alt sınır) çalışıyor. Ancak, zamanın yalnızca %37,5'inde üretken oluyorlar.

O zaman yılda 45.000 $ kaybediyorsunuz (haftada 30 saat X saatte 50 $ X 48 hafta size 72.000 $ X boşa harcanan zaman yüzdesi için .625 $ verir).

Kabul etmek gerekir ki, bunlar kaba tahminlerdir.

Yine de bu size, müşterilere doğrudan sonuç getirmeyen idari işlere ve diğer görevlere ne kadar zaman ve para harcandığını gösterir. Başka bir deyişle, kapsam dışında kalan işler.

Verimsiz Süreçler Personelinizi Tüketir

Maliyetler başka şekillerde de daha yüksektir. Verimsiz süreçlerin bir sonucu olarak, personeliniz daha az üretken ve daha stresli olur.

Bu da işinizi olumsuz etkiler. Bir yığın idari görevin altında ezilen stresli çalışanlar, müşterileri için sonuç almaya odaklanacak zaman bulamazlar.

Daha da kötüsü, ekibiniz görevleri yönetmek ve yetişmek için genellikle sözleşmeli saatlerinin dışında çalışacaktır.

Bu şekilde verimsiz süreçlerde kaybettiğiniz paranın bir kısmını geri kazanabilirsiniz, ancak uzun vadede size daha pahalıya mal olacaktır. Çalışanlarınız size kızacaktır. Yaptıkları işin kalitesi düşecek. Ve ajansınızda çalışmak için daha az heyecan duyacaklar.

Sonunda, daha verimli bir ajans için kuruluşunuzu terk edeceklerdir.

Bu durum işyeri kültürünüze zarar verir. Tükenmiş çalışanlar etraflarındaki diğer çalışanları da aşağı çekme eğilimindedir. Sonuç olarak, iş yeriniz zehirli hale gelebilir.

Çalışan kaybını yönetmek de çok pahalıdır. Genellikle, bir çalışanı değiştirmek çalışanın maaşının yaklaşık 1,5 katı - 2 katına mal olur.

Bunun, işyeri kültürü, mevcut müşteriler ve genel marka üzerindeki olumsuz etkiden kaynaklanan maliyetleri göz ardı ettiğini unutmayın.

Ajansınızda Çalışan Kaybının Yüksek Olmasının Gerçek Nedeni

"Büyük İstifa", "Enflasyon" ve "Sessiz İstifa" haberlerinin manşetlere taşınmasıyla, herkesin her yerde işinden mutsuz olduğu sonucuna kolayca varabilirsiniz.

Yine de durum tam olarak böyle değil.

İşyeri kültürünüzü geliştirmenin birçok yolu olsa da (daha iyi iletişim, daha fazla övgü, daha yüksek ücret, daha iyi sosyal haklar), tüm bunlar memnuniyetsizliğin gerçek nedenini görmezden gelir. İnsanlar, yapı ve rehberlik eksikliğinin basit işleri çok daha karmaşık hale getirdiği gereksiz stresli işlerden ayrılırlar.

SEO zaman gerektirir.

Varlıkları araştırmak, oluşturmak ve optimize etmek için zamana ihtiyacınız var. Analitik kullanarak sonuçları ekibinizin çabalarına bağlamak da son derece kolaydır. Verimsizlikle dolu bir engel parkurunda sonuçları yönlendirmeye yönelik bu baskı, ekibinizi hızla tüketebilir.

Bu nedenle iş akışlarınız iş başarınızın temelini oluşturur.

Şablonlar, araçlar ve standart işletim prosedürleri (SOP'ler) ile desteklenen açıkça tanımlanmış süreçler olmadan, ekibiniz çıktıları hızlı bir şekilde tamamlamakta zorlanacaktır.

Bunun yerine, son teslim tarihleri ve sonuç alma ihtiyacı onları strese sokarken, günlerini yiyip bitiren önemsiz görevlerin kaleydoskopuna yakalanacaklar.

Eninde sonunda canlarına tak edecek ve gidecekler.

SEO Ajansınızda Süreçler Nasıl İyileştirilir (5 Adım)

Eğer sorun verimsiz süreçlerse, süreç iyileştirme çözümdür.

Hazırlıklı olun. Değişim zordur.

Ve bir SEO ajansının sahibi olarak, fazladan zaman ayırmanız ve önceden çalışmanız gerekecektir. Bu kolay olmayacaktır. Ama buna değecektir.

Kurumunuzdaki süreçleri kolaylaştırmak için bu beş adımı izleyin.

1. İş Akışlarınızın Haritasını Çıkarın

Halihazırda sahip olduğunuz süreçleri ana hatlarıyla belirlemeden süreçleri düzeltemezsiniz.

Beyaz tahta, post-it notlar, defter kağıdı veya LucidChart veya Creately gibi uygulamalar kullanabilirsiniz. Süslü teknolojilere ihtiyacınız yok. Ancak, uygulamalar uzak ajanslar için daha iyidir çünkü işbirliğini kolaylaştırırlar.

Lucid Grafiklerinde Haritalandırılmış Müşteri Kabul İş Akışı Örneği

İşletmenizde bir sorun alanı seçin ve iş akışlarının haritasını çıkarmaya başlayın. Mümkün olduğunca ayrıntılı olmak istersiniz.

Bu, mevcut gönderileri optimize etme sürecinizde kusurlar bulmak gibi küçük bir şey olabilir. Ya da yeni müşteriler için işe alım sürecinizi optimize etmeye çalışmak gibi daha karmaşık bir iş akışı da olabilir.

Her bir süreçteki adımları vurguladıktan sonra ekibinizi işbirliği yapmaya ve gözden geçirmeye davet edin. Hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızdan emin olacaklardır.

2. Verimsizliklerin Belirlenmesi

Her şeyin haritasını çıkardıktan sonra sorunları görmek çok kolay.

Darboğazları, fazlalıkları ve diğer yavaşlamaları fark edeceksiniz. Bu alanları vurgulayın ve ekibiniz için gerekli olup olmadıklarını tartışın.

3. Çözümleri Bulun

İş akışlarını iyileştirmek için izleyebileceğiniz üç yol vardır:

• Ortadan kaldırın: Gereksiz tüm işlemleri kaldırın.
• Birleştirin: Gereksiz süreçleri birleştirin.
• İyileştirin: Süreçleri kolaylaştırmak için araçlar, eğitim ve şablonlar kullanın.

Zamanınızın çoğunu süreçleri iyileştirmek için harcayacaksınız. Ancak herhangi bir çözümü benimsemeden önce dikkat etmeniz gereken birkaç önemli nokta var.

Öncelikle, herhangi bir yeni aracı benimsemeden önce ekibinizle konuşun. Başka önerileri olabilir. Ya da seçtiğiniz aracı beğenmeyebilirler. Yeni platformlara yatırım yapmalarını istersiniz. Aksi takdirde, kimsenin kullanmadığı araçlara para harcarsınız.

Ayrıca, eğitim ve şablonların oluşturulması zaman ve kaynak gerektirir. Ancak, sonuçta elde edilen kazanç buna değer. Ekibiniz her seferinde sıfırdan başlamak yerine birkaç tıklamayla işi bitirebilir.

En önemlisi, karmaşık süreçler için video izlenecek yollar oluşturun. Yazılı SOP'ler faydalıdır, ancak videolar ekibinizin atması gereken adımları net bir şekilde özetler. Bu, herkese zaman ve hayal kırıklığı kazandıracaktır.

4. Süreçlerinizi Yükseltin

Önce en sorunlu (verimsiz) iş akışıyla başlayın. Süreçlerinizi iyileştirmek için ilk adımlardan elde ettiğiniz verileri kullanın.

SEO, her adımda ayrıntılı talimatlar içeren bir dizi süreç içerir. Karmaşık adımlar için açıkça tanımlanmış SOP'ler ve video izlenecek yollar istersiniz. Basit görevler için ayrıntılı talimatlara ihtiyacınız olacaktır.

İnsanların hepsi bilgiyi farklı şekilde işler. Ne kadar çok ayrıntı, iletişim ve rehberlik sağlarsanız, ekibinizin görevleri hızlı ve doğru bir şekilde yerine getirmesi o kadar kolay olur.

Ayrıca yeni platformlar kullanmaya başlarsanız, ekibinizi bu araçlar konusunda eğitmek için de süreçler oluşturmanız gerekecektir.

En iyi sonuçları elde etmek için, süreçleri somutlaştırmak üzere iş akışıyla doğrudan bağlantılı birinin olması önemlidir. Bu, verimliliği en üst düzeye çıkarır ve ekibinizin süreci takip etmesini sağlar.

Bu, zaman ve kaynak açısından yoğun bir süreçtir. Sinir bozucu ve biraz baş ağrıtıcı olabilir. Ancak, işletmenizin gelecekteki başarısına yatırım yapıyorsunuz. Buna değer.

5. Sonuçları Takip Edin ve Yansıtın

Yeni süreciniz uygulamaya konduktan sonra, sonuçları izlemeli ve iş akışını yansıtmalısınız. Görevi tamamladıktan sonra, her ekip üyesinden iş akışını yansıtmasını istemelisiniz.

Ekibinize bu süreç iyileştirme sorularını sorun:

• Ne işe yaradı?
• Ne işe yaramadı?
• Ne geliştirilebilir?
• Peki siz bunu geliştirir miydiniz?
• Bu süreçle ilgili paylaşmak istediğiniz başka bir şey var mı?

Henüz yapmadıysanız, ekibinizin görevler için harcadığı zamanı takip etmelisiniz.

Mikro yönetim olarak algılanmaması için bu konuda dikkatli olmanız gerekir. Bunun yerine, ekibinize zaman takibinin "zaman kaybının" nerede olduğunu belirlemeniz için bir yol olduğunu açıklayın. Bu şekilde, hangi iş akışlarının daha sonra optimize edilmesi gerektiğine öncelik verebilirsiniz.

Zaman takibi olmadan, yaptığınız değişikliklerin iş akışlarınızı iyileştirip iyileştirmediğinden emin olamazsınız.

Son olarak, süreçleri gözden geçirmek ve ekibinizden gelen yeni önerileri uygulamak için düzenli toplantılar ayarlamalısınız. Bu, SEO ajansınızın akıcı kalmasını sağlayacaktır.

Bu Kritik Süreç İyileştirme Görevini Unutmayın

Liderlik desteği olmadan SEO ajansınızda hiçbir şeyi geliştiremezsiniz. Süreç iyileştirmeyi kuruluşunuza yapılan bir yatırım olarak görmeniz çok önemlidir.

Müşterilerinize daha iyi sonuçlar sunmak, ekibinizin stresini azaltmak ve herkese daha fazla ücret ödemek için daha akıllı çalışma yöntemleri geliştiriyorsunuz. Sonuçta, idari işlerde boğuluyorsanız yeni müşteriler edinemez ve marjlarınızı artıramazsınız.

Yine de, liderlik tarafından takip edilmezse dağılacaktır.

Değişimi desteklemeniz ve yönlendirmeniz gerekir. Ekibinizin ve müşterinizin hayal kırıklığını dinleyin. Herkesi heyecanlandırın. Bu süreç iyileştirmelerinin işi nasıl daha az stresli ve daha keyifli hale getireceğini vurgulayın.

Doğru zihniyet, yaklaşım ve takip ile daha keyifli bir çalışma ortamı ve daha düzenli, daha kârlı bir SEO ajansı yaratabilirsiniz.