5 типів замовлень на закупівлю, які варто знати у 2023 році

Вступ

Добре структурований процес закупівель є життєво важливим для безперебійного ведення бізнесу. Документування кожного кроку ваших закупівель підвищує прозорість і має вирішальне значення для збереження резервів та оптимізації процесу прийняття рішень.

У сучасному цифровому бізнес-ландшафті замовлення на закупівлю вийшли на новий рівень важливості. Вони відіграють ключову роль у контролі попиту та пропозиції, відстеженні рахунків-фактур та узгодженні, забезпечуючи безперебійну роботу.

Враховуючи цю ситуацію, важливо зробити процес замовлення на закупівлю максимально ефективним. Це не тільки підвищує операційну ефективність і скорочує час обробки, але й підвищує задоволеність працівників.

Цей блог створено для того, щоб розповісти вам про п'ять найпоширеніших типів замовлень на закупівлю. Ми покажемо вам, як кожен тип може зробити ваш процес закупівель безперебійним та успішним.

Що таке замовлення на закупівлю?

Замовлення на закупівлю - це юридичний документ, який покупець видає постачальнику для здійснення покупки. У ньому детально описується вся транзакція, включаючи опис товарів, кількість, ціни, умови оплати, дати поставки та іншу необхідну інформацію.

Це юридично обов'язковий договір, який фіксує узгоджені умови та слугує орієнтиром для обох сторін під час процесу закупівель.

Це допомагає гарантувати, що ви отримуєте потрібні продукти, а своєчасна доставка спрощує закупівлі, вносячи ясність і підзвітність у ваші бізнес-операції.

Джерело

Управління замовленнями на закупівлю: Короткий огляд

Організоване адміністрування процесу замовлень на закупівлю на підприємстві називається управлінням замовленнями на закупівлю. Це сукупність встановлених принципів і процедур, які гарантують наявність повної та актуальної інформації про одне або кілька замовлень на закупівлю.

Він передбачає створення, перевірку, авторизацію та відстеження замовлень на закупівлю від початку до кінця.

Ця внутрішня процедура закупівель гарантує належну прозорість і документацію всіх закупівель, що полегшує проведення майбутніх аудитів.

Управління замовленнями на закупівлю слугує дорожньою картою для здійснення закупівель. Воно містить усі важливі деталі про те, що, де і скільки купувати. Цей процес допомагає працювати безперебійно і веде точний облік транзакцій, що є безцінним для прийняття обґрунтованих рішень.

Для чого потрібне замовлення на закупівлю?

Не будемо перевантажувати вас інформацією. Основне призначення замовлення на купівлю - слугувати офіційним документом між покупцем і продавцем. У ньому викладені всі важливі деталі покупки, що є зручним для майбутніх аудитів та ведення обліку.

Спочатку замовлення на закупівлю не є юридично обов'язковим. Однак після того, як постачальник погоджується з умовами, воно стає юридично обов'язковим документом як для покупця, так і для постачальника.

Типи замовлень на купівлю, які повинні знати покупці SaaS

Коли справа доходить до замовлень на закупівлю, один розмір не підходить для всіх. Хоча ви могли припустити, що всі замовлення на закупівлю ідентичні, це не так. Насправді існує п'ять типів замовлень на закупівлю, кожен з яких має різний рівень інформації.

Тож якщо ви готові дізнатися про них, давайте подивимося;

1. Стандартне замовлення на купівлю

Стандартне замовлення на закупівлю - це те, на що найбільше покладається більшість покупців. Воно свідчить про намір здійснити одну транзакцію із зазначеними типами товарів, їхньою якістю та кількістю. Замовлення на закупівлю містить всю інформацію, необхідну для завершення транзакції.

Приклад замовлення 1:

Джерело

Стандартне замовлення на купівлю - це просте і поширене рішення для одноразових покупок. Воно підходить для ситуацій, коли покупець розуміє деталі покупки і може ідентифікувати товар або послугу, кількість, графік доставки та умови оплати.

Наприклад,_ SaaS-компанії може знадобитися новий принтер для робочого місця. Вони створюють стандартне замовлення на купівлю, в якому вказують кількість і характеристики необхідного принтера, а також дату доставки та узгоджену ціну._.

Стандартне замовлення на закупівлю повинно містити наступне:

• Інформація про продавця та опис товару
• Очікувана дата та місце доставки
• Узгоджений платіж, термін сплати та штрафні санкції за прострочення платежу.
• Детальна інформація про ціни на кожен продукт.

2. Заплановане замовлення на закупівлю

Заплановане замовлення на закупівлю (ЗЗП) дозволяє покупцям планувати майбутні потреби, подаючи замовлення на закупівлю заздалегідь. Хоча товар, ціна та умови оплати відомі, кількість і дата поставки визначаються на основі обґрунтованих оцінок. PPO підходить для напіврегулярних витрат, таких як канцелярське приладдя.

Приклад замовлення на поставку 2:

Джерело

Наприклад, організація регулярно замовляє офісне приладдя, таке як папір для принтера та канцелярське приладдя. Відділ закупівель оцінює попередні моделі споживання, перш ніж створити замовлення на закупівлю з очікуваною кількістю та різними датами доставки. Відділ випускає PPO постачальникам, коли це необхідно для виконання вимог.

Заплановані замовлення на закупівлю містять більше інформації, ніж стандартні, що дозволяє ефективніше здійснювати закупівлі для задоволення очікуваних потреб. Компанії можуть оптимізувати управління запасами та підтримувати постійне постачання товарів першої необхідності, пропонуючи детальний огляд очікуваних закупівель.

Заплановане замовлення на закупівлю повинно містити наступне;

• Чітка та конкретна інформація про товари чи послуги
• Інформація про доставку та податки
• Інструкції з доставки та цінові умови
• Ціна кожної позиції.

3. Замовлення на придбання ковдри

Суцільне замовлення на закупівлю (BPO) - це коли покупець розміщує кілька замовлень одночасно, щоб домовитися з постачальником про знижку. Цікавим аспектом є те, що постачальники більш відкриті для надання знижок на оптові замовлення. Компанії можуть купувати товари більш ефективно за допомогою BPO, мінімізуючи надмірність та оптимізуючи закупівлі.

Приклад замовлення на поставку 3:

Джерело

Наприклад, компанії потрібно регулярно купувати картриджі та папір для принтерів. Замість того, щоб робити окремі замовлення, вони укладають угоду з одним постачальником на оптові закупівлі протягом певного періоду. ОПБ визначає кількість, вартість та узгоджені знижки на кожну позицію, забезпечуючи тим самим доступність закупівель.

Коли мова заходить про бізнес-замовлення на закупівлю (БЗЗ), це як надзвичайно прозоре вікно в те, як рухаються товари та послуги. Вони допомагають організаціям робити закупівлі ефективними та економними.

З BPO покупці можуть бути впевнені, що у них достатньо запасів, і уникнути незручних моментів, коли запаси закінчуються. Все, що їм потрібно зробити, це вказати, скільки вони хочуть, і скористатися знижками.

Замовлення на придбання ковдри повинно містити наступне:

• Вкажіть кількість продукції, яку потрібно доставити протягом певного часу
• Окресліть узгоджені ціни за одиницю продукції, будь-які додаткові знижки або коригування
• Включіть умови оплати, стандарти якості, політику повернення або штрафні санкції
• Підтверджена інформація про ціни на кожну позицію

4. Замовлення на закупівлю за контрактом

Контрактне замовлення на закупівлю (КЗЗ) - це найбільш офіційний і юридично обґрунтований вид замовлення на закупівлю. Він передбачає, що покупець і продавець укладають договір, який описує умови закупівлі, перш ніж видати замовлення на закупівлю. Ця угода юридично захищає обидві сторони.

Приклад замовлення на поставку 4:

Джерело

Контрактне замовлення на закупівлю (CPO) пропонує більшу гнучкість і містить детальніші специфікації, ніж стандартне замовлення на закупівлю (SPO). У ньому викладені рекомендації щодо оформлення замовлень на закупівлю для постачальників, управління додатковими витратами, виправлення помилок та інших важливих аспектів ділового партнерства.

Контрактні замовлення на поставку забезпечують безпечну та ефективну основу для бізнес-транзакцій, особливо при роботі з торговими посередниками або в складних умовах закупівель.

Контрактне замовлення на закупівлю повинно містити наступне:

• Посилання на узгоджений контракт
• Сфера дії договору та зміни до нього
• Умови розірвання договору та виходу з нього

5. Цифрове замовлення на покупку

Цифрове замовлення на закупівлю - це сучасна та спрощена технологія електронного управління замовленнями на закупівлю, яка підвищує продуктивність та командну роботу в процесі закупівель. Компанії можуть заощадити час, мінімізувати паперовий документообіг і забезпечити точне ведення обліку, оцифрувавши процедуру замовлення на закупівлю.

Приклад замовлення на поставку 5:

Джерело

Одним із простих способів створення та поширення цифрових замовлень на закупівлю є використання Microsoft Excel або Open Office. Ці системи містять готові шаблони, які можна легко модифікувати, щоб вони містили конкретні елементи, необхідні для кожного замовлення на закупівлю.

Наприклад, компанія_, яка купує канцелярське приладдя, може використовувати шаблон цифрового замовлення в Excel, щоб вказати кількість, опис товару та узгоджену ціну_.

Обмінюючись цифровим замовленням на покупку з постачальником, обидві сторони можуть мати чітке уявлення про інформацію про покупку, що призводить до кращої комунікації та швидшої доставки.

Цифрові замовлення на закупівлю також надають більше можливостей для відстеження та звітування, що дозволяє компаніям краще управляти своїм бюджетом та оцінювати структуру закупівель. Прозорість вигідна як покупцям, так і постачальникам, забезпечуючи взаємовигідний та ефективний процес закупівель.

Як працює замовлення на купівлю?

Розуміння складнощів того, як працює замовлення на закупівлю, має вирішальне значення для організацій, які прагнуть оптимізувати свої процеси.

Розуміння потреби в продуктах

Процес починається, коли покупець усвідомлює потребу в певному товарі або послузі, яку може надати постачальник. Покупець визначає товар, необхідну кількість та бажану дату доставки.

Наприклад, виробничому підприємству може знадобитися величезна кількість сировини під час свят, щоб задовольнити підвищений попит на свою продукцію. Покупець повинен визначити точні типи та кількість необхідних матеріалів, а також терміни їхньої доставки, щоб забезпечити себе достатньою кількістю сировини для досягнення своїх виробничих цілей.

Покупець створює замовлення на покупку

На основі визначених потреб покупець створює замовлення на закупівлю, яке включає всі необхідні дані, такі як опис товару, кількість, ціна, дата поставки та додаткові умови. Замовлення на закупівлю надсилається у вигляді офіційного запиту до постачальника на отримання зазначених товарів або послуг.

Щоб уникнути порушень або затримок у процесі закупівель, покупець повинен переконатися, що дані в замовленні на закупівлю є точними та вичерпними для постачальника.

Наприклад, покупець може вказати конкретні види та кількість необхідної сировини, узгоджену вартість одиниці продукції та дату поставки.

Замовлення на покупку розглядається продавцем

Після того, як замовлення на закупівлю буде надіслано постачальнику, він ретельно вивчить його, щоб переконатися, що воно відповідає його інвентарю та можливостям виконати запит покупця.

Наприклад, постачальник повинен гарантувати, що він має необхідні товари на складі і може поставити їх до узгодженої дати. Ігнорування перевірок запасів може призвести до проблем з доставкою товару; як покупець, ви повинні перевірити наявність товару заздалегідь.

Продавець аналізує замовлення на купівлю та затверджує його

Після перевірки продавець затверджує замовлення, якщо воно відповідає специфікаціям покупця. Затвердження замовлення означає, що продавець обіцяє надати конкретний товар, зазначений у замовленні, без затримок.

Виконання замовлень на закупівлю

На підставі затвердженого замовлення на закупівлю продавець виконує замовлення, надаючи клієнту зазначені товари або послуги. На цьому етапі відбувається поставка товарів або надання узгоджених послуг.

Рахунок сплачено

На цьому останньому етапі покупець несе відповідальність за оплату рахунку-фактури відповідно до умов оплати, встановлених продавцем. Оплата підтверджується за отримані товари або послуги, як зазначено в інвойсі.

Наприклад, покупець оплачує рахунок-фактуру за поставлену сировину в узгоджені терміни оплати.

Ось як працює типовий процес замовлення на закупівлю. Він починається зі створення замовлення і закінчується затвердженням рахунку-фактури покупцем і постачальником.

Кожна організація має свої власні налаштування замовлення на закупівлю; деякі включають контроль якості до процесу виставлення рахунків, але аспект високого рівня залишається незмінним.

Як SaaS-платформа управління може оптимізувати управління замовленнями на закупівлю?

Робочий процес закупівель

Ви можете спростити створення замовлення на закупівлю, використовуючи робочі процеси закупівель з платформ управління SaaS, таких як CloudEagle. Робочий процес буде запущено, щойно користувач створить запит на закупівлю, а відповідні зацікавлені сторони отримають сповіщення електронною поштою та через Slack, щоб пришвидшити процес затвердження.

Після того, як запит на закупівлю буде схвалено, ви можете створити замовлення на закупівлю і вказати умови ціноутворення.

Допомога в покупці

Обговорення правильних цінових умов з постачальниками може бути дуже складним завданням, якщо ви робите це самотужки. У такому випадку ви можете доручити важку роботу експертам з купівлі SaaS. Вони вправно ведуть переговори щодо цінових умов, SLA та інших важливих положень від вашого імені, гарантуючи, що ви придбаєте правильні продукти за правильною ціною.

Управління контрактами

Після доставки товару завершіть процес виставлення рахунку та скористайтеся модулем управління контрактами на платформі SaaS, щоб зберігати всі необхідні документи в одному місці. Таким чином, наступного разу, коли ви захочете переглянути покупку або контракт, ви зможете легко отримати доступ до відповідних документів у кілька кліків.

Висновок

Ось такі типи замовлень на купівлю використовуються між покупцями та продавцями для придбання будь-якого типу товарів чи послуг.

Кожне замовлення на купівлю слугує певній меті і має свої плюси та мінуси. Зрештою, покупець SaaS сам вирішує, який тип замовлення на купівлю він хоче надіслати.

Залучайте зацікавлених осіб з фінансового відділу та відділу закупівель до перевірки замовлень на закупівлю перед їх відправленням, щоб переконатися, що всі діють синхронно, а ви приймаєте обґрунтоване рішення.

Надихайтеся доданими нами прикладами, використовуйте програмне забезпечення для закупівель SaaS і починайте створювати замовлення для безперебійних закупівельних операцій.

Щасти тобі.

Поширені запитання

1. У чому різниця між замовленням на поставку та інвойсом?

Замовлення на закупівлю видаються покупцями постачальникам з метою моніторингу та відстеження процесу закупівлі, тоді як рахунки-фактури виставляються постачальниками клієнтам після того, як замовлення було виконано.

2. Чи вважається замовлення на закупівлю договором?

У замовленні на закупівлю вказуються умови доставки, виставлення рахунків, конкретні товари чи послуги, що купуються, юридичні умови та оплата. Коли замовлення на закупівлю приймається постачальником, воно стає юридично обов'язковим договором між клієнтом і постачальником.

3. Які переваги мають замовлення на поставку?

Переваги використання замовлень на поставку

• Відстежуйте вхідні замовлення.
• Уникайте дублювання
• Мінімізуйте помилки в замовленні.
• Юридичні документи
• Підвищення ефективності
• Допомога в масштабуванні