Перелік документів для малого бізнесу: найважливіші бланки

Вступ

Коли ви починаєте бізнес, увага приділяється маркетингу. А саме документація визначає, чи дозволено вести цей бізнес. Пропущена подача документів може на кілька тижнів затримати відкриття банківського рахунку, вибір податкового режиму або отримання ліцензії.

Зараз більшість цих документів подається онлайн. Однак частина з них все ще вимагає паперового оформлення, і саме на цьому нові власники втрачають час. Цей контрольний список охоплює форми, з якими стикається мала компанія в США протягом першого року діяльності, та описує, як відбувається їхнє оформлення.

Почніть з того, як подається кожна форма

Перш ніж заповнювати будь-що, прочитайте останню сторінку інструкції. Там зазначено, як відповідний орган приймає форму. Існує чотири типові варіанти.

Перший — через онлайн-портал. Другий — на поштову адресу. Третій — електронною поштою, хоча для підписаних форм це трапляється рідше, ніж люди очікують. Четвертий — на номер факсу.

Останній варіант дивує тих, хто ніколи не мав факсу. Він вам не потрібен. Ви можете надіслати факс онлайн через браузер, використовуючи PDF-файл та картку. На сайті Fax for Agents вартість надсилання до 5 сторінок у США та Канаду становить 2,49 долара.

Якщо заздалегідь знати канал доставки, можна заощадити ціле марне полудень. Форму, підписану чорнилом для відправки поштою, готують інакше, ніж ту, що завантажується на портал.

Форми, про які варто знати у перший рік

Насамперед потрібен ідентифікаційний номер роботодавця, оскільки його вимагають банки. Податкова служба США (IRS) дозволяє більшості підприємств подавати заявку онлайн. Тим, хто не може цього зробити, пропонується подати заявку телефоном, факсом або поштою, а форма заявки — це форма SS-4.

Далі може йти вибір режиму оподаткування. Корпорація, яка бажає оподатковуватися як S-корпорація, подає форму 2553. На сторінці Податкової служби США для подання цієї форми вказано поштову адресу або номер факсу, залежно від штату.

Третім кроком є оформлення довіреності. Коли бухгалтер взаємодіє з податковою інспекцією від вашого імені, інспекція спочатку потребує підписаної довіреності у своєму архіві.

Наступним кроком є банківські форми. Додавання підписувача, зміна адреси або надання дозволу на банківський переказ часто вимагають заповнення форми, у верхній частині якої надруковано номер факсу.

Далі йдуть місцеві документи. Ліцензія на ведення бізнесу, дозвіл на стягнення податку з продажів та додаток до договору оренди — для кожного з них є свій офіс і свій канал подання.

Запишіть це у вигляді списку з трьома стовпцями: форма, установа та канал, через який її приймають. Складання списку займає десять хвилин, але це позбавляє вас необхідності щороку відповідати на одне й те саме питання з нуля. Зберігайте його там, де його зможуть бачити і бухгалтер, і ваш податковий консультант.

Чому деякі установи досі використовують факс

Легко сприйняти номер факсу як ознаку того, що установа застаріла. Причина ж є більш практичною. Факс — це зв’язок між двома апаратами, і приймаючий апарат підтверджує кожну сторінку.

Це дає відправнику звіт із зазначенням часу та кількості сторінок. Багато правил архівування були розроблені саме на основі цього звіту. У офісу немає особливих підстав переробляти їх заради тих кількох заявників на рік, які воліють скористатися іншим способом.

Перелік дій для будь-якої форми з кінцевим терміном

Перш за все прочитайте інструкції щодо способу подання.

Заповніть форму на комп’ютері, якщо це можливо, і підпишіть її. Відскануйте підписані сторінки в один PDF-файл у тому порядку, в якому вони вказані у формі.

Візьміть адресу або номер із поточних інструкцій. Установи змінюють і те, і інше, тому контактні дані, збережені з минулого року, можуть бути неактуальними.

Вкажіть назву підприємства, податковий або банківський номер та номер телефону на першій сторінці.

Надішліть форму на початку робочого дня за часовим поясом установи. Якщо лінія зайнята або портал не працює, у вас ще є кілька годин, щоб спробувати ще раз.

Збережіть підтвердження. Портал надає сторінку підтвердження, пошта — квитанцію, а факс — звіт про доставку.

Яке підтвердження має значення

Підтвердження відправлення — це те, що власники часто пропускають, а саме воно вирішує суперечки. Коли установа стверджує, що форма так і не надійшла, ситуація змінюється, щойно ви зможете вказати дату, час та номер відправлення.

Уважно прочитайте, що саме зазначено у підтвердженні. Звіт про доставку означає, що приймальний пристрій прийняв сторінки. Це не означає, що їх хтось опрацював. Якщо форма має кінцевий термін, зателефонуйте до відділення та запитайте.

Зберігайте підтвердження разом із вашою копією форми. Використовуйте одну папку на рік, названу за назвою форми та датою.

Виробіть цю звичку раз і назавжди

У цьому немає нічого складного. Це рутина, яку більшість власників формують лише після того, як один документ загубиться. Сформуйте її до того. Перевірте канал передачі, підготуйте одну охайну папку, надішліть заздалегідь і зберігайте підтвердження.

Форми змінюватимуться з року в рік. А ось звичка — ні.