小企业文书工作检查清单：必备表格

引言

创业之初，营销往往最引人注目。而文书工作则决定了企业能否合法运营。若有一项申报遗漏，可能会导致银行账户开设、税务选择或许可证办理等事宜被耽搁数周之久。

如今，大部分文书工作都已实现在线办理。但仍有部分繁琐的环节无法在线处理，而新企业主往往正是在这些环节上浪费了时间。本清单涵盖了美国小型企业在第一年需要办理的各类表格，以及每份表格的处理流程。

首先了解每份表格的提交方式

在填写任何内容之前，请先阅读说明书的最后一页。那里会说明相关机构接受表格的方式。通常有四种常见方式。

第一种是通过在线门户提交。第二种是邮寄至指定地址。第三种是通过电子邮件提交，但对于需要签名的表格而言，这种方式比人们预期的要少见。第四种是传真号码。

最后一种方式常让从未拥有过传真机的人感到惊讶。其实您并不需要传真机。您可以通过浏览器在线发送传真，只需准备PDF文件和一张传真卡即可。在Fax for Agents平台上，向美国和加拿大发送最多5页传真的费用为2.49美元。

提前了解提交渠道，可以避免浪费一个下午的时间。用于邮寄的亲笔签名表格与上传至在线门户的表格，其准备方式是不同的。

第一年需要了解的表格

雇主识别号（EIN）是首要的，因为银行会要求提供。美国国税局（IRS）允许大多数企业在线申请。无法在线申请的企业需通过电话、传真或邮寄方式申请，申请表为SS-4表。

接下来可能需要进行税务选择。希望按S型公司纳税标准纳税的公司需提交表格2553。国税局该表格的申报页面会根据各州情况列出邮寄地址或传真号码。

第三项是授权书。当会计师代表您与税务局打交道时，税务局需要先存档一份经签名的授权书。

接下来是银行表格。增加签字人、变更地址或授权电汇，通常需要填写一份顶部印有传真号码的表格。

接着是地方性表格。营业执照、销售税许可证和租赁补充协议，各自都有对应的办理机构和提交渠道。

请将这些内容整理成一个三栏清单：表格名称、受理机构及其接受的提交渠道。制作这份清单只需十分钟，却能避免每年都要从头开始回答同样的问题。将其放在出纳员和您的会计师都能看到的地方。

为何有些部门仍在使用传真

人们很容易将传真号码视为该部门过时的标志。但原因其实更为务实。传真本质上是两台机器之间的通信，接收端会确认每一页的接收情况。

这为发件人提供了包含时间戳和页数统计的记录。许多归档规则正是围绕这一记录制定的。对于每年仅有的少数几位希望采用其他途径的申请人，办公室几乎没有理由为此重新制定规则。

针对任何有截止日期的表格的检查清单

在进行其他操作之前，请先阅读提交渠道的说明。

尽可能在电脑上填写表格，并签名。将签名的页面按表格列出的顺序扫描成一个PDF文件。

从当前的说明中获取地址或联系电话。相关机构的地址和电话都会变更，去年保存的联系方式可能已失效。

在首页填写企业名称、税号或账号以及电话号码。

请在该机构所在时区的上班时间尽早发送。如果电话占线或门户网站无法访问，您仍有数小时的时间可以重试。

保留发送凭证。在线平台会提供确认页面，邮局会开具收据，传真则会生成送达报告。

何种证明才有效

发送凭证是业主们常忽略的部分，却正是解决争议的关键。当相关机构声称某份表格从未送达时，只要你能提供具体日期、时间和参考编号，对话的走向就会发生改变。

请仔细阅读证明文件的具体内容。送达报告仅表示接收设备已接收文件，并不意味着有人已对其进行处理。对于有截止日期的表格，请致电该机构进行确认。

将证明文件与表格副本一同归档。按年度使用一个文件夹，并按表格名称和日期命名。

养成这个习惯

这些都不难。但大多数业主往往只有在某份文件丢失后，才会养成这种习惯。请在丢失之前就养成它。核对传递渠道，准备一份整洁的文件，尽早寄出并保留记录。

表格内容每年都会变化，但这一常规流程始终不变。