Как цифровата трансформация може да подобри производителността на бизнеса

Въведение

Спомняте ли си забележителното пътуване на Disney към цифровата трансформация в началото на 2000-те години, което върна 80-годишната компания във въображението на клиентите? Дисни съживи тематичните си паркове и стрийминг бизнеса си с помощта на цифрови технологии, придоби Marvel през 2009 г. и представи поредица от блокбъстъри, натрупали над 22 млрд. щатски долара. Това стана възможно благодарение на намесите на легендарния главен изпълнителен директор Боб Игър, които са пример за това как цифровите технологии могат да съживят организациите.

Източник на изображения

Почти две десетилетия по-късно цифровата трансформация придоби много по-голям мащаб със значителни финансови последици за бизнеса.

Водещ индустриален доклад разкрива, че предприятията получават значителни дивиденти от своите инициативи за цифрова трансформация. Седем от всеки десет бизнес лидери смятат, че е 1,5 пъти по-вероятно да отчетат увеличени приходи, а 66% очакват по-висока рентабилност на организацията през следващите две години.

Тези констатации подчертават безпрецедентния фокус върху цифровата трансформация сред организациите, които все повече се стремят към по-голяма гъвкавост и устойчивост в условията на несигурност.

Предприятията трябва да са гъвкави, за да вземат бързи и точни решения, използвайки огромни масиви от данни, за да обслужват клиентите си по-добре и по-бързо от конкуренцията. Гъвкавите организации притежават инструменти и процеси, които помагат на вземащите решения да реагират бързо на вътрешни и външни предизвикателства, като например недостиг на квалифицирана работна ръка или необходимост от повишаване на квалификацията на работната сила, за да се запази конкурентното предимство.

Устойчивост, защото устойчивите организации са по-добре подготвени да посрещнат несигурността. Организациите, които предвиждат и управляват хората, процесите и технологичните промени, без да нарушават работните си процеси или да влияят на нивата на обслужване на клиентите, са в по-добра позиция от тези, които са разстроени от непредвидени предизвикателства и постоянна борба с пожарите.

Цифровата трансформация е техният билет за по-бързо достигане на целта!

Цифровата трансформация често се разбира погрешно като мащабна инициатива, която изисква драматична организационна реакция. Вместо това това е експериментален, основан на открития подход, при който предприятията приемат стратегии, процеси и структури, за да се възползват максимално от водената от цифровите технологии бизнес среда, като подобрят цялостната си производителност.

Но цифровата трансформация не се състои изцяло в това да се превърнете в организация, управлявана от технологиите.

Става дума и за клиентите и по-доброто обслужване на техните нужди чрез решаване на проблемите с изолираните бизнес функции, процеси и технологични платформи и рационализирането им за постигане на по-висока ефективност и производителност.

Става дума и за разбиране на въздействието на бързоразвиващите се технологии като изкуствения интелект (AI) и машинното обучение (ML) върху операциите, бизнес стратегиите и конкуренцията, както и за това как те могат да овластят и оптимизират работната сила. Както и за използването на експертния опит и приноса на клиентите и служителите и използването им за адаптиране към модела, ръководен от цифровите технологии.

Gartner определя цифровата трансформация като "всичко от модернизация на ИТ (например изчисления в облак), цифрова оптимизация до изобретяването на нови цифрови бизнес модели. Терминът се използва широко в организациите от публичния сектор за обозначаване на скромни инициативи, като например пускане на услуги онлайн или модернизация на наследените технологии".

Основни причини, поради които компаниите трябва да започнат своето пътуване към цифровата трансформация

Източник на изображения

1. Намаляване на производителността и ангажираността на служителите

Продължаващите сътресения на световните пазари на труда с редица тенденции, предизвикани от служителите, като например "Голямото напускане", подчертават предизвикателствата, породени от трайното прегаряне и липсата на ентусиазъм. Дистанционните и хибридните работни места доведоха до разпространение на работни приложения, което усложнява комуникацията и сътрудничеството с членовете на екипа. Освен това административните задачи, като ръчното попълване на таблици за работното време, отнемат от продуктивните им работни часове и ги ангажират с монотонни дейности.

Подобни предизвикателства подтикват компаниите да автоматизират процесите и да освободят време на служителите си за продуктивни дейности като изграждане на взаимоотношения с клиенти и повишаване на квалификацията. Технологичните интервенции са от решаващо значение за задържането и привличането на нови таланти, което се доказва от това как организациите все повече ги вплитат като част от ключовото си предложение за стойност за служителите.

Например използването на система за управление на работното време и присъствието, задвижвана от изкуствен интелект, може да спести до 20-30 минути дневно на всеки служител - което лесно може да освободи стотици работни часове извънредно за дейности, които ги вълнуват и ангажират. На практика, ако в организацията ви има значителен брой служители, съвкупната икономия на време може лесно да достигне стотици работни часове с течение на времето. По същество въвеждането на система за управление на работното време и присъствието подобрява оперативната ефективност, като същевременно насърчава ангажираността и благосъстоянието на служителите, а всичко това води до по-динамично и продуктивно работно място.

2. Необходимост от осмисляне на данните

Внезапният скок в приемането на модели на отдалечени и хибридни работни места, новите видове служители като работещите на смени, както и по-глобалната и разнообразна работна сила създават огромни количества данни. Наследствените системи и ръчните процеси не са подготвени да оценяват данните точно и бързо, за да предлагат полезни прозрения.

В резултат на това лицата, вземащи решения, трябва да отделят значително време и усилия, за да осмислят наличните данни и да намерят насочващи сигнали за вземане на бизнес решения. Този ръчен подход води до загуба на продуктивни работни часове, които мениджърите биха могли да използват за работа по критични за бизнеса инициативи или за подобряване на сплотеността и уменията на своите екипи.

3. Все по-голям фокус върху меките умения

Като ключови умения се очертават комуникацията, сътрудничеството, съпричастността, управлението на времето и способността за постигане на консенсус. Организациите трябва да създадат подходящите условия, за да могат служителите им да ги придобият и използват. За целта е необходимо да се освободи времето на служителите.

Противно на общоприетото схващане, около 80% от компаниите предпочитат да развиват таланти вътре в себе си, вместо да наемат външни служители или да наемат временни работници, показва докладът на Mercer за практиките за оценка на талантите. Близо три четвърти от компаниите (73%) планират да автоматизират процесите и да намалят човешкото участие.

Това означава, че организациите се стремят да намалят административните задачи, като ги автоматизират, и да се съсредоточат върху подобряването на профила на уменията на вътрешните си служители.

4. По-голям натиск върху маржовете на печалбата

Разходите на клиентите са намалели значително, което оказва допълнителен натиск върху маржовете на печалбата. Освен това клиентите вече са по-склонни към проекти с фиксирани цени, при които промените в обхвата на проекта, ръчните грешки и липсата на видимост и надзор в реално време могат да повлияят на крайните резултати. В резултат на това фирмите проучват начини за дигитализиране на своите вътрешни процеси и работни потоци и за получаване на видимост в реално време, за да управляват по-добре своите проекти. Фокусът е насочен към оптимизиране на хората и процесите, за да се постигне по-висока ефективност и производителност.

Тези предизвикателства показват защо внедряването на технологиите и цифровата трансформация се превърнаха в ключови организационни приоритети за ръководството на компанията. Цифровата трансформация подпомага производителността на бизнеса, която е пряко свързана с по-висока рентабилност.

Ето как:

Как цифровата трансформация може да се справи с болките и да повиши производителността

Източник на изображения

Една от ключовите ползи от цифровата трансформация се състои в подобреното ангажиране и управление на клиентите. Годишният доклад на HubSpot за състоянието на обслужването през 2022 г. разкрива, че 93% от екипите за обслужване на клиенти смятат, че клиентите имат много по-големи очаквания от техните марки, отколкото когато и да било преди. Това означава, че организациите трябва да им предлагат персонализирани и многоканални услуги и постоянно да въвеждат иновации, за да привлекат намаляващото им внимание.

Особено предизвикателство е това да се прави при управление на ресурсите и обслужване на клиенти от разстояние или в хибридна среда. Именно тук инициативите за цифрова трансформация, като например внедряването на инструмент за автоматизация на професионалните услуги с изкуствен интелект, могат значително да подобрят възможностите на организацията за управление на ресурсите.

Благодарение на видимостта в реално време на глобалния фонд от ресурси, препоръките и разпределението на ресурсите, както и на възможността за проследяване на уменията, сертификатите и нивата на компетентност на всеки ресурс, организациите могат да предоставят на своите мениджъри инструментите, от които се нуждаят, за да предоставят постоянно висококачествено обслужване на клиентите.

Боб Игър, главен изпълнителен директор на Disney, казва: "Днес Disney използва цифровите технологии, за да ангажира, забавлява и взаимодейства с потребителите всеки ден в своите тематични паркове, студийни забавления, интерактивни медийни платформи и физически магазин", като разяснява как цифровата трансформация може да повиши ангажираността на клиентите.

По-долу са изброени някои други важни предимства на цифровата трансформация:

1. Повишена организационна гъвкавост и мащабируемост

Бурният бизнес пейзаж изисква от организациите бързо и безпроблемно да увеличават или намаляват мащаба си, за да неутрализират въздействието на всяко неблагоприятно развитие, като например недостига на висококвалифицирана работна ръка. По подобен начин организацията трябва да разполага със своите цифрови основи, за да се възползва от международното разширяване или от новата тенденция за наемане на работна сила от цял свят.

Организациите трудно могат да постигнат гъвкавост и мащабируемост без необходимите технологични платформи и процеси. Това се отразява и на производителността на организацията, тъй като служителите често са претоварени с работа заради изолирани или ръчни системи и нямат необходимата технологична подкрепа за постигане на желаната гъвкавост и мащабируемост.

Цифровата трансформация не само помага на бизнеса да се справи с настоящите си предизвикателства, но и да създаде дългосрочни прогнозни модели, като същевременно предлага начини за подобряване на управлението на ресурсите и финансите.

2. Дългосрочни икономии на разходи

Глобалното проучване на Делойт за намаляване на разходите разкрива, че намаляването на разходите се е превърнало в глобален корпоративен мандат. "Намаляването на разходите се е превърнало в стандартна бизнес практика във всеки регион, като 86% от глобалните респонденти заявяват, че техните компании вероятно ще предприемат инициативи за намаляване на разходите през следващите 24 месеца", се казва в доклада. Организациите, които увеличават бизнес продукцията и намаляват разходите, могат да подобрят маржовете на печалбата си.

Цифровата трансформация дава възможност за дългосрочни икономии на разходи, тъй като не се налага организациите да харчат големи суми на равни интервали от време, за да създават временни решения, които могат да противодействат на страничните ефекти на външни фактори, като например слаби макроикономически перспективи.

Вместо това те могат да създадат дигитална екосистема, която да съответства на изискванията на техните организации, и да управляват активно разходите, свързани с технологичните платформи и модернизацията, като същевременно дават възможност на своите хора, бизнес функции и процеси.

3. Създаване на защитено от бъдещето работно място, което привлича и задържа таланти

Предприятията, които внедряват нови технологии като изкуствен интелект и машинно обучение, могат да определят по-добре нуждите на своите служители и да създадат по-безпроблемно преживяване за тях. По този начин организациите се позиционират като атрактивни работодатели, които желаят да приемат бъдещето. Те са в състояние да създадат притегателна сила сред силно търсената, оспорвана и висококвалифицирана работна сила.

Подобни възможности за работа са привлекателни за служители, които желаят да работят с най-съвременни технологии, за да разширят набора си от умения и да се докоснат до предизвикателна и ползотворна работа.

Вече е написано много за това как технологиите и цифровите екосистеми са позволили на организациите от различни сфери да поддържат непрекъснатост на дейността в трудните дни на пандемията COVID-19. Предприятията трябва да създадат устойчива на бъдещето екосистема, която да може да издържи на сътресенията от прекъсванията и да им позволи да процъфтяват. По този начин цифровата трансформация може да осигури бъдещето на бизнес структурите.

4. Намаляване на ръчните грешки

Ръчните грешки струват скъпо на организациите, тъй като вероятността от грешки е по-голяма. Например, ръчното управление на спазването на трудовото законодателство или използването на различни системи може да бъде неефективно и склонно към грешки. Това може да доведе до административни разходи, повишено работно натоварване и потенциални неточности в изчисленията на заплатите, което води до недоволство на служителите и потенциални правни спорове.

42% от компаниите се сблъскват с някаква форма на изтичане на приходи, а ръчните грешки имат основен принос за тази предотвратима загуба. За организациите е трудно да забележат и отстранят изтичането на приходи, тъй като то рядко се проявява в големи количества. Редовните пропуски обаче, като например загубата на производителност в работните часове, се превръщат в големи суми, които ощетяват бизнеса финансово.

Производствена компания откри, че ръчното изчисляване на заплатите и проследяването на съответствието водят до среден процент грешки в заплатите от 5% в международните ѝ операции. При работна сила от 10 000 служители това означава приблизително 500 грешки в заплатите на период, което води до недоволство на служителите и загуба на административни ресурси.

5. Подобряване на сътрудничеството в цялата организация

Пандемията промени начина ни на работа. Тъй като организациите използват хибридни и дистанционни модели на работа, те трябва да проучат своята култура и да стимулират обмена на знания и сътрудничеството. Това са важни аспекти, които позволяват безпроблемна работа и преживяване на заинтересованите страни, особено когато клиентите и служителите работят предимно онлайн.

Цифровата трансформация може да спомогне за увеличаване на обмена на знания между екипите по продажби, доставки, човешки ресурси и финанси и да повиши ангажираността и сътрудничеството в цялата организация. Освен това решенията, които интегрират процесите в екипите, предлагат данни и прозрения в реално време, намаляват разликата между търсенето и уменията и подобряват производителността на служителите.

Цифровата трансформация е от значение!

Технологиите могат да бъдат обезкуражаващи! Спиращите дъха иновации и разрушителните бизнес модели поставят под въпрос традиционната мъдрост и принуждават ръководството да преразгледа своите организационни стратегии и процеси.

За съжаление, това не е било гладко плаване.

Цифровата трансформация често се възприема като разрушителен процес. Това погрешно схващане води до съпротива от страна на определени кръгове в организационната структура и усложнява задачата за внедряване на цифровите процеси в бизнес функциите.

Ръководството на компанията трябва да поеме водеща роля в разсейването на тези реални или предполагаеми опасения, като поеме ролята на наставници и инициатори на промяната. Те трябва да дадат пример и да съобщят ясно, че цифровата трансформация няма за цел да замени служителите, а ръчните процеси. Тя има за цел да им даде възможност да разполагат с необходимите инструменти на съвременните работни места.

Добре е да започнете с малки стъпки и да демонстрирате ползите, които служителите ще получат, за да стимулирате по-широкото приемане на технологиите. Автоматизирането на прости задачи като проследяване на работното време може да даде на служителите възможност да се запознаят отблизо с това как цифровата трансформация може да придаде безпроблемност на ежедневието им и да ги освободи от по-продуктивни задачи. Това може да помогне за изостряне на организационния фокус върху привличането и задържането на най-добрите таланти и по-доброто им интегриране, за да се намали отливът на служители.

Ето защо фирмите трябва да приемат нови технологии, като същевременно обясняват как искат служителите им да ги възприемат. В това се крие ключът към по-доброто преодоляване на несигурността и ефективното управление на постоянно променящите се изисквания на заинтересованите страни.

В крайна сметка цифровата трансформация е непрекъснат процес, а не крайна цел. Това е процес на превръщане в интегриран, гъвкав и устойчив, което от своя страна може да оптимизира работната сила, за да се увеличи производителността на бизнеса.

А производителността означава пари!