Съвети и хакове за подобряване на уменията за писане за успешна работа в HR

Въведение

Може би смятате, че уменията за писане са по-малко важни за мениджърите по човешки ресурси, отколкото уменията за общуване и междуличностни отношения. Въпреки това създаването на добре структурирано и изчерпателно съдържание е също толкова важно, колкото разрешаването на конфликт между колеги или провеждането на впечатляващо интервю за работа.

Без съмнение не всеки се ражда с талант за писане. Повечето от нас трябва да работят усилено, за да подобрят уменията си за писане. Ако искате да издигнете писането си на следващото ниво, в тази статия ще намерите много практични съвети. Но първо нека набързо разгледаме причините, поради които може да се наложи да подобрите уменията си за писане като мениджър човешки ресурси.

Защо уменията за писане са важни за длъжностите, свързани с човешките ресурси?

Снимка от Polina Zimmerman от Pexels

Разчитате на уменията си за писане всеки ден, като се започне от намирането на работа в областта на човешките ресурси, когато трябва да включите лична декларация в автобиографията си, и се стигне до ежедневните имейли и месечните презентации. Нищо чудно, че кандидатите за работа често използват услуга за писане на лично изявление, за да изготвят информативен и запомнящ се параграф за своите постижения и основните причини, поради които са идеални за работата. Опитният писател може да ви помогне при съставянето на кратко описание, което ще привлече вниманието на читателя.

Добрите умения за писане са от съществено значение за създаване на доверие и професионализъм в областта на човешките ресурси. Вашите текстове често са първото впечатление, което кандидатът или служителят ще има за вас и отдела по човешки ресурси. С една дума, ясното, сбито и безгрешно писане показва, че обръщате внимание на детайлите и се отнасяте сериозно към работата си. Ето още няколко причини да помислите за подобряване на уменията си за писане.

* Ясни и убедителни описания на длъжностите

Добрите умения за писане са от съществено значение за създаването на описания, които привличат квалифицирани кандидати и ги информират за ролята.

* Ефективна комуникация

Специалистите по човешки ресурси постоянно общуват със служители, мениджъри и ръководители. Те трябва да умеят да пишат ясни, кратки и информативни имейли, доклади и други документи.

* Съответствие с изискванията на закона

Много от документите за човешките ресурси, като например политики и процедури, трябва да отговарят на изискванията на закона. Специалистите по човешки ресурси трябва да могат да пишат документи, които са ясни и кратки и отговарят на всички законови изисквания.

* брандиране на работодателя

Като специалист по човешки ресурси може да отговаряте за писането на съдържание за уебсайта на компанията или за социалните медии, като например кариерни страници или обяви за работа. Ето защо съдържанието, което създавате, трябва точно да отразява културата на компанията.

* Обучение и развитие

Може да участвате в разработването на материали за обучение на служителите. Стремите се те да бъдат ясни, кратки и лесни за разбиране.

Топ съвети за специалисти по човешки ресурси за подобряване на уменията за писане

Снимка от tirachard kumtanom от Pexels

Следните ефективни съвети и съвети ще ви помогнат да подобрите уменията си за писане, като изградите силна комуникация с ръководството и служителите на компанията.

Четете широко и редовно

Хората често се учат, като наблюдават работата на майсторите. Те могат да научат нови техники и да се потопят в мъдростта на експертите. За да усъвършенствате уменията си за писане, потапяйте се в доброто писане. Обърнете внимание на това как авторите създават изречения, параграфи и аргументи. Можете да изберете подходяща литература за вашата област, за да научите необходимата терминология. Този подход ще подобри разбирането ви за граматиката, стила и тона.

Планиране и организиране

Преди да започнете да пишете, отделете известно време, за да планирате мислите си и да организирате съдържанието. Често доброто литературно произведение започва с подробен план. Дори когато пишете обикновен имейл, дайте си достатъчно време да го обмислите. Тази стратегия ще ви помогне да напишете по-концентрирано и последователно произведение.

Практика

Колкото повече пишете, толкова по-добри ще ставате в това. Всеки ден или седмица отделяйте време за писане, дори и да е само за кратък запис в дневника. Удобен за ползване инструмент за проследяване на времето може да ви бъде от полза. Можете да се задълбочите в творческото писане или да се съсредоточите върху професионалния жаргон и да се упражнявате в писане на имейли, доклади и др. Това е и чудесна възможност да подобрите организационните си умения. Намирането на достатъчно време за тази дейност може да е предизвикателство, но определено ще ви бъде от полза.

Изкарайте курс по писане

Много курсове по писане се предлагат онлайн и лично. Такива курсове могат да ви помогнат да подобрите уменията си за писане в структурирана среда и са особено полезни за тези, които трудно организират процеса на учене самостоятелно. Освен това можете да използвате тази възможност, за да се запознаете със съмишленици и да създадете контакти.

Открийте своя глас

Една от задачите на ефективния ръководител на отдел "Човешки ресурси" е да насърчава развитието на служителите и да гарантира, че всеки получава възможност да покаже своите умения и таланти. Използвайте същите техники, за да си помогнете да измислите стил на писане, който да е едновременно професионален и автентичен за вас. Въпреки че трябва да използвате официален език за общуване, това не означава, че не можете да го адаптирате към своята индивидуалност.

Използвайте силни глаголи

Глаголите са работните коне на изреченията. Избирайте силни глаголи, които точно предават смисъла и придават сила на написаното от вас. Уверете се, че не създавате изречения, които имат двойно значение и могат да объркат аудиторията ви. Също така използвайте активен глагол, защото той обикновено е по-кратък и по-лесен за разбиране. Това правило е особено важно при писането на имейли, тъй като искате получателите да имат ясна представа какво искате да направят с получената информация.

Променяйте структурата на изречението

Не позволявайте на изреченията ви да станат монотонни. Разнообразявайте дължината и структурата на изреченията, за да създадете по-завладяващо преживяване при четене. Прочетете ги на глас, за да забележите евентуални несъответствия. Стратегията да използвате само дълги изречения може да се провали, защото лесно можете да объркате читателите си. Или пък, ако пишете само с кратки изречения, ще затрудните аудиторията да прочете цялото произведение, натъквайки се на внезапно завършени мисли.

Опознайте аудиторията си

Точно както маркетолозите използват различни стратегии, за да разберат намеренията на потребителя и да създадат привлекателно съдържание, мениджърите по човешки ресурси изготвят всеки имейл и всеки отчет, използвайки подобни подходи. Приспособете съдържанието си към конкретната аудитория, като вземете предвид нейните нужди и произход. Вземете предвид тяхното ниво на познания и каква информация им е необходима. Погрижете се да предоставите повече подробности по обсъжданата тема за аудиторията, която може да не е запозната с нея.

Проверявайте внимателно

Винаги проверявайте внимателно работата си, преди да натиснете бутона за изпращане. Типовете и граматическите грешки могат да направят неприятно впечатление на читателите ви. Можете да използвате добавки на популярни инструменти като Grammarly за браузъра си, за да откриете всички възможни грешки. Много програми за проверка на граматиката са достъпни онлайн и в софтуера за текстообработка. Използвайте тези инструменти, за да ви помогнат да уловите грешките, но не разчитайте изцяло на тях. Анализирайте грешките, които допускате, за да ги избягвате в бъдеще. В противен случай няма да подобрите уменията си за писане.

Използване на шаблони

Много от документите за човешки ресурси, като например описанията на длъжностите и писмата с предложения, могат да бъдат шаблонизирани. Този подход може да ви спести време и да гарантира последователност. Можете да създадете персонализирани шаблони, като използвате примери, които можете да намерите в интернет или в професионална услуга за писане. Добавете към тези примери специфичните детайли от културата на вашата компания и вашия личен стил на писане, за да ги направите уникални.

Запазете законността

Съобразявайте се с правните въпроси при писането на документи за човешките ресурси. Консултирайте се с адвокат, ако имате въпроси, за да сте сигурни, че правите всичко правилно. Ако е необходимо, можете да преминете съответен курс по писане, в който се обсъждат правните въпроси на писмените материали на HR мениджърите.

Как да използваме уменията за писане за професионално развитие

Нуждаете се от силна мотивация, за да отделяте достатъчно време за подобряване на уменията си за писане. Професионалното ви развитие може да бъде един от основните мотивиращи фактори, за да дадете приоритет на уменията си за писане пред други дейности в натоварения си график. Обмислете следните начини за използване на писателските ви таланти, които да ви помогнат да се изкачите по професионалната стълбица.

Създаване на съдържание

Утвърдете се като лидер в областта на мисленето, като пишете публикации в блогове по теми, свързани с човешките ресурси. Това ви позволява да демонстрирате експертните си познания и може да ви позиционира за изказвания или признание в бранша. Можете да се насочите към браншови публикации или дори да започнете свой собствен блог. Започнете с малки стъпки, като пишете редовно публикации в платформи като LinkedIn, и увеличете аудиторията си.

Вътрешна комуникация

Доброволно се съгласете да пишете вътрешни съобщения за отдела по човешки ресурси или за цялата компания. Тази дейност може да включва бюлетини за служителите, актуализации на политики или материали за обучение. По този начин можете да покажете способността си да адаптирате комуникацията за различни аудитории.

Разработване на убедителни предложения

Ако ролята ви включва предлагане на нови инициативи в областта на човешките ресурси, използвайте уменията си за писане, за да изготвяте убедителни и добре структурирани предложения. Създаването на убедително съдържание ще ви помогне да извлечете максимума за вашия отдел и да се развивате в рамките на вашата организация.

Принос към ресурсите на индустрията

Мъдростта идва с опита. Напишете казуси или бели книги, свързани с успешни практики в областта на човешките ресурси във вашата компания (ако поверителността позволява). Споделянето на вашите открития и прозрения укрепва репутацията ви и ви позиционира като източник на информация в HR общността.

Изграждане на портфолио

Никога не знаеш какво ще ти донесе бъдещето. Винаги е добра идея да имате портфолио с най-добрите си образци за писане в областта на човешките ресурси. Включете в него описания на длъжности, материали за обучение или дори успешни материали за вътрешна комуникация. То ще демонстрира пред потенциалните работодатели вашите изключителни умения и опит в писането.

Работа в мрежа със специалисти по човешки ресурси

Много специалисти по човешки ресурси се свързват онлайн чрез форуми или групи в социалните медии. Участвайте в дискусии и споделяйте писмените си прозрения. Този подход ви утвърждава като компетентен глас и изгражда професионални връзки.