Wie können Sie Ihr SaaS-Anwendungsportfolio optimieren?

Intro

Unternehmen verlassen sich in hohem Maße auf SaaS-Anwendungen, um ihre Abläufe zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und das Kundenerlebnis auf dem heutigen wettbewerbsorientierten Markt zu verbessern. Die Verwaltung dieser Anwendungen wird jedoch häufig vernachlässigt.

Die Verbreitung von SaaS-Anwendungen ist in den Unternehmen mittlerweile unübersehbar. Laut der Studie von Productiv wird die durchschnittliche Anzahl der in einem Unternehmen verwendeten SaaS-Anwendungen im Jahr 2023 voraussichtlich 371 betragen.

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Die Frage ist jedoch: Wie gut können diese Anwendungen verwaltet werden?

Die Anzahl der SaaS-Anwendungen, die ein Unternehmen verwendet, spielt keine Rolle. Wichtig ist, wie sich diese Anwendungen auf die Sicherheit, den Umsatz und das Wachstum eines Unternehmens auswirken, wenn sie nicht richtig verwaltet werden.

Wie können Sie also Ihr SaaS-Anwendungsportfolio effektiv verwalten und optimieren, um Ihren Geschäftserfolg zu steigern? Dieser Blog führt Sie durch die einzelnen Schritte, um diese Optimierung zu erreichen, und beginnt mit den negativen Auswirkungen von nicht verwalteten SaaS-Anwendungen auf Ihr Unternehmen.

Nicht verwaltete SaaS-Anwendungen: Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Nicht verwaltete SaaS-Anwendungen können zu Sicherheits- und Finanzproblemen führen, die sich negativ auf den Gewinn und das Wachstum Ihres Unternehmens auswirken. Unmanaged SaaS tritt auf, wenn Unternehmen nicht über einen einheitlichen Ansatz oder eine Plattform zur Verwaltung ihrer SaaS-Anwendungen verfügen.

Dies ist der Fall, wenn Anwendungen von einem internen Team oder einem einzelnen Benutzer gekauft und genutzt werden, ohne dass die IT- oder Finanzteams dies überwachen.

Oft werden diese nicht verwalteten Anwendungen mit fehleranfälligen Tabellenkalkulationen nachverfolgt. Dieser manuelle Ansatz zur SaaS-Verwaltung ist weder effizient noch produktiv. Er führt zu komplexen Problemen wie erhöhten Ausgaben, Nichteinhaltung von Vorschriften und SaaS-Wildwuchs.

Die manuelle Verwaltung von SaaS-Anwendungen war ausreichend, wenn es um weniger als 50 Anwendungen ging, aber sie ist ungeeignet für Unternehmen mit mehr als 200 Anwendungen.

Bei der manuellen Verwaltung entgehen Ihnen viele Vorteile:

• Ein umfassender Überblick über das gesamte SaaS-Portfolio
• Benachrichtigung über nicht genehmigte Käufe von Anwendungen
• Einblicke in die SaaS-Ausgaben der Abteilungen
• Analyse der Verwendungsmuster
• Effizientes Provisioning und De-Provisioning von Benutzern

Verstehen der Risiken von nicht verwaltetem SaaS

1. Erhöhte Ausgaben aufgrund von Schatten-IT

Nicht autorisierte SaaS-Anwendungen, die mit der Kreditkarte des Unternehmens erworben wurden, können nicht wirksam nachverfolgt werden. Dies führt zu überhöhten Ausgaben und zu wenig genutzten Lizenzen, was sich auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirkt. \

2. Anstieg doppelter und nicht genutzter Apps

Eine schlechte SaaS-Verwaltung und ein Mangel an zentraler Sichtbarkeit führen zu einer Zunahme doppelter, kostenloser und redundanter Anwendungen, was zu einem schlechten ROI und Sicherheitsproblemen führt. \

3. Datensicherheit und Compliance-Risiken

Nicht verwaltete Apps führen zu Sicherheitsverletzungen und dem Verlust sensibler Daten. Wenn eine App nicht mit den Vorschriften übereinstimmt, hat dies auch Auswirkungen auf Ihre Geschäftsabläufe. \

4. Automatische Verlängerungen

Da nicht verwaltete SaaS nicht von den Finanz- oder IT-Teams überwacht werden, werden die Verträge möglicherweise automatisch verlängert, was zu höheren Ausgaben führt. \

5. Probleme mit Effizienz und Produktivität

Nicht verwaltete Anwendungen schaffen Kommunikationssilos, führen zu schlechter Zusammenarbeit und behindern die Produktivität des Teams, was sich letztlich auf den Geschäftsbetrieb auswirkt.

Da Sie nun die Auswirkungen und Risiken von nicht verwalteten SaaS-Anwendungen kennen, lassen Sie uns über einfache Möglichkeiten sprechen, wie Sie Ihre SaaS-Anwendungen effektiv verwalten und optimal nutzen können.

Quelle

5 Wege zur Optimierung Ihres SaaS-Anwendungsportfolios

Die rasche Einführung von SaaS hat zu zusätzlichen Verwaltungsschwierigkeiten und -beschränkungen geführt. Um diese Probleme zu lösen, finden Sie hier fünf Möglichkeiten, wie Unternehmen ihr SaaS-Anwendungsportfolio optimieren und das Beste aus ihren SaaS-Anwendungen herausholen können:

Vollständige Transparenz der Anwendung

"DieMADX-Studie zeigt, dass mangelnde Anwendungstransparenz in SaaS-Organisationen zu unzureichend genutzten oder ungenutzten SaaS-App-Lizenzen führt. Fast ein Drittel der SaaS-Lizenzen kann vergeudet werden, was je nach Größe des Unternehmens Hunderte, Tausende oder sogar Millionen von Dollar bedeuten kann."

Um SaaS-Anwendungen effektiv zu verwalten, müssen Unternehmen einen umfassenden Einblick in ihren App-Stack erhalten. Dank dieser Transparenz können IT- und Finanzteams feststellen, welche Apps verwendet werden, wer sie verwendet und wofür sie genutzt werden.

Unternehmen, die über einen solchen Überblick verfügen, können die negativen Auswirkungen von Anwendungsredundanzen, unzulässiger Softwarenutzung und schlechter Ressourcenzuweisung vermeiden.

Entscheidungsträger können ihren Anwendungsstapel optimieren und Redundanzen durch Konsolidierung und Anwendungsrationalisierung beseitigen. Das Ergebnis ist eine Optimierung des SaaS-Stacks, die die Unternehmensproduktivität und die betriebliche Effizienz steigert.

Verhindern von Schatten-IT

Laut dem Bericht von Gartner haben 41 % der Mitarbeiter im Jahr 2022 Technologien außerhalb der Sichtweite der IT-Abteilung erworben, verändert oder erstellt, und Gartner geht davon aus, dass diese Zahl bis 2027 auf 75 % ansteigen wird.

Der Erwerb und die Nutzung von SaaS-Anwendungen ohne das Wissen der IT-Abteilung wird als Schatten-IT bezeichnet. Über Schatten-IT erworbene Apps können die Datensicherheit gefährden, Compliance-Bemühungen behindern und zu fragmentierten Arbeitsabläufen führen.

Eine 100-prozentige Transparenz ist die einfachste Lösung zur Bekämpfung der Schatten-IT. Unternehmen können verhindern, dass nicht genehmigte oder nicht zugelassene Anwendungen in ihr SaaS-Portfolio gelangen, indem sie diese proaktiv überwachen und ihren Beschaffungsprozess zentralisieren.

Tools wie CloudEagle können sofortige Warnungen senden, wenn sie feststellen, dass nicht autorisierte Anwendungen in Ihr System eindringen, und bieten so einen proaktiven Ansatz für das SaaS-Management.

Analysieren Sie die Anwendungsnutzung

Flexera stellte fest, dass etwa 33 % der Ausgaben für SaaS-Software von den Teams nicht ausreichend genutzt werden, was zu einem schlechten ROI führt.

Die Analyse der Nutzung von SaaS-Anwendungen innerhalb eines Unternehmens liefert wichtige Erkenntnisse zur Optimierung. Durch die Messung der Benutzeraktivität und des Engagements können die Entscheidungsträger feststellen, welche Apps den größten Nutzen bringen und welche nicht ausreichend genutzt werden.

Diese datengestützte Methode ermöglicht es IT- und Finanzteams, fundierte Entscheidungen über die Lizenzvergabe zu treffen und so die Ressourcen effektiver zu verteilen.

Durch die Analyse der App-Nutzung können Sie herausfinden, ob die App den Mitarbeitern bei der Erledigung der gewünschten Aufgabe wirklich hilft. Wenn nicht, sollten Sie sie loswerden und eine neue App finden, die für Ihr Team nützlich ist.

Außerdem bietet es Möglichkeiten für Mitarbeiterschulungen oder verbesserte Prozesse, um das Potenzial bereits vorhandener Anwendungen zu maximieren.

Eliminierung ungenutzter Lizenzen oder Anwendungen

Die unzureichende Nutzung von Lizenzen stellt für Unternehmen ein großes Problem dar und führt zu unnötigen Ausgaben. Unternehmen können mit Anbietern verhandeln, indem sie die Transparenz von Anwendungen und die Nutzungsdaten untersuchen.

Mit dem Wissen um die tatsächlichen Nutzungsmuster können Unternehmen Lizenzbedingungen aushandeln, die sicherstellen, dass die Anzahl der Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf entspricht. Kaufen Sie Lizenzen nur auf der Grundlage der Nachfrage; ein Überangebot führt zu vergeudeten Investitionen und einem schlechten ROI.

Eine weitere clevere Möglichkeit, Ihren Stack zu optimieren, ist die Konsolidierung von zwei oder mehr Anwendungen zu einer einzigen. Wenn Ihr Marketingteam beispielsweise OptinMonster für Pop-ups verwendet und das Vertriebsteam Mailchimp für E-Mails nutzt, können Sie diese Funktionen in HubSpot konsolidieren, das beide Aufgaben übernehmen kann.

Anstelle von zwei verschiedenen Anwendungen für unterschiedliche Anwendungsfälle können Sie nur eine verwenden, was die Nachverfolgung und Reduzierung der Softwareausgaben erleichtert.

Dieses Verfahren verringert die Verschwendung und fördert einen kosteneffizienteren und strategischeren Ansatz beim Softwarekauf.

Verwendung einer SaaS-Verwaltungsplattform

Sie benötigen eine robuste SaaS-Verwaltungssoftware mit entsprechenden Funktionen, um alle oben genannten Strategien umzusetzen. Diese Plattformen bieten 100 %ige Transparenz und zentrale Kontrolle über die Anwendungsverwaltung und vereinfachen Prozesse wie Vertragsmanagement, Lizenzverteilung und Nachverfolgung von Verlängerungen.

SaaS-Verwaltungsplattformen können mit Ihren internen SSO-, HRIS- und Finanzsystemen integriert werden. Diese Integrationen ermöglichen es der Plattform, Ihren gesamten SaaS-Stack zu sehen und ihn zusammen mit Ihren Ausgaben an einem Ort zu organisieren.

Warum sollten Sie sich bei der Nachverfolgung von Anwendungen auf Tabellenkalkulationen verlassen, wenn Sie über fortschrittliche Tools verfügen, die IT-Schatten aufspüren können, während sie entstehen? Diese Tools können auch bei der Optimierung Ihrer SaaS-Anwendungen helfen, ohne viel manuelle Arbeit zu erfordern.

Es sorgt nicht nur für Transparenz, sondern bietet auch Möglichkeiten zur Kostenoptimierung, indem es doppelte und redundante Anwendungen aufdeckt. Sie können die Nutzung analysieren, sie beseitigen und Ihr Portfolio optimieren.

Schlussfolgerung

Die Optimierung Ihres SaaS-Anwendungsportfolios ist für Unternehmen, die eine breite Palette von SaaS-Anwendungen nutzen, von entscheidender Bedeutung, da sie die Softwareausgaben in die Höhe treiben kann.

Die effektiveVerwaltung Ihres SaaS-Anwendungsportfolios ist entscheidend für die Steigerung des Wachstums, die Verringerung von Risiken und die Sicherstellung der betrieblichen Qualität. Die Vernachlässigung einer angemessenen Verwaltung kann zu vergeudeten Ressourcen, Sicherheitsproblemen, Ausgabeneskalation und fragmentierten Arbeitsabläufen führen.

In diesem Artikel wurden fünf einfache Möglichkeiten zur Optimierung Ihres App-Portfolios erörtert: von der Transparenz der Anwendungen über die Vermeidung von Schatten-IT, die Überwachung des Verbrauchs, die Optimierung der Lizenzierung bis hin zur Auswahl einer SaaS-Verwaltungsplattform. Dies sind bewährte Ansätze, die Unternehmen zur Optimierung ihres Portfolios nutzen.

Ein gut optimiertes SaaS-Anwendungsportfolio dient als Motor für Unternehmenswachstum, Innovation und langfristigen Erfolg.