Συμβουλές και κόλπα για να βελτιώσετε τις συγγραφικές σας δεξιότητες για τον επιτυχημένο ρόλο του ανθρώπινου δυναμικού

Εισαγωγή

Μπορεί να πιστεύετε ότι οι δεξιότητες γραφής είναι λιγότερο σημαντικές για τους διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού από ό,τι οι επικοινωνιακές και διαπροσωπικές δεξιότητες. Ωστόσο, η δημιουργία καλά δομημένου και περιεκτικού περιεχομένου είναι εξίσου κρίσιμη με την επίλυση μιας σύγκρουσης μεταξύ συναδέλφων ή τη διεξαγωγή μιας εντυπωσιακής συνέντευξης εργασίας.

Χωρίς αμφιβολία, δεν γεννιούνται όλοι με ταλέντο στο γράψιμο. Οι περισσότεροι από εμάς πρέπει να δουλέψουμε σκληρά για να βελτιώσουμε τις συγγραφικές μας ικανότητες. Αν επιθυμείτε να φέρετε το συγγραφικό σας έργο στο επόμενο επίπεδο, θα βρείτε πολλές πρακτικές συμβουλές σε αυτό το άρθρο. Αλλά πρώτα, ας δούμε γρήγορα τους λόγους για τους οποίους μπορεί να χρειαστεί να ενισχύσετε τις δεξιότητες γραφής σας ως διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού.

Γιατί οι δεξιότητες γραφής είναι σημαντικές για τους ρόλους του ανθρώπινου δυναμικού;

Εικόνα από Polina Zimmerman από το Pexels

Βασίζεστε καθημερινά στις δεξιότητες γραφής σας, ξεκινώντας από την απόκτηση μιας θέσης εργασίας στον τομέα των ανθρώπινων πόρων, όταν πρέπει να συμπεριλάβετε μια προσωπική δήλωση στο βιογραφικό σας σημείωμα, και τελειώνοντας με τα καθημερινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις μηνιαίες παρουσιάσεις. Δεν είναι λοιπόν περίεργο που οι υποψήφιοι για εργασία χρησιμοποιούν συχνά μια υπηρεσία συγγραφής προσωπικών δηλώσεων για να δημιουργήσουν μια κατατοπιστική και αξιομνημόνευτη παράγραφο σχετικά με τα επιτεύγματά τους και τους βασικούς λόγους για τους οποίους είναι ιδανικοί για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας. Ένας έμπειρος συγγραφέας μπορεί να σας βοηθήσει στη διαμόρφωση μιας σύντομης περιγραφής που θα τραβήξει την προσοχή του αναγνώστη.

Οι ισχυρές δεξιότητες γραφής είναι απαραίτητες για την εδραίωση της αξιοπιστίας και του επαγγελματισμού στον τομέα των ανθρώπινων πόρων. Τα γραπτά σας είναι συχνά η πρώτη εντύπωση που θα έχει ένας υποψήφιος ή εργαζόμενος για εσάς και το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Με λίγα λόγια, η σαφής, συνοπτική και χωρίς λάθη γραφή δείχνει ότι δίνετε προσοχή στη λεπτομέρεια και ότι παίρνετε τη δουλειά σας στα σοβαρά. Ακολουθούν μερικοί ακόμη λόγοι για να εξετάσετε το ενδεχόμενο να βελτιώσετε τις δεξιότητες γραφής σας.

* Σαφείς και πειστικές περιγραφές θέσεων εργασίας

Οι ισχυρές δεξιότητες γραφής είναι απαραίτητες για τη δημιουργία περιγραφών που προσελκύουν κατάλληλους υποψηφίους και τους ενημερώνουν για τον ρόλο.

* Αποτελεσματική επικοινωνία

Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού επικοινωνούν συνεχώς με τους εργαζόμενους, τους διευθυντές και τα στελέχη. Πρέπει να είναι σε θέση να γράφουν σαφή, περιεκτικά και κατατοπιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκθέσεις και άλλα έγγραφα.

* Νομική συμμόρφωση

Πολλά έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού, όπως οι πολιτικές και οι διαδικασίες, πρέπει να είναι νομικά συμβατά. Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να είναι σε θέση να συντάσσουν έγγραφα που είναι σαφή και περιεκτικά και πληρούν όλες τις νομικές απαιτήσεις.

* Επωνυμία εργοδότη

Ως επαγγελματίας ανθρώπινου δυναμικού, μπορεί να είστε υπεύθυνος για τη συγγραφή περιεχομένου για τον ιστότοπο της εταιρείας ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, όπως σελίδες καριέρας ή δημοσιεύσεις θέσεων εργασίας. Ως εκ τούτου, το περιεχόμενο που δημιουργείτε θα πρέπει να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια την εταιρική κουλτούρα.

* Εκπαίδευση και ανάπτυξη

Μπορεί να συμμετέχετε στην ανάπτυξη εκπαιδευτικού υλικού για τους υπαλλήλους. Στόχος σας είναι να τα κάνετε σαφή, περιεκτικά και εύκολα κατανοητά.

Κορυφαίες συμβουλές για τους επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού για τη βελτίωση των δεξιοτήτων γραφής

Εικόνα από tirachard kumtanom από το Pexels

Οι παρακάτω αποτελεσματικές συμβουλές και συμβουλές θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις δεξιότητες γραφής σας, οικοδομώντας ισχυρή επικοινωνία με τη διοίκηση και τους υπαλλήλους της εταιρείας.

Διαβάζετε ευρέως και τακτικά

Οι άνθρωποι συχνά μαθαίνουν παρακολουθώντας τους δασκάλους στη δουλειά τους. Μπορούν να μάθουν νέες τεχνικές και να εμποτιστούν με τη σοφία των ειδικών. Για να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στο γράψιμο, βυθιστείτε σε καλό γράψιμο. Δώστε προσοχή στον τρόπο με τον οποίο οι συγγραφείς δημιουργούν προτάσεις, παραγράφους και επιχειρήματα. Μπορείτε να επιλέξετε σχετική βιβλιογραφία για τον τομέα σας για να μάθετε την απαραίτητη ορολογία. Αυτή η προσέγγιση θα βελτιώσει την κατανόηση της γραμματικής, του ύφους και του τόνου.

Σχεδιασμός και οργάνωση

Πριν αρχίσετε να γράφετε, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σχεδιάσετε τις σκέψεις σας και να οργανώσετε το περιεχόμενό σας. Συχνά, ένα καλό λογοτεχνικό έργο ξεκινά με ένα λεπτομερές περίγραμμα. Ακόμη και όταν γράφετε ένα απλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δώστε στον εαυτό σας αρκετό χρόνο για να το σκεφτείτε. Αυτή η στρατηγική θα σας βοηθήσει να γράψετε ένα πιο εστιασμένο και συνεκτικό κομμάτι.

Πρακτική

Όσο περισσότερο γράφετε, τόσο καλύτερα θα γίνετε σε αυτό. Αφιερώστε χρόνο κάθε μέρα ή εβδομάδα για να γράφετε, ακόμη και αν πρόκειται μόνο για μια σύντομη καταχώρηση στο ημερολόγιο. Ένας φιλικός προς το χρήστη ανιχνευτής χρόνου μπορεί να σας φανεί χρήσιμος. Μπορείτε να εντρυφήσετε στη δημιουργική γραφή ή να επικεντρωθείτε στην επαγγελματική αργκό και να εξασκηθείτε στη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναφορών κ.λπ. Είναι επίσης μια πολύ καλή ευκαιρία να βελτιώσετε τις οργανωτικές σας δεξιότητες. Η εξεύρεση αρκετού χρόνου για αυτή τη δραστηριότητα μπορεί να αποτελέσει πρόκληση, αλλά σίγουρα θα είναι ωφέλιμη για εσάς.

Παρακολουθήστε ένα μάθημα γραφής

Πολλά μαθήματα συγγραφής είναι διαθέσιμα διαδικτυακά και δια ζώσης. Τέτοια μαθήματα μπορούν να σας βοηθήσουν να ενισχύσετε τις δεξιότητές σας στη συγγραφή σε ένα δομημένο περιβάλλον και είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για όσους δυσκολεύονται να οργανώσουν μόνοι τους τη διαδικασία μελέτης. Συν τοις άλλοις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την ευκαιρία για να συναντήσετε ομοϊδεάτες και να δικτυωθείτε.

Βρείτε τη φωνή σας

Ένα από τα καθήκοντα ενός αποτελεσματικού διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού είναι να προωθεί την ανάπτυξη των εργαζομένων και να διασφαλίζει ότι όλοι θα έχουν την ευκαιρία να αναδείξουν τις δεξιότητες και τα ταλέντα τους. Χρησιμοποιήστε τις ίδιες τεχνικές για να βοηθήσετε τον εαυτό σας να καταλήξει σε ένα στυλ γραφής που να είναι τόσο επαγγελματικό όσο και αυθεντικό για εσάς. Παρόλο που πρέπει να χρησιμοποιείτε επίσημη γλώσσα για την επικοινωνία σας, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να την προσαρμόσετε στην προσωπικότητά σας.

Χρησιμοποιήστε ισχυρά ρήματα

Τα ρήματα είναι τα άλογα εργασίας των προτάσεών σας. Επιλέξτε ισχυρά ρήματα που αποδίδουν με ακρίβεια το νόημά σας και προσθέτουν δύναμη στα γραπτά σας. Βεβαιωθείτε ότι δεν δημιουργείτε προτάσεις που έχουν διπλή σημασία και μπορούν να μπερδέψουν το ακροατήριό σας. Επίσης, χρησιμοποιήστε την ενεργητική φωνή, επειδή είναι γενικά πιο συνοπτική και ευκολότερα κατανοητή. Αυτός ο κανόνας είναι ιδιαίτερα σημαντικός για τη συγγραφή ηλεκτρονικών μηνυμάτων, καθώς θέλετε οι παραλήπτες να έχουν μια σαφή ιδέα για το τι θέλετε να κάνουν με τις πληροφορίες που λαμβάνουν.

Διαφορετική δομή προτάσεων

Μην αφήνετε τις προτάσεις σας να γίνονται μονότονες. Ανακατέψτε το μήκος και τη δομή των προτάσεών σας για να δημιουργήσετε μια πιο ελκυστική εμπειρία ανάγνωσης. Διαβάστε τις φωναχτά για να εντοπίσετε τυχόν ασυνέπειες. Η στρατηγική της χρήσης μόνο μεγάλων προτάσεων μπορεί να αποτύχει, επειδή μπορεί εύκολα να μπερδέψετε τους αναγνώστες σας. Εναλλακτικά, το να γράφετε μόνο με σύντομες προτάσεις θα δυσκολέψει το κοινό να διαβάσει ολόκληρο το κομμάτι, σκοντάφτοντας σε απότομα τελειωμένες σκέψεις.

Γνωρίστε το κοινό σας

Ακριβώς όπως οι έμποροι χρησιμοποιούν διάφορες στρατηγικές για να κατανοήσουν την πρόθεση ενός χρήστη και να δημιουργήσουν ελκυστικό περιεχόμενο, οι διαχειριστές ανθρώπινου δυναμικού δημιουργούν κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάθε αναφορά χρησιμοποιώντας παρόμοιες προσεγγίσεις. Προσαρμόστε το περιεχόμενό σας στο συγκεκριμένο κοινό, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες και το υπόβαθρό του. Λάβετε υπόψη το επίπεδο γνώσης τους και τις πληροφορίες που χρειάζονται. Φροντίστε να παρέχετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το συζητούμενο θέμα για το κοινό που μπορεί να μην είναι εξοικειωμένο με αυτό.

Προσεκτική διόρθωση

Να διαβάζετε πάντα προσεκτικά την εργασία σας πριν πατήσετε το κουμπί αποστολή. Τα τυπογραφικά και γραμματικά λάθη μπορούν να προκαλέσουν δυσάρεστη εντύπωση στους αναγνώστες σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρόσθετα δημοφιλών εργαλείων όπως το Grammarly για το πρόγραμμα περιήγησής σας για να εντοπίσετε όλα τα πιθανά λάθη. Πολλοί ελεγκτές γραμματικής είναι διαθέσιμοι στο διαδίκτυο και στα λογισμικά επεξεργασίας κειμένου. Χρησιμοποιήστε αυτά τα εργαλεία για να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε τα λάθη, αλλά μην βασίζεστε πλήρως σε αυτά. Αναλύστε τα λάθη που κάνετε για να τα αποφύγετε στο μέλλον. Διαφορετικά, δεν θα βελτιώσετε τις δεξιότητες γραφής σας.

Χρήση προτύπων

Πολλά έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού, όπως οι περιγραφές θέσεων εργασίας και οι επιστολές προσφοράς, μπορούν να διαμορφωθούν σε πρότυπα. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να διασφαλίσει τη συνοχή. Μπορείτε να δημιουργήσετε εξατομικευμένα πρότυπα χρησιμοποιώντας τα παραδείγματα που μπορείτε να βρείτε στο διαδίκτυο ή σε μια επαγγελματική υπηρεσία συγγραφής. Προσθέστε τις συγκεκριμένες λεπτομέρειες της κουλτούρας της εταιρείας σας και την προσωπική σας φωνή γραφής σε αυτά τα παραδείγματα για να τα κάνετε μοναδικά.

Κρατήστε το νόμιμο

Λάβετε υπόψη σας τα νομικά ζητήματα κατά τη σύνταξη εγγράφων ανθρώπινου δυναμικού. Συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο εάν έχετε οποιεσδήποτε απορίες για να βεβαιωθείτε ότι κάνετε τα πάντα σωστά. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να παρακολουθήσετε ένα σχετικό μάθημα συγγραφής που εξετάζει τα νομικά ζητήματα του γραπτού υλικού των διευθυντών ανθρώπινου δυναμικού.

Πώς να χρησιμοποιήσετε δεξιότητες γραφής για επαγγελματική ανάπτυξη

Χρειάζεται ισχυρό κίνητρο για να αφιερώσετε αρκετό χρόνο στη βελτίωση των δεξιοτήτων σας στο γράψιμο. Η επαγγελματική σας εξέλιξη μπορεί να είναι ένας από τους κορυφαίους παράγοντες που σας παρακινούν να δώσετε προτεραιότητα στις δεξιότητες γραφής σας έναντι άλλων δραστηριοτήτων στο πολυάσχολο πρόγραμμά σας. Εξετάστε τους παρακάτω τρόπους αξιοποίησης των συγγραφικών σας ταλέντων για να σας βοηθήσουν να ανεβείτε στη σκάλα της καριέρας σας.

Δημιουργία περιεχομένου

Καθιερωθείτε ως ηγέτης της σκέψης γράφοντας αναρτήσεις σε ιστολόγια για θέματα ανθρώπινου δυναμικού. Αυτό σας επιτρέπει να αποδείξετε την τεχνογνωσία σας και μπορεί να σας τοποθετήσει σε θέση για ομιλίες ή αναγνώριση στον κλάδο. Μπορείτε να στοχεύσετε σε κλαδικές εκδόσεις ή ακόμη και να ξεκινήσετε το δικό σας ιστολόγιο. Ξεκινήστε από τα μικρά γράφοντας τακτικές αναρτήσεις σε πλατφόρμες όπως το LinkedIn και αυξήστε το κοινό σας.

Εσωτερική επικοινωνία

Προσφερθείτε εθελοντικά για τη σύνταξη εσωτερικών ανακοινώσεων για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή για ολόκληρη την εταιρεία. Η δραστηριότητα αυτή θα μπορούσε να περιλαμβάνει ενημερωτικά δελτία εργαζομένων, ενημερώσεις πολιτικών ή εκπαιδευτικό υλικό. Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να αναδείξετε την ικανότητά σας να προσαρμόζετε την επικοινωνία για διαφορετικά ακροατήρια.

Ανάπτυξη ισχυρών προτάσεων

Εάν ο ρόλος σας περιλαμβάνει την υποβολή προτάσεων για νέες πρωτοβουλίες στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού, χρησιμοποιήστε τις δεξιότητές σας στη συγγραφή για να συντάξετε πειστικές και καλά δομημένες προτάσεις. Η δημιουργία πειστικού περιεχομένου θα σας βοηθήσει να πετύχετε τα μέγιστα για το τμήμα σας και να αναπτυχθείτε εντός του οργανισμού σας.

Συμβολή σε πόρους του κλάδου

Η σοφία έρχεται με την εμπειρία. Γράψτε μελέτες περιπτώσεων ή λευκές βίβλους που σχετίζονται με επιτυχημένες πρακτικές ανθρώπινου δυναμικού στην εταιρεία σας (αν το επιτρέπει η εμπιστευτικότητα). Η κοινοποίηση των ευρημάτων και των γνώσεών σας ενισχύει τη φήμη σας και σας τοποθετεί ως πηγή στην κοινότητα του ανθρώπινου δυναμικού.

Δημιουργήστε ένα χαρτοφυλάκιο

Ποτέ δεν ξέρεις τι σου επιφυλάσσει το μέλλον. Το να έχετε ένα χαρτοφυλάκιο με τα καλύτερα δείγματα γραφής σας σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού είναι πάντα μια καλή ιδέα. Συμπεριλάβετε σε αυτό περιγραφές θέσεων εργασίας, εκπαιδευτικό υλικό ή ακόμη και επιτυχημένα κομμάτια εσωτερικής επικοινωνίας. Αποδεικνύει τις εξαιρετικές δεξιότητες και την εμπειρία σας στη συγγραφή σε πιθανούς εργοδότες.

Δικτυωθείτε με επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού

Πολλοί επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού συνδέονται διαδικτυακά μέσω φόρουμ ή ομάδων κοινωνικής δικτύωσης. Συμμετέχετε σε συζητήσεις και μοιραστείτε τις γραπτές ιδέες σας. Αυτή η προσέγγιση σας καθιερώνει ως γνώστη και δημιουργεί επαγγελματικές συνδέσεις.