Πίνακας περιεχομένων
Εισαγωγή
Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες στρατηγικές αναζήτησης συνδέσμων, και η προσέγγιση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια από τις πιο δημοφιλείς επιλογές με βάση τον αριθμό των εμπόρων που την έχουν επιχειρήσει. Η προσέγγιση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δύσκολο να γίνει σωστά, αλλά μπορεί να σας φέρει αρκετή επιτυχία. Ωστόσο, αν δεν ξέρετε τι να κάνετε, πιθανότατα δεν θα πετύχει με τον τρόπο που θέλετε.
Ένα από τα καλύτερα πράγματα σχετικά με την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι μπορεί να προσφέρει στο κοινό σας πληροφορίες που μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο δράσης. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά διαφορετικά μέρη της αναζήτησης συνδέσμων που θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας. Θα πρέπει να δομήσετε σωστά τη διαδικασία και να διασφαλίσετε ότι έχετε μια ισχυρή πελατειακή βάση.
Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά την επικοινωνία μέσω email, είναι σημαντικό να μάθετε περισσότερα για τα βασικά. Σήμερα, θα σας διδάξουμε πώς να προετοιμαστείτε για την προσέγγιση μέσω email. Μόλις διαβάσετε αυτόν τον οδηγό, θα καταλάβετε τι πρέπει να γνωρίζετε για να εκμεταλλευτείτε πλήρως τη στρατηγική προσέγγισης.
Γιατί είναι σημαντικό να δομήσετε την επικοινωνία μέσω email;
Γιατί είναι απαραίτητη αυτή η διαδικασία εξ αρχής;
Ακόμα και αν δεν γνωρίζετε την προσέγγιση μέσω email, η διαδικασία υπάρχει εδώ και πολύ καιρό. Για παράδειγμα, αν ελέγξετε τα εισερχόμενα email σας, είμαστε σίγουροι ότι θα βρείτε αμέτρητα email προσέγγισης στον φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων σας. Αυτό συμβαίνει όταν δεν διεξάγετε σωστά την εξωστρέφεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Αν κάνετε τα ίδια λάθη που έκαναν αυτές οι επιχειρήσεις, τότε υπάρχει εξίσου μεγάλη πιθανότητα να καταλήξετε στο φάκελο με τα ανεπιθύμητα μηνύματα. Αυτό σημαίνει ότι αποτύχατε. Αντ' αυτού, θα πρέπει να δημιουργήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τραβούν την προσοχή των ανθρώπων και τους κάνουν να θέλουν να απαντήσουν. Αυτό είναι εφικτό αν ακολουθήσετε μερικές κατευθυντήριες γραμμές.
Πρέπει να στείλετε το σωστό μήνυμα στους κατάλληλους παραλήπτες, αν θέλετε να είστε σίγουροι ότι οι άνθρωποι θα προσέξουν τα email σας. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να γνωρίζετε το κοινό-στόχο μιας επιχείρησης, αν το κάνετε για έναν πελάτη ή ακόμη και για τη δική σας επιχείρηση.
Πώς μπορείτε να πραγματοποιήσετε σωστή προβολή της προβολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας;
Το χειρότερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε κατά τη διεξαγωγή μιας εκστρατείας προσέγγισης μέσω email είναι να φανεί ότι στέλνετε spam. Αν προσπαθείτε να εφαρμόσετε μια από αυτές τις στρατηγικές, θα πρέπει να καταλάβετε ποιο είναι το κύριο κοινό-στόχος σας, ώστε να αρχίσετε να τους στέλνετε email το συντομότερο δυνατό.
Θα είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε σχέσεις και leads αν στέλνετε τα σωστά είδη email στους πελάτες σας. Η σύνδεση με νέους ανθρώπους θα σας προσφέρει πρόσθετους συνδέσμους, οι οποίοι αποτελούν τεράστιο μέρος της δημιουργίας οποιουδήποτε ιστότοπου στα μάτια του αλγορίθμου της Google.
Αν σας έχουν απαντήσει μόνο μία ή δύο φορές και έχετε διανείμει πάνω από εκατό μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους τελευταίους μήνες, μάλλον δεν κάνετε κάτι σωστά. Λάβετε υπόψη σας ότι ακόμη και η πιο τέλεια στρατηγική προσέγγισης δεν θα έχει ποσοστό επιτυχίας 100%, αλλά μπορείτε να περιμένετε ότι το ποσοστό θα αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου.
Δημιουργία ενός Gmail για τη θέση σας
Η αναγκαιότητα μιας εξειδικευμένης θέσης
Θα πρέπει να ξεκινήσετε καθορίζοντας ποια είναι η θέση της εταιρείας σας πριν καν ξεκινήσετε μια στρατηγική προσέγγισης. Να θυμάστε ότι οι μικρότερες επιχειρήσεις δεν μπορούν να περιμένουν να καλύψουν πολλές εξειδικευμένες θέσεις λόγω των πόρων που θα χρειαστούν. Το να έχετε μια θέση σημαίνει ότι μπορείτε να επικεντρωθείτε περι σσότερο σε αυτό που χρειάζονται οι πελάτες σας. Για να σας δώσω ένα παράδειγμα, η κύρια θέση μιας εταιρείας δημιουργίας περιεχομένου θα ήταν το περιεχόμενο.
Ένα από τα καλύτερα πράγματα σχετικά με την εύρεση μιας εξειδικευμένης θέσης σημαίνει ότι μπορείτε να καταλάβετε το κοινό-στόχο σας και τι χρειάζεται. Αν δεν έχετε ένα κοινό-στόχο, τότε θα είναι αδύνατο να διεξάγετε μια εκστρατεία προσέγγισης. Χρειάζεστε τόσο ένα θέμα όσο και μια θέση, αν σκοπεύετε να λάβετε φιλοξενούμενες αναρτήσεις και συντακτικά άρθρα. Οι ιστότοποι δεν θα εξετάσουν καν το ενδεχόμενο να συνεργαστούν μαζί σας εάν δεν είστε ξεκάθαροι.
Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια εξειδικευμένη θέση;
Το πρώτο βήμα για να δημιουργήσετε τη θέση σας είναι να ετοιμάσετε το λογαριασμό σας στο Gmail. Αυτός ο λογαριασμός θα πρέπει να έχει ως βάση τη θέση στην οποία πρόκειται να εργαστείτε. Για παράδειγμα, αν είστε έμπορος περιεχομένου, όπως αναφέραμε προηγουμένως, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα email που να το δείχνει αυτό. Ένα καλό παράδειγμα θα ήταν το"[email protected]".
Όταν οι άνθρωπ οι βλέπουν το email σας, θα δουν ότι βρίσκεστε σαφώς στη θέση που λέτε ότι βρίσκεστε. Αυτό θα τους δώσει μεγαλύτερη εμπιστοσύνη σε εσάς. Αν δημιουργήσετε ένα email που δεν περιγράφει τη θέση σας, τότε οι άνθρωποι δεν θα ξέρουν πραγματικά αν είστε αφοσιωμένοι στο είδος της εργασίας που κάνετε γι' αυτούς.
Επαφή με έναν υποψήφιο
Το σπουδαίο με τη χρήση ενός Gmail που περιγράφει τη θέση σας είναι ότι οι πελάτες θα είναι πιο πιθανό να σας προσέξουν. Αν στείλετε ένα email ενώ προσεγγίζετε, μπορεί να καταλήξει να κατευθυνθεί στο φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων κάποιου. Αυτό σημαίνει ότι θα χρειαστείτε έναν λογαριασμό Gmail που δεν είναι γνωστός για την αποστολή ανεπιθύμητων μηνυμάτων.
Να θυμάστε ότι θα θέλετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να μπαίνουν στα κύρια εισερχόμενα των ατόμων στα οποία απευθύνεστε. Αν περιγράψετε με σαφήνεια τη θέση σας, τότε είναι πιθανό ο παραλήπτης σας να συνδεθεί μαζί σας πιο εύκολα. Ακόμη και αν δεν λάβετε απάντηση, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το email σας ανοίγει και διαβάζεται.
Για κάθε θέση στην οποία δραστηριοποιείστε, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν διαφορ ετικό λογαριασμό Gmail. Δεν μπορείτε να διασταυρώνετε τις θέσεις με τα μηνύματά σας, διότι αυτό θα δυσχεράνει τη σύνδεση με τους παραλήπτες σας.
Λάβετε υπόψη ότι θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ο υποψήφιος σας καταλαβαίνει ότι είστε ένας πραγματικός άνθρωπος που στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για ένα αυτοματοποιημένο ρομπότ που στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προετοιμασία του λογαριασμού σας Gmail για προβολή
Αφού δημιουργηθεί ο λογαριασμός σας, θα πρέπει να αρχίσετε να προετοιμάζετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Θα χρειαστεί να αλλάξετε μερικές ρυθμίσεις για να βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός σας ανταποκρίνεται σε όλες τις ανάγκες σας. Εάν ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν έχει τις πινελιές που χρειάζεται, τότε θα είναι πιο δύσκολο για τους παραλήπτες να σας αντιληφθούν ως πραγματικό πρόσωπο.
Σε αυτή την ενότητα, θα εξετάσουμε μερικές από τις κύριες αλλαγές που θα πρέπει να κάνετε για να διασφαλίσετε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα φαίνεται όσο το δυνατόν πιο νόμιμη. Για παράδειγμα, θα πρέπει να προσθέσετε μια φωτογραφία προφίλ στο λογαριασμό σας, ώστε να φαίνεται πιο εξατομικευμένος:
Αλλαγή της εικόνας προφίλ σας
Η προσθήκη μιας εικόνας προφίλ στο Gmail σας δεν είναι καθόλου περίπλοκη. Απλά μεταβείτε στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας Google και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή για να αλλάξετε την εικόνα προφίλ σας. Θα θελήσετε να προσθέσετε μια προσωπική εικόνα προφίλ, όπως μια εικόνα του προσώπου σας, για να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες σας δεν θα καταλήξουν να νομίζουν ότι είστε απλώς άλλη μια εταιρεία που κάνει spam.
Προσθέτοντας μια αναγνωρίσιμη φωτογραφία ενός πραγματικού προσώπου, θα πείσετε επίσης τους παραλήπτες σας ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν στάλθηκε από μηχανή. Αν έχετε το λογότυπο της εταιρείας σας, είναι μια καλή δευτερεύουσα επιλογή, αλλά μπορεί και πάλι να καταλήξει να εκληφθεί ως spam. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η φωτογραφία σας είναι όσο το δυνατόν πιο επαγγελματική.
Δημιουργία της υπογραφής σας
Η υπογραφή είναι το επόμενο πράγμα που μπορείτε να προσθέσετε στα email σας μετά την προσθήκη μιας εικόνας προφίλ. Θα πρέπει να μεταβείτε στο μενού ρυθμίσεων, στη συνέχεια στην ενότητα "Γενικά" και στη συνέχεια στο πεδίο "Υπογραφή". Μπορείτε να το συμπληρώσετε με πληροφορίες όπως το όνομα της εταιρείας σας, το όνομά σας και τον τίτλο σας. Αυτό θα επιτρέψει στους ανθρώπους να μάθουν περισσότερα για εσάς.
Μπορεί επίσης να θέλετε να προσθέσετε συνδέσμους προς τις σελίδες σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης στην υπογραφή σας για να φαίνεστε πιο αξιόπιστοι. Για παράδειγμα, το Instagram, το LinkedIn και το Facebook αποτελούν εξαιρετικές επιλογές. Φυσικά, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι αυτοί οι σύνδεσμοι παραπέμπουν στις επαγγελματικές σας σελίδες και όχι στις προσωπικές σας.
Επίσης, φροντίστε να αποφύγετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες που δεν θεωρούνται απαραίτητες σε μια υπογραφή. Θα πρέπει να κάνετε την υπογραφή σας όσο το δυνατόν πιο συνοπτική. Μερικά από τα τελευταία πράγματα που μπορείτε να προσθέσετε στην υπογραφή περιλαμβάνουν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τη διεύθυνση γραφείου ή ακόμη και τον αριθμό τηλεφώνου σας.
Κονσερβοποιημένες απαντήσεις
Οι συνηθισμένες απαντήσεις σας θα πρέπει να δημιουργηθούν με την πάροδο του χρόνου, οπότε μη βιαστείτε να τις δημιουργήσετε όλες μαζί, καθώς είναι πιθανό να κάνετε κάποια λάθη. Θα πρέπει πρώτα να μεταβείτε στην περιοχή εργαστηρίων και να ενεργοποιήσετε τις προκαθορισμένες απαντήσεις. Όταν η ρύθμιση είναι ενεργοποιημένη, μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε μερικές καλές απαντήσεις.
Αυτές οι απαντήσεις θα αποτελέσουν το λάδι στα γρανάζια της στρατηγικής σας για την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια απάντηση σε κονσέρβα είναι ουσιαστικά μια απάντηση που έχει ήδη γραφτεί, επιτρέποντάς σας να απαντήσετε γρήγορα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειαστεί να κάνετε πολλή δουλειά.
Να θυμάστε ότι μπορεί να γίνει δύσκολο να γράψετε το ίδιο πράγμα πολλές φορές όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εκατοντάδες παραλήπτες. Μια απάντηση σε κονσέρβα θα σας επιτρέψει να στέλνετε απαντήσεις εγκαίρως χωρίς να κάνετε τους παραλήπτες σας να νομίζουν ότι είστε απλώς ένα ρομπότ.
Επινοήστε μερικές καλές απαντήσεις στα πιο συνηθισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τις ως απαντήσεις σε μορφή κονσέρβας. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταβείτε στο μενού των προκαθορισμένων απαντήσεων και να επιλέξετε τις αποθηκευμένες απαντήσεις σας από μια λίστα, στέλνοντάς τες όποτε χρειαστεί.
Παροχή πρόσβασης στο λογαριασμό της ομάδας σας
Αν έχετε πολλά μέλη της ομάδας σας που εργάζονται μαζί σας στην εκστρατεία προσέγγισης, ίσως θελήσετε να τους επιτρέψετε να έχουν πρόσβαση στα εισερχόμενα, ώστε να μπορούν να δουν τι συμβαίνει και να σας βοηθήσουν. Δεδομένου ότι αυτού του είδους η στρατηγική μπορεί να είναι κουραστική και χρονοβόρα, μπορεί ακόμη και να καταλήξετε να χρειάζεστε τη βοήθεια άλλων.
Θα πρέπει να ξεκινήσετε επιτρέποντας στην ομάδα σας να έχει πρόσβαση στο λογαριασμό Gmail που χρησιμοποιείτε για τη συγκεκριμένη θέση. Ενώ θα μπορούσατε απλώς να δώσετε στα μέλη της ομάδας σας τον κωδικό πρόσβασης και το όνομα χρήστη του λογαριασμού, υπάρχει ένας απλούστερος τρόπος για να τους επιτρέψετε να έχουν πρόσβαση στα εισερχόμενά σας.
Μεταβείτε στην ενότητα Λογαριασμοί και εισαγωγές και μεταβείτε στη ρύθμιση Χορήγηση πρόσβασης στο λογαριασμό σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε άλλους λογαριασμούς στα εισερχόμενα, βάζοντας τις άλλες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επιτρέψετε την πρόσβαση στα εισερχόμενα. Αυτό θα τους επιτρέψει να επεξεργάζονται, να στέλνουν και να διαγράφουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογαριασμό σας.
Για να διασφαλίσετε ότι όλα λειτουργούν όσο το δυνατόν πιο ομαλά, μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε χρήστες από τον πίνακα πρόσβασης αργότερα. Αυτό είναι χρήσιμο εάν ένας υπάλληλος ή μέλος της ομάδας έχει μετακινηθεί σε άλλα έργα και δεν θέλετε να γεμίσετε τα εισερχόμενά του.
Η σημασία των κονσερβοποιημένων απαντήσεων
Η ρύθμιση των απαντήσεων σε κονσέρβες δεν είναι κάτι που κάνουν όλοι στην επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή κάποιοι θεωρούν ότι είναι ψεύτικη. Ωστόσο, υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους είναι καλή ιδέα να έχετε ένα ρεπερτόριο έτοιμων απαντήσεων έτοιμων για χρήση ανά πάσα στιγμή. Κυρίως, σας επιτρέπει να κάνετε τη διαδικασία λίγο λιγότερο ταραχώδη από ό,τι είναι ήδη.
Υπάρχουν πολλά βασικά οφέλη από τη μείωση του χάους που επικρατεί όταν ξεκινάτε μια εκστρατεία προσέγγισης μέσω email. Σε αυτό το μέρος του οδηγού μας, θα ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από τα κύρια πλεονεκτήματα της χρήσης των προκαθορισμένων απαντήσεων όταν απευθύνεστε σε υποψήφιους πελάτες.
Εξοικονόμηση χρόνου
Ας υποθέσουμε ότι έχετε καταφέρει να χωρίσετε τους παραλήπτες σας σε δύο ξεχωριστές ομάδες. Αυτό θα σας επιτρέψει να καθορίσετε τι πρέπει να τους στείλετε. Αντί να στείλετε σε κάθε έναν από τους παραλήπτες κάθε ομάδας ένα ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να γράψετε δύο έτοιμες απαντήσεις, μία για κάθε ομάδα.
Αυτό θα σας επιτρέψει να εξοικονομήσετε τεράστιο χρόνο. Για παράδειγμα, ακόμη και αν δεν στέλνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις απαντήσεις σας σε κονσέρβα για να τις χρησιμοποιήσετε αργότερα. Με τον τρόπο αυτό εξοικονομείτε χρόνο για να ψάχνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ήδη στείλει, ώστε να μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το περιεχόμενό τους στα νέα σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μείωση του στρες
Η διεξαγωγή μιας τέτοιας εκστρατείας μπορεί να γίνει αρκετά αγχωτική και, αν δεν θέλετε να εξαντληθούν οι εργαζόμενοί σας ή εσείς οι ίδιοι, θα πρέπει να μειώσετε αυτό το επίπεδο άγχους. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε προθεσμίες που πρέπει να προλάβετε, οπότε θα πρέπει να επιταχύνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να τα στέλνετε το συντομότερο δυνατό.
Μπορεί επίσης να μην είστε σίγουροι για το τι πρέπει να πείτε στους πελάτες σας. Έχοντας έτοιμες απαντήσεις σε κονσέρβα θα διασφαλίσετε ότι θα αναφέρετε πάντα τα βασικά σημεία που θέλετε να αναφέρετε. Αν είστε αγχωμένοι, αυτό δεν θα αλλάξει καθόλου την ποιότητα μιας κονσερβοποιημένης απάντησης.
Διακοπή των λαθών από το να συμβούν
Ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα της αποστολής έτοιμων απαντήσεων στο κοινό σας είναι ότι μπορείτε σχεδόν να εξαλείψετε τα τυπογραφικά λάθη. Αφού ελέγξετε και επεξεργαστείτε διεξοδικά μια έτοιμη απάντηση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι δεν θα έχει ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη, διασφαλίζοντας ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα φαίνονται όσο το δυνατόν πιο επαγγελματικά.
Να θυμάστε ότι τα μηνύματα spam τείνουν να είναι γεμάτα τυπογραφικά λάθη και κάθε λάθος που υπάρχει στις απαντήσεις σας σε κονσέρβα θα μειώσει τη φήμη σας στα μάτια του πελάτη.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τις απαντήσεις σας μερικές φορές, ακόμη και με τη χρήση λογισμικού επεξεργασίας, για να βεβαιωθείτε ότι έχουν τη σωστή γραμματική και ορθογραφία.Θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είναι όσο το δυνατόν πιο τέλειες, αν θέλετε να δώσετε τη σωστή εντύπωση σε αυτούς.
Πώς να ρυθμίσετε τις κονσερβοποιημένες απαντήσεις σας
Πιθανότατα ξέρετε πόσο σημαντικές είναι οι απαντήσεις σας σε κονσέρβες, αλλά θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ένα ή δύο πράγματα σχετικά με τη δημιουργία τους, ώστε να είναι έτοιμες για χρήση. Αυτό είναι ίσως το ευκολότερο μέρος της εργασίας με τις εξατομικευμένες απαντήσεις, επειδή υπάρχουν μόνο δύο βήματα για να το κάνετε.
Αναφερθήκαμε ήδη στο πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις προκαθορισμένες απαντήσεις, αλλά τώρα θα πρέπει να γράψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρησιμοποιήσετε ως προκαθορισμένη απάντηση.
Σύνταξη του email
Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο κουμπί σύνταξης και, στη συνέχεια, αρχίστε να γράφετε το email σας. Μπορείτε είτε να γράψετε το email μόνοι σας είτε να χρησιμοποιήσετε ένα π ρότυπο για να το κάνετε.
Θα θελήσετε να γράψετε ένα συνομιλητικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να ακούγεται προσωπικό και όχι σαν να έχει γραφτεί από μνήμης. Θα πρέπει να πείτε στον υποψήφιο τι έχετε να του προσφέρετε. Ενώ θέλετε να διατηρήσετε έναν τόνο συνομιλίας, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε αργκό, καθώς αυτό θα φανεί αντιεπαγγελματικό.
Η χρήση προτύπων είναι μια καλή ιδέα για τις πρώτες απαντήσεις σας, αλλά αν είστε αρκετά έμπειροι ώστε να γράψετε το email μόνοι σας, τότε μην αφήσετε τίποτα να σας εμποδίσει να το κάνετε.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρέσει την υπογραφή από τις κονσερβοποιημένες απαντήσεις σας, αλλιώς θα εμφανιστεί δύο φορές, επειδή η υπογραφή θα περιλαμβάνεται σε κάθε ένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε.
Αποθήκευση των απαντήσεων
Μόλις γράψετε μια κατάλληλη απάντηση σε κονσέρβα, θα είστε έτοιμοι να την αποθηκεύσετε ώστε να μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε στο μέλλον. Πηγαίνετε στις περισσότερες επιλογές>προγραμματισμένη απάντηση>νέα προετοιμασμένη απάντηση. Στη συνέχεια, μπορείτε να την αποθηκεύσετε.
Αν θέλετε να επιβεβαιώσετε ότι το έχετε αποθηκεύσει ως απάντηση σε μορφή κονσέρβας, μπορείτε να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο και στη συνέχεια να αρχίσετε να συνθέτετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανοίξτε τις έτοιμες απαντήσεις σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε αυτή που μόλις αποθηκεύσατε. Αν εμφανιστεί, τότε καταφέρατε να αποθηκεύσετε την προκατασκευασμένη απάντησή σας χωρίς κανένα πρόβλημα.
