Timesheet kasu iga ettevõtte omanik peab teadma

Intro

Tänapäeva ärimaastikul on töötajate tööaja jälgimine väga oluline. See annab ülevaate sellest, kuidas ressursse kasutatakse ja kuidas nende aeg kulub eri projektides.

Traditsiooniliselt on ettevõtted tööaja andmete tabeliformaadis salvestamiseks tööaja jälgimiseks tuginenud suures osas töölehtedele. Kuid tehnoloogia tulekuga on paljud digitaalselt küpsed organisatsioonid nende asendamatute funktsioonide tõttu üle läinud digitaalsetele tööajatabelitele ning täheldanud ka märkimisväärset paranemist oma tulemustes ja projektitegevuses.

Seega arutame selles blogis töötajate tööajatabelite kasutamise peamisi eeliseid ja seda, kuidas see aitab lihtsustada palgaarvestust, parandada meeskonna tootlikkust ning edendada positiivseid suhteid klientide ja meeskondadega.

Mis on tööajatabel?

Tööajatabel on vahend, mida ettevõtted kasutavad töötajate kogu tööaja jälgimiseks teatud perioodi jooksul. Ettevõtted saavad kasutada töötajate tööaja andmeid tööajatabelist palgaarvestuse töötlemiseks, klientide arvete esitamiseks, projektide tarnete hindamiseks ja puudumiste jälgimiseks. Peamiselt kasutavad ettevõtted kolme tüüpi tööajatabelit:

Paberipõhine

Paberkandjal põhinevad tööajatabelid, sealhulgas väljatrükitavad tööajakaardid, augukaardid, registrid jne, on kõige traditsioonilisemad, mida kasutatakse töötajate töötundide registreerimiseks. Need arhailised tööajatabelid nõudsid aga käsitsi sisestamist ja olid altid inimlikele vigadele, andmeturbele ja ajavargusele.

Tabelid

Tabelarvutid reformisid tööajatabelite kujundust, et muuta tööajaarvestusprotsess organiseeritumaks, sujuvamaks ja vähem hektilisemaks. Tabeli kujulisus, lihtsus ja kasutusmugavus muudavad tabelarvutuse, eriti Exceli formaadis, üheks kõige nõutumaks tööajatabelite lahenduseks ettevõtete jaoks. Tegelikult saavad ettevõtted kasutada töötajate tööaja jälgimiseks igapäevaselt/nädalaselt/kuu kaupa isegi mitmes formaadis saadaval olevaid Exceli tööajatabelite malle.

Digitaalsed tööajatabelid

Paberkandjal põhinevatel süsteemidel ja arvutustabelitel oli mitmeid piiranguid funktsionaalsuse osas ning nad olid ka vastuvõtlikud ajavargusele, andmeturbele ja vigasele andmesisestusele, mis andis teed digitaalsetele tööajatabelitele, nagu näiteks tööaja jälgimise tarkvara, mis mitte ainult ei salvesta ajaandmeid täpselt, vaid pakub ka tohutuid funktsioone, nagu üksikasjalik aruandlus, heakskiitmise viisid, valideerimine ja palju muud.

Pildi allikas

Edaspidi süveneme sügavamalt, miks ettevõtted peaksid kasutama tööaja jälgimise tarkvara, mida tuntakse ka online tööajatabelite nime all, ning kuidas see aitab neil parandada oma kasumlikkust ja pädevust.

10 ajalehe eelised, mida iga ettevõtte omanik peab teadma {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Klientide täpne arvete esitamine

Olenemata sellest, kas tegemist on raamatupidamise, vabakutselise töö või mõne muu ettevõttega, on oluline jälgida mitmete projektide raames töötatud tundide arvu, et arved erinevatele klientidele välja arvutada.

Ettevõtete puhul, kes võtavad klientidelt tasu tunnipõhiselt, on tööajatabel klientide jaoks arvestus ja aitab koostada täpseid arveid.

Digitaalne tööajatabel aitab ettevõtetel saada ülevaate erinevate projektide raames kulutatud tööaja kontekstuaalsetest andmetest, tagades, et klientidele esitatakse arveid õigesti ja õigeaegselt. See aitab säilitada terveid suhteid klientide ja ettevõtete omanike vahel.

Selline aja jälgimise tarkvara sisaldab ka konfigureeritavaid aruandlusfunktsioone, mis paljastavad ajakasutuse üksikasjad ja aitavad klientidel olla kursis sellega, kus nende raha kasutatakse ja kas see on hästi ära kasutatud.

Üksikasjalikud aruanded võimaldavad klientidel näha, kui palju aega on ressursid pühendanud projekti erinevate osade täitmisele, mis on seega tõendiks arveldusarvutuse ja täpsuse kohta.

* Ühtlustatud palgaarvestus

Tööajatabelid on kasulikud organisatsioonidele, kes võtavad tööle tunnipõhiseid töötajaid, kuna need aitavad organisatsioonidel jälgida töötajate töötunde.

Tööaja jälgimise tarkvara jälgib kogu töö- ja ületunnitööd, mis aitab ettevõtetel töötajatele õiglaselt ja täpselt hüvitada töötatud tundide arvu alusel.

See tarkvara jälgib ka töötajate töötunde, puhkusi, kogunemisi, ületunde, puhkusetoetusi jne, aidates ettevõtetel tõhusalt hallata töötajate palgaarvestust koos toetuste ja lisatasudega.

Samuti saavad tööandjad tööajatabelite abil hõlpsasti täita palgaarvestusega seotud eeskirju, mis käsitlevad ületunde, vahetusepõhiseid hüvitisi jne, et täita kohustuslikke seadusi.

Lisaks sellele saavad tööandjad/juhid palgakorralduse konfliktide korral alati viidata tööajatabelite andmetele, et kontrollida töötunde ja konkreetsetele projektidele kulutatud töötundide koguarvu.

Nii vähendavad digitaalsed tööajatabelid haldusülesannetele kuluvat aega ja kulusid, vabastades seega töötajad ajaandmete käsitsi töötlemisest, nii et nad saavad pöörata tähelepanu produktiivsemale tööle, mis võib organisatsioonile väärtust tuua.

* Ennetab mikrojuhtimist

Meeskonnajuhid või juhatajad jälgivad sageli töötajate tegevust, et hallata, millega töötajad tegelevad ja kui palju aega neil mingi ülesande täitmiseks kulub.

Pildi allikas

Tööajatabelite abil saavad juhid kaotada vajaduse töötajate mikromanööre teha ja saada hõlpsasti teada, millega nad töötavad, kui palju aega nad on oma ülesannete täitmiseks kulutanud ja kuidas nende ressursse üldiselt kasutatakse.

Seega säästavad tööajatabelid juhte oma meeskondade järelevalve ja mikrojuhtimise eest, vähendades konfliktide tekkimise tõenäosust juhtide ja meeskonnaliikmete vahel.

* Parem prognoosimine ja hindamine

Digitaalsete tööajatabelite kasutamise üks peamisi eeliseid on see, et nende andmeid saab kasutada tulevaste projektide jaoks ressursside, näiteks aja, tööjõu ja kulude hindamiseks.

Näiteks enne, kui meeskond alustab uut projekti, peavad nad hindama üksikasju, näiteks ajakava, vahe-eesmärke ja vajalikke ressursse. Sellisel juhul võib juht kasutada varem teostatud projektide tööajatabelite andmeid, kus ülesannete olemus on sarnane tehtava projektiga.

Seega saavad ettevõtted varem teostatud projektide ajalooliste andmete abil parandada tulevaste projektide tööjõu, kulude ja tähtaegade hindamist, vältida kulude ületamist ja tagada projekti õigeaegne elluviimine.

* Ülesannete juhtimine ja prioriteetide seadmine

"Tööajatabelid võimaldavad organisatsioonidel paremini hallata töövoogu, tuvastada parendusvaldkondi ja jaotada ressursse strateegiliselt, mis aitab kaasa projektide edukale elluviimisele ja mõjutab positiivselt lõpptulemust."

Tööajatabelid on väärtuslik vahend ülesannete olemuse ja nende täitmiseks tavaliselt kuluva aja eristamiseks.

Juhid saavad kontrollida tööajatabelite andmeid, et teha kindlaks, millised projektid ja ülesanded võtavad rohkem ja millised vähem töötaja ribalaiust. Selle analüüsi abil saavad juhid teha teadlikke otsuseid ülesannete prioriseerimise, jaotamise ja juhtimise kohta.

Näiteks saavad juhid ja tööandjad loobuda projektidest, mis ei paku suurt väärtust ja tarbivad rohkem ressursside ribalaiust.

Samuti saavad juhid aru, millised ülesanded võtavad palju aega ja millised vähem. See analüüs aitab neil parandada töövoogu, seades ülesanded tähtsuse järjekorda, nii et kiireloomuliste ülesannetega saab kõigepealt tegeleda ja hilinenud tähtaegadega saab hiljem tööd teha. Näiteks kui müügimeeskond töötab haldus- ja teavitamisülesannetega, mis kulutavad palju nende ribalaiust, kuid kui nad peavad töötama klientidele suunatud personaliseeritud külmade e-kirjadega, mis võtavad suhteliselt vähem aega ja on kõrge prioriteediga, siis võib paluda neil töötada kõigepealt e-kirjadega.

Pildi allikas

* Tootlikkuse suundumusi käsitlev ülevaade

Tööajatabelid ei jälgi mitte ainult töötajate tööaja andmeid, vaid aitavad juhtidel ka kindlaks teha tootlikkuse suundumusi ja tuvastada valdkondi, kus töötajad on maha jäänud.

Näiteks saavad juhid vaadata töötajate tööajatabelite andmeid, et leida, millised ülesanded võtavad nende kõige rohkem ribalaiust ja milliste ülesannetega nad saavad suhteliselt kiiresti tööd teha.

Need andmed aitavad juhtidel avastada, kus töötajad on mahajäänud ja kus nad paistavad silma. Vastavalt töö tegemiseks kuluvale ajale saavad juhid kasutada neid erinevate projektide jaoks, millel on spetsiifilised vajadused.

Samuti saavad juhid tuvastada ressursid, kes võtavad võrreldes teiste töötajatega liiga palju aega üldiste ülesannete täitmiseks, ning pakkuda neile vajalikku koolitust ja juhiseid, et parandada nende töö tulemuslikkust.

Tegelikult saavad juhid ajaseiretarkvara abil koostada aruandeid, mis on suunatud konkreetsetele valdkondadele, et paremini hinnata töötajate tulemuslikkust, tootlikkuse suundumusi ja töökoormuse taset. See üksikasjalik ülevaade võib aidata neil oma ressursse paremini jaotada, ülesandeid tõhusalt jaotada ja töövoogu optimeerida, et parandada üldist tootlikkust ja tõhusust.

* Optimaalne ressursikasutus

Üks suurimaid muresid ettevõtete jaoks on see, kas nende töötajad teevad võrdselt oma tööd ja kas nad ei raiska oma aega töövälise tegevuse üle.

Tööajatabelis on kirjas, millega töötajad töötasid, kui kaua ja milliste projektide kallal. Selline selge ülevaade ressursside ajaandmetest tagab, et ressursid ei ole alakasutatud ega ülekasutatud ning vajadusel saab nende ülesandeid delegeerida, et vältida töötajate läbipõlemist.

Lisaks sellele, kui juhid leiavad, et ressursside ribalaius on täielikult ära kasutatud ja töö jaotamiseks on vaja rohkem ressursse, siis saavad nad märkida, et on vaja ajutist personali või suure mahuga töötajate värbamist, ja paluda juhtkonnal vastavalt värvata täiendavaid ressursse.

* Klientide kursis hoidmine projekti edenemisega

Klientidega seotud projektide puhul võib tööajatabel teha imet, sest see võimaldab klientidel näha üksikasjalikku jaotust selle kohta, kui palju aega on kulutatud mitmetele ülesannetele, ja teha järeldusi projekti edenemise kohta.

See analüüs ei aita kliente mitte ainult projekti keeruliste üksikasjadega, vaid võimaldab meeskonnal kaasata kliendid projektiprotsessi, tagades, et nende ootused seoses ajakavaga on meeskonnaga kooskõlas, ning teha vajadusel kohandusi.

* Parem projektijuhtimine ja õigeaegne tarnimine

Tööajatabel annab tervikliku ülevaate ajakulu kohta, mis kulub mitmetele ülesannetele, ning leevendab projekti ulatuse muutumist.

Seega saavad juhid, kes on varustatud tööajatabelite andmetega, tegeleda projekti kitsaskohtadega, vajadusel võtta tööle rohkem ressursse, võrrelda tegelikke ja tegelikke tähtaegu ning teha teadlikke otsuseid, et projekt ei kalduks rajalt kõrvale.

Selline reaalajas ülevaade tööajatabelite andmetest aitab juhtidel töövoogu optimeerida ja teha aeg-ajalt ennetavaid otsuseid, et hoida projekt õigel teel ja tagada õigeaegne valmimine.

* Vähendatud planeerimata puudumised

Kui teil ei ole kindlat arvestust töötajate puudumiste kohta või kasutate selle registreerimiseks käsitsi, võib puudumiste muster jääda tõenäoliselt märkamatuks, jättes töötajad ebakindlaks, mida neilt oodatakse.

Digitaalsed tööajatabelid jälgivad planeerimata puudumisi ja märgivad, kui need puudumised on muutunud trendiks. Leides mõnel töötajal puudumiste mustreid, saavad juhid võtta ennetavaid meetmeid, et vähendada nende esinemist, parandada pühendumust ja aidata töötajatel järgida organisatsiooni vajalikke eeskirju ja määrusi.

Bottom Line

Ettevõtluses loeb iga hetk ja tööajatabelid sillutavad ettevõtetele teed andmete kogumiseks töötajate tööaja kohta ning nende analüüsimiseks, et teha teadlikke otsuseid. Ettevõtted võivad kasutada mis tahes tööajatabelit, olgu see siis paberkandjal või arvutustabeli kujul. Kuid nende vastuvõtlikkus vigadele, ajavargusele ja käsitsi töötlemisele muudab need kaasaegseks kasutamiseks ebasobivaks ja teeb tee vabaks tööaja jälgimise tarkvarale. Nagu varem mainitud, ei paranda need kaasaegsed tööajatabelid mitte ainult ettevõtete ressursikasutust, vaid aitavad neil ka saada reaalajas ülevaate peamistest ärimõõdikutest, et teha paremaid otsuseid.