11 vinkkiä etätyötä tekeville markkinointitiimeille

Intro

Onko sinulla vaikeuksia pysyä markkinointitehtävien kärjessä etätyössä? Harkitse näiden 11 erittäin toimivan vinkin hyödyntämistä etätyötä tekeville markkinointitiimeille.

Markkinointitiimin johtaminen, kampanjoiden seuranta ja mittareiden analysointi voi olla hankalaa, varsinkin kun ette ole samassa fyysisessä tilassa.

Palkinnot ovat kuitenkin vaivan arvoisia: 77 prosenttia etätyöntekijöistä raportoi paremmasta tuottavuudesta, ja 52 prosenttia heistä pitää harvemmin vapaata.

Miten voit voittaa markkinointitiimin johtamisen haasteet ja samalla hyödyntää etätyöskentelyn edut?

Aseta selkeät odotukset, ylläpidä organisoitua rakennetta, kommunikoi säännöllisesti ja käytä asianmukaisia välineitä. Kun tämä on saavutettu, markkinointitiimisi on valmiina menestykseen.

Tässä artikkelissa opit tehokkaimmat prosessit ja vinkit markkinoinnin etähallintaan. Sovella näitä omaan yritykseesi, niin tiimisi on helpommin hallittavissa ja menestyksekkäämpi.

1. Luo virheetön etävuokraus- ja sisäänottoprosessi.

Etätiimin menestyksekäs johtaminen edellyttää, että osaajat on palkattava ja otettava palvelukseen tehokkaasti.

Aloita mainostamalla uutta työpaikkaasi digitaalisilla alustoilla, kuten Indeedissa tai LinkedInissä, ja varmista, että tehtävästä käy selvästi ilmi, että sitä voi hoitaa etänä mistä tahansa paikasta käsin. Näin mahdollisten hakijoiden on helpompi löytää ilmoituksesi ja hakea sitä.

Virtuaalinen rekrytointiprosessi voi olla erittäin tehokas, kun etähakijoita arvioidaan. Siihen voi kuulua videohaastatteluja palkkaavien johtajien kanssa, virtuaalisia tehtäviä tai kirjallisia testejä, joilla arvioidaan hakijan taitoja.

Jos olet valmis palkkaamaan eri paikkakunnilla ja aikavyöhykkeillä asuvia ehdokkaita, sovita haastattelut heidän työaikaansa.

Unohda haastatteluprosessin aikana kaikki arviot hakijan sijainnista ja arvioi häntä hänen pätevyytensä ja sopivuutensa tehtävään perusteella.

Jos palkkaat tehtävään, joka voi olla etänä tai toimistolla, tee kaikki haastattelut videopuhelun välityksellä, jotta vältät sijaintivääristymät.

Kun olet palkannut uuden tiimiläisesi, järjestä sujuva virtuaalinen sisäänajoprosessi, jossa hänet esitellään yritykselle ja tiimille.

Digitalisoi perehdyttämisprosessi tarjoamalla keskeisiä asiakirjoja ja resursseja PDF-, Google Doc- tai verkkomuodossa. Harkitse sisäisen koulutussivuston tai tietopankin luomista uusien työntekijöiden käyttöön.

Harkitse virtuaalisten koulutustilaisuuksien järjestämistä monimutkaisempia prosesseja varten, jotta uudet työntekijät voivat käydä läpi eri tehtäviä.

Säännölliset tapaamiset, urakeskustelut ja jatkuva koulutus esimiehen kanssa ovat olennaisen tärkeitä, jotta etätyöntekijät voivat tuntea saavansa tukea ja edistyä tehtävissään.

Parantaaksesi virtuaalista perehdyttämisprosessiasi pyydä uusilta etätyöntekijöiltä palautetta ensimmäisten kuukausien jälkeen, jotta voit selvittää, mikä toimii ja mitä on parannettava.

Viime kädessä etätyöntekijöiden perehdyttämisellä pyritään siihen, että he tuntevat olevansa perillä asioista, saavansa tukea ja luottamusta uuteen tehtäväänsä.

2. Aseta selkeät tavoitteet ja odotukset

Älä oleta, että markkinointitiimisi tietää jo, mitä tavoitteita odotat heidän saavuttavan - anna heille enemmän ohjeita kuin jos olisitte yhdessä toimistossa.

Anna tiimillesi itsenäisyyttä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä saa heidät tuntemaan työnsä tarkoituksenmukaisemmaksi ja antaa heille tunteen siitä, että he ovat vastuussa projekteistaan.

Markkinoinnissa luovissa tehtävissä työskentelevien työntekijöiden KPI:iden asettaminen voi olla haastavaa, koska niillä ei aina ole suoraa yhteyttä luotuihin johtolankoihin, kuten muissa tehtävissä.

Voit voittaa tämän asettamalla tiimille kampanjakohtaisia tavoitteita, joita kohti tiimi voi työskennellä yhdessä - näin kaikilla on vankka tunne tarkoituksesta.

Siirrä tiimisi ajattelutapaa niin, että se näkee tavoitteet asiana, jota kohti he voivat työskennellä, jotta yleinen viestintä ja tiimin yhteenkuuluvuus paranevat.

3. Kuuntele kaikkien ideoita

Meillä kaikilla on ollut kokemuksia huonossa ympäristössä työskentelystä jossain vaiheessa uraa. Useimmiten se johtuu siitä, että meillä ei ollut tilaa kasvaa tai tuntea itseämme kuulluksi.

Tämä pätee erityisesti etämarkkinointitiimeihin, jotka luottavat luovuuteen ja viestintään menestyäkseen tehtävissään. Videopuhelukokouksissa on helppo, että jotkut äänet jäävät kuulematta.

Luo erityisiä tiloja tai työpajoja innovaatioita ja ehdotuksia varten. Jos videopuhelut eivät sovi kaikille, kokeile tiimin aivoriihityökalua, kuten Miroa.

Jos et tällä hetkellä käytä aikaa innovointiin, on aika aloittaa. Harkitse, että varaat tiimillesi erityistä aikaa keskittyä siihen. Mieti uudelleen, miten lähestyt innovointia, ja tee siitä prioriteetti.

Anna tiimillesi tilaa innovoida, jotta se voi vapauttaa täyden potentiaalinsa ja luoda myönteisemmän työympäristön.

Muista, että huono työympäristö voi olla myrkkyä tiimisi moraalille ja tuottavuudelle. Luo kasvuun ja innovointiin kannustava ympäristö, jotta tiimi olisi sitoutuneempi ja motivoituneempi.

4. Hyödynnä oikeaa markkinointiohjelmistoa

Varmista, että tiimisi käyttää työkaluja, joita on helppo hallita ja tehokas käyttää.

Markkinointitiimit käyttävät usein erilaisia ohjelmistotyökaluja, kuten sähköpostimarkkinointialustoja, sosiaalisen median hallintatyökaluja, suunnittelutyökaluja, CRM-ohjelmia ja verkkojulkaisutyökaluja.

Vaikka nämä työkalut voivat helpottaa markkinoinnin hallintaa, älä tee asioita liian monimutkaisiksi liian monilla ohjelmistovaihtoehdoilla.

Jos haluat tehostaa etämarkkinoinnin hallintaa, harkitse täysin integroitujen markkinointiratkaisujen käyttöä. Etätiimisi jäsenet eivät voi vain piipahtaa kollegansa työpöydälle kysyäkseen nopeasti kysymyksen tai saadakseen päivityksen.

Kun markkinointityökalut ja -sovellukset toimivat yhdessä ja samalla alustalla, on helpompi hallita työtä etänä.

Tämä vähentää teknisen tuen tarvetta ja varmistaa, että koko tiimisi on aina samalla sivulla.

Integroidut markkinointiratkaisut säästävät aikaa ja helpottavat kampanjoiden toteuttamista huomattavasti, mikä on tärkeää, kun markkinointia hallinnoidaan etänä.

5. Käytä helppoa viestintäohjelmistoa

Jos työskentelet etämarkkinointitiimin kanssa, tehokkaiden viestintäkanavien luominen on yksi tärkeimmistä tavoitteistasi. Tehokas työskentely yhdessä on lähes mahdotonta ilman helppoa yhteydenpitoa tiimisi kanssa.

Sähköpostiviestit voivat olla hitaita ja epäsynkronoituja, joten sinun on otettava käyttöön oikea tiimiviesti- ja videokokousalusta.

Etsi nopea ja helppokäyttöinen ohjelmisto, jonka avulla on kätevää pitää yhteyttä tiimiin, tehdä yhteistyötä projekteissa ja saada päivityksiä heti tarvittaessa.

Sisältöä käsittelevät etäryhmät käyttävät erilaisia palveluja viestintään, yhteistyöhön ja organisointiin. Joitakin laajalti käytettyjä palveluita ovat mm:

• Slack on tehokas tiimiviestintäsovellus, jonka avulla tiimit voivat keskustella ja lähettää yksityisviestejä. Se helpottaa tiimin jäsenten välistä yhteistyötä.
• Confluence sopii erinomaisesti toisiinsa linkitettyjen asiakirjojen luomiseen yhteistyössä. Se auttaa dokumentoimaan prosesseja ja luomaan tyylioppaita.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule ja Google Calendar ovat loistavia työkaluja yhteisten toimituksellisten kalenterien luomiseen. Niiden avulla sisällön julkaisemisen hallinnointi on helppo nakki.
• Airtable, Basecamp ja Asana sopivat erinomaisesti tehtävien jakamiseen ja seurantaan etäryhmissä.
• Zoom on vankka videoneuvottelualusta, joka tukee suuria ja kahdenkeskisiä tiimikokouksia. Tämän työkalun avulla etätiimit pysyvät yhteydessä ja työskentelevät tehokkaasti.

6. Älä nuku etäryhmäsi verkkoturvallisuuden suhteen

Yksi etämarkkinointitiimin hallinnointiin liittyvistä riskeistä on mahdollinen tietoturvauhka.

Tämän riskin vähentämiseksi pyydä etäryhmääsi käyttämään etäyhteyden VPN:ää suojatun yhteyden luomiseksi aina ja kaikkialla, missä he käyttävät internetiä.

Kun käytät VPN:ää iPhonessasi tai millä tahansa laitteella, selaustietosi salataan, mikä tarkoittaa, että kukaan ei voi siepata tai katsoa niitä.

Tämä on erityisen tärkeää, jos työskentelet luottamuksellisten tietojen parissa tai käytät yrityksen verkkoja ja resursseja kotoa käsin.

Ole varovainen, kun jaat salasanoja eri verkkopalveluissa, joita tiimisi käyttää. Käytä luotettavia salasanojen hallintapalveluja, kuten LastPass ja 1Password, jotta salasanojen hallinta olisi helpompaa ja turvallisempaa.

Jos freelancerisi käyttävät työssään yrityksen tietokoneita, noudata asianmukaisia käytöstapoja, jotta laitteet pysyvät turvassa ja arkaluonteiset tiedot suojataan.

Seuraavassa on muutamia vinkkejä työntekijöille, jotka käyttävät työtietokonettaan kotona:

• Älä tallenna henkilökohtaisia asiakirjoja työtietokoneellesi. Virheellinen tiedosto voi vaarantaa tietoturvan, ja kaikki tietokoneelle ladattu sisältö kuuluu yritykselle, kun freelancer lähtee.
• Vältä sellaisten verkkosivustojen selaamista, joita et haluaisi pomosi näkevän. Tämä koskee sekä toimisto- että kotiasetuksia, ja epäilyttävät verkkosivustot voivat sisältää viruksia tai haittaohjelmia, jotka voivat vahingoittaa laitetta.
• Vastusta houkutusta tehdä ostoksia verkossa, sillä evästeet ja ponnahdusikkunamainokset voivat hidastaa työlaitteen toimintaa tai vaarantaa tietoturvan.
• Käytä vain työsähköpostia, sillä henkilökohtaiset sähköpostit voivat mahdollisesti tuoda viruksia tai phishing-sähköposteja työlaitteeseen.
• Ylläpidä turvallisia kirjautumisia monitekijätodennuksen avulla ja noudata asianmukaisia internetin turvallisuussääntöjä, jotta etätyöntekijä pysyy keskittyneenä ja estää verkkohyökkäykset.

7. Säännölliset tarkastukset: Pidä tiimisi raiteilla

Etätiimiä johtaessa voi olla haastavaa ylläpitää vahvaa yhteyttä jokaiseen jäseneen. Heidän kanssaan ei voi käydä rentoja keskusteluja tai esittää kysymyksiä kasvokkain.

Suunnittele siis säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset ja epäviralliset virtuaaliset kahvittelut, jotta voit ylläpitää henkilökohtaista yhteyttä jokaiseen työntekijään.

Keskustele heidän työnsä edistymisestä näissä tapaamisissa, tarjoa tukea ja anna palautetta.

Myös säännöllisten urakeskustelujen järjestäminen jokaisen työntekijän kanssa voi osoittaa, että välität heidän ammatillisesta kasvustaan ja että yrityksessä on etenemismahdollisuuksia.

Jotta etäryhmäsi olisi helpommin tavoitettavissa, jätä kalenteriisi joustavaa aikaa. Näin voit soittaa puhelun tai osallistua videokonferenssiin, kun kollegalla on kysymys tai huolenaihe, joka on parempi käsitellä henkilökohtaisesti kuin tekstiviestien välityksellä.

Ilmoita tavoitettavuudestasi pikaviestiohjelmiston kautta, jotta tiimisi tietää, milloin he voivat tavoittaa sinut. Ota "ilma-aika" osaksi aikatauluasi, jotta voit tarjota tiimisi jäsenille nopeita tapaamisia, joissa he saavat tietoa työnsä edistymisestä ja tuntevat saavansa tukea.

8. Ole tietoinen aikavyöhykkeistä

Etätyö tarjoaa mahdollisuuden palkata osaajia kaikkialta maailmasta. Tämä lisää tiimisi monimuotoisuutta ja laajentaa näkökulmia.

Mutta potkaisija? Sinun on sopeuduttava eri aikavyöhykkeisiin. Etätiimin johtajana sinun on löydettävä keinoja, joilla voit sovittaa tiimisi työajat yhteen ja kannustaa kaikkia ottamaan huomioon tiimikavereidensa aikataulut.

Pyydä etätyöntekijöitä määrittelemään työaikansa ja työajan ulkopuoliset ajat, kun otat uusia työntekijöitä palvelukseen tai luot tiimikalenteria.

Keskustele aluksi tiimin kanssa aikavyöhykkeistä ja suosituimmista työajoista, jotta varmistetaan, että kaikki ovat tietoisia toistensa tavoitettavuudesta.

Jos merkittävä osa tiimistäsi on eri aikavyöhykkeellä, harkitse aikataulusi mukauttamista heidän aikatauluunsa yhdeksi päiväksi viikossa.

Toinen vaihtoehto on tehdä jaettu työvuoro, jossa työskentelet kunkin aikavyöhykkeen aktiivisimpina aikoina. Tämä lähestymistapa voi auttaa sinua pitämään yhteyttä maailmanlaajuisiin tiimisi jäseniin ja pysymään ajan tasalla heidän työnsä edistymisestä.

9. Luo vahvat siteet tiimin jäsenten välille

Vahvan tiimikulttuurin rakentaminen voi olla haastavaa etätyöympäristössä, jossa työtoverit saattavat olla vuorovaikutuksessa vain työpalavereissa ja tiimijuhlissa.

Harkitse virtuaalisten aktiviteettien, kuten Pictionaryn tai karaoken, järjestämistä, jotta tiimin yhteenkuuluvuus paranisi. Näillä aktiviteeteilla ei ole mitään tekemistä työn kanssa, mutta ne voivat antaa joukkuetovereille mahdollisuuden keskustella, oppia toisistaan ja pitää hauskaa.

Tunnista mahdollisuudet henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen yksittäisten tiimin jäsenten kanssa.

Järjestä etäkahvitilaisuuksia tai muita epävirallisia keskusteluja, joiden tarkoituksena on tutustua joukkuetovereihisi henkilökohtaisemmalla tasolla.

Tutustu tiimisi jäseniin ja ymmärrä, miten työskennellä yhdessä, kommunikoida ja olla vuorovaikutuksessa.

Olipa kyse sitten virtuaalisesta toiminnasta tai epävirallisista keskusteluista, yhdessä vietetty aika rakentaa yhteenkuuluvuutta ja vahvistaa tiimikulttuuria fyysisestä etäisyydestä huolimatta.

10. Ole emotionaalisesti älykäs

Etätiimin johtaminen voi tuoda mukanaan emotionaalisia haasteita, ja tunneäly (EQ) on olennaisen tärkeää niiden käsittelyssä. EQ:n avulla voit tunnistaa tunteesi ja reagoida asianmukaisesti erilaisiin tilanteisiin myös etätyöskentelyssä.

Esimerkiksi etätyöntekijöiden mikromanagerointi voi olla houkuttelevaa, mutta emotionaalisesti älykäs esimies sopii tapaamisia varmistaakseen, että tiimi on oikealla tiellä.

Säilytä itsemääräämisoikeus ja luottamus, jotta voit menestyä etäryhmän johtamisessa.

Sanotaan, että työntekijä tekee virheen, kun olet offline-tilassa. Tunneälykäs esimies välttäisi vihaisten sähköpostiviestien lähettämistä ja suunnittelisi sen sijaan keskustelua rakentavasta palautteesta työntekijän kanssa.

Muista, että digitaalisen viestinnän on oltava kunnioittavaa ja ammattimaista.

Kun joukkuetovereiden kesken syntyy erimielisyyksiä, puutu niihin nopeasti ja viesti tiimille, että olet käytettävissäsi ongelmien ratkaisemiseksi. Kannusta tiimiäsi käyttämään EQ:ta työelämässä. Tee selväksi, mikä käytös on hyväksyttävää.

Käytä tunneälyä luottamuksen rakentamiseen ja rohkaise tiimiäsi tulemaan heidän luokseen kysymyksillä ja huolenaiheilla.

11. Pidä oppimisresurssit ajan tasalla

Varmista, että etämarkkinointitiimi oppii ja kehittyy koko ajan, luomalla oma viestintäkanava tiedon jakamista ja koulutustilaisuuksia varten. Järjestä säännöllisiä tiimikokouksia, joissa jäsenet voivat jakaa kokemuksiaan ja vinkkejä.

Pidä kaikki oppimateriaalit ajan tasalla ja helposti saatavilla. Tähän voi kuulua jaettu asiakirjakokoelma, jossa on vakiotoimintamenettelyjä (SOP), malleja ja muita hyödyllisiä resursseja.

Pidä nämä resurssit helposti saatavilla, jotta voit tarvittaessa viitata nopeasti oikeisiin tietoihin. Tämä auttaa virtaviivaistamaan työnkulkua ja parantamaan tehokkuutta.

Kannusta tiimin jäseniä jatkamaan itsenäistä oppimista resurssien, kuten verkkokurssien, webinaarien ja alan konferenssien avulla.

Järjestä pääsy näihin resursseihin tai tarjoa tiimin jäsenille budjetti, jotta he voivat osallistua uusimpien markkinointitrendien ja -strategioiden seuraamiseen.

Pakkaaminen

Jos sinulla ei ole koskaan ollut tilaisuutta työskennellä etätyössä tai johtaa etätyöntekijöistä koostuvaa tiimiä, voi tuntua ylivoimaiselta kehittää tehokas strategia hajautettujen tiimien hallintaa varten.

Älä kuitenkaan anna alkuhaasteiden lannistaa sinua. Ajan ja vaivannäön avulla voit luoda kukoistavan etätyökulttuurin, jonka avulla tiimisi voi tehdä parhaansa.

Keskity luomaan työympäristö, joka kannustaa kaikkia tiimin jäseniä yhteistyöhön, luovuuteen ja keskinäiseen kunnioitukseen heidän sijainnistaan riippumatta.

Investoi myönteisen yrityskulttuurin rakentamiseen, jotta erilaisista taustoista tulevat tiimin jäsenet voivat jakaa ainutlaatuisia näkökulmiaan, ideoitaan ja lähestymistapojaan työhön.