Miten estää tehokkaasti aikavarkaudet työpaikalla

Intro

Benjamin Franklin, yksi Yhdysvaltojen perustajaisistä, oli monia asioita - kirjailija, menestyvä liikemies, painaja, hyväntekijä, hyväntekijä, poliitikko ja keksijä.

Eräässä esseessään - "Neuvoja nuorelle kauppiaalle" - hän kirjoitti: "Muista, että aika on rahaa."

Franklinia olisi huvittanut tietää, että hänen neuvonsa nuorille ammattilaisille ovat edelleen ajankohtaisia 275 vuoden jälkeenkin, erityisesti organisaatioille, jotka pyrkivät vastaamaan työntekijöiden aikavarkauden haasteeseen ja hyödyntämään samalla optimaalisesti työntekijöiden aikaa.

Työntekijöiden aikavarkaus on suuri haaste organisaatioille, jotka pyrkivät jatkuvasti parantamaan työpaikan tuottavuutta. Jos siihen ei puututa, se voi johtaa voittojen menetykseen ja vaikuttaa organisaatioiden kasvunäkymiin ja jopa pidemmän aikavälin kestävyyteen.

Kun organisaatiot tutkivat syitä työntekijöiden alhaiseen tuottavuuteen, niiden on tutkittava, syyllistyvätkö niiden työntekijät tieten tahtoen tai tahattomasti aikavarkauksiin. Tämä blogi auttaa sinua ymmärtämään kaiken aikavarkaudesta, siitä, miten työntekijät syyllistyvät tällaisiin käytäntöihin, ja siitä, miten voit työnantajana estää ne.

Mitä on aikavarkaus?

Kuvan lähde

Aikavarkaus on yksinkertaisesti sitä, että työntekijät käyttävät työtunteja väärin joko teeskentelemällä työskentelevänsä ja osallistumalla tietoisesti tai tietämättään muuhun kuin työhön liittyvään toimintaan. Näin työntekijät saavat palkkaa tuntimääristä, joita he eivät ole tehneet, mikä aiheuttaa organisaatiolle tuottavuuden ja tuotoksen menetyksen.

Ajan varastaminen voi tuntua vähäpätöiseltä ja jopa vaikealta ymmärtää, sillä se ei ole samanlaista kuin materiaalivarkaus. Olemme oppineet ajattelemaan varkautta omaisuuden tai tavaroiden fyysisenä menettämisenä. Siksi organisaatioiden voi olla haastavaa ymmärtää täysin aikavarkauden ääriviivat ja sen vaikutus liiketoiminnan tulokseen.

Kyseessä on kuitenkin väärinkäytöksen muoto, joka voi johtaa organisaation tuotannon ja tulojen valtaviin menetyksiin, erityisesti suuremmissa organisaatioissa, joissa on huomattava määrä työntekijöitä.

Ymmärtäkäämme tämä esimerkin avulla organisaatiosta, jossa on 700 työntekijää. Jos jokainen työntekijä varastaa tai käyttää väärin 30 minuuttia päivässä, organisaatio menettää 21 000 minuuttia tai 250 tuntia tuottavaa aikaa joka päivä!

Nämä luvut voivat olla satojatuhansia työtunteja ja miljoonia dollareita, mikä osoittaa, miten aikavarkaus voi vaikuttaa liiketoiminnan tulokseen ja jopa vaarantaa organisaation pitkän aikavälin kestävyyden.

Nyt kun olemme ymmärtäneet, mikä on aikavarkautta, tarkastellaanpa joitakin tapoja, joilla työntekijät varastavat aikaa työnantajiltaan.

Seitsemän tapaa, joilla työntekijät tekevät aikavarkauksia

Kekseliäisyydellä ei ole rajoja, eikä työntekijöillä ole pulaa tavoista varastaa aikaa. Olemme kuitenkin listanneet alla seitsemän tunnettua tapaa, joilla työntekijät varastavat aikaa organisaatioltaan.

1. Hiiren automatisointi

Yksi tehokkaimmista tavoista huijata ajanseurantaohjelmia on käyttää automaattista hiirtä. Työntekijät voivat asettaa hiiripurkin paristokäyttöisen tai kauko-ohjattavan laitteen päälle, jota he voivat käyttää etäältä.

Tällä tavoin hiiri jatkaa leijumista näytöllä käyttäjän sopivaksi katsomin säännöllisin ja ennalta määritellyin väliajoin, jolloin tietokoneen näyttö pysyy aktiivisena. Koska ajanseurantaohjelmiston työkalu olettaa, että käyttäjä on aktiivinen, se ei pysty rekisteröimään mitään epäilyttävää toimintaa eikä ilmoittamaan aikavarkauksista.

2. Useiden pienten ikkunoiden avaaminen

Toinen tehokas mutta yksinkertainen keino aikavarkauteen on avata useita pieniä ikkunoita tietokoneen näytölle. Tällaisten ikkunoiden avulla työntekijät voivat surffata internetissä, keskustella ystäviensä kanssa tai jopa tehdä ostoksia verkossa. Samaan aikaan he pitävät koko näytön kokoisen pääikkunan auki toimistoon liittyviä toimintoja varten. Koska tietyntyyppiset online-ajanseurantaohjelmat seuraavat koko näytön ikkunaa, niitä voidaan huijata rekisteröimään työntekijät toimistoon liittyvien tehtävien parissa työskenteleviksi.

3. Kuvakaappausohjelmiston ajoitus

Tämän tempun käyttäminen edellyttää jonkin verran käyttöohjelmistojen tuntemusta, erityisesti kykyä ohittaa tai murtaa työntekijöiden seurantaan käytetty ohjelmistokoodi. Työntekijät voivat murtautua työajanseurantaohjelmistoon havaitakseen aikaväli, jonka kuluessa ohjelmisto ottaa kuvakaappauksen käyttäjän tietokoneen näytöstä.

Nämä tiedot voivat auttaa heitä ajoittamaan toimintansa siten, että työajanseurantaohjelmisto rekisteröi heidät virkatehtäviin osallistuviksi. Samaan aikaan työntekijä voi kätevästi surffailla internetissä tai tehdä muita kuin työhön liittyviä tehtäviä kahden kuvakaappauksen välisenä aikana.

4. Useiden näyttöjen käyttö

Jotkut työntekijät liittävät kannettavat tietokoneet useisiin muihin näyttöihin/näytöihin USB-kaapeleilla. Näin he voivat käyttää useita ikkunoita samanaikaisesti samalla kun he käyttävät pääikkunaa toimistoon liittyviin tehtäviin. Valitettavasti monet markkinoilla olevat ajanseurantaohjelmistot eivät pysty tunnistamaan ja seuraamaan useita näyttöjä.

Tämä nykyinen puute antaa joillekin työntekijöille mahdollisuuden varastaa työnantajien aikaa.

5. Ohjelmistokoodin peukalointi

Se on harvinaisempi tapa huijata ajanseurantaohjelmistoa. Tekniikkaan ja ohjelmistoihin perehtyneet työntekijät voivat kuitenkin hyödyntää ajanseurantatyökaluja tekemällä muutoksia ohjelmistokoodiin.

Jotkin työajanseurantaohjelmistot ovat alttiita hakkeroinnille ja peukaloinnille, mikä antaa työntekijöille mahdollisuuden muuttaa työskentelytapojaan. Näin tällaiset työkalut rekisteröivät virheellisiä tietoja, jotka työntekijät syöttävät ennalta.

6. Kaverin lyöminen

Kuvalähde

Buddy punching -menetelmä, jolla työnantajia on pyritty huijaamaan työntekijöiden työajan käytöstä, on ollut käytössä siitä lähtien, kun työajanseurannan käsite tuli esiin. Buddy punching -menetelmään kuuluu sijaislukeminen, jossa joku toinen työntekijä merkitsee läsnäolot kollegoidensa puolesta.

Organisaatiot ovat kuitenkin suurelta osin torjuneet tämän aikavarkauden ottamalla käyttöön biometriset läsnäolojärjestelmät, joissa työntekijät rekisteröivät läsnäolonsa verkkokalvon, sormenjälkien, kasvojen tunnistusjärjestelmien jne. avulla.

7. Liiallinen ei-tuotannollinen internetissä surffailu

Internetissä surffailu on luonnollista, ja työntekijät käyvät silloin tällöin Internetissä tutkiakseen tai vahvistaakseen tietoja tai saadakseen tietoa aiheesta, josta he todennäköisesti keskustelevat asiakkaidensa, esimiestensä tai kollegoidensa kanssa. Liiallinen internetissä surffailu, erityisesti ei-tuotannollisten tehtävien, kuten henkilökohtaisiin sähköposteihin vastaamisen, verkko-ostosten tekemisen tai työhön liittymättömien aiheiden lukemisen vuoksi, voi kuitenkin johtaa tuottavan työajan menetykseen.

Jotkut työntekijät saattavat myös surffailla internetissä turhaan työaikana ja teeskennellä etsivänsä viralliseen tehtäväänsä liittyvää tietoa. Tällaisia tilanteita varten sinun on ehkä pyrittävä innostamaan työntekijöitäsi eri tavoin, jotta heidän suorituskykyään voidaan parantaa.

Aikavarkauksien vaikutus yrityksiin

Alan havainnot viittaavat siihen, että aikavarkaus on edelleen vakava tulonmenetyksen lähde organisaatioille. Eräässä alan raportissa esimerkiksi paljastui, että aikavarkaudet aiheuttavat vuosittain 20 miljardin ja 50 miljardin Yhdysvaltain dollarin tappiot yhdysvaltalaisille organisaatioille.

Samaan aikaan yritykset menettävät maailmanlaajuisesti yli 400 miljardia Yhdysvaltain dollaria menetettynä työn tuottavuutena! Nämä ovat vakavia lukuja, ja ne ovat huolenaihe organisaatioille, jotka joutuvat selviytymään useista kriiseistä, kuten myrskyisistä työmarkkinoista ja keskeisten markkinoiden epätyydyttävistä makrotaloudellisista indikaattoreista.

Kuinka pysäyttää aikavarkaus

Alla on lueteltu joitakin tapoja, joilla organisaatiot voivat estää aikavarkaudet.

1. Työntekijöiden sitoutumisen lisääminen

Tuoreessa alan raportissa vahvistetaan, että työntekijöiden sitoutumisen taso on edelleen kaikkien aikojen alhaisimmalla tasolla. Vain viidesosa eli 21 prosenttia maailmanlaajuisesta työvoimasta kokee olevansa aktiivisesti sitoutunut. Samaan aikaan työntekijöiden stressi oli 44 prosenttia vuonna 2022, mikä oli jopa korkeampi kuin vuoden 2021 luvut.

Äkillinen siirtyminen etä- ja hybridityöpaikkoihin vaikutti työ- ja yksityiselämän tasapainoon ja lisäsi työuupumusta. Tällaiset haasteet ovat vaikuttaneet työntekijöiden kykyyn keskittyä toimistoon liittyviin tehtäviin ja tasapainottaa yksityis- ja työelämää. Jotta organisaatiot voisivat puuttua tähän, niiden on vietettävä aikaa työntekijöiden kanssa ymmärtääkseen syyt heidän alhaisen tuottavuusasteensa taustalla ja tarve käyttää keinoja, joilla voidaan huijata työajanseurantaohjelmistoja.

Sitoutuneet työntekijät tuhlaavat vähemmän työaikaa tuottamattomiin tehtäviin ja tuottavat enemmän arvoa organisaatiolle. Työnantajat voivat toteuttaa erilaisia työntekijöiden sitouttamistoimia tuottavuuden parantamiseksi ja aikavarkauksien hillitsemiseksi.

2. Kommunikoi tehokkaasti

Tehokas viestintä on tärkeämpää kuin koskaan, varsinkin kun henkilökohtainen vuorovaikutus harvinaistuu ja etätyö yleistyy. Organisaatioiden olisi viestittävä tehokkaasti paitsi sitouttaakseen työntekijät myös auttaakseen heitä ymmärtämään työajanseurantajärjestelmien tarpeen.

Organisaatioiden on saatava työntekijänsä ymmärtämään, että tällaisten ajanseurantamekanismien käyttäminen ei ole heidän mikromanagerointiaan vaan tarjoaa heille enemmän toimintakelpoista tietoa siitä, miten he voivat osallistua arvokkaampiin tehtäviin. Yritysjohtajien on otettava johtoasema ja autettava institutionalisoimaan tällaiset käytännöt koko organisaatiossa toimimalla muutoksen tekijöinä.

Lue myös: 5 tehokasta sisäisen viestinnän työkalua, joilla voit parantaa yrityksesi työnkulkua.

3. Ajanseurantaohjelmisto aluksella

Kuvan lähde

Ajanseurantaohjelmiston käyttöönotto on strateginen askel yrityksille, jotka pyrkivät parantamaan tuottavuutta ja estämään aikavarkauksia. Ottamalla käyttöön Repliconin kaltaisen ajanseurantatyökalun organisaatiot voivat seurata tarkasti työntekijöiden työtunteja ja toimintoja, mikä vähentää aikavarkauksien riskiä. Nämä edistykselliset ratkaisut tarjoavat reaaliaikaisen näkemyksen tehtävistä ja projektien aikatauluista, mikä varmistaa vastuullisuuden ja avoimuuden työpaikalla. Jotkut näistä työkaluista tarjoavat tekoälyllä toimivia työaikatauluja ja mobiileja työaikatauluja, joiden avulla organisaatiot voivat kerätä aika- ja läsnäolotietoja, varata vapaita ja hallita työaikatauluja tehokkaasti missä ja milloin tahansa.

4. Mahdollistetaan joustavat työajat

Kuvalähde

Työnantajat voivat auttaa työntekijöitä parantamaan työ- ja yksityiselämän yhteensovittamista mahdollistamalla joustavat työajat. Joustavat työajat voivat auttaa työntekijöitä hallitsemaan henkilökohtaista elämäänsä ja velvollisuuksiaan siten, ettei heidän tarvitse valehdella olevansa verkossa "kiinteinä" aikoina tai keksiä nerokkaita tapoja huijata työajanseurantaohjelmistoa.

Näin he voisivat keskittyä työhönsä ja elää stressittömämpää elämää, mikä lisäisi heidän tuottavuuttaan ja hyödyttäisi organisaatiota pitkällä aikavälillä auttamalla sitä voittamaan käynnissä olevan sodan lahjakkuuksista!

Voit kokeilla joustavia työaikajärjestelyjä, joissa työntekijät voivat työskennellä tietyn tuntimäärän, mutta valita itse, milloin he työskentelevät, tai kokeilla jopa tiivistettyjä työviikkoaikatauluja, kuten 4/10, 9/80 tai 2-2-3, joiden avulla työntekijät voivat suorittaa työviikkotuntinsa tavanomaista viittä päivää lyhyemmässä ajassa ja saada näin enemmän vapaata, jolloin he voivat toteuttaa henkilökohtaisia toimiaan.

5. Keskittyminen tuloksiin

Organisaatioiden on kehitettävä kulttuuri, jossa työntekijät ja johtajat keskittyvät tuloksiin eikä niinkään projektiin tai tehtävään käytettyyn aikaan. Tämä voi olla muutos vakiintuneeseen ajattelutapaan, jossa tuottavuuden mittarina pidetään "käytettyä aikaa".

Tällaisten muutosten aikaansaaminen edellyttää kuitenkin pidempiaikaisia toimia ja sitoutumista, sillä kulttuuristen muutosten ilmeneminen kestää kauan.

6. Tarkasta huolellisesti

Tarkastelemalla, miten työntekijät käyttävät aikaansa, voidaan saada syvällistä tietoa organisaation laajuisista suuntauksista, joita johtajat voivat käyttää parannussuunnitelmien laatimiseen. Organisaatio voi esimerkiksi automatisoida hallinnollisia tehtäviä, jos sen henkilöstö käyttää enemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin kuin liiketoiminnan kannalta tärkeisiin tehtäviin.

Päätelmä {#conclusion}

Viime vuodet ovat olleet myrskyisiä organisaatioille maailmanlaajuisesti. Pienentyneet voittomarginaalit, asiakkaiden rahankäytön huomattava väheneminen, raivoisa sota lahjakkuuksista ja kasvavat henkilöstökustannukset pakottavat etsimään tarkkaan keinoja tulovuotojen tukkimiseksi. Työntekijöiden aikavarkauksiin puuttuminen on helppo mutta erittäin tehokas tapa parantaa tulosta.