7 asiaa, jotka on otettava huomioon ennen yhtiön perustamista Singaporessa

Johdanto

Singapore on yksi Aasian suosituimmista kohteista yrittäjille, startup-yrityksille, verkkokauppayrityksille, SaaS-yrityksille, konsultteille ja kansainvälisille konserneille, jotka haluavat laajentua uusille markkinoille.

Maa tunnetaan vakaasta lainsäädännöstään, tehokkaasta liiketoimintaympäristöstään, strategisesta sijainnistaan sekä vahvasta maineestaan sijoittajien ja globaalien kumppaneiden keskuudessa. Monille yrityksille yhtiön perustaminen Singaporessa ei ole pelkkä hallinnollinen päätös. Se on osa laajempaa laajentumisstrategiaa.

Yrityksen perustamista ei kuitenkaan pidä kiirehtiä. Yrityksen rekisteröinti voi olla helppoa, mutta perustajien on silti mietittävä säännösten noudattamista, yrityksen hallintoa, verovelvoitteita, yrityspankkitoimintaa, toiminnan järjestelyjä ja pitkän aikavälin kasvua.

Ennen prosessin aloittamista on syytä ottaa huomioon seitsemän tärkeää seikkaa, kun perustat yrityksen Singaporessa.

1. Ymmärrä, miksi Singapore sopii liiketoimintastrategiaasi

Ennen yrityksen perustamista perustajien tulisi olla selvillä siitä, miksi Singapore on oikea toimipaikka heidän liiketoiminnalleen.

Jotkut yritykset valitsevat Singaporen, koska haluavat palvella asiakkaita Kaakkois-Aasiassa. Toiset käyttävät sitä alueellisena pääkonttorina, kansainvälisten maksujen tukikohtana, sijoittajien luotettavana sijaintipaikkana tai rakenteellisempana ympäristönä rajat ylittävien toimintojen hallinnointiin.

Syy on tärkeä, koska se voi vaikuttaa siihen, miten yritys perustetaan, miten verkkosivusto sijoitetaan, mitkä markkinat ovat kohdemarkkinoita ja mitä operatiivista tukea tarvitaan myöhemmin.

Esimerkiksi Singaporeen laajentuva SaaS-yritys saattaa tarvita erilaisen rakenteen kuin Aasian toimittajia hallinnoiva verkkokauppayritys. Kansainvälisiä asiakkaita palvelevalla konsulttiyrityksellä voi olla erilaiset tarpeet kuin rahoituksen hankkimista valmistelevalla startup-yrityksellä.

Ennen yhtiön perustamista perustajien tulisi määritellä:

• Tärkein kaupallinen syy tulla Singaporeen
• myykö yritys paikallisesti, alueellisesti vai maailmanlaajuisesti
• ketkä ovat kohdeasiakkaat
• tarvitseeko liiketoiminta paikallista toimintaa vai lähinnä juridista perustaa
• mitä taloudellisia ja sääntelyvaatimuksia rekisteröinnin jälkeen voi tulla

Selkeä liiketoimintastrategia auttaa välttämään yhtiön perustamisen käsittelemistä erillisenä tehtävänä. Sen sijaan siitä tulee osa kattavampaa markkinoille pääsyn suunnitelmaa.

2. Tarkastele yrityksen rakennetta huolellisesti

Oikean yritysrakenteen valinta on yksi tärkeimmistä alkuvaiheen päätöksistä.

Singaporessa monet yrittäjät päättävät rekisteröidä yksityisen osakeyhtiön, koska se on laajalti käytetty rakenne startup-yrityksille, pk-yrityksille ja kansainvälisille yrityksille. Perustajien tulisi kuitenkin ymmärtää, mitä tämä rakenne tarkoittaa käytännössä.

Tarkasteltavia avainkohtia ovat osakassopimukset, johtajavaatimukset, osakepääoma, rekisteröity osoite ja yhtiösihteerin velvollisuudet. Nämä yksityiskohdat saattavat tuntua hallinnollisilta, mutta ne voivat vaikuttaa siihen, miten yhtiö toimii myöhemmin.

Esimerkiksi yrityksessä, jossa on useita perustajia, tulisi miettiä huolellisesti omistusosuudet ja päätöksentekovaltuudet. Ulkomaisen yrittäjän tulisi selvittää, sovelletaanko paikallisia vaatimuksia ja mitä asiakirjoja saatetaan tarvita. Sijoitusta hankkiva yritys tulisi varmistaa, että sen rakenne tukee tulevia rahoituskierroksia.

Tässä vaiheessa ammattilaisen neuvoista voi olla hyötyä. Yrityksen perustamisen yhteydessä tehdyt virheet voidaan ehkä korjata myöhemmin, mutta niiden korjaaminen voi viedä aikaa ja aiheuttaa tarpeetonta monimutkaisuutta.

Huolellisesti suunniteltu rakenne alusta alkaen helpottaa yrityksen johtamista sen kasvaessa.

3. Suunnittele yhtiösihteerin ja säännösten noudattamisen velvollisuudet

Yrityksen perustaminen on vasta ensimmäinen askel. Rekisteröinnin jälkeen yrityksen on noudatettava jatkuvasti hallinnollisia ja lakisääteisiä vaatimuksia.

Tässä vaiheessa yrityssihteerin tuki on tärkeää.

Yhtiösihteeri auttaa ylläpitämään yrityksen kirjanpitoa, valmistelemaan päätöslauselmia, hallinnoimaan lakisääteisiä rekistereitä, seuraamaan ilmoitusmääräaikoja ja tukemaan hallintoon liittyviä tehtäviä. Singaporen olosuhteisiin tottumattomille perustajille tämäntyyppinen tuki voi olla erityisen hyödyllistä.

Säännösten noudattamista ei pidä käsitellä viime hetken tehtävänä. Määräaikojen laiminlyönti tai kirjanpidon laiminlyönti voi aiheuttaa tarpeetonta stressiä ja mahdollisia seuraamuksia.

Perustajien tulisi kysyä esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

• Kuka hoitaa yrityksen kirjanpidon?
• Kuinka vuosittaisia ilmoitusmääräaikoja seurataan?
• Mitä asiakirjoja on säilytettävä?
• Kuka laatii päätöslauselmat, kun muutoksia tapahtuu?
• Mitä tapahtuu, jos osakkaat, johtajat tai yrityksen tiedot muuttuvat?

Hyvä hallinto ei ehkä tunnu kiireelliseltä, kun liiketoiminta on vasta alkamassa, mutta se tulee yhä tärkeämmäksi yrityksen kasvaessa. Siistit asiakirjat auttavat myös asioita hoidettaessa pankkien, sijoittajien, tilintarkastajien, kumppaneiden ja verotuksen kanssa.

Ranktrackerin artikkeli yrityksen perustamisesta ja rahoitusalan toimiluvista Yhdysvalloissa käsittelee eri lainkäyttöaluetta, mutta se korostaa periaatetta, joka on hyödyllinen kaikilla markkinoilla: yrityksen perustamista koskevat päätökset liittyvät uskottavuuteen, säännösten noudattamiseen ja pitkän aikavälin toimintaan.

Singaporeen tuleville yrityksille sääntöjen noudattamisen tukemisen suunnittelu varhaisessa vaiheessa voi estää myöhemmin syntyviä vältettävissä olevia ongelmia.

4. Valitse perustamiskumppani, joka tukee seuraavia vaiheita

Monet perustajat keskittyvät vain yrityksen rekisteröintiin. Vaikka rekisteröinti on tärkeää, todellinen haaste alkaa usein vasta sen jälkeen.

Kun yritys on perustettu, se saattaa tarvita yrityssihteeriä, kirjanpitotukea, veroneuvontaa, yritystilin avaamista, laskutusprosesseja ja siistejä kirjanpitotietoja. Jos näitä tarpeita ei suunnitella varhaisessa vaiheessa, perustajat saattavat joutua koordinoimaan useita erillisiä palveluntarjoajia heti perustamisen jälkeen.

Siksi on hyödyllistä valita perustamiskumppani, joka voi tarjota tukea muussakin kuin pelkässä rekisteröintiprosessissa.

Yrittäjille, jotka vertailevat yrityksen perustamispalveluita Singaporessa, voi olla hyödyllistä etsiä palveluntarjoajia, jotka yhdistävät perustamisen käytännönläheiseen rekisteröinnin jälkeiseen tukeen, kuten yrityssihteeripalveluihin, yritystiliratkaisuihin, kirjanpitoon ja veroapuun.

Tällainen ratkaisu on erityisen hyödyllinen ulkomaisille perustajille, startup-yrityksille ja pienille tiimeille, jotka haluavat vähentää hallinnollista monimutkaisuutta. Sen sijaan, että perustamista käsiteltäisiin kertaluonteisena tapahtumana, kattavampi palvelu voi auttaa yritystä siirtymään rekisteröinnistä liiketoimintaan sujuvammin.

Tavoitteena ei ole pelkästään oikeushenkilön perustaminen. Tavoitteena on perustaa yritys, joka on valmis toimimaan.

5. Valmistele taloushallinto ennen toiminnan aloittamista

Yritys ei voi toimia tehokkaasti ilman oikeaa taloudellista järjestelyä.

Yrityksen perustamisen jälkeen perustajien on yleensä vastaanotettava maksuja, maksettava toimittajille, hallinnoitava kuluja, laadittava laskuja ja pidettävä asianmukaista kirjanpitoa. Kansainvälisissä yrityksissä taloudelliset järjestelyt voivat myös koskea useita valuuttoja, ulkomaisia asiakkaita, rajat ylittäviä toimittajia tai etätiimejä.

Siksi yrityspankkipalvelut ja maksutoiminnot on syytä ottaa huomioon jo varhaisessa vaiheessa.

Heikko taloushallinto voi hidastaa toiminnan käynnistämistä. Yritys voi esimerkiksi olla rekisteröity, mutta se ei pysty laskuttamaan asiakkaita asianmukaisesti, vastaanottamaan maksuja tehokkaasti tai hallinnoimaan liiketoiminnan kuluja järjestelmällisesti.

Perustajien tulisi miettiä seuraavia asioita:

• miten yhtiö vastaanottaa maksuja
• tarvitseeko se monivaluuttaominaisuuksia
• miten toimittajien maksut hoidetaan
• miten kuluja seurataan
• mitä kirjanpitojärjestelmää käytetään
• kuka laatii vero- ja tilinpäätösraportit

Tämä on erityisen tärkeää verkkokauppayrityksille, SaaS-yrityksille, toimistoille, konsultteille, tuonti- ja vientiyrityksille sekä muille rajat ylittävää toimintaa harjoittaville yrityksille.

Ranktrackerin artikkelissa, joka käsittelee Merchant of Record -käsitettä, selitetään, miten maksujärjestelmä, verotuksen hoito ja taloudellinen vastuu voivat olla tärkeitä seikkoja kansainvälisesti toimiville yrityksille. Vaikka Merchant of Record eroaa yrityksen perustamisesta, molemmat aiheet osoittavat saman yleisen asian: taloudellinen rakenne on tärkeä, kun toimintaa harjoitetaan useilla markkinoilla.

Mitä aikaisemmin perustajat suunnittelevat taloudelliset toimintansa, sitä helpompaa on laajentaa liiketoimintaa ilman hallinnollisia ongelmia.

6. Luo luottamusta herättäviä signaaleja asiakkaille, kumppaneille ja sijoittajille

Yrityksen perustaminen Singaporessa voi vahvistaa yrityksen uskottavuutta, mutta pelkkä laillinen rekisteröinti ei riitä luottamuksen rakentamiseen.

Asiakkaat, kumppanit, toimittajat ja sijoittajat saattavat silti haluta tietää, kuka yritys on, miten se toimii ja voiko siihen luottaa.

Tämä pätee erityisesti yrityksiin, jotka astuvat uudelle markkinalle. Paikallisesti tuntematon yritys tarvitsee selkeitä merkkejä ammattimaisuudesta ja laillisuudesta.

Hyödyllisiä luottamuksen merkkejä voivat olla esimerkiksi:

• selkeä yrityksen verkkosivusto
• läpinäkyvä palvelu- tai tuotetieto
• paikalliset tai alueelliset yhteystiedot tarvittaessa
• yrityksen rekisteröintitiedot tarvittaessa
• tapaustutkimukset tai suosittelut
• selkeät maksu- ja laskutusprosessit
• ammattimainen sähköposti ja asiakirjat
• yhtenäinen brändäys kaikissa kanavissa
• hyödyllistä sisältöä, joka vastaa asiakkaiden kysymyksiin

Myös digitaalinen läsnäolo on tärkeää. Kun potentiaaliset asiakkaat etsivät yritystä verkosta, heidän tulisi löytää johdonmukaista ja luotettavaa tietoa.

Kansainvälisten yritysten osalta tähän voi kuulua lokalisoituja aloitussivuja, markkinakohtaista sisältöä ja selkeitä selityksiä siitä, miten yritys palvelee asiakkaita Singaporessa tai Kaakkois-Aasiassa.

Ranktrackerin opas verkkosivuston optimoinnista kansainvälisille markkinoille kattaa hyödyllisiä käsitteitä yrityksille, jotka haluavat verkkosivustojensa tukevan kansainvälistä laajentumista. Vaikka yrityksen perustaminen on lähtökohta, näkyvyys ja luottamus auttavat muuttamaan uuden yrityksen kasvun lähteeksi.

Hyvin jäsenneltyä yritystä tulisi siksi tukea hyvin jäsennellyllä verkkonäkyvyydellä.

7. Ajattele skaalautuvuutta alusta alkaen

Yritys voi aloittaa pienestä, mutta sen rakenteen tulisi pystyä tukemaan kasvua.

Tänään perustaja saattaa tarvita vain perustamisen ja yksinkertaisen taloushallinnon. Huomenna yritys saattaa joutua palkkaamaan työntekijöitä, ottamaan käyttöön toimittajia, hallinnoimaan sopimuksia, hankkimaan rahoitusta, laajentumaan lähimarkkinoille tai ottamaan käyttöön kehittyneempiä järjestelmiä.

Jos yritys on perustettu ilman tulevaisuuden kasvua mielessä, nämä seuraavat askeleet voivat osoittautua vaikeammiksi.

Skaalautuvuus on otettava huomioon useilla alueilla:

• yritysrakenne
• osakassopimukset
• kirjanpitoprosessit
• taloudelliset työkalut
• sääntöjen noudattamisen hallinta
• toimintaprosessit
• verkkosivusto ja markkinointirakenteet
• kansainväliset laajentumissuunnitelmat

Esimerkiksi yritys, joka aikoo palkata työntekijöitä kansainvälisesti, saattaa tarvita parempaa palkanlaskentaa ja henkilöstösuunnittelua. Yritys, joka aikoo myydä tuotteitaan Kaakkois-Aasiassa, saattaa tarvita verkkosivuston rakenteen, joka tukee useita markkinoita. Sijoittajia odottava startup-yritys saattaa tarvita selkeämpää dokumentaatiota ja taloudellista raportointia.

Ranktrackerin artikkeli ulkomaisista kehityskeskuksista käsittelee sitä, kuinka globaali laajentuminen vaatii usein operatiivista suunnittelua, koordinointia ja skaalautuvia rakenteita. Sama periaate pätee yrityksen perustamiseen: varhaiset päätökset voivat vaikuttaa siihen, kuinka helposti liiketoiminta kasvaa myöhemmin.

Ennakoiminen ei tarkoita perustamisen liiallista monimutkaistamista. Se tarkoittaa sellaisten päätösten tekemistä, jotka eivät estä yritystä laajentumasta.

Yleisiä virheitä, joita on vältettävä perustettaessa yritystä Singaporessa

Vaikka Singapore tunnetaan liiketoimintaystävällisenä maana, perustajat voivat silti tehdä virheitä perustamisprosessin aikana.

Yleisimpiä virheitä ovat muun muassa:

• palveluntarjoajan valinta pelkästään hinnan perusteella
• yhtiön perustamisen jälkeisten vaatimusten huomiotta jättäminen
• kirjanpidon ja verosuunnittelun viivästyminen
• yhtiösihteerin vastuiden aliarviointi
• asiakirjojen laiminlyönti
• yhtiön perustamisen käsitteleminen erillisenä liiketoimintastrategiasta
• yrityksen maksujen vastaanottamisen ja hallinnoinnin suunnittelun laiminlyönti
• luottamusta herättävien signaalien ja digitaalisen läsnäolon huomiotta jättäminen

Nämä virheet johtuvat usein siitä, että perustajat keskittyvät liikaa nopeuteen. Nopea perustaminen voi olla hyödyllistä, mutta nopeus ei saa tapahtua rakenteen kustannuksella.

Parempi lähestymistapa on valmistella liiketoiminnan, talouden ja säännösten noudattamisen perustat ennen kuin ongelmia ilmenee.

Lopuksi

Yrityksen perustaminen Singaporessa voi olla fiksu ratkaisu yrittäjille, startup-yrityksille ja kansainvälisille yrityksille. Maa tarjoaa uskottavuutta, pääsyn alueellisiin markkinoihin ja vahvan ympäristön liiketoiminnan kasvulle.

Menestyksellinen perustaminen vaatii kuitenkin muutakin kuin rekisteröintilomakkeiden täyttämistä.

Perustajien tulisi pohtia huolellisesti strategiaa, yhtiörakennetta, säännösten noudattamista, yhtiösihteerin tukea, taloushallintoa, luotettavuutta ja skaalautuvuutta. Nämä tekijät voivat vaikuttaa siihen, kuinka sujuvasti liiketoiminta etenee yhtiön perustamisen jälkeen.

Paras lähestymistapa on käsitellä yrityksen perustamista suuremman liiketoimintamatkan alkuna. Hyvin valmisteltu yritys on helpompi hallita, siihen on helpompi luottaa ja se on paremmassa asemassa pitkän aikavälin kasvun kannalta.

Singaporeen tulevien yrittäjien tavoitteena ei tulisi olla pelkästään yrityksen rekisteröinti. Tavoitteena tulisi olla sellaisen yrityksen rakentaminen, joka on valmis toimimaan, sopeutumaan ja laajentumaan.