Miksi prosessien parantaminen on elintärkeää viraston kasvulle

Intro

SEO-toimiston kasvattaminen ei ole helppoa. Mutta jos yrityksestäsi puuttuu virtaviivaistetut työnkulut, et vain ui vastavirtaan, vaan sinulla on lyijypainot kiinnitettynä.

Prosessien parantaminen on elintärkeää minkä tahansa yrityksen kasvulle. Se on kuitenkin vielä tärkeämpää SEO:n kannalta.

Tiimisi on suurin voimavarasi (ja kulusi) asiantuntijapalveluorganisaationa. Ja jos sinulla ei ole järjestelmiä SEO-työnkulkujen virtaviivaistamiseksi, poltat pohjalukemasi yrittäessäsi tuottaa resursseja asiakkaille.

Tässä postauksessa käsitellään SEO-toimistosi tehottomien prosessien todellisia kustannuksia ja sitä, mitä voit tehdä työnkulkujen virtaviivaistamiseksi jo tänään.

Tehottomien prosessien todelliset kustannukset SEO-toimistossasi

Tehottomista prosesseista aiheutuvat kustannukset hiipivät yllättäen.

Työntekijät käyttävät keskimäärin:

• 1,8 tuntia päivässä asiakirjojen etsimiseen
• 30 tuntia kuukaudessa kokouksissa (eli 1,2 tuntia päivässä).
• 4,1 tuntia päivässä postilaatikossaan

Hitsi.

Ei siis pitäisi olla mikään järkytys, että keskimääräinen toimistotyöntekijä on päivittäin noin 2 tuntia ja 53 minuuttia tuottava.

Nyt on aika laskea nopeasti, kuinka paljon tämä maksaa virastollesi.

Indeedin mukaan SEO-asiantuntijan keskipalkka on 54 579 dollaria. Jos oletetaan, että he ovat tuottavia vain 3 tuntia 8 tunnista päivässä (37,5 %), menetät noin 34 111,87 dollaria tuottavuutta työntekijää kohti vuodessa.

Työskenteletkö alihankkijoiden kanssa työntekijöiden sijasta?

Oletetaan, että alihankkijasi työskentelevät 30 tuntia viikossa 50 dollarin tuntihinnalla (SEO-hintojen alaraja). Mutta he ovat tuottavia vain 37,5 prosenttia ajasta.

Silloin menetät 45 000 dollaria vuodessa (30 tuntia viikossa X 50 dollaria tunnilta X 48 viikkoa antaa 72 000 dollaria X 0,625 hukkaan heitetyn ajan prosenttiosuutta).

Myönnettäköön, että nämä ovat karkeita arvioita.

Tämä osoittaa kuitenkin, kuinka paljon aikaa ja rahaa kuluu hallintotyöhön ja muihin tehtäviin, jotka eivät suoraan tuota asiakkaille tuloksia. Toisin sanoen työhön, joka ei kuulu toimialaan.

Tehottomat prosessit polttavat henkilöstön loppuun

Kustannukset ovat korkeammat myös muilla tavoin. Tehottomien prosessien seurauksena henkilökuntasi on vähemmän tuottavaa ja stressaantuneempaa.

Tämä vaikuttaa kielteisesti liiketoimintaasi. Hallinnollisten tehtävien alle hautautuneilla stressaantuneilla työntekijöillä ei ole aikaa keskittyä tulosten saavuttamiseen asiakkailleen.

Mikä pahempaa, tiimisi työskentelee tavallisesti sopimustuntiensa ulkopuolella hoitamaan tehtäviä ja kuromaan asioita umpeen.

Vaikka voit saada tällä tavoin takaisin osan tehottomiin prosesseihin menettämästäsi rahasta, se tulee pitkällä aikavälillä kalliimmaksi. Työntekijäsi paheksuvat sinua. Heidän työnsä laatu laskee. Ja he eivät ole yhtä innostuneita työskentelemään virastossasi.

Lopulta he lähtevät organisaatiostasi tehokkaampaan virastoon.

Tämä vahingoittaa työpaikkakulttuuria. Uupuneilla työntekijöillä on taipumus vetää muut työntekijät mukanaan. Tämän seurauksena työpaikastasi voi tulla myrkyllinen.

Työntekijöiden vaihtuvuuden hallinta on myös hyvin kallista. Yleensä työntekijän korvaaminen maksaa noin 1,5x - 2x työntekijän palkan.

Muista, että tässä ei oteta huomioon työpaikkakulttuuriin, nykyisiin asiakkaisiin ja yleiseen brändiin kohdistuvia kielteisiä vaikutuksia.

Todellinen syy siihen, miksi virastosi työntekijöiden vaihtuvuus on suuri

Kun "suuri irtisanoutuminen", "inflaatio" ja "hiljainen irtisanoutuminen" ovat uutisten otsikoissa, voi helposti päätellä, että kaikki ovat tyytymättömiä työpaikkoihinsa kaikkialla.

Tämä ei kuitenkaan ole aivan totta.

Vaikka työpaikkakulttuurin parantamiseen on monia keinoja (parempi viestintä, enemmän kiitosta, korkeampi palkka, paremmat edut), niissä kaikissa ei oteta huomioon tyytymättömyyden todellista syytä. Ihmiset jättävät tarpeettoman stressaavia työpaikkoja, joissa rakenteen ja ohjauksen puute tekee yksinkertaisesta työstä paljon monimutkaisempaa.

SEO vaatii aikaa.

Tarvitset aikaa tutkia, luoda ja optimoida resursseja. Tulokset on myös erittäin helppo yhdistää tiimisi ponnisteluihin analytiikan avulla. Tämä paine ajaa tuloksia tehottomuuden esteiden kautta voi polttaa tiimisi nopeasti loppuun.

Siksi työnkulut ovat liiketoimintasi menestyksen perusta.

Ilman selkeästi määriteltyjä prosesseja, joita tuetaan malleilla, työkaluilla ja vakiotoimintamenettelyillä (SOP), tiimisi on vaikea saada aikaan tuloksia nopeasti.

Sen sijaan he jäävät kiinni vähäpätöisten tehtävien kaleidoskooppiin, jotka syövät heidän päiviään, kun määräajat ja tarve saada tuloksia stressaavat heitä.

Lopulta he saavat tarpeekseen ja lähtevät.

Miten parantaa prosesseja SEO-toimistossasi (5 askelta)

Jos ongelma on tehottomat prosessit, ratkaisu on prosessien parantaminen.

Ole valmis. Muutos on vaikeaa.

SEO-toimiston omistajana sinun täytyy käyttää ylimääräistä aikaa ja tehdä työtä etukäteen. Se ei ole helppoa. Mutta se on sen arvoista.

Seuraa näitä viittä vaihetta virtaviivaistaaksesi virastosi prosesseja.

1. Kartoita työnkulut

Prosesseja ei voi korjata, ennen kuin hahmotat, mitä prosesseja sinulla jo on.

Voit käyttää taulua, post-it-lappuja, muistikirjapaperia tai sovelluksia, kuten LucidChart tai Creately. Et tarvitse hienoa tekniikkaa. Sovellukset ovat kuitenkin parempia etätoimistoille, koska ne helpottavat yhteistyötä.

Esimerkki Lucid-kaavioilla kartoitetusta asiakkaan sisäänoton työnkulusta.

Valitse yrityksesi ongelma-alue ja aloita työnkulkujen kartoittaminen. Haluat olla mahdollisimman yksityiskohtainen.

Se voi olla jotain pientä, kuten puutteiden löytäminen olemassa olevien julkaisujen optimointiprosessissasi. Kyse voi olla myös monimutkaisemmasta työnkulusta, kuten uusien asiakkaiden käyttöönottoprosessin optimoinnista.

Kun olet korostanut kunkin prosessin vaiheet, pyydä tiimiäsi tekemään yhteistyötä ja tarkistamaan ne. He varmistavat, ettet jätä mitään huomaamatta.

2. Tehottomuuden tunnistaminen

Ongelmat on helppo havaita, kun kaikki on kartoitettu.

Huomaat pullonkauloja, redundansseja ja muita hidasteita. Korosta nämä alueet ja keskustele siitä, ovatko ne tarpeellisia tiimillesi.

3. Etsi ratkaisuja

Voit parantaa työnkulkuja kolmella eri tavalla:

• Poistaa: Poista kaikki tarpeettomat prosessit.
• Konsolidointi: Yhdistä tarpeettomat prosessit.
• Paranna: Käytä työkaluja, koulutusta ja malleja prosessien virtaviivaistamiseksi.

Käytät suurimman osan ajastasi prosessien parantamiseen. On kuitenkin muutama tärkeä seikka, jotka on syytä huomioida, ennen kuin otat käyttöön minkä tahansa ratkaisun.

Puhu aluksi tiimisi kanssa ennen uusien työkalujen käyttöönottoa. Heillä voi olla muita suosituksia. Tai he eivät ehkä pidä valitsemastasi työkalusta. Haluat, että he osallistuvat kaikkiin uusiin alustoihin. Muuten tuhlaat rahaa työkaluihin, joita kukaan ei käytä.

Lisäksi koulutuksen ja mallien luominen vie aikaa ja resursseja. Mutta loppujen lopuksi se on sen arvoista. Sen sijaan, että aloittaisit joka kerta alusta, tiimisi voi tehdä töitä muutamalla napsautuksella.

Mikä tärkeintä, luo monimutkaisia prosesseja varten videokävelykierroksia. Kirjalliset SOP:t ovat hyödyllisiä, mutta videoissa hahmotellaan selkeästi vaiheet, jotka tiimisi on toteutettava. Tämä säästää kaikkien aikaa ja turhautumista.

4. Päivitä prosessisi

Aloita ongelmallisimmasta (tehottomimmasta) työnkulusta ensin. Käytä ensimmäisistä vaiheista kerättyjä tietoja prosessien parantamiseen.

Hakukoneoptimointi sisältää useita prosesseja, joiden jokaisessa vaiheessa on yksityiskohtaiset ohjeet. Haluat selkeästi määritellyt SOP:t ja videokierroksia monimutkaisten vaiheiden läpikäyntiin. Yksinkertaisia tehtäviä varten tarvitset yksityiskohtaiset ohjeet.

Ihmiset käsittelevät tietoa eri tavoin. Mitä enemmän yksityiskohtia, viestintää ja opastusta annat, sitä helpommin tiimisi pystyy hoitamaan tehtävät nopeasti ja tarkasti.

Jos otat käyttöön uusia alustoja, sinun on myös luotava prosesseja, joilla koulutat tiimisi näihin työkaluihin.

Parhaiden tulosten saavuttamiseksi on tärkeää, että joku, joka on suoraan yhteydessä työnkulkuun, konkretisoi prosesseja. Näin maksimoidaan tehokkuus ja varmistetaan, että tiimisi noudattaa prosessia.

Tämä on aika- ja resurssi-intensiivinen prosessi. Se voi olla turhauttavaa ja aiheuttaa päänvaivaa. Investoit kuitenkin yrityksesi tulevaan menestykseen. Se on sen arvoista.

5. Seuraa tuloksia ja pohdi niitä

Kun uusi prosessi on otettu käyttöön, sinun on seurattava tuloksia ja pohdittava työnkulkua. Tehtävän suorittamisen jälkeen sinun on pyydettävä jokaista tiimin jäsentä pohtimaan työnkulkua.

Kysy tiimiltäsi nämä prosessien parantamiseen liittyvät kysymykset:

• Mikä toimi?
• Mikä ei toiminut?
• Mitä voitaisiin parantaa?
• Ja voisitko parantaa sitä?
• Haluaisitko kertoa jotain muuta tästä prosessista?

Jos et vielä tee sitä, sinun pitäisi seurata tiimisi työtehtäviin käyttämää aikaa.

Tässä on oltava varovainen, jotta se ei vaikuta mikromanageroinnilta. Selitä sen sijaan tiimillesi, että aikaseuranta on keino, jolla voit tunnistaa, missä "aikapulmat" ovat. Näin voit priorisoida, mitkä työnkulut pitäisi optimoida seuraavaksi.

Ilman ajanseurantaa et voi olla varma, parantavatko muutokset työnkulkujasi.

Lopuksi sinun tulisi järjestää säännöllisiä kokouksia, joissa tarkastellaan prosesseja ja toteutetaan tiimiltäsi saatuja uusia ehdotuksia. Näin varmistetaan, että SEO-toimistosi pysyy virtaviivaisena.

Älä unohda tätä kriittistä prosessinparannustehtävää.

Et voi parantaa mitään SEO-toimistossasi ilman johdon tukea. On tärkeää nähdä prosessien parantaminen investointina organisaatioon.

Kehität älykkäämpiä työskentelytapoja, jotta voit tuottaa parempia tuloksia asiakkaille, vähentää tiimisi stressiä ja maksaa kaikille enemmän palkkaa. Loppujen lopuksi et voi ottaa uusia asiakkaita ja kasvattaa katteitasi, jos hukut hallinnolliseen työhön.

Silti se hajoaa, jos johto ei toteuta sitä.

Sinun on tuettava ja johdettava muutosta. Kuuntele tiimisi ja asiakkaasi turhautumista. Saa kaikki innostumaan. Korosta, miten nämä prosessien parannukset tekevät työstä vähemmän stressaavaa ja miellyttävämpää.

Oikealla ajattelutavalla, lähestymistavalla ja seurannalla voit luoda miellyttävämmän työpaikan ja virtaviivaisemman, kannattavamman SEO-toimiston.