Comment optimiser les dépenses en matière de SaaS en 2023

Intro

Une étude récente de BetterCloud a révélé que l'utilisation des applications SaaS a augmenté de 18 %, avec une moyenne de 130 applications utilisées contre 110 en 2022.

Les dépenses en logiciels sont devenues les troisièmes en importance dans une organisation, après les dépenses liées aux employés et à la location de bureaux. Cela montre que les entreprises adoptent les applications SaaS pour leur facilité d'utilisation et leur adaptabilité.

Cependant, un rapport de Flexera indique qu'environ 29 % des dépenses en logiciels SaaS sont sous-utilisées par l'équipe, ce qui se traduit par un faible retour sur investissement.

Compte tenu de la récession économique en 2023, il est temps de se concentrer sur l'optimisation des dépenses SaaS avant qu'il ne soit trop tard.

Dans cet article, nous examinerons les raisons pour lesquelles les entreprises dépensent trop en SaaS et comment optimiser les dépenses en logiciels et augmenter le retour sur investissement.

Qu'est-ce que l'optimisation des dépenses SaaS ?

L'optimisation des dépenses SaaS fait référence aux mesures collectives prises par les équipes informatiques et financières d'une organisation pour réduire les coûts des logiciels SaaS. Il s'agit d'un processus continu axé sur l'analyse de l'utilisation des applications, l'utilisation des licences, l'informatique parallèle, le suivi des renouvellements, etc., dans le but ultime d'obtenir la valeur maximale de chaque application.

Mais avant de discuter des moyens de réduire les dépenses en logiciels, vous devez identifier les domaines dans lesquels vous dépensez trop.

Cinq raisons pour lesquelles vous dépensez trop en matière de SaaS

Shadow IT ou achats

Il s'agit de l'achat d'une application SaaS par des employés utilisant une carte de crédit de l'entreprise sans l'approbation des équipes informatiques ou financières. L'étude de Gartner indique que 30 à 40 % des dépenses logicielles d'une entreprise sont imputables à l'informatique parallèle en raison de renouvellements manqués et de coûts cachés.

(Source)

Acheter au-delà des besoins

Toutes les organisations ont tendance à prévoir leur croissance et à acheter des licences excédentaires par rapport à leurs besoins. En fin de compte, la plupart des licences resteront inutilisées, ce qui se traduira par un mauvais retour sur investissement et des dépenses inutiles.

Manque de visibilité sur les applications et les dépenses

La principale raison pour laquelle les entreprises finissent par dépenser trop en SaaS est qu'elles n'ont pas une visibilité complète des applications qu'elles utilisent et des dépenses pour chaque application. Nous sommes en 2023 et certaines équipes utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer les applications SaaS.

Renouvellements manqués

Le manque de visibilité sur les dépenses et le suivi sur tableur conduisent à des renouvellements manqués, et les fournisseurs de SaaS profiteront de l'occasion pour vous facturer davantage. Les applications informatiques fantômes donnent souvent lieu à des renouvellements automatiques, ce qui entraîne une augmentation des dépenses.

L'équipe financière ne sera pas en mesure d'identifier cette augmentation des dépenses parce qu'elle ne sait pas que l'application existe dans sa pile SaaS.

Absence d'analyse comparative des prix

Vous risquez de surpayer les abonnements si vous ne savez pas ce que vos pairs paient pour des applications similaires. Si vous ne connaissez pas les dernières références en matière de prix, les fournisseurs de SaaS en profiteront pour vous facturer les applications plus cher, ce qui entraînera des dépenses excessives.

Optimiser vos dépenses SaaS en 2023

Vous savez maintenant que les entreprises dépensent trop en SaaS, mais saviez-vous qu'il vous suffit d'une solution pour optimiser vos dépenses en SaaS ?

Oui, vous n'avez besoin que d'une plateforme de gestion des dépenses SaaS pour réduire les coûts des applications SaaS et optimiser votre portefeuille SaaS.

Voici comment cela se passe :

Obtenir une visibilité complète du SaaS

Les plateformes de gestion des dépenses SaaS disposent d'une bibliothèque d'intégration étendue pour se connecter aux systèmes SSO, financiers et SIRH d'une organisation. Ces intégrations permettront à la plateforme de fournir une visibilité totale sur vos applications SaaS, vos fournisseurs et les dépenses respectives de chaque utilisateur, département et centre de coûts.

Une fois que les équipes informatiques disposent d'une visibilité centralisée sur le portefeuille SaaS, la gestion des applications et l'identification des applications informatiques fantômes et des applications dupliquées deviennent plus faciles. Toutes les applications non autorisées de la pile peuvent être éliminées, ce qui permet d'accroître les économies.

Les équipes financières seront également en mesure de voir combien chaque département dépense pour les applications SaaS. Elles peuvent utiliser les données relatives aux dépenses, les comparer aux données relatives à l'utilisation et prendre les bonnes décisions en matière d'optimisation des coûts.

Conseil de pro : utilisez une plateforme de gestion SaaS qui couvre l'ensemble du cycle de vie du SaaS, depuis les achats et les négociations jusqu'à l'approvisionnement, la gestion et les renouvellements.

Analyser les données d'utilisation de votre application

Les plateformes de gestion SaaS peuvent s'intégrer directement aux applications SaaS par le biais d'API et fournir des informations précises sur l'utilisation. Les équipes financières peuvent analyser ces données d'utilisation pour identifier les applications sous-utilisées et calculer le retour sur investissement en fonction des dépenses.

Les informations sur l'utilisation montrent les besoins de l'équipe, la façon dont elle utilise l'application et le nombre de licences utilisées. Vous pouvez exploiter les licences inutilisées et les réaffecter aux utilisateurs qui en ont besoin, ou vous pouvez redimensionner le nombre de licences lors des négociations de renouvellement et optimiser les dépenses SaaS.

L'analyse des données d'utilisation et le dimensionnement des licences vous aideront à tirer le maximum de valeur d'une application et à augmenter votre retour sur investissement.

Consolider les applications ou les fournisseurs

La consolidation des applications ou des fournisseurs est devenue la tactique privilégiée des directeurs financiers et des responsables des achats des entreprises pour réduire les dépenses liées aux logiciels libres. La consolidation des applications est un processus qui consiste à identifier les applications redondantes ou très coûteuses qui remplissent des fonctions similaires et à les regrouper dans une solution unique.

Pour illustrer notre propos, considérons un scénario dans lequel l'équipe des ventes utilise Salesloft pour l'aide à la vente, l'équipe marketing utilise Mailchimp pour le marketing par courriel et l'équipe client utilise Hubspot pour la gestion de la relation client (CRM).

La consolidation des fournisseurs fait référence à la fusion des fonctionnalités de Salesloft et de Mailchimp au sein de Hubspot, qui offre des capacités complètes d'aide à la vente, de marketing par courrier électronique et de gestion de la relation client.

(Source)

En consolidant ces outils, votre entreprise peut rationaliser ses opérations, simplifier la gestion du SaaS et augmenter les économies réalisées grâce au SaaS.

Conseil de pro : assurez-vous que vous ne consolidez pas les applications de vos fournisseurs de confiance à long terme.

Automatiser les renouvellements de contrats

Débarrassez-vous de vos feuilles de calcul. Celles-ci n'enverront pas d'alertes proactives sur les renouvellements à venir. Vous avez besoin d'un système de gestion automatisée des renouvellements pour garder une longueur d'avance. Heureusement, une plateforme de gestion SaaS peut vous aider à automatiser les renouvellements de contrats.

Les renouvellements automatiques peuvent être une véritable plaie. Une plateforme de gestion des renouvellements créera un calendrier de renouvellement basé sur la date du contrat et lancera des flux de travail 90 jours avant la date limite, vous aidant ainsi à éviter les renouvellements automatiques.

Les plateformes de gestion SaaS comme CloudEagle peuvent s'intégrer à Slack et envoyer des alertes de renouvellement automatisées 90 jours avant la date de renouvellement. Vous disposerez ainsi de suffisamment de temps pour analyser l'utilisation de vos applications et préparer une stratégie de négociation afin de dimensionner correctement vos licences et d'optimiser vos dépenses.

N'oubliez pas que les négociations de renouvellement vous permettent de négocier avec le fournisseur l'élimination des licences inutilisées, la révision à la baisse des plans tarifaires en fonction de l'utilisation et la consolidation des fournisseurs, et que vous devez donc exceller dans vos négociations.

Conseil : si vous envisagez de renégocier le contrat, entamez vos négociations à l'avance ou faites part de votre choix aux vendeurs avant la fin de la période de préavis.

Optimisez vos négociations grâce aux repères de prix

Les négociations avec les fournisseurs jouent un rôle important dans la réussite de votre processus d'optimisation des dépenses SaaS. Des négociations habiles peuvent conduire à des économies de coûts SaaS plus importantes, tandis que des négociations inadéquates peuvent augmenter involontairement les dépenses.

Les négociations sur le renouvellement vous permettront d'adapter vos licences, d'éliminer les applications redondantes en fonction du champ d'application et de renégocier avec un fournisseur pour obtenir une remise ou une période de tarification favorable.

Mais avant d'entamer des négociations avec les fournisseurs de SaaS, analysez les références tarifaires pour voir ce que vos pairs paient pour une application similaire. Utilisez ces références pour négocier des prix avantageux, des remises ou des fonctionnalités supplémentaires.

Dans certains cas, votre équipe chargée des achats peut être débordée par des tâches stratégiques et manquer de temps pour négocier avec les fournisseurs. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez confier vos négociations à des experts en achat de SaaS .

Ces acheteurs assistés agiront comme votre équipe d'approvisionnement élargie. Ils analyseront vos besoins et l'utilisation de vos applications, mèneront des études de marché, identifieront les dernières références de prix et négocieront avec les fournisseurs en votre nom afin d'obtenir les meilleures conditions tarifaires et les meilleures remises.

Conseil de pro : les fournisseurs de SaaS sont astucieux ; évitez d'entamer des négociations sans préparation, car vous pourriez vous laisser convaincre de payer plus que nécessaire. Préparez une stratégie de négociation claire, puis passez à l'action.

Bonus

Budgétisation SaaS

Nous avons évoqué les cinq façons d'optimiser les dépenses SaaS. Nous pouvons nous porter garants de ces tactiques car les directeurs financiers, les responsables des achats et les responsables des opérations du monde entier les utilisent.

Mais la meilleure pratique consiste à optimiser votre pile SaaS et vos dépenses plutôt que de vous précipiter à la dernière minute pour réduire vos dépenses après avoir perdu le contrôle de vos dépenses.

Conseil de pro : privilégier l'excellence opérationnelle plutôt que l'amélioration continue

Pour atteindre l'excellence opérationnelle, vous devez mettre l'accent sur la budgétisation du SaaS. Obtenez une visibilité complète, analysez l'utilisation, comprenez les besoins et allouez votre budget en conséquence aux applications et aux équipes qui en ont besoin.

• Fixer des limites budgétaires pour chaque service.
• Réaliser des audits budgétaires réguliers
• Exploiter et réaffecter les budgets chaque fois que cela s'avère nécessaire.

Néanmoins, vous aurez besoin d'une plateforme de gestion SaaS pour analyser l'utilisation, les dépenses et l'allocation des budgets, alors ne négligez pas le choix de la bonne plateforme.

Conseil de pro : réunissez toutes les parties prenantes pour comprendre les besoins avant d'allouer le budget afin d'éviter les inefficacités.

Conclusion

Compte tenu du ralentissement économique en 2023, il est grand temps que les organisations se concentrent sur l'optimisation de leurs dépenses SaaS plutôt que sur l'achat d'applications ou de licences excédentaires en prévoyant la croissance potentielle.

Savoir où vous dépensez trop facilitera le processus d'optimisation des coûts SaaS. Dans cet article, nous fournissons des conseils pratiques que les équipes financières et informatiques peuvent utiliser pour contrôler totalement leurs dépenses SaaS.

N'oubliez pas que l'optimisation des dépenses SaaS n'est jamais terminée ; il s'agit d'un processus cyclique, et avec la bonne plateforme de gestion SaaS comme CloudEagle, vous pouvez atteindre l'excellence opérationnelle et augmenter vos résultats.