Votre guide 101 de la gestion de projet

Intro

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

Comme son nom l'indique, la gestion de projet consiste à gérer des projets. En tant que gestionnaire de projet, vous êtes un leader dans l'exécution d'une initiative. La gestion de projet consiste à s'assurer que votre équipe dispose des outils nécessaires pour rester sur la bonne voie et mener à bien le projet. Les contraintes de la gestion de projet relèvent du champ d'application, du temps et du budget, et en tant que gestionnaire de projet, vous devez élaborer un plan pour aider votre équipe à réussir compte tenu de ces contraintes.

Que vous soyez ou non dans le domaine de la gestion de projet, la plupart des professions exigent des capacités de gestion de projet, ce qui en fait une compétence précieuse dans tous les secteurs. Pour vous aider à vous engager sur la voie de la réussite, voici les grandes lignes de la gestion de projet.

Conseils pour une bonne gestion de projet

1. Définir votre projet

Lorsque vous vous apprêtez à élaborer un plan d'exécution de votre projet, vous devez d'abord en définir la nature. Identifiez l'objectif et la portée de votre projet en désignant ce que votre équipe a l'intention d'accomplir et ce qu'elle n'a pas l'intention de faire, afin de fixer vos limites et vos frontières.

Ensuite, réfléchissez à vos objectifs et utilisez la méthodologie SMART (spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps) pour fixer vos objectifs. Cette méthode vous permet de mieux définir les objectifs de votre projet et de vous assurer que vous restez réaliste et sur la bonne voie. À ce stade, vous devez également identifier les principales parties prenantes du projet, c'est-à-dire les groupes ou les personnes qui s'investissent dans le résultat de votre projet. Avec un projet bien défini, vous pouvez créer votre charte de projet, le document officiel qui résume l'objectif, la finalité et les exigences prévues de votre projet.

2. Fixer des objectifs

Lorsque vous définissez les objectifs de votre projet, veillez à ce qu'ils soient en phase avec les objectifs de votre organisation et des autres départements, notamment le marketing, le service juridique, la gestion de la marque, les relations publiques, etc. Réévaluez les motivations de votre entreprise pour vous assurer que votre projet correspond à ses besoins. Au stade de la définition des objectifs, vous devez également définir comment vous comptez évaluer la réussite de votre projet au moyen d'indicateurs clés. Illustrez vos critères de réussite pour aider votre équipe à évaluer si le projet répond à vos objectifs.

3. Élaborer votre plan

Pour que votre projet démarre du bon pied, vous devez élaborer un plan opérationnel complet. Ce plan doit comprendre non seulement la portée, le calendrier, les ressources et les risques du projet, mais aussi une répartition hiérarchique des différentes tâches. Cela permet de rendre le projet gérable et facilite l'attribution des responsabilités et l'estimation des ressources nécessaires. Les ressources peuvent être humaines, financières et matérielles, et le fait de les identifier dès le départ vous permet d'allouer ce dont vous aurez besoin de manière appropriée.

La communication est un autre aspect essentiel de la gestion de projet et de la création d'un plan. Établissez des plans de communication clairs qui définissent la manière dont vous transmettrez les informations aux membres de votre équipe et aux parties prenantes.

4. Créer un calendrier

Parallèlement à votre plan, vous devez créer un calendrier de projet. Un calendrier prévisionnel du projet vous aidera, vous et votre équipe, à vous assurer que vos rôles et responsabilités sont respectés, et servira de ressource aux parties prenantes.

Vous pouvez élaborer un calendrier à l'aide de diagrammes PERT ou d'un autre outil de planification de votre choix. À ce stade, définissez les dépendances des tâches et les chemins critiques pour les déplacements. Attribuez ensuite ces tâches aux membres de l'équipe et fixez des délais pour la part de responsabilité de chacun. Même si les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu, un calendrier prévisionnel constitue un plan que vous pouvez mettre à jour ou modifier au fur et à mesure de l'avancement du projet.

5. Exécuter votre projet

Une fois que la planification adéquate est en place, vous et votre équipe pouvez commencer votre projet. En tant que chef de projet, vous pensez peut-être que vous pouvez vous asseoir et vous détendre, mais ce n'est pas le cas. À ce stade, votre rôle consiste à mettre en œuvre le plan et à veiller à ce que votre équipe exécute les tâches conformément aux normes que vous avez fixées.

Suivez les progrès de chaque membre de l'équipe ainsi que les performances globales de votre projet. Suivez les délais, les coûts et la qualité, et assurez-vous d'identifier et d'atténuer les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent. Heureusement, il existe une multitude d'outils de gestion de projet sur le marché pour vous aider à rester sur la bonne voie, de Wrike à Asana et bien d'autres encore.

6. Communiquer et rendre compte

Au fur et à mesure que vous et votre équipe progressez dans votre projet, il vous incombe également, en tant que chef de projet, d'informer les principales parties prenantes de l'état d'avancement du projet, des défis qu'il pose et des résultats obtenus. Fournissez des rapports d'avancement clairs en utilisant les indicateurs clés de performance que vous avez identifiés dans votre plan. En outre, veillez à maintenir des lignes de communication ouvertes, tant en interne entre votre équipe qu'avec les parties prenantes externes.

7. Atténuer les risques et les changements liés au projet

Même avec un plan parfaitement établi, des problèmes et des changements peuvent survenir, et il est de votre responsabilité de les gérer tout au long du cycle de vie de votre projet. Lorsque vous êtes confronté à des difficultés, mettez en œuvre vos plans d'atténuation des risques et d'urgence si nécessaire. En outre, documentez et suivez tous les risques identifiés afin de pouvoir les communiquer dans vos mises à jour de projet.

Lorsque des changements sont nécessaires, vous devez également mettre en place un processus de contrôle des changements pour vous aider à évaluer et à décider si les changements sont justifiés. Tout comme pour la documentation des défis de votre projet, veillez à conserver un enregistrement complet de tous les changements apportés, à évaluer leur impact et à ajuster votre plan en conséquence.

8. Tirez les leçons de votre projet et célébrez vos succès

Une fois le projet achevé, il est important de recueillir les réactions non seulement de votre équipe, mais aussi des parties prenantes. Consignez les leçons que vous avez tirées en cours de route et identifiez ce qui a fonctionné et ce qui aurait pu être amélioré, afin de pouvoir appliquer ces leçons à de futurs projets. Enfin, archivez ces informations pour pouvoir vous y référer ultérieurement.

Vous pourrez alors célébrer la réussite de votre projet. N'oubliez pas de reconnaître et de récompenser le travail acharné de toutes les personnes impliquées afin de favoriser une culture positive au sein de votre équipe.

Une gestion de projet réussie

N'oubliez pas que la gestion de projet est un processus dynamique qui exige que vous restiez flexible et adaptable pour vous aider à faire face aux défis et aux changements inattendus qui peuvent survenir au cours du cycle de vie de votre projet. Avec un plan détaillé, la bonne équipe et une capacité d'adaptation tout au long du projet, ainsi qu'une réflexion approfondie après l'achèvement, vous disposerez des outils nécessaires pour développer vos compétences en tant que chef de projet et pour aider votre équipe et votre entreprise à s'engager sur la voie de la réussite.