7 Geriausia SaaS išlaidų valdymo platforma 2023 m.

Įvadas

Ar žinojote, kad išlaidos programinei įrangai yra trečios pagal dydį išlaidos organizacijoje po išlaidų darbuotojams ir biuro nuomai?

Taip, SaaS programas, kitaip nei senąsias, lengviau įsigyti. Kiekvienas, turintis prieigą prie įmonės kredito kortelės, gali įsigyti "SaaS" taikomąją programą be IT ar finansų komandų patvirtinimo.

Šios nekontroliuojamos išlaidos, techniškai vadinamos "šešėlinėmis IT", didina nemokamų ir nesankcionuotų programų skaičių jūsų SaaS portfelyje. Dėl šių programų, paslėptų nuo IT ir finansų komandų, gali būti praleisti atnaujinimo terminai, o blogiausiu atveju - ir duomenų pažeidimai.

Būtent čia pradeda veikti SaaS išlaidų valdymo platformos. Šiame tinklaraščio įraše apžvelgsime septynias svarbiausias šiandien siūlomas platformas ir aptarsime tokios programinės įrangos naudojimo privalumus.

Kas yra SaaS išlaidų valdymo platforma?

SaaS išlaidų valdymo platforma - tai programinės įrangos sprendimas, skirtas optimizuoti ir supaprastinti SaaS programų pirkimų, išlaidų ir sąnaudų valdymo procesus.

Ją galima integruoti su finansų, SSO ir HRIS sistemomis, kad įmonės galėtų visapusiškai matyti savo SaaS išlaidas, šešėlines IT ir veiksmingai kontroliuoti išlaidas.

IT ir žmogiškųjų išteklių komandos gali naudotis SaaS išlaidų valdymo platformos teikiamomis matomumo galimybėmis, kad nustatytų šešėlinę IT ir pašalintų besidubliuojančias programas. Šiose priemonėse taip pat yra priminimų realiuoju laiku ir darbo eigos, kad būtų išvengta automatinio pratęsimo ir padedama komandai laiku atnaujinti SaaS sutartį.

Padidėjusios "SaaS" išlaidos dėl praleistų pratęsimų, šešėlinės IT ir pan. turės įtakos jūsų biudžeto sudarymo sprendimams ir pajamoms, jei jų nekontroliuosite. Taigi apžvelkime geriausias SaaS išlaidų valdymo priemones, kurios gali padėti optimizuoti jūsų SaaS išlaidas.

7 geriausios SaaS išlaidų valdymo platformos

"CloudEagle"

"CloudEagle" pirmauja, nes tai viena išsamiausių išlaidų valdymo platformų šiame sąraše. Dėl plataus taikomųjų programų valdymo, išlaidų optimizavimo, pirkimų, tiekėjų valdymo funkcijų ir patogios vartotojo sąsajos ji tapo mažų ir vidutinių įmonių bei įmonių populiariausia platforma.

"CloudEagle" gali integruotis su jūsų vidinėmis SSO, finansų ir HRIS sistemomis. Taip galėsite 100 % matyti savo SaaS steką, stebėti programėlių naudojimo įžvalgas, nustatyti nepakankamai naudojamas ir besidubliuojančias programėles ir kontroliuoti šešėlinį IT.

Platforma taip pat siūlo automatizuotas darbo eigas, kurios supaprastina pirkimų ir atnaujinimo procesą, taupydamos jūsų komandai brangų laiką ir pastangas. Naudojant "CloudEagle" sutarčių ir sąskaitų faktūrų valdymas tampa lengvas, nes galite jas saugoti vienoje vietoje ir lengvai sekti.

"CloudEagle" SaaS pirkimo ekspertai padės jums rasti tinkamą programinę įrangą ir derėtis jūsų vardu, kad įsigytumėte tinkamą programinę įrangą už tinkamą kainą. Be to, "CloudEagle" puikiai atlieka atnaujinimo stebėseną. Likus 90 dienų iki sutarties atnaujinimo termino pabaigos ji siųs priminimus per "Slack" ir el. paštu ir eskaluos juos įvairioms suinteresuotosioms šalims, kol sutartis bus atnaujinta.

Funkcijos

• Programų matomumas ir tikslios naudojimo įžvalgos
• Automatizuotas naudotojų aprūpinimas ir pašalinimas
• Viešųjų pirkimų ir atnaujinimų darbo eigos
• "Slack" pranešimai apie viešuosius pirkimus ir atnaujinimus
• Pagalbinio pirkimo paslaugos
• Pardavėjų rekomendacijų sistema,paremta dirbtiniu intelektu
• Licencijų ir sutarčių valdymas
• Pasirinktinės ataskaitos.

Kainodara

Pradinio plano kaina - 1000 JAV dolerių per mėnesį.

Finly

"Finly" yra pažangus debesų kompiuterijos pagrindu sukurtas finansų valdymo sprendimas, skirtas stebėti ir valdyti organizacijos naudotojų ir operacijų išlaidas ir sąnaudas. Šaunus "Finly" aspektas yra tas, kad ji gali stebėti ir apdoroti visas išlaidas, nesvarbu, ar tai būtų popieriniai kvitai, ar skaitmeniniai įrašai.

"Finly" turi optinio ženklų atpažinimo (OCR) technologiją, todėl įrankis iš kvitų išgauna reikiamą informaciją, įskaitant datą, pardavėjo duomenis ir išleistą sumą. Tada ši informacija apdorojama ir automatiškai sukuriamos išsamios išlaidų ataskaitos.

Tada šios ataskaitos siunčiamos vadovams peržiūrėti ir patvirtinti. Patvirtintos jos perduodamos finansų komandai, kad ši jas kompensuotų, taip užtikrinant savalaikį ir tikslų darbuotojų išlaidų tvarkymą.

Jei jūsų "SaaS" paketą sudaro dubliuojančios programos dėl šešėlinio IT, "Finly" gali padėti nustatyti, kas įsigijo programą, analizuodama kvitus ar sąskaitas faktūras. Naudodamos tokias finansų valdymo priemones kaip "Finly", organizacijos gali padidinti atskaitomybę už šešėlinius pirkimus ir įgyvendinti priemones, kad jie nepasikartotų.

Funkcijos

• Automatizuotos darbo eigos
• Veiklos ir išlaidų stebėjimas
• Kompensacijų valdymas
• Automatizuoti sutarčių mokėjimus
• Tvarkykite pirkimo užsakymų mokėjimus
• Biudžeto kontrolės sistema
• Įmonių kredito kortelių mokėjimų valdymas

Kainodara

Galimos trys kainų pakopos: Smulkaus verslo, spartaus augimo ir verslo. Kokio tipo versle dirbate? Ar esate sparčiai auganti pradedančioji įmonė? Galite susisiekti su "Finly" komanda ir sužinoti išsamią informaciją apie kainas.

Rampa

Skirtingai nei kitos šiame sąraše esančios platformos, "Ramp" siūlo unikalų sprendimą, kuris neleistų darbuotojams įsigyti SaaS programų be IT patvirtinimo: "Ramp" įmonės kortelė.

Kaip įmonės kortelė gali padėti darbuotojams išvengti šešėlinių pirkinių?

Šias korteles galima konfigūruoti įvairiais būdais. Pavyzdžiui, kortelei galite priskirti konkretų biudžetą, kuris neleistų komandoms per daug išlaidauti, taip pat galite apriboti šių kortelių išlaidas, kad išlaidos būtų optimizuotos.

Naudojant "Ramp" vizitines korteles, "SaaS" biudžeto sudarymas tampa lengvas, nes kiekvienam skyriui galima priskirti specialią įmonės vizitinę kortelę su iš anksto nustatytu ir jų poreikiams pritaikytu biudžetu. Šis metodas padidina atskaitomybę ir užkerta kelią šešėliniams pirkimams.

Be vizitinių kortelių, "Ramp" taip pat yra patikima išlaidų valdymo ir pardavėjų valdymo platforma. Ji supaprastina mokėjimo procesus, nes tiksliai renka ir tikrina kvitus, užtikrindama sklandžią naudotojų patirtį.

Funkcijos

• Pardavėjų ir išlaidų valdymas
• Nustatykite verslo kortelių išlaidų limitus
• Pardavėjų juodasis sąrašas, kad išvengtumėte nepageidaujamų pirkinių
• Užkirskite kelią pardavėjams imti daugiau mokesčių per automatinius pratęsimus
• Atvaizduokite sandorius tinkamam pardavėjui
• Iš anksto nustatytos viešųjų pirkimų patvirtinimo darbo eigos
• Centralizuokite visas darbuotojų ir "SaaS" išlaidas, kad būtų lengviau jas valdyti.

Kainodara

Galima atlikti nemokamą bandomąją versiją. Norėdami sužinoti daugiau apie kainas, susisiekite su komanda.

Spendesk

"Spendesk" yra intuityvus išlaidų valdymo sprendimas, padedantis įmonėms efektyviai valdyti naudotojų ir programų išlaidas. Jis siūlo įvairias dinamiškas funkcijas, pavyzdžiui, išlaidų automatizavimą, virtualias korteles, sąskaitų faktūrų atitikimą su OCR ir t. t., kad supaprastintų išlaidų valdymą.

Ji leidžia įmonėms automatizuoti pasikartojančias išlaidas, sumažinti rankų darbą, sutaupyti laiko ir padidinti komandos produktyvumą. Ši automatizavimo funkcija supaprastina išlaidų valdymo procesą ir užtikrina nuoseklumą.

Optinio ženklų atpažinimo (OCR) programinė įranga leidžia "Spendesk" automatiškai sugretinti sąskaitas faktūras su prašymais kompensuoti išlaidas. Tai padeda tiksliai susieti išlaidas su atitinkamomis sąskaitomis faktūromis ir supaprastina derinimo procesą.

Kaip ir "Ramp", "Spendesk" taip pat teikia vienkartines virtualias kredito korteles, kuriomis galima saugiai pirkti internetu organizacijoje. Šiose kortelėse galima nustatyti išlaidų limitus ir iš anksto nustatytus biudžetus, kad naudotojai neišleistų pernelyg daug pinigų produktams ir paslaugoms.

Funkcijos

• Virtualios kortelės ir klientų debeto kortelės
• Biudžeto kontrolė kortelėse
• Stebėkite finansų ir apskaitos operacijas realiuoju laiku
• Sukurti iš anksto nustatytas išlaidų taisykles
• Lengvai tvarkykite programėlių prenumeratas
• Išlaidų kompensavimas.

Kainodara

Komanda gali pateikti individualų pasiūlymą pagal jūsų reikalavimus.

Payhawk

Kita mūsų geriausios SaaS išlaidų valdymo programinės įrangos sąraše yra "Payhawk", kuri į vieną platformą sujungia įmonės korteles, kelių subjektų valdymą, išlaidų valdymą ir mokėtinas sumas.

Šis vieningas sprendimas pagerina pinigų srautų matomumą, optimizuoja išlaidas ir supaprastina visos grupės planavimą, todėl įmonės gali efektyviai ir supaprastintai valdyti savo finansinius procesus.

Įmonių kortelėse yra išlaidų valdymo funkcijos, pvz., išlaidų limitai, politika ir taisyklės, skirtos biudžetams konfigūruoti ir individualioms bei komandinėms išlaidoms kontroliuoti. Galite stebėti naudojimą realiuoju laiku ir įšaldyti kortelę bei tolesnes operacijas, kai naudotojai dalyvauja šešėliniuose pirkimuose.

Geriausias "Payhawk" kortelių aspektas yra tas, kad jums nereikia tvarkyti atskirų kortelių. Sąskaitos automatizavimo funkcija leis jums stebėti ir valdyti korteles urmu. Galite nustatyti biudžeto ir išlaidų taisykles ir vienu spustelėjimu jas taikyti visam skyriui.

Funkcijos

• Aktyvi biudžeto ir išlaidų kontrolė
• Masinis kortelių valdymas
• Kurkite korteles su bendrais, iš anksto nustatytais biudžetais
• Išlaidų valdymas
• Yra patvirtinimo darbo eigos
• "Payhawk" mobilioji programėlė yra prieinama

Kainodara

• "Premium" kortelės - 199 €/mėn.
• Išlaidų "viskas viename" kaina - 299 €/mėn.
• Įmonė - individualus pasiūlymas pagal reikalavimus

Expensify

"Expensify" yra debesų kompiuterija pagrįsta verslo išlaidų valdymo sistema, kuri tvarko išlaidų ir sandorių valdymą apdorodama duomenis realiuoju laiku.

Joje siūlomos įvairios funkcijos, leidžiančios supaprastinti išlaidų stebėjimą, analizuoti naudotojų išlaidų modelius, valdyti santykius su tiekėjais, kurti patikimą biudžeto planą, tvarkyti kvitus ir valdyti kompensavimo procesus.

"Expensify" taip pat siūlo įmonių kredito korteles, kurios padeda finansų komandoms veiksmingai kontroliuoti ir valdyti išlaidas. Kiekvienai kortelei galite nustatyti išmaniuosius limitus, kad galėtumėte kontroliuoti išlaidas. Pasiekus limitą, kortelė bus išjungta, kol bus patvirtintos ankstesnės išlaidos.

Galite kurti pažangias ir išsamias išlaidų ataskaitas, sudarydami individualias ir grupines išlaidas su pritaikomu formatavimu. Šias ataskaitas galite bendrinti su kolegomis, vadovais ar apskaitos skyriais, kad galėtumėte bendradarbiauti ir lengviau priimti protingus sprendimus.

Funkcijos

• Nepageidaujamų agentų aptikimo sistema, skirta atitikčiai reikalavimams
• Išlaidų ir sąskaitų faktūrų valdymas
• Centralizuotas kelionių organizavimas ir asmeniniai mokėjimai
• Išplėstinės automatizuotos darbo eigos ir integracijos
• Prioritetinė parama
• Kvitų nuskaitymo programa.

Kainodara

• Nemokama versija su ribotomis funkcijomis
• "Collect" plano kaina - 5 JAV doleriai vartotojui per mėnesį su "Expensify" kortele.
• Valdymo plano kaina - 9 USD už vartotoją per mėnesį su "Expensify" kortele.

Spendflo

"Spendflo" yra visapusiška SaaS valdymo ir išlaidų valdymo platforma, turinti daugybę funkcijų, skirtų valdyti visą SaaS gyvavimo ciklą - nuo programėlių valdymo iki pirkimų ir išlaidų valdymo.

Pagreitinkite SaaS pirkimo procesą automatizuodami patvirtinimo darbo eigą. Praleiskite mažiau rankinio darbo valandų ir leiskite savo komandai sutelkti dėmesį į strategiškesnes užduotis valdant SaaS išlaidas.

"Spendflo" gali sklandžiai integruotis su jūsų vidinėmis SSO ir finansinėmis sistemomis, kad būtų galima stebėti išlaidų duomenis. Galite gauti 360 laipsnių vaizdą, kiek jūsų komanda išleidžia kiekvienai programai. Palyginkite planuotas išlaidas su faktinėmis ir apskaičiuokite, kur išleidote per mažai ir kur per daug. Tai padės efektyviai planuoti biudžetą.

Analizuokite kiekvienos programos naudojimo duomenis, nustatykite nepakankamai naudojamas licencijas ir nustatykite tinkamą jų dydį, kad padidintumėte SaaS sutaupytas lėšas, o tai turės reikšmingos įtakos galutiniams rezultatams.

Funkcijos

• Tvarkykite paraiškas ir sutartis iš vienos vietos
• Išlaidų analizė ir tikslus naudojimo stebėjimas
• Automatizuotos patvirtinimo darbo eigos ir pagalbinis pirkimas
• Pardavėjo rizikos vertinimas
• Atlikti nuotaikų apklausą
• Tvarkykite portfelį, išlaidas ir saugumą vienoje platformoje.

Kainodara

Pradinio plano kaina - 2 500 USD per mėnesį (sąskaitos išrašomos per metus), o kaina didėja priklausomai nuo jūsų metinių išlaidų.

Išlaidų valdymo programinės įrangos naudojimo privalumai

Įdiegę SaaS išlaidų valdymo platformą galite gauti daug naudos savo verslui. Štai keletas pagrindinių privalumų:

Išlaidų optimizavimas

Išlaidų valdymo platforma padeda matyti savo SaaS išlaidas per SSO ir finansų integraciją, todėl galite nustatyti nereikalingas licencijas ir atsisakyti nereikalingų paslaugų, taip sutaupydami daug lėšų.

Matomumas ir centralizuotas stebėjimas

Naudodami išlaidų valdymo platformą galite iš paukščio skrydžio apžvelgti visą savo SaaS paketą ir konsoliduoti visas SaaS programas vienoje vietoje, kad jas būtų galima lengvai stebėti, stebėti ir valdyti. Visiškas matomumas padeda išvengti šešėlinio IT, dubliuojančių ir perteklinių programų ir užtikrina atitiktį įmonės politikai.

Supaprastintos darbo eigos

Išlaidų valdymo programinė įranga gali automatizuoti pasikartojančias užduotis, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų tvarkymą, išlaidų stebėjimą ir tvirtinimo darbo eigą, taip sumažinant rankų darbą ir padidinant našumą.

Naudojimo stebėjimas

Naudodamiesi išlaidų valdymo programinės įrangos integracijos galimybėmis, galite stebėti programų naudojimą realiuoju laiku. Nustatykite nenaudojamas ir nepakankamai naudojamas programas ir atlikite reikiamą optimizavimą, kad galėtumėte kontroliuoti savo išlaidas.

Sutarčių ir pratęsimo valdymas

Šiose platformose teikiamos išsamios turto valdymo galimybės, leidžiančios stebėti sutarčių sąlygas, automatizuoti atnaujinimus ir derėtis dėl geresnių sandorių su tiekėjais padedant pirkėjams.

Išvada

Štai septynios geriausios SaaS išlaidų valdymo platformos, kurių reikėtų ieškoti 2023 m. Išlaidos programinei įrangai tapo nekontroliuojama našta finansų komandoms, nes trūksta sudėtingos sistemos visam SaaS portfeliui valdyti.

Galite naudoti tokias platformas kaip "CloudEagle" ir "Spendflo", kad galėtumėte geriau valdyti SaaS ir išlaidų valdymo procesus. Gaukite visišką vaizdą apie tai, ką jūsų komandos naudoja ir kur išleidžia, ir priimkite reikiamus optimizavimo sprendimus, kad padidintumėte SaaS taupymą.

Tokiose platformose kaip "Ramp" ir "Expensify" teikiamos įmonių virtualios kredito kortelės, kuriomis galima kontroliuoti komandos išlaidas ir neviršyti biudžeto.

Taigi, kokį pasirinkimą galite rinktis jūs?