7 Najlepsza platforma SaaS do zarządzania wydatkami w 2023 roku

Wprowadzenie

Czy wiesz, że wydatki na oprogramowanie są trzecimi największymi wydatkami w organizacji obok wydatków na pracowników i wynajem biura?

Tak, aplikacje SaaS, w przeciwieństwie do starszych aplikacji, są łatwiejsze do zakupu. Każdy, kto ma dostęp do firmowej karty kredytowej, może zakupić aplikację SaaS bez konieczności uzyskania zgody działu IT lub działu finansowego.

Te niekontrolowane wydatki, technicznie określane jako "shadow IT", zwiększają liczbę bezpłatnych i niezatwierdzonych aplikacji w portfolio SaaS. Aplikacje te, ukryte przed zespołami IT i finansowymi, mogą prowadzić do braku odnowień, a w najgorszym przypadku także do naruszenia danych.

W tym miejscu do gry wkraczają platformy do zarządzania wydatkami SaaS. W tym wpisie na blogu przeanalizujemy siedem najlepszych dostępnych obecnie platform i omówimy korzyści płynące z korzystania z takiego oprogramowania.

Czym jest platforma zarządzania wydatkami SaaS?

Platforma zarządzania wydatkami Sa aS to oprogramowanie zaprojektowane w celu optymalizacji i usprawnienia procesów zaopatrzenia, wydatków i zarządzania wydatkami w aplikacjach SaaS.

Może integrować się z systemami finansowymi, SSO i HRIS, aby zapewnić firmom kompleksowy wgląd w ich wydatki na SaaS, shadow IT i pomóc skutecznie kontrolować koszty.

Zespoły IT i HR mogą korzystać z widoczności oferowanej przez platformę do zarządzania wydatkami SaaS, aby zidentyfikować shadow IT i wyeliminować zduplikowane aplikacje. Narzędzia te oferują również przypomnienia i przepływy pracy w czasie rzeczywistym, aby zapobiec automatycznemu odnowieniu i pomóc zespołowi odnowić umowę SaaS na czas.

Zwiększone wydatki na SaaS z powodu nieodebranych odnowień, shadow IT itp. będą miały wpływ na decyzje budżetowe i przychody, jeśli pozostaną niekontrolowane. Przyjrzyjmy się zatem najlepszym narzędziom do zarządzania wydatkami na SaaS , które mogą pomóc w optymalizacji wydatków na SaaS.

7 najlepszych platform SaaS do zarządzania wydatkami

CloudEagle

CloudEagle obejmuje prowadzenie, ponieważ jest to jedna z najbardziej wszechstronnych platform do zarządzania wydatkami na tej liście. Rozbudowane funkcje zarządzania aplikacjami, optymalizacji kosztów, zaopatrzenia, zarządzania dostawcami i przyjazny dla użytkownika interfejs sprawiły, że jest to platforma dla małych i średnich firm oraz przedsiębiorstw.

CloudEagle może integrować się z wewnętrznymi systemami SSO, finansowymi i HRIS. Pozwala to uzyskać 100% wgląd w stos SaaS, śledzić wykorzystanie aplikacji, identyfikować niewykorzystane i zduplikowane aplikacje oraz kontrolować shadow IT.

Platforma oferuje również zautomatyzowane przepływy pracy w celu usprawnienia procesu zamówień i odnowień, oszczędzając cenny czas i wysiłek zespołu. Dzięki CloudEagle zarządzanie umowami i fakturami staje się dziecinnie proste, ponieważ można je przechowywać w jednym miejscu i łatwo śledzić.

Eksperci CloudEagle ds. zakupów SaaS pomogą Ci znaleźć odpowiednie oprogramowanie i negocjować w Twoim imieniu zakup odpowiedniego oprogramowania po odpowiedniej cenie. Ponadto CloudEagle wyróżnia się w monitorowaniu odnowień. Będzie wysyłać przypomnienia za pośrednictwem Slacka i poczty e-mail na 90 dni przed upływem terminu odnowienia i eskalować je do różnych interesariuszy, dopóki umowa nie zostanie odnowiona.

Cechy

• Widoczność aplikacji i dokładny wgląd w ich wykorzystanie
• Zautomatyzowane przydzielanie i odbieranie uprawnień użytkownikom
• Przepływy pracy dla zamówień i odnowień
• Powiadomienia Slack dotyczące zamówień i odnowień
• Usługi zakupów wspomaganych
• Silnik rekomendacji dostawcówoparty na sztucznej inteligencji
• Zarządzanie licencjami i umowami
• Raporty niestandardowe.

Wycena

Cena planu startowego wynosi 1000 USD miesięcznie.

Finly

Finly to zaawansowane, oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania finansami, stworzone w celu śledzenia i zarządzania wydatkami i kosztami ponoszonymi przez użytkowników i operacje w organizacji. Fajnym aspektem Finly jest to, że może śledzić i przetwarzać wszystkie wydatki, zarówno na podstawie papierowych paragonów, jak i zapisów cyfrowych.

Finly jest wyposażony w technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR), dzięki czemu narzędzie wyodrębnia istotne informacje z paragonów, w tym datę, dane sprzedawcy i wydaną kwotę. Informacje te są następnie przetwarzane w celu automatycznego generowania kompleksowych raportów wydatków.

Raporty te są następnie wysyłane do kierowników w celu ich sprawdzenia i zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu są one przekazywane do zespołu finansowego w celu zwrotu kosztów, zapewniając terminowe i dokładne przetwarzanie wydatków pracowników.

Jeśli stos SaaS zawiera zduplikowane aplikacje z powodu shadow IT, Finly może pomóc w ustaleniu, kto zakupił aplikację, analizując paragony lub faktury. Korzystając z narzędzi do zarządzania finansami, takich jak Finly, organizacje mogą zwiększyć odpowiedzialność za ukryte zakupy i wdrożyć środki zapobiegające ich ponownemu wystąpieniu.

Cechy

• Zautomatyzowane przepływy pracy
• Śledzenie aktywności i wydatków
• Zarządzanie zwrotami kosztów
• Automatyzacja płatności kontraktowych
• Zarządzanie płatnościami za zamówienia
• System kontroli budżetu
• Zarządzanie płatnościami korporacyjnymi kartami kredytowymi

Wycena

Dostępne są trzy poziomy cenowe: Mała firma, Szybki wzrost i Przedsiębiorstwo. Jaki rodzaj działalności prowadzisz? Czy jesteś szybko rozwijającym się startupem? Możesz skontaktować się z zespołem Finly, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat cen.

Rampa

W przeciwieństwie do innych platform z tej listy, Ramp oferuje unikalne rozwiązanie, które uniemożliwiłoby pracownikom zakup aplikacji SaaS bez zgody działu IT: Karta korporacyjna Ramp.

W jaki sposób karta firmowa może uniemożliwić pracownikom dokonywanie ukrytych zakupów?

Karty te można konfigurować na różne sposoby. Można na przykład przypisać do karty określony budżet, który zapobiegnie nadmiernym wydatkom zespołów, a także ograniczyć wydatki na tych kartach, aby zoptymalizować wydatki.

Dzięki wizytówkom Ramp budżetowanie SaaS staje się łatwe, ponieważ każdemu działowi można przypisać dedykowaną kartę firmową z predefiniowanym budżetem dostosowanym do jego potrzeb. Takie podejście zwiększa odpowiedzialność i zapobiega zakupom w tle.

Oprócz wizytówek, Ramp to także solidna platforma do zarządzania wydatkami i dostawcami. Upraszcza ona procesy płatności poprzez dokładne zbieranie i weryfikowanie paragonów, zapewniając użytkownikom płynną obsługę.

Cechy

• Zarządzanie dostawcami i wydatkami
• Ustaw limity wydatków dla kart biznesowych
• Czarna lista sprzedawców, aby zapobiec niechcianym zakupom
• Zapobieganie naliczaniu przez sprzedawców wyższych opłat podczas automatycznego odnawiania.
• Mapowanie transakcji do właściwego dostawcy
• Wstępnie zdefiniowane przepływy pracy zatwierdzania zamówień
• Scentralizuj wszystkie wydatki pracowników i SaaS w celu łatwego zarządzania.

Wycena

Dostępna jest bezpłatna wersja próbna. Aby dowiedzieć się więcej na temat cen, należy skontaktować się z zespołem.

Spendesk

Spendesk to intuicyjne rozwiązanie do zarządzania wydatkami, które pomaga firmom efektywnie zarządzać wydatkami użytkowników i aplikacji. Oferuje różne dynamiczne funkcje, takie jak automatyzacja wydatków, wirtualne karty, dopasowywanie faktur za pomocą OCR itp. w celu usprawnienia zarządzania wydatkami.

Umożliwia firmom automatyzację powtarzalnych wydatków, zmniejszając wysiłek ręczny, oszczędzając czas i zwiększając produktywność zespołu. Ta funkcja automatyzacji usprawnia proces zarządzania wydatkami i zapewnia spójność.

Oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (OCR) umożliwia Spendesk automatyczne dopasowywanie faktur do wniosków o zwrot wydatków. Pomaga to dokładnie powiązać wydatki z odpowiednimi fakturami i upraszcza proces uzgadniania.

Podobnie jak Ramp, Spendesk zapewnia również jednorazowe wirtualne karty kredytowe, które mogą być używane do bezpiecznych zakupów online w organizacji. Karty te można skonfigurować z limitami wydatków i wstępnie zdefiniowanymi budżetami, aby zapobiec nadmiernym wydatkom użytkowników na produkty i usługi.

Cechy

• Karty wirtualne i karty debetowe dla klientów
• Kontrola budżetu na kartach
• Śledzenie transakcji finansowych i księgowych w czasie rzeczywistym
• Tworzenie wstępnie zdefiniowanych reguł wydatków
• Łatwe zarządzanie subskrypcjami aplikacji
• Zwroty kosztów.

Wycena

Możesz uzyskać niestandardową wycenę od zespołu w oparciu o swoje wymagania.

Payhawk

Następnym na naszej liście najlepszych programów do zarządzania wydatkami SaaS jest Payhawk, który łączy karty firmowe, zarządzanie wieloma podmiotami, zarządzanie wydatkami i zobowiązaniami w jednej platformie.

To ujednolicone rozwiązanie zwiększa widoczność przepływów pieniężnych, optymalizuje wydatki i upraszcza planowanie w całej Grupie, umożliwiając firmom przyjęcie wydajnego i usprawnionego podejścia do zarządzania procesami finansowymi.

Karty korporacyjne mają funkcje zarządzania wydatkami, takie jak limity wydatków, zasady i reguły konfigurowania budżetów oraz kontrolowania wydatków indywidualnych i zespołowych. Możesz śledzić wykorzystanie w czasie rzeczywistym i zamrozić kartę oraz dalsze transakcje, gdy użytkownicy są zaangażowani w ukryte zakupy.

Najlepszym aspektem kart Payhawk jest to, że nie musisz zarządzać pojedynczymi kartami. Funkcja automatyzacji konta umożliwia śledzenie i zarządzanie kartami zbiorczo. Możesz ustawić budżet i reguły wydatków i zastosować je do całego działu za pomocą jednego kliknięcia.

Cechy

• Proaktywna kontrola budżetu i wydatków
• Zarządzanie kartami masowymi
• Tworzenie kart ze współdzielonymi, wstępnie zdefiniowanymi budżetami
• Zarządzanie wydatkami
• Dostępne są przepływy pracy zatwierdzania
• Aplikacja mobilna Payhawk jest już dostępna

Wycena

• Karty Premium - 199 €/mo
• Wydatki all-in-one - 299 €/miesiąc
• Enterprise - niestandardowa wycena na podstawie wymagań

Expensify

Expensify to oparty na chmurze system zarządzania wydatkami biznesowymi, który obsługuje zarządzanie wydatkami i transakcjami poprzez przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym.

Oferuje szereg funkcji usprawniających śledzenie wydatków, analizowanie wzorców wydatków użytkowników, zarządzanie relacjami z dostawcami, tworzenie solidnego planu budżetowego, zarządzanie paragonami i zarządzanie procesami zwrotu kosztów.

Expensify oferuje również firmowe karty kredytowe, które pomagają zespołom finansowym skutecznie kontrolować i zarządzać wydatkami. Możesz ustawić inteligentne limity dla każdej karty, aby kontrolować wydatki. Po osiągnięciu limitu karta zostanie wyłączona do czasu zatwierdzenia poprzednich wydatków.

Możesz tworzyć inteligentne, kompleksowe raporty wydatków, zestawiając wydatki indywidualne i grupowe z konfigurowalnym formatowaniem. Możesz udostępniać te raporty współpracownikom, menedżerom lub działom księgowości w celu współpracy i ułatwienia podejmowania mądrych decyzji.

Cechy

• System wykrywania nieuczciwych agentów dla zapewnienia zgodności
• Zarządzanie wydatkami i fakturami
• Scentralizowana organizacja podróży i płatności osobiste
• Zaawansowane zautomatyzowane przepływy pracy i integracje
• Priorytetowe wsparcie
• Aplikacja do skanowania paragonów.

Wycena

• Dostępna jest darmowa wersja z ograniczonymi funkcjami
• Plan Collect kosztuje 5 USD/użytkownika/miesiąc z kartą Expensify
• Plan kontroli kosztuje 9 USD / użytkownika / miesiąc z kartą Expensify.

Spendflo

Spendflo to kompleksowa platforma do zarządzania SaaS i zarządzania wydatkami z wieloma funkcjami do zarządzania całym cyklem życia SaaS, od zarządzania aplikacjami po zaopatrzenie i zarządzanie wydatkami.

Przyspiesz proces zakupu SaaS poprzez automatyzację procesów zatwierdzania. Zmniejsz liczbę godzin pracy ręcznej i pozwól swojemu zespołowi skupić się na bardziej strategicznych zadaniach związanych z zarządzaniem wydatkami na SaaS.

Spendflo może płynnie integrować się z wewnętrznymi systemami SSO i finansowymi w celu śledzenia danych dotyczących wydatków. Możesz uzyskać 360-stopniowy widok tego, ile Twój zespół wydaje na każdą aplikację. Można porównać planowane wydatki z rzeczywistymi i obliczyć, gdzie wystąpiło niedofinansowanie lub przekroczenie wydatków. Pomoże to efektywnie zaplanować budżet.

Przeanalizuj dane dotyczące użytkowania każdej aplikacji, zidentyfikuj niewykorzystane licencje i dostosuj ich rozmiar, aby zwiększyć oszczędności SaaS, co znacząco wpłynie na wyniki finansowe.

Cechy

• Zarządzanie aplikacjami i umowami z jednego miejsca
• Analiza wydatków i dokładne śledzenie użytkowania
• Zautomatyzowane procesy zatwierdzania i zakupy wspomagane
• Ocena ryzyka dostawcy
• Przeprowadzenie badania nastrojów
• Zarządzanie portfelem, wydatkami i bezpieczeństwem z poziomu jednej platformy.

Wycena

Cena planu początkowego wynosi 2500 USD miesięcznie (rozliczane rocznie), a ceny rosną w zależności od rocznych wydatków.

Korzyści z używania oprogramowania do zarządzania wydatkami

Wdrożenie platformy do zarządzania wydatkami SaaS może przynieść Twojej firmie wiele korzyści. Oto kilka kluczowych zalet:

Optymalizacja kosztów

Platforma do zarządzania wydatkami pomaga uzyskać wgląd w wydatki SaaS dzięki integracji SSO i finansów, umożliwiając identyfikację niepotrzebnych licencji i eliminację zbędnych usług, co skutkuje znacznymi oszczędnościami kosztów.

Widoczność i scentralizowane śledzenie

Dzięki platformie do zarządzania wydatkami można uzyskać widok z lotu ptaka na cały stos SaaS i skonsolidować wszystkie aplikacje SaaS w jednym miejscu, umożliwiając łatwe śledzenie, monitorowanie i zarządzanie. Pełna widoczność zapobiega powstawaniu shadow IT, duplikatów i nadmiarowych aplikacji oraz zapewnia zgodność z zasadami firmy.

Usprawnione przepływy pracy

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami może zautomatyzować powtarzalne zadania, takie jak przetwarzanie faktur, śledzenie wydatków i przepływy pracy zatwierdzania, zmniejszając wysiłek ręczny i zwiększając produktywność.

Śledzenie użycia

Dzięki możliwościom integracji oprogramowania do zarządzania wydatkami można śledzić wykorzystanie aplikacji w czasie rzeczywistym. Zidentyfikuj nieużywane i niedostatecznie wykorzystywane aplikacje i dokonaj niezbędnych optymalizacji, aby kontrolować swoje wydatki.

Zarządzanie umowami i odnowieniami

Platformy te zapewniają kompleksowe funkcje zarządzania zasobami, umożliwiając śledzenie warunków umów, automatyzację odnowień i negocjowanie lepszych ofert z dostawcami z pomocą wspomaganych nabywców.

Wnioski

Oto siedem najlepszych platform do zarządzania wydatkami SaaS, których należy szukać w 2023 roku. Wydatki na oprogramowanie stały się niekontrolowanym obciążeniem dla zespołów finansowych ze względu na brak zaawansowanego systemu do zarządzania całym portfelem SaaS.

Możesz korzystać z platform takich jak CloudEagle i Spendflo, aby lepiej zarządzać SaaS i procesami zarządzania wydatkami. Uzyskaj pełny wgląd w to, czego używają Twoje zespoły i gdzie wydają, oraz podejmuj niezbędne decyzje optymalizacyjne, aby zwiększyć oszczędności SaaS.

Platformy takie jak Ramp i Expensify oferują korporacyjne wirtualne karty kredytowe, które mogą być wykorzystywane do kontrolowania wzorców wydatków zespołu i utrzymywania wydatków w ramach budżetu.

Jaki jest więc wybór dla Ciebie?