Atingir uma cultura de encontro maravilhosa de acordo com sua equipe

Introdução

O funcionário médio gasta 6 horas em reuniões. Os gerentes em média passam mais de 23 horas por semana em reuniões, e esse número está crescendo, de acordo com pesquisas. As reuniões são uma atividade que consome tanto tempo e energia no local de trabalho. Elas são pouco pensadas do ponto de vista cultural, e não se gasta esforço suficiente com este problema. As reuniões são uma das áreas mais críticas, porém negligenciadas, da cultura da empresa.

As razões para esta falta de atenção são muitas. Nenhum processo claro para torná-las eficazes. A natureza às vezes de última hora e informal do compartilhamento de informações. O estudo das reuniões é amplo e diversificado, mas dada a natureza extremamente díspar das reuniões, tende a haver poucas ações a serem tomadas.

Na Hybryd, passamos o último ano dedicados a melhorar as reuniões em organizações de todos os tipos. Aprendemos com centenas de experiências e testes como as reuniões fluem. Abaixo estão algumas de nossas principais descobertas.

As reuniões acontecem de uma forma que coloca a cultura em primeiro lugar

A cultura é a alma de uma empresa, é o conjunto de crenças e comportamentos que direcionam as pessoas na forma como elas agem e interagem. Quando você participa de reuniões de novos membros, é como a equipe interage. As reuniões são o que dá aos novos companheiros de equipe as melhores pistas para a sua cultura. Onde eles realmente perceberão que é nas reuniões. Elas são uma janela para a sua organização.

Como as reuniões podem reforçar a cultura?

• As pessoas convidadas para uma reunião sabem do que se trata a reunião?
• Eles sabem qual é o resultado que a reunião pretende alcançar?
• O líder da reunião compartilha informações em tempo hábil?
• Os participantes se sentem à vontade para compartilhar suas idéias?
• Os resultados e decisões das reuniões estão disponíveis para as pessoas que não compareceram à reunião?
• Eles são acessíveis apenas a um grupo seleto de pessoas?

As reuniões reforçam a cultura que você quer construir

Enquanto algumas práticas de reunião o afastam de sua cultura desejada, outras práticas de reunião reforçam uma cultura positiva. Os clientes vieram até nós porque querem melhorar tanto os resultados quanto a cultura. As empresas freqüentemente introduziram novos processos de reunião, reuniões estruturadas com a liderança superior e uma estrutura abrangente para a reunião. O problema é fazer com que a equipe participe desses processos.

A chave para melhores resultados é facilitar aos membros da equipe a adoção da estrutura. Ela precisa ser clara, fácil de usar e lá quando eles precisarem dela.

Aqui estão algumas das melhores práticas que o ajudarão a se tornar um herói de encontro:

• Estabeleça um objetivo, certifique-se de que ele seja específico e accionável.
• Estabelecer uma agenda para garantir que nada seja perdido nas reuniões.
• As agendas também garantem que sua equipe esteja toda na mesma página quando a reunião começar.
• Pré-trabalho quando há lacunas de conhecimento que precisam ser fechadas pelo início das reuniões.
• Notas, mesmo pequenos lembretes ajudam a aumentar o compartilhamento de informações em toda a empresa.
• A atribuição de notas às ações ajuda a prestar contas entre as reuniões para garantir o sucesso do projeto.

Após as primeiras reuniões utilizando este sistema, você verá uma mudança notável tanto nos resultados quanto no engajamento dos funcionários. O sucesso dos objetivos e a prestação de contas ajudam qualquer empresa e sua cultura.

Como sua cultura deve afetar suas reuniões?

Sua cultura deve guiar como os processos de suas reuniões são promulgados e como suas reuniões são realizadas. No novo mundo das equipes de trabalho híbridas, muitas vezes trabalham modelos mistos. É mais importante do que nunca manter um olhar atento sobre a cultura. As reuniões de suas equipes oferecem uma infinidade de oportunidades para expressar os valores e objetivos que a empresa tem.

Respeitar o tempo de todos, comunicar de forma clara e fácil a transferência de informações são apenas algumas das maneiras pelas quais você pode apoiar a cultura através de reuniões. Objetivos claros, agendas e pré-trabalhos são apenas algumas das ferramentas importantes que podem ajudá-lo no seu caminho.