De ce îmbunătățirea proceselor este vitală pentru creșterea agenției

Introducere

Nu este ușor să crești o agenție SEO. Dar dacă nu aveți fluxuri de lucru simplificate în afacerea dvs., nu doar că înotați în amonte, ci aveți greutăți de plumb legate de dvs.

Îmbunătățirea proceselor este vitală pentru creșterea oricărei întreprinderi. Cu toate acestea, este și mai importantă pentru SEO.

Echipa dvs. este cea mai mare resursă (și cheltuială) ca organizație de servicii profesionale. Și dacă nu aveți sisteme care să vă eficientizeze fluxurile de lucru SEO, vă veți arde linia de bază încercând să produceți active pentru clienți.

Această postare va acoperi costul real al proceselor ineficiente din cadrul agenției SEO și ce puteți face pentru a eficientiza fluxurile de lucru astăzi.

Adevăratul cost al proceselor ineficiente de la agenția dvs. SEO

Costul proceselor ineficiente vă surprinde.

În medie, angajații cheltuiesc:

• 1,8 ore pe zi în căutarea de documente
• 30 de ore pe lună în ședințe (sau 1,2 ore pe zi)
• 4,1 ore în fiecare zi în căsuța lor de e-mail

Ura.

Așadar, nu ar trebui să fie un șoc faptul că un lucrător de birou are în medie aproximativ 2 ore și 53 de minute de productivitate pe zi.

Este timpul să faceți un calcul rapid, pe dos, pentru a vedea cât costă acest lucru pentru agenția dumneavoastră.

Potrivit Indeed, salariul mediu al unui specialist SEO este de 54.579 de dolari. Presupunând că aceștia sunt productivi doar 3 ore din 8 în fiecare zi (37,5%), pierdeți aproximativ 34.111,87 dolari pe an în productivitate pentru fiecare angajat.

Lucrați cu contractori în loc de angajați?

Să presupunem că antreprenorii dvs. lucrează 30 de ore pe săptămână la 50 de dolari pe oră (limita inferioară a tarifelor SEO). Dar sunt productivi doar 37,5% din timp.

Atunci pierzi 45.000 de dolari pe an (30 de ore pe săptămână X 50 de dolari pe oră X 48 de săptămâni îți dă 72.000 de dolari X 0,625 pentru procentul de timp pierdut).

Desigur, acestea sunt estimări aproximative.

Totuși, acest lucru vă arată cât de mult timp și bani se alocă activităților administrative și altor sarcini care nu aduc direct rezultate clienților. Cu alte cuvinte, munca care este în afara domeniului de aplicare.

Procesele ineficiente vă epuizează personalul

Costurile sunt mai mari și din alte puncte de vedere. Ca urmare a proceselor ineficiente, personalul dumneavoastră este mai puțin productiv și mai stresat.

Acest lucru are un impact negativ asupra afacerii dumneavoastră. Angajații stresați, îngropați sub un munte de sarcini administrative, nu au timp să se concentreze pe obținerea de rezultate pentru clienții lor.

Mai rău, echipa dvs. va lucra, de obicei, în afara orelor contractate pentru a gestiona sarcinile și a recupera întârzierile.

Deși în acest fel puteți recupera o parte din banii pierduți din cauza proceselor ineficiente, vă va costa mai mult pe termen lung. Angajații dvs. vă vor avea resentimente. Calitatea muncii lor va scădea. Iar ei vor fi mai puțin încântați să lucreze la agenția dvs.

În cele din urmă, aceștia vor părăsi organizația dvs. pentru o agenție mai eficientă.

Acest lucru dăunează culturii de la locul de muncă. Angajații epuizați au tendința de a-i trage în jos pe ceilalți angajați din jurul lor. Ca urmare, locul de muncă poate deveni toxic.

Gestionarea fluctuației angajaților este, de asemenea, foarte costisitoare. De obicei, înlocuirea unui angajat costă în jur de 1,5 - 2 ori mai mult decât salariul acestuia.

Rețineți că acest lucru ignoră costurile generate de impactul negativ asupra culturii de la locul de muncă, a clienților existenți și a brandului general.

Adevăratul motiv pentru care agenția ta are o rată mare de rotație a angajaților

Cu "marea demisie", "inflația" și "demisia liniștită" capete de afiș la știri, se poate concluziona cu ușurință că toată lumea este nemulțumită de locul de muncă, oriunde.

Totuși, nu este chiar așa.

Deși există multe modalități de a îmbunătăți cultura locului de muncă (o mai bună comunicare, mai multe laude, salarii mai mari, beneficii mai bune), toate acestea ignoră adevărata cauză a nemulțumirii. Oamenii părăsesc locuri de muncă inutil de stresante, unde lipsa de structură și de îndrumare face ca o muncă simplă să fie mult mai complicată.

SEO necesită timp.

Aveți nevoie de timp pentru a cerceta, crea și optimiza activele. De asemenea, este extrem de ușor să conectați rezultatele la eforturile echipei dvs. cu ajutorul analizelor. Această presiune de a obține rezultate printr-o cursă cu obstacole de ineficiență vă poate epuiza rapid echipa.

De aceea, fluxurile de lucru reprezintă fundamentul succesului afacerii dumneavoastră.

Fără procese clar definite, susținute de șabloane, instrumente și proceduri standard de operare (PSO), echipa dvs. se va strădui să realizeze rapid produsele livrabile.

În schimb, se vor lăsa prinși într-un caleidoscop de sarcini mărunte care le consumă zilele, în timp ce termenele limită și nevoia de a obține rezultate îi stresează.

În cele din urmă, se vor sătura și vor pleca.

Cum să îmbunătățești procesele la agenția ta SEO (5 pași)

Dacă problema este reprezentată de procese ineficiente, soluția este îmbunătățirea proceselor.

Fiți pregătiți. Schimbarea este dificilă.

Și, în calitate de proprietar al unei agenții SEO, va trebui să investiți timp și muncă suplimentară în avans. Nu va fi ușor. Dar va merita.

Urmați acești cinci pași pentru a simplifica procesele din agenția dumneavoastră.

1. Trasați-vă fluxurile de lucru

Nu puteți repara procesele până când nu descrieți ce procese aveți deja.

Puteți folosi o tablă albă, post-it-uri, hârtie de caiet sau aplicații precum LucidChart sau Creately. Nu aveți nevoie de tehnologie sofisticată. Dar, aplicațiile sunt mai bune pentru agențiile la distanță, deoarece facilitează colaborarea.

Exemplu de flux de lucru de primire a clienților cartografiat în Lucid Charts

Alegeți un domeniu problematic din afacerea dumneavoastră și începeți să trasați fluxurile de lucru. Vreți să fiți cât mai detaliat posibil.

Poate fi ceva mic, cum ar fi găsirea unor defecte în procesul de optimizare a postărilor existente. Sau poate fi un flux de lucru mai complex, cum ar fi încercarea de a vă optimiza procesul de integrare pentru clienții noi.

După ce ați evidențiat etapele fiecărui proces, invitați-vă echipa să colaboreze și să le revizuiască. Aceștia se vor asigura că nu vă scapă nimic.

2. Identificarea ineficiențelor

Este foarte ușor să observi problemele odată ce ai făcut o hartă.

Veți observa blocaje, redundanțe și alte încetiniri. Evidențiați aceste zone și discutați dacă sunt necesare pentru echipa dvs.

3. Găsiți soluții

Aveți trei căi pe care le puteți urma pentru a îmbunătăți fluxurile de lucru:

• Eliminați: Eliminați orice proces inutil.
• Consolidare: Combinați procesele redundante.
• Îmbunătățiți: Utilizați instrumente, cursuri de formare și modele pentru a simplifica procesele.

Vă veți petrece cea mai mare parte a timpului îmbunătățind procesele. Dar există câteva puncte importante pe care trebuie să le rețineți înainte de a adopta orice soluție.

Pentru început, discutați cu echipa dvs. înainte de a adopta orice instrument nou. Este posibil ca aceștia să aibă alte recomandări. Sau s-ar putea să nu le placă instrumentul pe care l-ați ales. Vreți ca ei să investească în orice platformă nouă. În caz contrar, veți irosi bani pe instrumente pe care nimeni nu le folosește.

De asemenea, crearea de cursuri de formare și de modele necesită timp și resurse. Dar, în final, merită. În loc să o ia de la zero de fiecare dată, echipa dvs. poate face treabă cu câteva clicuri.

Cel mai important, creați prezentări video pentru procesele complexe. Procedurile standard de operare scrise sunt utile, dar videoclipurile descriu în mod clar pașii pe care echipa dvs. trebuie să îi urmeze. Acest lucru va economisi timp și frustrare pentru toată lumea.

4. Actualizarea proceselor dvs.

Începeți mai întâi cu cel mai problematic (ineficient) flux de lucru. Folosiți datele adunate din primele etape pentru a vă îmbunătăți procesele.

SEO implică o serie de procese cu instrucțiuni detaliate la fiecare pas. Doriți proceduri standard de operare clar definite și prezentări video pentru etapele complexe. Pentru sarcinile simple, veți avea nevoie de instrucțiuni detaliate.

Toți oamenii procesează informațiile în mod diferit. Cu cât oferiți mai multe detalii, comunicare și îndrumare, cu atât mai ușor este pentru echipa dvs. să îndeplinească sarcinile rapid și precis.

Iar dacă vă integrați în orice platformă nouă, va trebui să creați și procese de instruire a echipei dumneavoastră cu privire la aceste instrumente.

Pentru cele mai bune rezultate, este important să aveți o persoană care să aibă legătură directă cu fluxul de lucru pentru a dezvolta procesele. Acest lucru maximizează eficiența și se asigură că echipa dvs. respectă procesul.

Acesta este un proces care necesită mult timp și resurse. Poate fi frustrant și poate fi o mică durere de cap. Dar, investiți în viitorul succes al afacerii dumneavoastră. Merită.

5. Urmăriți rezultatele și reflectați

Odată ce noul proces este implementat, trebuie să urmăriți rezultatele și să reflectați asupra fluxului de lucru. După finalizarea sarcinii, trebuie să cereți fiecărui membru al echipei să reflecteze asupra fluxului de lucru.

Puneți aceste întrebări de îmbunătățire a proceselor echipei dumneavoastră:

• Ce a funcționat?
• Ce nu a funcționat?
• Ce ar putea fi îmbunătățit?
• Și ați îmbunătăți-o?
• Mai este ceva despre acest proces pe care ați dori să îl împărtășiți?

Dacă nu faceți deja acest lucru, ar trebui să urmăriți timpul alocat de echipa dvs. sarcinilor.

Trebuie să fiți atenți la acest aspect, pentru a nu părea că faceți microgestionare. În schimb, explicați echipei dvs. că urmărirea timpului este o modalitate prin care puteți identifica unde sunt "timpurile proaste". În acest fel, puteți prioritiza care fluxuri de lucru ar trebui optimizate în continuare.

Fără urmărirea timpului, nu puteți fi sigur dacă modificările aduse îmbunătățesc sau nu fluxurile de lucru.

În cele din urmă, ar trebui să organizați întâlniri regulate pentru a revizui procesele și a pune în aplicare noile sugestii ale echipei dumneavoastră. Acest lucru va asigura faptul că agenția dvs. SEO rămâne raționalizată.

Nu uitați această sarcină critică de îmbunătățire a proceselor

Nu puteți îmbunătăți nimic în agenția SEO fără sprijinul conducerii. Este esențial să vedeți îmbunătățirea proceselor ca pe o investiție în organizația dumneavoastră.

Dezvoltați modalități mai inteligente de lucru pentru a oferi rezultate mai bune clienților, pentru a reduce stresul echipei și pentru a oferi mai multe compensații tuturor. La urma urmei, nu puteți aborda noi clienți și nu vă puteți crește marjele dacă vă înecați în muncă administrativă.

Cu toate acestea, se va destrăma dacă nu va fi urmat de conducere.

Trebuie să sprijiniți și să conduceți schimbarea. Ascultați frustrările echipei și ale clienților. Faceți ca toată lumea să fie entuziasmată. Subliniați modul în care aceste îmbunătățiri ale proceselor vor face munca mai puțin stresantă și mai plăcută.

Cu o mentalitate, o abordare și o urmărire corecte, puteți crea un loc de muncă mai plăcut și o agenție SEO mai rațională și mai profitabilă.