Ochrana údajov zákazníkov v marketingu v súlade s GDPR: Najlepšie postupy

Úvod

Pred niekoľkými rokmi vstúpil do platnosti zákon o všeobecnom nariadení o ochrane údajov (GDPR) a s odstupom času sa vo viacerých odvetviach vynorila otázka: Ako GDPR ovplyvnilo marketing? Odpoveďou je, že GDPR skutočne výrazne ovplyvnilo marketingové prístupy. Všetky organizácie rôznych veľkostí a takmer vo všetkých odvetviach, ktoré spolupracujú s EÚ a Spojeným kráľovstvom, by mali toto nariadenie dodržiavať, aby sa vyhli právnym problémom. Nariadenie GDPR je teda svojím charakterom regionálne, ale v skutočnosti globálne.

V tomto príspevku vysvetlíme, čo GDPR znamená pre marketérov, a uvedieme osvedčené postupy, ktoré môže organizácia zaviesť v marketingu, aby účinnejšie chránila informácie o zákazníkoch podľa GDPR. Tieto postupy vám pomôžu znížiť pravdepodobnosť, že utrpíte právne problémy, zhoršenie reputácie a vážne pokuty.

Čo je GDPR pre marketérov?

GDPR zaviedla Európska komisia a vstúpilo do platnosti v roku 2018 s cieľom zlepšiť ochranu údajov obyvateľov EÚ. V tejto oblasti GDPR definuje spôsoby a prostriedky ochrany údajov používateľov pred krádežou, zneužitím a predajom príslušnými subjektmi. Nariadenie GDPR definuje dva subjekty, ktorých povinnosti vyplývajúce zo zákona sa líšia: správcovia údajov (subjekty, ktoré uchovávajú a uchovávajú citlivé údaje) a spracovatelia údajov (subjekty, ktoré s údajmi pracujú v prospech správcov).

Kľúčové zásady GDPR, ktoré formujú hlavné zameranie celého zákona, sú:

• Zákonnosť, transparentnosť a spravodlivosť
• Obmedzenie účelu
• Minimalizácia údajov
• Presnosť
• Obmedzenie ukladania
• Zabezpečenie
• Zodpovednosť

Pre obchodníkov GDPR znamená, že musia k údajom zákazníkov pristupovať čestne a transparentne. Presnejšie povedané, s citlivými údajmi, ktoré môžu byť cenné alebo identifikovať osobu, by sa malo zaobchádzať s rešpektom. Organizácia môže takéto údaje zhromažďovať len po získaní jasného súhlasu od vlastníka údajov (zákazníka), preberať výlučne požadované záznamy a zabezpečiť presnosť údajov. Samostatným rozhodujúcim detailom je povinnosť organizácie používať potrebné prostriedky na spoľahlivú ochranu údajov o zákazníkoch.

Osvedčené postupy pre bezpečnosť údajov zákazníkov v marketingu GDPR

Ako spoločnosti chránia informácie o zákazníkoch podľa GDPR? Konkrétne pre obchodníkov existujú časom overené riešenia a postupy, ktoré pomáhajú zabezpečiť ochranu citlivých údajov spolu s dodržiavaním zákona o všeobecnom nariadení o ochrane údajov. Pozrite si a uplatnite nižšie uvedené odporúčania, aby ste zvýšili efektívnosť ochrany údajov vo vašej organizácii vo všeobecnosti a najmä spoľahlivejšie chránili údaje o zákazníkoch.

Zbierajte len požadované údaje a získajte súhlas klientov

Zníženie množstva zhromažďovaných údajov patrí medzi najúčinnejšie spôsoby, ako môže organizácia znížiť riziko straty údajov a porušenia ochrany. Hackeri sa snažia zasiahnuť databázy s čo najväčším množstvom údajov, pretože väčší počet a širší typ záznamov, ku ktorým majú prístup, môže priamo zvýšiť ich zisky. Ak organizácia neukladá veľké objemy údajov o zákazníkoch, kyberzločinci sa môžu rozhodnúť, že sa na tieto databázy nezameria.

Ako obchodník môžete a mali by ste zhromažďovať len údaje potrebné na aktuálne marketingové účely. Preskúmajte svoje pracovné postupy a šablóny zberu údajov a analyzujte postupy zberu údajov, aby ste skontrolovali, či sa záznamy, ktoré zhromažďujete, skutočne používajú. V prípade, že sa niektoré údaje nepoužívajú alebo nemajú významný vplyv na skúsenosti vašich klientov, zvážte odmietnutie zhromažďovania tohto typu údajov a odstránenie záznamov, ktoré už máte k dispozícii.

Okrem toho musíte podľa GDPR informovať svojich klientov o údajoch, ktoré zhromažďujete, a získať ich výslovný súhlas na zhromažďovanie údajov. Na druhej strane by vám mala byť poskytnutá možnosť kedykoľvek sa odhlásiť. Podľa nariadenia GDPR môže byť zhromažďovanie citlivých údajov bez súhlasu klienta dôvodom na uloženie zákonnej pokuty.

Audit poštových zoznamov

Opäť platí, že čím väčší objem údajov je v úložisku vašej organizácie, tým vyššie je riziko porušenia ochrany údajov. Pravidelné audity poštových zoznamov sú teda postupom GDPR v oblasti e-mailového marketingu, ktorý by ste mali integrovať. Klienti, ktorí sa odhlási z odberu vašich e-mailových promočných akcií, newsletterov a iných marketingových materiálov, by mali byť z databázy odstránení. Okrem toho možno budete musieť triediť adresy klientov podľa kategórií ich e-mailových odberov, aby ste im nezasielali marketingové materiály, ktoré nechcú dostávať.

Zvážte automatizáciu procesu čistenia e-mailových marketingových zoznamov, aby ste dosiahli súlad s nariadením GDPR v oblasti marketingu, ušetrili čas a zlepšili používateľskú skúsenosť pomocou personalizovanejších e-mailov.

Zostavenie tímu pre správu údajov

Moderné organizácie, aj tie menšie, zhromažďujú, ukladajú a spracúvajú terabajty údajov na marketingové a iné účely. S tímom pre správu údajov môžete mať záznamy kategorizované, prioritizované na použitie a kontrolované podľa zákonných požiadaviek na ochranu údajov. Kvalifikovaní odborníci na správu údajov vám pomôžu zabezpečiť vyššiu úroveň bezpečnosti údajov zákazníkov a tiež ušetriť náklady a čas na pracovné postupy ukladania, vyhľadávania a ochrany.

Preskúmajte spôsob, akým zhromažďujete osobné údaje

To zahŕňa aspoň pracovný postup zberu údajov a cestu, ktorou údaje prejdú, kým sa zaznamenajú do vášho úložiska. Zvážte kontrolu formulára vstupnej stránky, ktorý používate na požiadanie klientov o poskytnutie požadovaných údajov. Nariadenie GDPR tiež požaduje, aby organizácie pridali informačné vyskakovacie okná s upozornením pre návštevníkov webových stránok o zhromažďovaní údajov a opäť získali ich výslovný súhlas, ktorý vám umožní zhromažďovať osobné údaje.

Ďalším dôležitým krokom je monitorovanie ďalších zdrojov citlivých údajov (ak ich vaša organizácia podľa zmluvných požiadaviek má ako zberateľ alebo spracovateľ údajov). Nakoniec musíte pochopiť, ktoré tretie strany môžu mať k týmto údajom prístup po ceste. Nezabudnite, že nariadenie GDPR vyžaduje právne zmluvy vytvorené medzi rôznymi subjektmi pracujúcimi s citlivými údajmi klientov, a zvážte vylúčenie tretích strán bez zmluvných povinností z vašich dodávateľských reťazcov údajov.

Obmedzenie a kontrola prístupu k údajom

Podobne ako v prípade dodávateľov tretích strán je ochrana údajov zákazníkov v rámci organizácie otázkou kontroly prístupu. Analyzujte, ktoré údaje a prístupy sú potrebné pre jednotlivé oddelenia a členov tímu na plnenie ich povinností. Potom poskytnite týmto oddeleniam a členom tímu len tie úrovne prístupu k údajom a oprávnenia, ktoré potrebujú. Dodržiavajte princíp najmenších privilégií (PoLP) a integrujte riešenia riadenia prístupu na základe rolí (RBAC), aby ste mohli efektívne a rýchlo spravovať oprávnenia na prístup k údajom pre tímy.

Vzdelávajte svojich zamestnancov

GDPR je opäť komplexný zákon, ktorý je povinný pre všetky organizácie zhromažďujúce osobné údaje obyvateľov EÚ. Právne dôsledky a pokuty podľa tohto zákona sú prísne a aj malé pochybenie zamestnanca môže spustiť právny proces. Zamestnanci a manažéri by teda mali poznať požiadavky a nuansy zákona GDPR, aby znížili pravdepodobnosť ľudských chýb. Zvážte možnosť zorganizovať školenie o dodržiavaní predpisov pre každého novoprijatého zamestnanca a zaviesť tematické testy, napríklad raz ročne, aby ste udržali kvalifikáciu GDPR zamestnancov nielen vo vašom marketingovom tíme, ale aj v iných oddeleniach.

Revízia prístupov k údajom a bezpečnosti

Hrozby kybernetickej bezpečnosti sa neustále vyvíjajú, pretože kyberzločinci vymýšľajú nové spôsoby, ako preniknúť do chránených systémov a získať prístup k citlivým údajom. Nech už sú vaše bezpečnostné opatrenia akékoľvek, ako obchodník by ste sa mali vždy snažiť o zlepšenie ochrany marketingových údajov. Aby ste to mohli robiť efektívne, musíte si nastaviť pracovné postupy revízie IT bezpečnosti, ktoré vás budú informovať o najnovších trendoch v oblasti kybernetickej ochrany.

Zvážte zavedenie pravidelných plnohodnotných pracovných postupov penetračného testovania s bezpečnostným odborníkom, ktorý sa pokúsi prejsť ochranou organizácie. Môžete tak odhaliť zraniteľnosti vo vrstvách zabezpečenia a následne zaviesť opravy skôr, ako by ich hackeri mohli využiť na skutočné narušenie. Zložitosť moderných infraštruktúr spolu s vývojom nástrojov kybernetických útokov spôsobujú, že vytvorenie neporaziteľného ochranného perimetra je takmer nemožné.

Okrem toho by ste mali skontrolovať údaje, ktoré ukladáte. V prípade, že existujú údaje, ktoré nepoužívate na marketingové účely (a ktoré nebudete používať ani v budúcnosti), zvážte ich vymazanie. Týmto spôsobom znížite potenciálnu zraniteľnosť svojej organizácie a tiež znížite pravdepodobnosť úniku citlivých údajov aj po úspešnom narušení.

Pravidelné zálohovanie

Aké je jedno z najväčších rizík organizácie, ktorá uchováva údaje o zákazníkoch? Zvyčajne by sme povedali, že je to krádež alebo únik údajov. V nariadení GDPR sa však uvádzajú tresty za ďalší častý dôsledok narušenia bezpečnosti: stratu údajov. Okrem toho môže strata citlivých údajov, ako je zákaznícka základňa, napríklad po úspešnom útoku ransomvéru, spôsobiť značné ťažkosti pre činnosť a ziskovosť organizácie v budúcnosti.

Bez ohľadu na bezpečnostné opatrenia použité v infraštruktúre vašej organizácie sú útočníci vždy o krok vpred pred akoukoľvek obranou. To znamená, že vaša ochrana skôr či neskôr zlyhá a ohrozí vaše údaje.

Zálohovanie, ktoré je samostatnou obnoviteľnou kópiou údajov uloženou v inom úložisku, je jediným

spoľahlivý spôsob, ako si udržať kontrolu nad požadovanými údajmi po veľkých katastrofách spojených so stratou údajov. Zvážte použitie NAKIVO Backup & Replication v prípade, že na organizáciu výmeny a správy údajov vo vašej organizácii používate produkty spoločnosti Microsoft. Bez ohľadu na to, aká je IT infraštruktúra, usilujte sa o automatizáciu zálohovania citlivých údajov a zabezpečenie rýchlej obnovy, aby ste kedykoľvek vyhoveli požiadavkám na dodržiavanie nariadenia GDPR.

Záver

Zákon o všeobecnom nariadení o ochrane údajov je povinný pre organizácie, ktoré zhromažďujú osobné údaje obyvateľov EÚ. Ak chcete zabezpečiť súlad s nariadením GDPR a zlepšiť ochranu údajov zákazníkov pri marketingových aktivitách, mali by ste:

• Minimalizujte zber údajov: zhromažďujte a ukladajte len to, čo potrebujete;
• Pravidelne vykonávajte audity poštových zásielok;
• Zostavte tím pre správu údajov s cieľom optimalizovať zber, používanie a ochranu citlivých údajov;
• Zistite, ako a odkiaľ získavate údaje;
• Obmedzte prístup k údajom pomocou modelu RBAC a zachovajte princíp najmenších oprávnení;
• Zabezpečte, aby zamestnanci poznali požiadavky GDPR a dodržiavali ich;
• Pravidelne aktualizujte svoje prístupy k ochrane údajov;
• Integrujte pracovné postupy zálohovania do prostredia IT vašej organizácie.