Kako optimizirati izdatke za SaaS v letu 2023

Uvod

Nedavna študija podjetja BetterCloud je pokazala, da se je uporaba aplikacij SaaS povečala za 18 %, saj se v povprečju uporablja 130 aplikacij, leta 2022 pa jih bo 110.

Izdatki za programsko opremo so postali tretji najvišji v organizaciji, takoj za izdatki za zaposlene in najem pisarn. To kaže, da podjetja uporabljajo aplikacije SaaS zaradi enostavne uporabe in prilagodljivosti.

Vendar pa je v poročilu družbe Flexera navedeno, da ekipa premalo izkoristi približno 29 % izdatkov za programsko opremo SaaS, zaradi česar je donosnost naložbe slaba.

Glede na gospodarsko recesijo v letu 2023 je zdaj čas, da se osredotočite na optimizacijo porabe SaaS, preden bo prepozno.

V tem članku bomo raziskali, kako organizacije prekomerno trošijo za SaaS in kako optimizirati porabo programske opreme ter povečati donosnost naložbe.

Kaj je optimizacija porabe SaaS?

Optimizacija porabe SaaS se nanaša na skupne ukrepe, ki jih IT in finančne ekipe organizacije sprejmejo za zmanjšanje stroškov programske opreme SaaS. Gre za stalen proces, ki se osredotoča na analizo uporabe aplikacij, uporabo licenc, IT v senci, sledenje obnovitvam itd., s končnim ciljem, da se iz vsake aplikacije pridobi največja vrednost.

Toda preden začnete razpravljati o načinih za zmanjšanje porabe za programsko opremo, morate ugotoviti, kje imate preveliko porabo.

Pet načinov prevelikih izdatkov za SaaS

IT v senci ali nakupi

Gre za nakup aplikacije SaaS, ki ga opravijo zaposleni s kreditno kartico podjetja brez odobritve IT ali finančne ekipe. Gartnerjeva študija je poročala, da je od 30 % do 40 % porabe programske opreme v organizaciji posledica IT v senci zaradi zamujenih obnovitev in skritih stroškov.

(Vir)

Nakupi, ki presegajo potrebe

Vse organizacije običajno predvidevajo svojo rast in kupujejo presežne licence, ki presegajo njihove potrebe. Na koncu bo večina licenc ostala neizkoriščena, kar bo imelo za posledico slabo donosnost naložbe in nepotrebno porabo.

Pomanjkanje preglednosti aplikacij in porabe

Glavni razlog za prevelike izdatke podjetij za SaaS je, da nimajo popolne preglednosti nad aplikacijami, ki jih uporabljajo, in porabo za vsako aplikacijo. Piše se leto 2023, nekatere ekipe pa za upravljanje aplikacij SaaS še vedno uporabljajo preglednice.

Zamujena podaljšanja

Pomanjkanje preglednosti nad porabo in sledenje na podlagi preglednic vodi do zamujanja obnovitev, prodajalci SaaS pa bodo to izkoristili in vam zaračunali več. Aplikacije IT v senci bodo pogosto povzročile samodejno podaljšanje, kar bo povečalo porabo.

Finančna ekipa ne bo mogla ugotoviti te povečane porabe, ker ne bo vedela, da aplikacija obstaja v njihovem sklopu SaaS.

Pomanjkanje primerjalne analize cen

Če ne veste, koliko vaši kolegi plačujejo za podobne aplikacije, lahko preplačate naročnine. Če ne poznate najnovejših primerjalnih cen, bodo prodajalci SaaS to izkoristili in vam za aplikacije zaračunali več, kar bo povzročilo prekomerno porabo.

Optimizacija porabe za SaaS v letu 2023

Zdaj veste, kako organizacije prekomerno trošijo za SaaS, toda ali ste vedeli, da za optimizacijo porabe SaaS potrebujete le eno rešitev?

Da, za zmanjšanje stroškov za aplikacije SaaS in optimizacijo portfelja SaaS potrebujete le platformo za upravljanje porabe SaaS.

Kako poteka postopek:

Pridobite popolno preglednost nad storitvami SaaS

Platforme SaaS za upravljanje porabe imajo obsežno knjižnico integracij za povezovanje s sistemi SSO, financami in HRIS v organizaciji. Te integracije bodo platformi omogočile 100-odstotno preglednost aplikacij SaaS, prodajalcev in ustrezne porabe po posameznih uporabnikih, oddelkih in stroškovnih mestih.

Ko ekipe IT dobijo centraliziran pregled nad portfeljem SaaS, je upravljanje aplikacij ter prepoznavanje aplikacij IT v senci in podvojenih aplikacij lažje. Vse nepooblaščene aplikacije v nizu je mogoče odpraviti, kar vodi k večjim prihrankom.

Finančne ekipe bodo lahko tudi videle, koliko posamezni oddelki porabijo za aplikacije SaaS. Uporabijo lahko podatke o porabi, jih primerjajo s podatki o uporabi in sprejemajo prave odločitve o optimizaciji stroškov.

Strokovni nasvet: Uporabite platformo za upravljanje SaaS, ki pokriva celoten življenjski cikel SaaS, od naročanja in pogajanj do zagotavljanja, upravljanja in podaljšanja.

Analizirajte podatke o uporabi aplikacije

Platforme za upravljanje SaaS se lahko neposredno povežejo z aplikacijami SaaS prek vmesnikov API in zagotavljajo natančne vpoglede v uporabo. Finančne ekipe lahko analizirajo te podatke o uporabi, da ugotovijo premalo uporabljene aplikacije in izračunajo donosnost naložbe na podlagi porabe.

Vpogledi v uporabo bodo prikazali zahteve ekipe, kako uporabljajo aplikacijo in koliko licenc se uporablja. Neizkoriščene licence lahko izkoristite in jih prerazporedite uporabnikom, ki jih potrebujejo, ali pa lahko med pogajanji o podaljšanju ustrezno zmanjšate število licenc in optimizirate porabo SaaS.

Analiza podatkov o uporabi in pravilna izbira velikosti licenc vam bosta pomagala pridobiti največjo vrednost aplikacije in povečati donosnost naložbe.

Konsolidacija aplikacij ali prodajalcev

Združevanje aplikacij ali ponudnikov je postalo taktika finančnih direktorjev in vodij javnih naročil v podjetjih za zmanjšanje porabe SaaS. Konsolidacija aplikacij je postopek, pri katerem prepoznate odvečne ali zelo potratne aplikacije, ki služijo podobnim namenom, in jih združite v eno samo rešitev.

Za ponazoritev si oglejmo scenarij, v katerem prodajna ekipa uporablja Salesloft za pospeševanje prodaje, marketinška ekipa uporablja Mailchimp za e-poštno trženje, ekipa za stranke pa Hubspot za namene CRM.

Konsolidacija prodajalcev se nanaša na združitev funkcij Saleslofta in Mailchimpa v Hubspot, ki ponuja celovito pospeševanje prodaje, e-poštno trženje in funkcije CRM.

(Vir)

S konsolidacijo teh orodij lahko organizacija racionalizira delovanje, poenostavi upravljanje SaaS in poveča prihranke SaaS.

Strokovni nasvet: Prepričajte se, da ne združujete aplikacij svojih dolgoročnih in zanesljivih dobaviteljev.

Avtomatiziranje podaljšanja pogodb

Znebite se preglednic. Z njimi ne boste pošiljali proaktivnih opozoril o prihajajočih obnovitvah. Potrebujete avtomatiziran sistem za upravljanje podaljšanj, da boste imeli prednost pred podaljšanji. Na srečo vam lahko platforma za upravljanje SaaS pomaga avtomatizirati podaljševanje pogodb.

Samodejno podaljševanje je lahko neprijetno. Platforma za upravljanje podaljšanja pogodbe bo ustvarila koledar podaljšanja na podlagi datuma pogodbe in sprožila delovne tokove 90 dni pred rokom ter vam pomagala preprečiti samodejna podaljšanja.

Platforme za upravljanje SaaS, kot je CloudEagle, se lahko povežejo s Slackom in pošiljajo samodejna opozorila o podaljšanju 90 dni pred datumom podaljšanja. Tako boste imeli dovolj časa za analizo uporabe aplikacij in pripravo pogajalske strategije za pravilno velikost licenc in optimizacijo porabe.

Ne pozabite, da lahko s pogajanji o podaljšanju s prodajalcem izpeljete pogajanja o izločitvi neuporabljenih licenc, znižanju cenovnih načrtov glede na uporabo in konsolidaciji prodajalcev, zato morate biti v pogajanjih odlični.

Strokovni nasvet: Če se nameravate ponovno pogajati o pogodbi, se začnite pogajati zgodaj ali obvestite prodajalce o svoji izbiri pred iztekom odpovednega roka.

Izboljšajte svoja pogajanja z referenčnimi cenami

Pogajanja s prodajalci igrajo pomembno vlogo pri uspehu vašega procesa optimizacije porabe SaaS. Spretna pogajanja lahko privedejo do večjih prihrankov pri stroških SaaS, medtem ko lahko neustrezna pogajanja nenamerno povečajo porabo.

Pogajanja o podaljšanju vam bodo omogočila, da prilagodite velikost licenc, odstranite odvečne aplikacije glede na obseg in se s prodajalcem ponovno pogajate o popustu ali ugodnem cenovnem obdobju.

Preden se začnete pogajati s ponudniki SaaS, analizirajte primerjalne cene in preverite, koliko vaši kolegi plačujejo za podobno aplikacijo. Primerjalne vrednosti uporabite kot vzvod za pogajanja o ugodnih cenah, popustih ali dodatnih funkcijah.

V nekaterih primerih je vaša ekipa za nabavo morda preobremenjena s strateškimi nalogami in nima časa za pogajanja s ponudniki. Ne obremenjujte se s tem; pogajanja lahko zaupate strokovnjakom za nakup SaaS .

Ti pomožni kupci bodo delovali kot vaša razširjena nabavna ekipa. Analizirali bodo vaše zahteve in uporabo aplikacij, opravili tržno raziskavo, ugotovili najnovejša cenovna merila in se v vašem imenu pogajali s prodajalci, da bi zagotovili najboljše cenovne pogoje in popuste.

Strokovni nasvet: prodajalci SaaS so spretni, zato se izogibajte nepripravljenim pogajanjem, saj vas lahko zlahka prepričajo, da boste plačali več, kot je potrebno. Pripravite jasno pogajalsko strategijo in nato nadaljujte.

Bonus

Oblikovanje proračuna SaaS

Obravnavali smo pet načinov za optimizacijo porabe SaaS. Za te taktike lahko jamčimo, saj jih uporabljajo finančni direktorji, vodje nabave in operativni vodje po vsem svetu.

Najboljša praksa pa je, da se optimizirata nabor SaaS in poraba, namesto da se v zadnjem trenutku trudite zmanjšati porabo, ko izgubite nadzor nad porabo.

Strokovni nasvet: Osredotočite se na operativno odličnost in ne na nenehno izboljševanje

Če želite doseči operativno odličnost, morate poudariti pripravo proračuna za SaaS. Zagotovite si popolno preglednost, analizirajte uporabo, razumite zahteve in ustrezno dodelite proračun aplikacijam in ekipam, ki ga potrebujejo.

• Določite proračunske omejitve za vsak oddelek.
• Izvajanje rednih revizij proračuna
• Po potrebi izkoristite in prerazporedite proračunska sredstva.

Kljub temu boste potrebovali platformo za upravljanje SaaS, da boste lahko analizirali uporabo, porabo in dodeljevali proračune, zato ne spreglejte izbire prave platforme.

Strokovni nasvet: Pred dodelitvijo proračuna se posvetujte z vsemi zainteresiranimi stranmi, da bi razumeli zahteve in se tako izognili neučinkovitosti.

Zaključek

Glede na gospodarsko recesijo v letu 2023 je skrajni čas, da se organizacije osredotočijo na optimizacijo porabe SaaS, namesto da bi z napovedovanjem potencialne rasti kupovale odvečne aplikacije ali licence.

Če boste vedeli, kje imate prevelike izdatke, bo postopek optimizacije stroškov SaaS lažji. V tem članku smo navedli uporabne nasvete, ki jih lahko finančne in IT ekipe uporabijo za popoln nadzor nad porabo SaaS.

Ne pozabite, da se optimizacija porabe SaaS nikoli ne konča; gre za ciklični proces, s pravo platformo za upravljanje SaaS, kot je CloudEagle, pa lahko dosežete operativno odličnost in povečate svoj poslovni izid.