公司所有者的重要文件：应始终保存的 11 类商业文件

介绍

很少有公司所有者喜欢纸上谈兵，更少有人愿意记录所有在办公桌上走过的文件。不幸的是，商业文件对企业的健康发展至关重要，因为如果没有这些文件，企业就有可能陷入尴尬、运营中断，甚至面临法律纠纷。

值得庆幸的是，只有少数类型的商业文件才会出现这种情况。因此，在本文中，我们将教你如何区分什么是重要的，什么是不重要的，解释你应该始终保存的 11 类重要商业文档，并探讨它们能为你的公司带来的好处。

什么是商务文件？

一般来说，商业文档可以是任何与公司运营密切相关的纸张（或数字等价物）。但更具体地说，您可以将商业文档视为用于在组织内部交流、存储或组织信息的记录。

商业文件为何重要？

正如您即将看到的，商业文档有多种形状、大小，最重要的是，还有使用案例。但是，它们为什么如此重要，能为您的企业带来哪些好处呢？让我们来回答这个问题。

• 组织和效率：商业文档为您的运营提供结构和清晰度，从而提高效率、减少错误并实现全面的一致性。
• 沟通与协作：文档还能促进有效的内部和外部沟通，创造更好的工作环境，让员工和利益相关者尽可能取得最佳成果。
• 知识共享与管理：当员工离开公司时，他们会带走所有的知识，导致效率低下。业务文档可让您保留所有这些信息，并增强未来员工的工作能力。
• 法律保护：不幸的是，处理纠纷、诉讼和检查是企业经营中不可避免的一部分。但是，通过保留相关的商业文件，您可以做到面面俱到，减轻法律事件的负面影响。
• 规划与决策：业务文档可为您的运营提供宝贵的洞察力，让您从过去中吸取经验教训并适应未来。得益于此，您可以随时做出基于数据的有效决策。
• 绩效监控与评估：如果不了解企业内部的情况，如何有效地经营企业？很简单--你做不到。值得庆幸的是，业务文档允许您（几乎）实时跟踪所有重要指标。
• 声誉和品牌形象：在这方面，商业文档具有双重价值。首先，品牌文件可让您始终以可识别的语气（在文案、媒体、设计等方面）定位理想客户。其次，有效的文档管理还能提高工作效率，为品牌创造更可靠的声誉。

11 种必须保存的重要商业文件

如上所述，对业务文档进行分类的标准方法是根据其在公司内部的使用情况。但是，要确定文档的最终去向（例如，是扔进垃圾篓还是放在办公桌抽屉里），我们需要了解文档的淘汰情况。

诚然，这有点棘手，因为这个概念超越了用例、内容甚至目标部门。一般来说，最重要的业务文档往往属于财务、法律和市场营销范畴，但并非全部。

此外，即使你只保留这些类别中的所有文件，你也会很快发现你的办公室和电脑里堆满了（数字）纸张垃圾。因此，帮助你确定哪些文件需要保留的最有效方法就是告诉你关于它们的一切。

#1 损益表

这些文件也称为损益表或收益表，总结了公司在特定时期内的收入、支出和净收入或亏损。它们对内部而言非常重要，包括基准设定、规划和决策。

然而，在对外报告方面，更具体地说，在并购或寻求投资期间的投资者/债权人分析以及税务合规方面，它们的真正价值才得以体现。

损益表对于评估企业的业绩和财务健康状况至关重要，缺少损益表会让人对企业的行为产生怀疑。在最坏的情况下，这可能会导致融资失败，甚至使您与当地税务局发生争执。

(来源：Zervant）

#2 资产负债表

与损益表一样，资产负债表提供了贵公司在特定时间的财务状况快照，由于上述原因，资产负债表非常重要。然而，它们的不同之处在于侧重于企业的资产、负债和股东权益。

(来源：bdc.ca）

#3 报税表

顾名思义，报税表是您向当地税务局（美国国税局）提交的商业文件，用于报告您在任何时期的收入、扣除额和纳税义务，并作为您企业财务活动的记录。

正如您可能想象的那样，它们对于确保遵守当地法律最为重要，因为违反这些法律可能会让您陷入困境，轻则罚款，重则上法庭或进牢房。

(来源：AbbyMarketplace）

#4 发票和收据

毫无疑问，您非常了解发票和收据，但为了不落下任何人，这些文件必须确认您的业务交易。这使得它们在会计、客户纠纷和税收等多个方面都非常重要。部署发票开具软件是生成和管理发票的最佳解决方案。

(来源：Billdu）

#5 银行对账单

银行对账单由银行或其他金融组织出具，总结了企业在特定时期内的交易情况，包括存款、取款、转账等。与其他财务文件一样，银行对账单在内部记账、预算编制和税务合规方面也发挥着重要作用。

不过，它们还能帮助贵公司发现欺诈行为，并且在**申请贷款**或**向其他商业实体寻求资金**时至关重要。因此，它们更值得放在抽屉里保管。

(来源：Patriot Software）

#6 薪资记录

工资记录主要用于保存内部记录，跟踪员工报酬、扣款和其他相关信息。这些记录对监督开支、确保 遵守劳动法和税法、解决员工工资纠纷以及在审计中证明自己的清白至关重要。

(来源：每小时）

#7 营业执照和许可证

说完财务，我们该讨论一下法律商业文件了。执照和许可证有几种明显的用途，包括允许进入特殊行业、为特定的政府项目放行，以及展示您的**专业**和可信度。

仅就这一点而言，您的许可证和执照就值得珍藏。然而，最重要的原因是，由于它们的性质和所涉及的活动，您经常需要出示您在某些法律和商业行动中的资格。

(来源：SignNow）

#8 合同与协议

无论您是从事 B2B 还是 B2C 业务，合同和协议都是您的衣食父母。其中包括与软件外包公司等外部实体签订的协议，这对于以技术为重点的企业尤为重要。它们详细说明了您与客户、合作伙伴、受托人等关系中**具有法律约束力的条款，有助于保护您免受潜在的诉讼。此外，它们还能让您跟踪合同义务，确保您履行所有责任。

(来源：Jotform）

#9 知识产权文件

知识产权是建立和保护企业知识产权的商业文件的总称，包括记录、注册和专利。在实践中，持有这些文件有很多好处，主要是证明你对企业无形资产的所有权、防止潜在的盗窃或滥用、货币化、许可和 品牌知名度。

(来源：Signaturely）

#10 保险记录

另一种必须保存的商业文件是保险记录，因为它们可以跟踪公司的保险范围，详细记录所有相关信息，并在索赔时作为证据。它们对于保持良好的风险管理、确保成功的业务连续性和灾难恢复至关重要。此外，它们还能保护贵公司和员工免受工作场所可能发生的任何事故的影响。

(来源：SampleForms）

#11 营销记录

最后，营销记录是指与企业营销活动和战略相关的文件和数据。它们包括市场调研、广告活动、客户数据、分析、营销计划和宣传材料。

由于各种原因，这些信息至关重要，但值得保留，尤其是在保持有效的绩效和竞争对手分析、跟踪客户洞察和目标定位、确保品牌营销一致性以及实现长期规划方面。

(来源：SlideTeam）

商业文件如何分类？

由于商业文档的定义范围很广，因此其分类也是多种多样的，这一点不足为奇。通常情况下，按其内容和功能可分为以下几种类型：

• 行政：这些文件用于内部行政目的，有助于企业内部的沟通、协调和组织。它们包括备忘录、内部电子邮件、会议议程、员工日程表等。
• 法律法规：为履行法律和监管义务，这些文件有助于确保企业在法律框架内运营，以保护其权利和利益。它们包括合同、协议、许可证、许可、服务条款、隐私政策等。
• 财务：这些文件与交易和其他财务活动有关，是有效进行会计、税务和财务分析所必需的。它们包括财务报表、发票、收据、采购订单、费用报告等。
• 营销和销售：这些文件用于吸引潜在客户并将其转化为客户，同时推广企业的产品和服务，推动销售并创造收入。它们包括小册子、传单、广告、产品/服务说明、营销计划、客户评价等。
• 人力资源：人力资源文件有助于确保适当的员工管理、遵守劳动法以及公司与员工之间的有效沟通。这些文件包括雇用合同、职位说明、绩效评估、培训材料、纪律记录、用于简化人力资源流程的人力资源软件开发等。
• 业务：这些文件用于支持日常运营，为员工提供指导和指示，以确保效率、一致性和质量。它们包括标准操作程序 (SOP)、流程图、库存记录、维护日志等。
• 项目：针对项目管理，这些文件有助于跟踪里程碑、分配资源，并通过精心策划、监控和执行，确保项目顺利完成。它们包括项目计划、时间表、工作分解结构（WBS）、进度报告、风险评估等。
• 对外联络：这些文件涉及与客户、供应商和合作伙伴等外部利益相关者的沟通，有助于建立业务关系，促进顺利的互动与合作。它们包括信函、电子邮件、建议书、报价单、采购订单、合同等。

更好地了解这种分类对于理解商业文件在公司中的重要性和用途非常重要。但是，这并不能帮你回答当初带你来这里的问题--哪些文件可以扔掉，哪些应该保留。让我们现在就来回答这个问题。

管理商务文件的最佳方式是什么？

如今，我们可以说是幸运的，我们不必再依靠鼓鼓囊囊的文件夹和满满当当的办公桌抽屉来存放所有重要的业务文件。文件管理软件（DMS）是您企业中最好的工具之一，因为它不仅能减少文书工作对您脆弱神经的影响，还能减少对环境的影响。

DMS 可让您在一个便捷的界面上存储、组织和共享资源，是迄今为止管理业务文档的最佳方式。然而，这并不意味着它完全没有麻烦。如果您想享受最简化的体验并最大限度地提高效率，您仍然需要采用一些选择策略来增强其操作能力。

其中包括

• 制定明确的命名和标签政策
• 文件集中存储
• 创建访问层次结构
• 实施备份和灾难恢复
• 启用文档工作流程和协作

综述

正如我们所展示的，商业文档是企业及其各部门（包括法律、财务、营销等）运营的重要资源。而充分利用这些文件的首要关键是能够将具有长期价值的文件与不具有长期价值的文件区分开来。

在本文中，您已经了解了您应该始终保存的 11 种商业文件，并知道了为什么要这样做。然而，您的工作远未结束。现在，您需要重新评估当前的内部文档管理政策，并确定是支持还是阻碍团队的工作。

无论您的最终结论如何，您都应该记住，总有改进的余地。将所有文档转移到云端，也许就能腾出办公桌抽屉里的空间。