电子邮件退信的终极指南：类型、原因和解决方法

介绍

你是否曾经给某人发过电子邮件，但却被退回给你？这就是我们所说的电子邮件退信!这可能是一个真正令人头痛的问题，特别是对于那些依靠电子邮件与客户和潜在客户联系的营销人员、广告商和企业主。

电子邮件退信会对你的电子邮件活动的成功产生重大影响，这就是为什么了解它的来龙去脉至关重要。在这篇文章中，我们将引导你了解关于电子邮件退信的一切，从它的类型和原因到如何尽量减少它对你的客户互动的影响的实用技巧。所以，请坐下来，放松，让我们深入了解一下电子邮件退信的世界吧

什么是电子邮件退信？

当你发送一封电子邮件时，有时它没有到达预定收件人的收件箱，这被称为电子邮件反弹。你通常会收到一条自动信息，解释它为什么没有通过。退信有两种情况：硬退信和软退信。邮件退信会使发件人和收件人都感到沮丧，但了解其背后的原因以及如何解决它，可以导致更好的电子邮件交付能力和参与。

电子邮件退信的类型 - 硬退信和软退信

为了确保你的电子邮件营销工作的成功，跟踪你的电子邮件退信率是很重要的。退件的原因有很多，可分为软退件和硬退件。了解这两种类型的电子邮件退件的区别是优化你的电子邮件营销名单的关键。

硬反弹

当一封电子邮件由于永久性的原因而无法到达其预期的收件人时，它被称为硬退信。这种失败通常发生在收件人的电子邮件地址无效或不再使用的情况下。

这可能是由于订阅者打错了字，或者域名已经不存在了。硬退信可能很麻烦，因为它们会对你的电子邮件交付率和你作为发件人的声誉产生负面影响。

柔和的反弹

当一封电子邮件因临时问题而无法送达时，它被称为软退件。这可能是因为收件人的电子邮件收件箱已满或接收服务器有问题。然而，不要担心，因为软退信可以重试几次。

如果电子邮件仍然没有通过，现在是时候采取行动，将该用户从你的名单中删除，因为它现在被认为是一个硬反弹。

邮件跳出的原因

例如，当你第一次发送的销售电子邮件未能到达预定的收件人，这被称为电子邮件反弹。这可能是由于各种原因造成的，如不存在的电子邮件地址、收件箱已满、服务器中断、发件人信誉不佳、内容被标记或限制性的DMARC记录。除了上面列出的那些原因外，还可能有更多原因。其中一些原因可能是暂时的，而另一些是永久的。

要解决电子邮件退信的问题，你必须首先了解你的电子邮件属于哪种退信类别。

有三种类型的退件--软退件邮件、硬退件邮件和被屏蔽的邮件--会扰乱你的邮件发送。

硬反弹的电子邮件

当一封电子邮件永久无法送达一个特定的电子邮件地址时，它被称为硬反弹。

发生硬退信的原因可能有很多：

• 假的电子邮件地址：有些人提供虚假的电子邮件地址，特别是在要求提供地址以换取网上的东西，如内容或折扣。使用双重选择可以帮助避免这些退订的情况。
• 错误的电子邮件地址：电子邮件地址栏中没有拼写检查，所以发生了打字错误，导致电子邮件地址不正确。
• 电子邮件被封锁：一些发件人的域名，如政府或机构，有更严格的垃圾邮件过滤器设置，一些收件人可能故意屏蔽了你的电子邮件地址。如果是由于垃圾邮件过滤器的设置，请他们将你添加到他们的联系人中。

当涉及到硬反弹的电子邮件时，没有简单的解决办法。然而，重要的是采取行动，从你的邮件列表中删除任何硬反弹的电子邮件地址。如果你让它们累积起来，你的电子邮件可能最终被列入封锁名单。因此，最好是保持对事情的关注，并保持你的名单是最新的。

软性反弹的电子邮件

当一个电子邮件服务器暂时拒绝一封邮件时，这被称为软弹回。然而，这只是一个暂时的问题，电子邮件服务通常会尝试重新发送被软弹出的邮件。

有各种原因导致电子邮件可能软弹出，如：：

• 信箱满了：当收件人的邮箱达到存储容量，没有更多空间接收新邮件时，你的邮件就会被反弹回来。
• 电子邮件的大小：如果你的电子邮件的大小超过了收件人的电子邮件客户端或服务器设置的限制，你的电子邮件将被退回。如果你在邮件中包含大型附件或重磅图片，就会发生这种情况。
• 服务器故障：如果收件人的电子邮件服务器发生故障，它可能已经崩溃，过载，或正在进行维护。在这种情况下，你将需要等待再次向收件人的地址发送邮件。
• 自动回复：当有人设置自动回复时，这意味着他们不在办公室，正在休假，或无法立即回复你的电子邮件。你的电子邮件可能会被自动回复的信息反弹回来。

封锁的电子邮件

电子邮件服务提供商（ESPs）创建了封锁名单，以筛选有害或剥削性的内容，如垃圾邮件和恶意软件，并将其消除。这些封锁名单不是为了使发送电子邮件的过程复杂化，而是为了保护每天发送的3000亿封电子邮件的收件人。

• 垃圾邮件投诉：收件人的投诉可能会将你的邮件发送到垃圾邮件文件夹/屏蔽列表中
• 高跳出率：不良的电子邮件列表卫生会导致高退信率
• 列表大小/数量的激增：电子邮件列表的快速增长或发送大量的电子邮件可能是垃圾邮件或购买的列表的信号。
• 不良内容：在主题行或内容中使用垃圾邮件，会触发过滤器

邮件退信对邮件送达率的影响

当你发送一批邮件时，重要的是要注意退信率。2%的跳出率是正常的，无需担心，但任何超过5%的跳出率都是值得关注的。这是因为高跳出率会对你的 电子邮件交付能力产生负面影响，这最终会损害你的参与率和销售。

电子邮件供应商将高退信率视为不良电子邮件营销策略或低质量内容的红旗，这可能导致你的电子邮件被标记为垃圾邮件。这就是为什么采取措施降低你的退信率并保持积极的数字声誉是很重要的。

请记住，每一封被退回的邮件都是失去了与客户互动的机会，所以值得努力保持你的退信率尽可能的低。

如何使用退订邮件检查器检测邮件退订情况

如果你偶尔收到几封被退回的邮件，这并不是什么大问题。然而，不处理退信的问题会很麻烦。为了防止一个不干净的邮件列表的负面影响，建议利用一个可靠的退信检查工具。

我们有一些你可以注意的东西：

Mailfloss是一个伟大的工具，许多专业人士使用它来验证大量的邮件列表。它是一个自动的电子邮件退信检查器，这意味着你不必担心管理这个过程。如果你想尝试一下，你可以得到一个7天的免费试用。

EmailListVerify是一个评价很高的工具，它可以检查语法错误、不活跃或不存在的域名和垃圾邮件陷阱，这些都会阻碍你的邮件被发送。它受到电子邮件营销行业的大公司的信任，如Mailchimp和Shopify。使用EmailListVerify，你可以免费验证多达1000个地址。

Clearout是一个工具，正如它的名字所暗示的那样--它使用不同的方法摆脱不良电子邮件地址。它可以检测到来自黑名单域名、垃圾邮件陷阱和那些以前曾造成硬退信的电子邮件。你可以免费试用Clearout，最多500个地址。

修复邮件退信的技巧--硬退信和软退信

你有一些不同的策略可以用来降低你的跳出率。

修复硬反弹的技巧：

• 仔细检查电子邮件地址：错误时有发生，有时仅仅因为电子邮件地址拼写错误而发生硬退信。确保你有正确的电子邮件地址，并再次尝试发送电子邮件。
• 删除无效的电子邮件地址：如果电子邮件地址不再有效或无效，最好将其从你的电子邮件列表中删除。这将有助于避免将来出现硬退信。
• 使用免费的电子邮件验证服务：如果你不确定一个电子邮件地址的有效性，有一些免费的服务可以帮助你验证它并防止硬退信。

修复软反弹的技巧：

• 等待并再次尝试：软退信通常是暂时的，通常是由邮箱爆满或服务器停机等因素造成的。等待一下，然后再试着发送邮件。
• 检查你的电子邮件大小：如果你的电子邮件包括大的附件或图像，它可能对收件人的邮箱来说太大。试着发送一个较小的电子邮件，或通过不同的方法发送附件。
• 注意你发送电子邮件的习惯：过快地发送太多邮件可能会触发垃圾邮件过滤器或导致临时的服务器问题。注意自己的节奏，留意你的电子邮件指标，以避免将来出现软退信。

总结

了解并解决电子邮件退信问题是很重要的，以确保你的电子邮件被传递给正确的人，并避免进入垃圾邮件箱。通过遵循我们的提示，你可以最大限度地减少邮件退信，提高你的邮件送达率和参与度。请记住这些提示，以帮助你通过电子邮件与你的客户和潜在客户建立更牢固的关系!