Jak účinně předcházet krádežím času na pracovišti

Úvodní stránka

Benjamin Franklin, jeden z otců zakladatelů USA, byl mnohostranný - spisovatel, úspěšný podnikatel, tiskař, filantrop, politik a vynálezce.

V jednom ze svých esejů - "Rada mladému řemeslníkovi" - napsal: "Pamatujte, že čas jsou peníze."

Pana Franklina by jistě pobavilo, že jeho rady mladým obchodníkům jsou aktuální i po 275 letech, zejména pro organizace, které se snaží řešit problém "krádeží času zaměstnanců " a zároveň optimálně využívat jejich čas.

Krádeže času zaměstnanců jsou pro organizace, které se snaží neustále zvyšovat úroveň produktivity práce, velkou výzvou. Její neřešení může vést ke ztrátě zisku a ovlivnit vyhlídky na růst organizací a dokonce i jejich dlouhodobou udržitelnost.

Když organizace zkoumají příčiny nízké produktivity zaměstnanců, musí prozkoumat, zda se jejich zaměstnanci vědomě či neúmyslně nedopouštějí krádeží času. Tento blog vám pomůže pochopit vše o krádežích času, jak se zaměstnanci těchto praktik dopouštějí a jak jim jako zaměstnavatelé předcházet.

Co je to krádež času?

Zdroj obrázku

Krádež času je jednoduše zpronevěra pracovní doby zaměstnanci, kteří buď vědomě, nebo nevědomě předstírají, že pracují, a věnují se činnostem nesouvisejícím s prací. Zaměstnanci tak dostávají zaplaceno za hodiny, které neodpracovali, čímž dochází ke snížení produktivity a výkonnosti organizace.

Krádež času se může zdát banální a dokonce obtížně pochopitelná, protože není jako krádež materiálu. Jsme zvyklí uvažovat o krádeži jako o fyzické ztrátě majetku nebo věcí. Proto může být pro organizace obtížné plně pochopit kontury krádeže času a její dopad na výkonnost podniku.

Jedná se však o formu pochybení, která může vést k obrovským ztrátám v produkci a příjmech organizace, zejména u větších organizací se značným počtem zaměstnanců.

Pochopíme to na příkladu organizace se 700 zaměstnanci. Pokud každý zaměstnanec ukradne nebo zpronevěří 30 minut denně, pak organizace ztrácí 21 000 minut nebo 250 hodin produktivního času každý den!

Tato čísla se mohou proměnit ve statisíce pracovních hodin a miliony dolarů v peněžních částkách, což podtrhuje, jak může krádež času ovlivnit výkonnost podniku a dokonce ohrozit dlouhodobou udržitelnost organizace.

Nyní, když jsme si ujasnili, co je krádež času, podívejme se na některé způsoby, jak zaměstnanci kradou čas svým zaměstnavatelům.

Sedm způsobů, jak zaměstnanci kradou čas

Vynalézavost nezná mezí a způsobů, jak se zaměstnanci dopouštějí krádeží času, není málo. Níže však uvádíme sedm známých způsobů, jak zaměstnanci kradou čas své organizaci.

1. Automatizace myší

Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak oklamat softwarové nástroje pro sledování času, je použití automatické myši. Zaměstnanci mohou umístit plechovku myši na bateriové nebo dálkově ovládané zařízení, které mohou ovládat na dálku.

Myš se tak nadále pohybuje na obrazovce v pravidelných a předem definovaných intervalech, které uživatel považuje za vhodné, a udržuje tak obrazovku počítače aktivní. Protože softwarový nástroj pro sledování času předpokládá, že uživatel je aktivní, není schopen zaregistrovat jakoukoli podezřelou aktivitu a nahlásit krádež času.

2. Otevření více malých oken

Dalším účinným a zároveň jednoduchým způsobem krádeže času je otevření několika malých oken na obrazovce počítače. Pomocí těchto oken mohou zaměstnanci surfovat po internetu, chatovat s přáteli nebo dokonce nakupovat online. Hlavní okno na celé obrazovce zatím nechávají otevřené pro činnosti související s kanceláří. Protože některé typy online softwaru pro sledování času sledují okno na celé obrazovce, lze je oklamat a zaznamenat, že zaměstnanci aktivně pracují na úkolech souvisejících s kanceláří.

3. Načasování softwaru pro pořizování snímků obrazovky

Použití tohoto triku vyžaduje určitou zběhlost v ovládání softwaru, zejména schopnost obejít nebo prolomit softwarový kód používaný ke sledování zaměstnanců. Zaměstnanci se mohou nabourat do softwaru pro sledování pracovní doby a rozeznat časový interval, ve kterém software pořizuje snímek obrazovky počítače uživatele.

Tyto informace jim mohou pomoci načasovat jejich činnosti tak, aby je software pro sledování pracovní doby zaznamenal jako osoby vykonávající úřední povinnosti. Zaměstnanec může mezitím pohodlně surfovat po internetu nebo se věnovat úkolům, které nesouvisejí s prací, během mezery mezi dvěma snímky obrazovky.

4. Používání více monitorů

Někteří zaměstnanci připojují své notebooky k několika dalším monitorům/obrazovkám pomocí kabelů USB. To jim umožňuje pracovat s více okny současně, zatímco hlavní okno používají pro kancelářské úkoly. Bohužel málokterý software pro sledování času na trhu dokáže identifikovat a sledovat více monitorů.

Tato existující mezera umožňuje některým zaměstnancům krást čas zaměstnavatele.

5. Zásahy do softwarového kódu

Jedná se o neobvyklejší způsob oklamání softwaru pro sledování času. Zaměstnanci zběhlí v technologiích a softwaru však mohou nástroje pro sledování času zneužít provedením změn v kódu softwaru.

Některé softwarové nástroje pro sledování času jsou náchylné k hackerským útokům a manipulaci, což vytváří příležitost pro zaměstnance změnit způsob práce. Takové nástroje tak zaznamenávají nesprávné informace, které jsou předem podávány zaměstnanci.

6. Děrování kamarádů

Zdroj obrázku

Buddy punching jako prostředek, který má zaměstnavatele oklamat ohledně využívání pracovní doby zaměstnanci, se objevuje od doby, kdy se objevil koncept sledování pracovní doby. Buddy punching zahrnuje zástupnou docházku, kdy jiný zaměstnanec označuje docházku jménem svých kolegů.

Organizace však tento způsob krádeže času do značné míry eliminovaly zavedením biometrických docházkových systémů, v nichž zaměstnanci registrují svou docházku pomocí skenů sítnice, otisků prstů, systémů rozpoznávání obličeje atd.

7. Nadměrné neproduktivní surfování po internetu

Surfování po internetu je přirozené a zaměstnanci občas navštěvují internet, aby si vyhledali nebo ověřili informace nebo získali informace o tématu, kterému se budou pravděpodobně věnovat ve styku se svými klienty, manažery nebo kolegy. Nadměrné surfování po internetu, zejména kvůli neproduktivním úkolům, jako je odpovídání na osobní e-maily, nakupování online nebo čtení o tématech nesouvisejících s prací, však může vést ke ztrátě produktivní pracovní doby.

Někteří zaměstnanci mohou také během pracovní doby nesmyslně surfovat po internetu a předstírat, že hledají relevantní informace související s některými úředními úkoly. Abyste se s takovými scénáři vypořádali, možná budete muset pracovat na tom, abyste své zaměstnance různými způsoby inspirovali a zvýšili tak jejich výkonnost.

Dopad krádeží času na podniky

Zjištění z oboru naznačují, že krádeže času jsou pro organizace stále vážným zdrojem úniku příjmů. Zpráva z odvětví například odhalila, že krádeže času způsobují americkým organizacím roční ztráty ve výši 20 miliard USD a 50 miliard USD.

Podniky na celém světě přitom přicházejí o více než 400 miliard USD v důsledku ztráty produktivity na pracovišti! To jsou závažná čísla a důvod k obavám pro organizace, které se potýkají s četnými krizemi, jako je neklidný trh práce a neuspokojivé makroekonomické ukazatele na klíčových trzích.

Jak zastavit krádeže času

Níže je uvedeno několik způsobů, jak mohou organizace zastavit krádeže času.

1. Zvýšení angažovanosti zaměstnanců

Nedávná zpráva z oboru potvrdila, že úroveň angažovanosti zaměstnanců je stále nízká. Pouze jedna pětina, tedy 21 % celosvětové pracovní síly, se označuje za aktivně angažovanou. Mezitím stres zaměstnanců v roce 2022 dosáhl 44 %, což je ještě více než v roce 2021.

Náhlý přechod na vzdálené a hybridní pracoviště ovlivnil rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a zvýšil míru vyhoření. Tyto problémy ovlivnily schopnost zaměstnanců soustředit se na úkoly spojené s kanceláří a sladit osobní a pracovní život. Aby se s tím organizace vypořádaly, musí věnovat čas zaměstnancům, aby pochopily důvody jejich nízké míry produktivity a potřebu využít způsoby, jak ošidit software pro sledování času.

Zapojení zaměstnanci méně plýtvají pracovní dobou na neproduktivní úkoly a vytvářejí větší hodnotu pro organizaci. Proto mohou zaměstnavatelé provádět různé aktivity zaměřené na zapojení zaměstnanců, aby zvýšili produktivitu a přispěli k omezení problému krádeží času.

2. Efektivně komunikovat

Efektivní komunikace je důležitější než kdy jindy, zejména proto, že osobní interakce jsou stále méně časté a práce na dálku se stává běžnější. Organizace by měly nejen efektivně komunikovat, aby zaměstnance zaujaly, ale také jim pomoci pochopit potřebu systémů sledování pracovní doby.

Organizace musí své zaměstnance přesvědčit o tom, že účelem používání těchto mechanismů sledování času není jejich mikromanagement, ale nabídnout jim užitečnější informace o tom, jak jim umožnit, aby se věnovali úkolům s vyšší hodnotou. Vedoucí pracovníci podniků musí převzít iniciativu a pomoci institucionalizovat tyto postupy v celé organizaci tím, že budou působit jako tvůrci změn.

Přečtěte si také: 5 efektivních nástrojů pro interní komunikaci, které zlepší pracovní postupy ve vaší firmě

3. Palubní software pro sledování času

Zdroj obrázku

Zavedení softwaru pro sledování času je strategickým krokem pro podniky, které usilují o zvýšení produktivity a prevenci krádeží času. Zavedením nástroje pro sledování pracovní doby, jako je Replicon, mohou organizace přesně sledovat pracovní dobu a činnosti zaměstnanců, čímž se snižuje riziko krádeží času. Tato pokročilá řešení nabízejí přehled o úkolech a časových osách projektů v reálném čase, čímž zajišťují odpovědnost a transparentnost na pracovišti. Některé z těchto nástrojů nabízejí pracovní výkazy s umělou inteligencí a mobilní pracovní výkazy, které organizacím pomáhají zaznamenávat údaje o pracovní době a docházce, rezervovat volno a efektivně spravovat pracovní rozvrhy kdykoli a kdekoli.

4. Umožnit pružnou pracovní dobu

Zdroj obrázku

Zaměstnavatelé mohou pomoci zaměstnancům dosáhnout lepšího pracovního a soukromého života tím, že jim umožní pružnou pracovní dobu. Pružná pracovní doba může zaměstnancům pomoci řídit jejich osobní život a povinnosti tak, aby nemuseli lhát o tom, že jsou online v "pevně stanovené" pracovní době, nebo hledat důmyslné způsoby, jak obelstít software pro sledování pracovní doby.

To jim umožní soustředit se na práci a žít život bez stresu, což pomůže zvýšit jejich produktivitu, z čehož bude mít organizace dlouhodobý prospěch a pomůže jí to vyhrát probíhající válku o talenty!

Můžete vyzkoušet pružnou pracovní dobu, kdy zaměstnanci mohou pracovat určitý počet hodin, ale mohou si zvolit, kdy budou pracovat, nebo dokonce zkusit zkrácený pracovní týden, například 4/10, 9/80 nebo 2-2-3, který umožňuje zaměstnancům odpracovat méně než standardních pět dní a získat více volna, kdy se mohou věnovat svým osobním aktivitám.

5. Zaměření na výsledky

Organizace musí rozvíjet kulturu, v níž se zaměstnanci a manažeři soustředí spíše na výsledky než na čas strávený na projektu nebo úkolu. To může být změna oproti zavedenému paradigmatu, kdy se za měřítko produktivity považuje "strávený čas".

Provedení takových změn však vyžaduje dlouhodobější zásahy a odhodlání, protože kulturní změny se projevují až po dlouhé době.

6. Pečlivý audit

Audit toho, jak zaměstnanci tráví svůj čas, může poskytnout hluboký přehled o trendech v celé organizaci, který mohou vedoucí pracovníci využít k vytvoření plánů na zlepšení. Organizace může například automatizovat administrativní úkony, pokud její zaměstnanci tráví více času administrativními činnostmi než kritickými úkoly.

Závěr {#conclusion}

Posledních několik let bylo pro organizace na celém světě bouřlivých. Snížené ziskové marže, výrazný pokles výdajů klientů, zuřící válka o talenty a rostoucí náklady na lidské zdroje vyžadují, aby se hledaly způsoby, jak odstranit úniky příjmů. A řešení problému krádeží času zaměstnanců je snadným a přitom velmi účinným způsobem, jak zlepšit hospodářský výsledek.