Εισαγωγή

Οι 5 φάσεις του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων το 2023

Οι διαχειριστές έργων είναι πραγματικοί πολυπράγμονες. Συντονίζουν ομάδες, διαχειρίζονται πολύπλοκα χρονοδιαγράμματα και εκτελούν εργασίες με σχεδόν τέλεια αποτελέσματα - συχνά ταυτόχρονα.

Ωστόσο, οι έμπειροι διαχειριστές έργων κατανοούν ότι η ενορχήστρωση ενός επιτυχημένου έργου απαιτεί περισσότερα από απλά σχέδια. Απαιτεί βαθιά κατανόηση του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα εμβαθύνουμε σε κάθε φάση του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων - Έναρξη, Σχεδιασμός, Εκτέλεση, Παρακολούθηση και Κλείσιμο. Θα διερευνήσουμε επίσης τα βήματα και τα εργαλεία που απαιτούνται για να κατευθύνετε τα έργα σας προς την επιτυχία για κάθε φάση.

Πέντε φάσεις του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων

Ο κύκλος ζωής της διαχείρισης έργου περιλαμβάνει συνήθως 5 φάσεις:

1. Φάση 1 - Έναρξη
2. Φάση 2 - Σχεδιασμός
3. Φάση 3 - Εκτέλεση
4. Φάση 4 - Παρακολούθηση και έλεγχος
5. Φάση 5 - Κλείσιμο

Τι είναι ο κύκλος ζωής του έργου;

Σκεφτείτε τον κύκλο ζωής του έργου ως ένα πλαίσιο για τους διαχειριστές έργων ώστε να σχεδιάζουν, να εκτελούν και να ελέγχουν αποτελεσματικά το έργο. Πρόκειται για μια συστηματική προσέγγιση που περιγράφει τα στάδια στα οποία εξελίσσεται ένα έργο, από την έναρξη έως το κλείσιμο.

Ας εμβαθύνουμε στα λεπτομερή στάδια του κύκλου ζωής του έργου:

1. Έναρξη: Η φάση έναρξης σηματοδοτεί την έναρξη ενός έργου. Περιλαμβάνει την αναγνώριση και τον καθορισμό του σκοπού, των στόχων, του πεδίου εφαρμογής και των ενδιαφερομένων μερών του έργου.

Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, συνήθως ορίζεται ένας διαχειριστής έργου και μπορεί να διεξαχθεί μελέτη σκοπιμότητας για την αξιολόγηση της βιωσιμότητας του έργου. Καθορίζονται οι αρχικές απαιτήσεις και οι περιορισμοί του έργου και αναπτύσσεται ο χάρτης του έργου ή η επιχειρηματική υπόθεση.

2. Σχεδιασμός: Στη φάση του σχεδιασμού, οι διαχειριστές έργων και οι ομάδες τους αναπτύσσουν ένα ολοκληρωμένο σχέδιο που θα καθοδηγήσει την εκτέλεση του έργου. Το στάδιο αυτό περιλαμβάνει:

• καθορισμός των παραδοτέων του έργου
• δημιουργία δομής ανάλυσης εργασιών
• προσδιορισμός των εργασιών και των εξαρτήσεων του έργου
• εκτίμηση πόρων και χρονοδιαγραμμάτων
• κατανομή των προϋπολογισμών
• καθιέρωση στρατηγικών ανάλυσης και διαχείρισης κινδύνων για τον μετριασμό των πιθανών κινδύνων του έργου

Σημειώστε ότι το σχέδιο έργου χρησιμεύει ως οδικός χάρτης για την εκτέλεση και τον έλεγχο του έργου.

3. Εκτέλεση: Η φάση της εκτέλεσης είναι η φάση κατά την οποία το σχέδιο έργου τίθεται σε εφαρμογή. Ανατίθενται καθήκοντα και τα μέλη της ομάδας αρχίζουν να εργάζονται στις αντίστοιχες δραστηριότητές τους.

Οι διαχειριστές έργων επιβλέπουν την εκτέλεση, διασφαλίζοντας ότι οι εργασίες ολοκληρώνονται εγκαίρως, οι πόροι χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά και η επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας και των ενδιαφερομένων μερών διεξάγεται ομαλά. Πραγματοποιούνται τακτικές ενημερώσεις και συναντήσεις για την παρακολούθηση της προόδου, την αντιμετώπιση προβλημάτων και την πραγματοποίηση των απαραίτητων προσαρμογών ώστε να διατηρείται το έργο σε καλό δρόμο.

4. Παρακολούθηση και έλεγχος: Σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου, η παρακολούθηση και ο έλεγχος είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλιστεί ότι το έργο παραμένει εντός χρονοδιαγράμματος, εντός προϋπολογισμού και πληροί τα καθορισμένα πρότυπα ποιότητας.

Οι διαχειριστές έργων παρακολουθούν τους βασικούς δείκτες απόδοσης, επανεξετάζουν τις μετρήσεις του έργου και συγκρίνουν την πραγματική πρόοδο σε σχέση με τους προγραμματισμένους στόχους. Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει τη διαχείριση των αλλαγών, την επίλυση συγκρούσεων και την αντιμετώπιση των κινδύνων που προκύπτουν. Γίνεται επίσης τακτική υποβολή εκθέσεων για την ενημέρωση των ενδιαφερόμενων μερών σχετικά με την κατάσταση του έργου και τις τυχόν αναγκαίες προσαρμογές.

5. Κλείσιμο: Η φάση κλεισίματος σηματοδοτεί το τέλος του έργου. Περιλαμβάνει την οριστικοποίηση και την παράδοση των παραδοτέων του έργου, τη διενέργεια ανασκόπησης του έργου ή ανασκόπησης μετά την υλοποίηση και τη λήψη εγκρίσεων και υπογραφών από τα ενδιαφερόμενα μέρη. Τα διδάγματα που αντλούνται από το έργο τεκμηριώνονται για τη βελτίωση μελλοντικών έργων. Οι συμβάσεις κλείνουν και οι πόροι αποδεσμεύονται.

Συντάσσεται επίσημη έκθεση κλεισίματος του έργου, στην οποία επισημαίνονται τα επιτεύγματα, οι προκλήσεις και οι συστάσεις για μελλοντικά έργα. Ο εορτασμός της επιτυχίας του έργου και η αναγνώριση της συμβολής των μελών της ομάδας αποτελούν επίσης σημαντικό μέρος της φάσης κλεισίματος.

Συμβουλή για επαγγελματίες: Ο κύκλος ζωής του έργου δεν είναι απαραίτητα μια γραμμική διαδικασία. Επαναλήψεις, προσαρμογές και βρόχοι ανατροφοδότησης μπορεί να συμβαίνουν καθ' όλη τη διάρκεια του έργου, επιτρέποντας ευελιξία και προσαρμογή ανάλογα με τις ανάγκες.

Οι τέσσερις περιορισμοί του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων

Στο πλαίσιο του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων, υπάρχουν τέσσερις περιορισμοί τους οποίους οι διαχειριστές έργων πρέπει να διαχειρίζονται αποτελεσματικά:

1. Χρόνος: Οι χρονικοί περιορισμοί μπορούν να επηρεαστούν από εξωτερικούς παράγοντες όπως:

• Μη ρεαλιστικές προθεσμίες: Οι διευθυντές συχνά αντιμετωπίζουν προκλήσεις όταν οι ενδιαφερόμενοι ή οι πελάτες θέτουν υπερβολικά επιθετικές ή μη πρακτικές προθεσμίες για την ολοκλήρωση του έργου. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει πίεση και να δυσχεράνει την παράδοση του έργου εντός του προβλεπόμενου χρόνου.
• Κακή εκτίμηση του χρόνου: Η ακριβής εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για κάθε εργασία ή φάση είναι ζωτικής σημασίας. Η ανεπαρκής εκτίμηση του χρόνου μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις και να εμποδίσει την πρόοδο του έργου.
• Εξαρτήσεις και καθυστερήσεις: Συχνά τα έργα έχουν αλληλεξαρτήσεις μεταξύ εργασιών ή ομάδων. Οι καθυστερήσεις σε έναν τομέα μπορεί να προκαλέσουν αλυσιδωτές επιπτώσεις, επηρεάζοντας το συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου.

2. Κόστος: Κόστος: Οι συνήθεις περιορισμοί κόστους περιλαμβάνουν τα εξής:

• Ανεπαρκής προϋπολογισμός: Οι περιορισμένοι οικονομικοί πόροι μπορεί να αποτελέσουν πρόκληση για την προμήθεια των απαραίτητων υλικών, την πρόσληψη εξειδικευμένου προσωπικού ή την επένδυση στην τεχνολογία που απαιτείται για την εκτέλεση του έργου.
• Υπερβάσεις κόστους: Η κακή εκτίμηση του κόστους, οι απροσδόκητες δαπάνες ή οι αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής του έργου μπορεί να οδηγήσουν σε υπερβάσεις του προϋπολογισμού, επιβαρύνοντας τους πόρους και δημιουργώντας οικονομικούς περιορισμούς.
• Κατανομή πόρων: Συχνά οι διευθυντές δυσκολεύονται να βελτιστοποιήσουν την κατανομή των πόρων για να εξασφαλίσουν τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας και ταυτόχρονα να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις του έργου.

3. Πεδίο εφαρμογής: Ο περιορισμός του πεδίου εφαρμογής εμφανίζεται όταν το έργο εκτροχιάζεται και επεκτείνεται πέρα από το αρχικό προβλεπόμενο πεδίο εφαρμογής του. Οι γενικές περιπτώσεις χρήσης περιλαμβάνουν:

• Διείσδυση στο πεδίο εφαρμογής: Αλλαγές ή προσθήκες στο πεδίο εφαρμογής του έργου χωρίς κατάλληλη αξιολόγηση και έγκριση μπορεί να οδηγήσουν σε διείσδυση στο πεδίο εφαρμογής. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αύξηση του κόστους, παράταση των χρονοδιαγραμμάτων και δυσκολίες στην παράδοση του έργου όπως είχε αρχικά προγραμματιστεί.
• Αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής: Οι αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής του έργου μπορούν να διαταράξουν τη ροή εργασιών, να επηρεάσουν την κατανομή των πόρων και να εισάγουν νέους κινδύνους και αβεβαιότητες.
• Ασαφείς απαιτήσεις: Οι ανεπαρκώς καθορισμένες ή ασαφείς απαιτήσεις του έργου μπορούν να καταστήσουν δύσκολο για τους διαχειριστές να καθορίσουν ένα σαφές πεδίο εφαρμογής και να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά τις προσδοκίες του έργου στην ομάδα.

4. Ποιότητα: Περιορισμοί ποιότητας μπορεί να προέρχονται από πολλά ζητήματα, όπως:

• Έλλειψη προτύπων: Η απουσία καθορισμένων προτύπων ποιότητας ή συστήματος διαχείρισης ποιότητας μπορεί να οδηγήσει σε ασυνεπή ή υποβαθμισμένα παραδοτέα.
• Ανεπαρκής δοκιμή: Η ανεπαρκής δοκιμή ή οι διαδικασίες διασφάλισης ποιότητας μπορεί να οδηγήσουν σε μη εντοπισμένα σφάλματα ή ατέλειες, μειώνοντας τη συνολική ποιότητα των παραδοτέων του έργου.
• Εξισορρόπηση συμβιβασμών: Οι διευθυντές συχνά αντιμετωπίζουν την πρόκληση να εξισορροπήσουν την επιθυμία για αποτελέσματα υψηλής ποιότητας με τους περιορισμούς χρόνου και κόστους. Οι συμβιβασμοί μπορεί να είναι απαραίτητοι και η εύρεση της σωστής ισορροπίας μπορεί να είναι ένα πολύπλοκο έργο.

Συμβουλή για επαγγελματίες: Αυτοί οι τέσσερις περιορισμοί, κοινώς γνωστοί ως "σιδερένιο τρίγωνο", είναι αλληλένδετοι και οι αλλαγές σε έναν περιορισμό συχνά επηρεάζουν τους άλλους. Οι διαχειριστές έργων πρέπει να εξισορροπούν και να ιεραρχούν προσεκτικά αυτούς τους περιορισμούς καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου για την επίτευξη επιτυχημένων αποτελεσμάτων.

Κατανόηση των 5 φάσεων του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργων

Φάση 1. Έναρξη του έργου

Εμπλεκόμενα βήματα:

1. Προσδιορίστε τους σκοπούς, τους στόχους και τα παραδοτέα του έργου.
2. Καθορίστε το πεδίο και τα όρια του έργου.
3. Εκπόνηση μελέτης σκοπιμότητας για την αξιολόγηση της βιωσιμότητας του έργου.
4. Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων μερών και καθιέρωση διαύλων επικοινωνίας.
5. Δημιουργήστε έναν χάρτη έργου ή ένα έγγραφο έναρξης.

Κοινά εργαλεία που χρησιμοποιούνται:

• Πρότυπο χάρτη έργου
• Εργαλεία ανάλυσης των ενδιαφερομένων μερών
• Υποδείγματα μελέτης σκοπιμότητας
• Υποδείγματα σχεδίων διαχείρισης επικοινωνίας

Φάση 2. Σχεδιασμός του έργου

Εμπλεκόμενα βήματα:

1. Καθορίστε τα καθήκοντα και τις δραστηριότητες του έργου.
2. Καθορίστε το χρονοδιάγραμμα και τα ορόσημα του έργου.
3. Ανάπτυξη δομής κατανομής εργασιών (WBS) και ανάθεση πόρων.
4. Προσδιορισμός και ανάλυση των κινδύνων του έργου.
5. Αναπτύξτε έναν προϋπολογισμό και κατανείμετε πόρους.
6. Δημιουργήστε ένα λεπτομερές σχέδιο έργου.

Κοινά εργαλεία που χρησιμοποιούνται:

• Λογισμικό διαχείρισης έργων (π.χ. Microsoft Project, Asana, Trello)
• Διαγράμματα Gantt όπως αυτό που φαίνεται παρακάτω:

Πηγή εικόνας

• Υποδείγματα WBS
• Εργαλεία εκτίμησης κινδύνου
• Λογισμικό κατανομής πόρων
• Εργαλεία προϋπολογισμού και χρηματοοικονομικής ανάλυσης

Φάση 3. Εκτέλεση

Εμπλεκόμενα βήματα:

1. Εκτέλεση εργασιών έργου σύμφωνα με το σχέδιο έργου.

2. Συντονισμός και διαχείριση των πόρων:

Πηγή εικόνας

3. Επικοινωνήστε με τα ενδιαφερόμενα μέρη και αντιμετωπίστε τις ανησυχίες τους.

4. Παρακολούθηση της προόδου του έργου και παρακολούθηση των πραγματικών επιδόσεων.

5. Εφαρμογή μέτρων ποιοτικού ελέγχου.

6. Διαχείριση τυχόν αλλαγών ή ζητημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης.

Κοινά εργαλεία που χρησιμοποιούνται:

• Εργαλεία συνεργασίας και επικοινωνίας (π.χ. Slack, Microsoft Teams)
• Λογισμικό διαχείρισης εργασιών
• Λογισμικό διαχείρισης έργων
• Εργαλεία διαχείρισης ποιότητας
• Εργαλεία διαχείρισης αλλαγών

Φάση 4. Παρακολούθηση & έλεγχος

Εμπλεκόμενα βήματα:

1. Παρακολουθήστε την πρόοδο του έργου και συγκρίνετέ την με το προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα και τα ορόσημα.
2. Παρακολουθήστε το κόστος του έργου και συγκρίνετέ το με τον προϋπολογισμό.
3. Διεξαγωγή τακτικών συνεδριάσεων για την αξιολόγηση της κατάστασης του έργου και την αντιμετώπιση ζητημάτων.
4. Διαχείριση των κινδύνων του έργου και εφαρμογή στρατηγικών μετριασμού.
5. Διασφάλιση της τήρησης των προτύπων ποιότητας.
6. Προσαρμόστε το σχέδιο έργου ανάλογα με τις ανάγκες.

Κοινά εργαλεία που χρησιμοποιούνται:

• Λογισμικό διαχείρισης έργων με δυνατότητες παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων
• Εργαλεία ανάλυσης κερδισμένης αξίας
• Λογισμικό διαχείρισης κινδύνων
• Εργαλεία και τεχνικές ελέγχου ποιότητας
• Εργαλεία διαχείρισης αλλαγών
• Πίνακες επιδόσεων έργου

Φάση 5. Κλείσιμο

Εμπλεκόμενα βήματα:

1. Αξιολόγηση της απόδοσης του έργου σε σχέση με τους στόχους και τα παραδοτέα.

2. Λήψη έγκρισης από τον πελάτη ή τους ενδιαφερόμενους φορείς για την ολοκλήρωση του έργου.

3. Διεξάγετε μια συνεδρία με βάση τα διδάγματα που αποκομίσατε για να εντοπίσετε τις επιτυχίες και τους τομείς που χρήζουν βελτίωσης:

Πηγή εικόνας

4. Αρχειοθέτηση της τεκμηρίωσης του έργου και κλείσιμο των συμβάσεων.

5. Γιορτάστε την επιτυχία του έργου και αναγνωρίστε τη συμβολή των μελών της ομάδας.

Κοινά εργαλεία που χρησιμοποιούνται:

• Εργαλεία αξιολόγησης και εκτίμησης του έργου
• Υποδείγματα διδαγμάτων
• Συστήματα διαχείρισης εγγράφων
• Υποδείγματα κλεισίματος συμβάσεων
• Κατάλογος ελέγχου κλεισίματος έργου

Σε εσάς: Nifty: Απλοποιήστε τη διαδικασία διαχείρισης έργων σας με το Nifty

Πηγή εικόνας

Θέλετε να κάνετε τη διαδικασία διαχείρισης έργων σας αποτελεσματική και απλή; Εξετάστε το λογισμικό διαχείρισης έργων της Nifty, το οποίο προσφέρει φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας και πλήθος βασικών χαρακτηριστικών, όπως:

• Κεντρική συνεργασία: όπου μπορείτε εύκολα να επικοινωνείτε, να μοιράζεστε έγγραφα και να παρακολουθείτε την πρόοδο εντός της πλατφόρμας. Πείτε αντίο στα διάσπαρτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματα και αρχεία.
• Διαχείριση εργασιών: Nifty σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να αναθέτετε εργασίες στα μέλη της ομάδας, να ορίζετε ημερομηνίες λήξης και να παρακολουθείτε την πρόοδο. Μείνετε οργανωμένοι με διαισθητικούς πίνακες εργασιών και απλοποιημένες ροές εργασίας που ενισχύουν την παραγωγικότητα:

Πηγή εικόνας

• **Εντοπισμός χρόνου: **Το Nifty προσφέρει ενσωματωμένες λειτουργίες παρακολούθησης χρόνου, επιτρέποντάς σας να παρακολουθείτε πόσος χρόνος δαπανάται για κάθε εργασία. Μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε και να αναλύετε τις ώρες εργασίας, ώστε να διασφαλίζετε τη βέλτιστη κατανομή των πόρων και την αποτελεσματικότητα του έργου.
• Διαχείριση αρχείων: Το σύστημα διαχείρισης αρχείων του Nifty σας επιτρέπει να ανεβάζετε, να αποθηκεύετε και να έχετε πρόσβαση σε έγγραφα με ευκολία.
• Οπτικοί χάρτες πορείας έργων: Οι διαχειριστές έργων μπορούν να παρακολουθούν τα χρονοδιαγράμματα των έργων τους με τους οπτικούς χάρτες πορείας του Nifty. Μπορούν εύκολα να σχεδιάζουν, να οπτικοποιούν και να παρακολουθούν τα ορόσημα και τις προθεσμίες του έργου.
• Ισχυρές ενσωματώσεις: Το Nifty ενσωματώνεται με δημοφιλή εργαλεία όπως το Slack, το Google Drive και το GitHub, ενισχύοντας τις δυνατότητες διαχείρισης έργων. Μπορείτε να συνδέσετε τις αγαπημένες σας εφαρμογές και να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας χωρίς καμία ταλαιπωρία.

Η επιτυχία του έργου σας εξαρτάται από το πόσο καλά κατανοείτε τον κύκλο ζωής της διαχείρισης έργων. Χρησιμοποιήστε λογισμικό διαχείρισης έργων και ενισχύστε τις προσπάθειές σας για να παραδώσετε έργα εντός προϋπολογισμού, εντός χρονοδιαγράμματος και πέρα από τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων μερών.