Pourquoi l'amélioration des processus est vitale pour la croissance d'une agence

Intro

Développer une agence de référencement n'est pas facile. Mais si vous n'avez pas de flux de travail rationalisés dans votre entreprise, vous ne faites pas que nager à contre-courant, vous avez des poids de plomb attachés à vous.

L'amélioration des processus est vitale pour la croissance de toute entreprise. Cependant, elle est encore plus importante pour le référencement.

Votre équipe est votre plus grande ressource (et dépense) en tant qu'organisation de services professionnels. Et si vous ne disposez pas des systèmes nécessaires pour rationaliser vos flux de travail en matière de référencement, vous brûlerez vos fonds propres en essayant de produire des ressources pour vos clients.

Cet article traite du coût réel des processus inefficaces dans votre agence de référencement et de ce que vous pouvez faire pour rationaliser les flux de travail dès aujourd'hui.

Le véritable coût des processus inefficaces de votre agence de référencement

Le coût des processus inefficaces vous rattrape sournoisement.

En moyenne, les employés dépensent :

• 1,8 heure par jour de recherche de documents
• 30 heures par mois en réunion (ou 1,2 heure par jour)
• 4,1 heures par jour dans leur boîte de réception

Oups.

Il n'est donc pas surprenant que le travailleur de bureau moyen dispose d'environ 2 heures et 53 minutes de productivité par jour.

Il est temps de faire quelques calculs rapides, à l'envers, pour voir combien cela coûte à votre agence.

Selon Indeed, le salaire moyen d'un spécialiste en référencement est de 54 579 dollars. En supposant qu'ils ne soient productifs que 3 heures sur 8 chaque jour (37,5 %), vous perdez environ 34 111,87 dollars par an en productivité par employé.

Travailler avec des entrepreneurs au lieu d'employés ?

Supposons que vos sous-traitants travaillent 30 heures par semaine à 50 $ de l'heure (la limite inférieure des tarifs de référencement). Mais, ils ne sont productifs que 37,5% du temps.

Vous perdez alors 45 000 $ par an (30 heures par semaine X 50 $ de l'heure X 48 semaines vous donnent 72 000 $ X 0,625 pour le pourcentage de temps perdu).

Certes, ce sont des estimations approximatives.

Pourtant, cela vous montre combien de temps et d'argent sont consacrés au travail administratif et à d'autres tâches qui n'apportent pas directement de résultats aux clients. En d'autres termes, le travail qui est en dehors du champ d'application.

Les processus inefficaces épuisent votre personnel

Les coûts sont également plus élevés à d'autres égards. En raison de processus inefficaces, votre personnel est moins productif et plus stressé.

Cela a un impact négatif sur votre entreprise. Les employés stressés, ensevelis sous une montagne de tâches administratives, n'ont pas le temps de se concentrer sur l'obtention de résultats pour leurs clients.

Pire, votre équipe devra généralement travailler en dehors de ses heures contractuelles pour gérer les tâches et rattraper le retard.

Bien que vous puissiez regagner une partie de l'argent que vous perdez sur des processus inefficaces de cette façon, cela vous coûtera plus cher à long terme. Vos employés vous en voudront. La qualité de leur travail diminuera. Et ils seront moins enthousiastes à l'idée de travailler dans votre agence.

Ils finiront par quitter votre organisation pour une agence plus efficace.

Cela nuit à la culture de votre lieu de travail. Les employés épuisés ont tendance à entraîner les autres employés dans leur chute. En conséquence, votre lieu de travail peut devenir toxique.

La gestion de la rotation des employés est également très coûteuse. En général, le remplacement d'un employé coûte environ 1,5 à 2 fois son salaire.

N'oubliez pas que cela ne tient pas compte des coûts liés à l'impact négatif sur la culture du lieu de travail, les clients existants et la marque globale.

La vraie raison pour laquelle votre agence a un taux élevé de rotation des employés

Avec la "grande démission", l'"inflation" et le "départ silencieux" qui font la une de l'actualité, on peut facilement en conclure que tout le monde est mécontent de son emploi, partout.

Ce n'est pas exactement le cas, cependant.

S'il existe de nombreuses façons d' améliorer la culture de votre lieu de travail (meilleure communication, plus d'éloges, rémunération plus élevée, meilleurs avantages), toutes ignorent la véritable cause de l'insatisfaction. Les gens quittent des emplois inutilement stressants où le manque de structure et d'orientation rend un travail simple beaucoup plus compliqué.

Le référencement demande du temps.

Vous avez besoin de temps pour rechercher, créer et optimiser les actifs. Il est également extrêmement facile de relier les résultats aux efforts de votre équipe à l'aide d'analyses. Cette pression pour obtenir des résultats à travers un parcours d'obstacles inefficace peut rapidement épuiser votre équipe.

C'est pourquoi vos flux de travail sont le fondement de votre réussite commerciale.

Sans processus clairement définis, soutenus par des modèles, des outils et des procédures opérationnelles standard (POS), votre équipe aura du mal à produire rapidement des produits livrables.

Au lieu de cela, ils seront pris dans un kaléidoscope de tâches subalternes qui grignotent leurs journées, tandis que les délais et la nécessité d'obtenir des résultats les stressent.

Finalement, ils en auront assez et partiront.

Comment améliorer les processus de votre agence de référencement (5 étapes)

Si les processus inefficaces sont le problème, l'amélioration des processus est la solution.

Soyez prêt. Le changement est difficile.

Et en tant que propriétaire d'une agence de référencement, vous devrez consacrer du temps et du travail supplémentaires dès le départ. Ce ne sera pas facile. Mais cela en vaudra la peine.

Suivez ces cinq étapes pour rationaliser les processus dans votre agence.

1. Planifiez vos flux de travail

Vous ne pouvez pas fixer des processus tant que vous n'avez pas défini les processus que vous avez déjà.

Vous pouvez utiliser un tableau blanc, des post-it, un carnet de notes ou des applications comme LucidChart ou Creately. Vous n'avez pas besoin d'une technologie sophistiquée. Mais les applications sont préférables pour les agences à distance car elles facilitent la collaboration.

Exemple de flux de travail pour l'accueil des clients représenté dans Lucid Charts

Choisissez un domaine problématique dans votre entreprise et commencez à dresser la carte des flux de travail. Vous devez être aussi détaillé que possible.

Il peut s'agir d'un problème mineur, comme la découverte de failles dans votre processus d'optimisation des messages existants. Il peut aussi s'agir d'un flux de travail plus complexe, comme l'optimisation de votre processus d'accueil des nouveaux clients.

Une fois que vous avez mis en évidence les étapes de chaque processus, invitez votre équipe à collaborer et à les réviser. Ils s'assureront que vous n'oubliez rien.

2. Identifier les inefficacités

Il est très facile de voir les problèmes une fois que vous avez tout planifié.

Vous remarquerez des goulots d'étranglement, des redondances et d'autres ralentissements. Soulignez ces points et discutez de leur nécessité pour votre équipe.

3. Trouver des solutions

Vous avez trois voies à suivre pour améliorer les flux de travail :

• Éliminer: Supprimez tout processus inutile.
• Consolider: regrouper les processus redondants.
• Améliorer: Utilisez des outils, des formations et des modèles pour rationaliser les processus.

Vous passerez la plupart de votre temps à améliorer les processus. Mais il y a quelques points importants à noter avant d'adopter une solution.

Pour commencer, parlez à votre équipe avant d'adopter de nouveaux outils. Ils peuvent avoir d'autres recommandations. Ou ils peuvent ne pas aimer l'outil que vous choisissez. Vous voulez qu'ils s'investissent dans toute nouvelle plateforme. Sinon, vous gaspillerez de l'argent pour des outils que personne n'utilise.

En outre, la création de formations et de modèles demande du temps et des ressources. Mais, au final, le jeu en vaut la chandelle. Au lieu de repartir de zéro à chaque fois, votre équipe peut effectuer un travail en quelques clics.

Plus important encore, créez des présentations vidéo pour les processus complexes. Les procédures opérationnelles standard écrites sont utiles, mais les vidéos décrivent clairement les étapes que votre équipe doit suivre. Cela permettra à chacun d'économiser du temps et de la frustration.

4. Mettez vos processus à niveau

Commencez par le flux de travail le plus problématique (inefficace). Utilisez les données recueillies lors des premières étapes pour améliorer vos processus.

Le référencement implique une série de processus avec des instructions détaillées à chaque étape. Vous voulez des procédures opérationnelles standard clairement définies et des vidéos pour les étapes complexes. Pour les tâches simples, vous avez besoin d'instructions détaillées.

Chacun traite l'information différemment. Plus vous fournirez de détails, de communication et de conseils, plus il sera facile pour votre équipe d'accomplir les tâches rapidement et avec précision.

Et si vous intégrez de nouvelles plateformes, vous devrez également créer des processus pour former votre équipe à ces outils.

Pour obtenir les meilleurs résultats, il est important d'avoir une personne directement liée au flux de travail pour étoffer les processus. Cela maximise l'efficacité et garantit que votre équipe respecte le processus.

C'est un processus qui demande beaucoup de temps et de ressources. Il peut être frustrant et constituer un véritable casse-tête. Mais vous investissez dans le succès futur de votre entreprise. Le jeu en vaut la chandelle.

5. Suivre les résultats et réfléchir

Une fois que votre nouveau processus est en place, vous devez suivre les résultats et réfléchir au flux de travail. Une fois la tâche terminée, vous devez demander à chaque membre de l'équipe de réfléchir au flux de travail.

Posez à votre équipe ces questions sur l'amélioration des processus:

• Qu'est-ce qui a marché ?
• Qu'est-ce qui n'a pas marché ?
• Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ?
• Et l'amélioreriez-vous ?
• Y a-t-il autre chose à propos de ce processus que vous aimeriez partager ?

Si vous ne le faites pas déjà, vous devriez suivre le temps passé par votre équipe sur les tâches.

Vous devez faire attention à ne pas donner l'impression de faire de la microgestion. Expliquez plutôt à votre équipe que le suivi du temps est un moyen pour vous d'identifier où se trouvent les "pertes de temps". De cette façon, vous pouvez donner la priorité aux flux de travail qui doivent être optimisés en premier.

Sans suivi du temps, vous ne pouvez pas être certain que vos changements améliorent ou non vos flux de travail.

Enfin, vous devez organiser des réunions régulières pour revoir les processus et mettre en œuvre les nouvelles suggestions de votre équipe. Vous vous assurerez ainsi que votre agence de référencement reste rationalisée.

N'oubliez pas cette tâche essentielle d'amélioration des processus

Vous ne pouvez rien améliorer dans votre agence de référencement sans le soutien de la direction. Il est essentiel de considérer l'amélioration des processus comme un investissement dans votre organisation.

Vous développez des méthodes de travail plus intelligentes afin de fournir de meilleurs résultats à vos clients, de réduire le stress de votre équipe et de mieux rémunérer tout le monde. Après tout, vous ne pouvez pas attirer de nouveaux clients et augmenter vos marges si vous croulez sous le travail administratif.

Pourtant, il s'effondrera si les dirigeants ne donnent pas suite.

Vous devez soutenir et conduire le changement. Écoutez la frustration de votre équipe et de vos clients. Suscitez l'enthousiasme de tous. Insistez sur le fait que ces améliorations de processus rendront le travail moins stressant et plus agréable.

Avec un état d'esprit, une approche et un suivi appropriés, vous pouvez créer un lieu de travail plus agréable et une agence de référencement rationalisée et plus rentable.